广西创新港湾公司财务电算化管理制度

广西创新港湾公司财务电算化管理制度

二零零三年九月

北大纵横管理咨询公司

根据公司财务工作的特点，结合公司实际情况,为了确保财务管理信息系统的正常运行，保证财务数据的正确性、及时性、安全性，特制订本制度。

本管理制度包括五个方面的内容:组织管理制度、操作使用管理制度、操作记录制度、帐务系统管理制度、系统维护制度。

第一部分 财务电算化组织管理制度

为建立与日常运行相适应的组织结构，明确有关人员的职责、设备的配置及分工，明确人机关系、保证人机协作，制定本制度。

一、财务电算化管理职责

根据目前实际情况和实现电算化的需要，财务部需具备如下职责：系统管理、系统维护、数据录入、数据复核、数据管理。

二、岗位职责

财务部岗位和财务电算化职责对应关系如下:

1、系统管理（财务部经理）

（1）参与制定本公司财务电算化发展规划；

（2）根据财务软件的特点和本单位业务发展实际情况来建立本单位的财务电算化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度

与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求；

（3）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，尽快纠正；

（4）协调系统内各类人员之间的关系；

（5）负责系统运行环境的建立、完善以及系统建立中的各项初始化工作；

（6）负责系统信息资源（包括设备、软件及文档资料等）的调用，提出更新软件的需求报告；

（7）对系统的安全性、正确性负责，并做好上机记录的整理工作和系统运行情况的总结，按规定及时归档；

（8）负责管理上机人员的使用权限。

2、系统维护（公司信息管理员）

（1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；

（2）负责监督系统的安装和调试工作；

（3）按规定的程序对实施软件的质量性、适应性和正确性进行维护；

（4）除实施数据维护外，不允许随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。

3、数据录入（会计）

（1）执行财务部经理和信息管理员对数据录入的具体指挥和要

求；

（2）按规定标准输入手工记帐凭证，以生成机制凭证及帐本；

（3）及时、准确地为领导提供所需数据；

（4）严格执行财务电算化管理中有关操作、使用的各项规定；

（5）发现问题，及时反映给财务部经理和信息管理员。

（6）根据有关财务规定，及时进行对帐、结帐、结转下年等工作（7）对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；

（8）注意保管、查阅计算机操作记录，发现问题及时向信息管理。

4、数据复核（财务部经理）

（1）对输入计算机的凭证负责质量把关，保证录入凭证与手工凭证的一致性；

（2）对已录入的凭证及时复核，最迟应在次日复核完毕；

（3）发现凭证错误，分析责任原因，通知有关人员进行修改，财务部经理不得擅自修改；

（4）复核后的凭证要加盖本人印章，并对审核结果负责。

员报告并负责操作记录的整理、装订及归档。

第二部分 财务电算化操作使用管理制度

操作使用管理

为了避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证财务电算化信息资源正确性、完整性和连续性，现就操作使用制定以下规定：

１、财务部经理、信息管理员、会计以及其他财务部有关人员有权上机操作本系统。

2、上机操作人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和信息管理员有不可推卸的责任；

3、上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；

4、应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；

5、不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；

6、未经财务部经理和信息管理员批准，不能执行格式化和删除等命令；

7、严禁在微机内安装或运行游戏软件；

8、上机操作注意事项参见附录。

附录上机操作注意事项

一、开机步骤

１、打开电源开头；

２、打开ＵＰＳ电源开关；

３、打开打印机开关；

４、打开显示器开关；

５、打开主机开关。

二、关机步骤

１、关上主机开关；

2、关上显示器开关；

３、关上打印机开关；

４、关上ＵＰＳ电源开关；

５、关上电源开关。

三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。

四、停电后ＵＰＳ不间断电源会发出警告声，要及时将数据存盘，通过ＥＳＣ键退出。

五、使用键盘时要轻击，切记不可重打。

第三部分 财务电算化操作记录制度

为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生

原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，为此规定如下：

一、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作人员姓名、操作内容、运行时间行运行情况。

二、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向信息管理员报告。

三、信息管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记录。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须填写运行故障报告单，并向总经理汇报。

四、操作记录每月装订成册，日常由信息管理员妥善保管，年终整理归档。

五、要真实完整地填写操作记录。对发生问题不登记者，将根据问题的严重程度，按有关制度予以处理。

第四部分 帐务系统管理制度

本制度包括操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。

一、操作管理制度

１、日常业务管理

①必须以自己的真实姓名进入帐务系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；

②不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；