行政办公管理工具

备注
桌子
张
椅子
把
花饰
盆
会议
投影布
面
一般
讲台
个
用品
饮料
瓶
茶杯
个
烟灰缸
个
名称
录音机
录像机
会议特 定用品
唱机 投影仪 电影放映机
幻灯机
麦克风
备注
单位 台 台 台 台 台 台 个
会议特定用品 数量
规格
备注
5．2．9 行政会议通知单
××会议通知单
通知日期： 年 月 日
接收部门：
发文部门：
尊敬的××××：
谨定于 年 月 日 时 分于
审核建议 审核结果
5．2．6 会议安排计划表
会议名称 会议地点 主持人 计划开始时间 会议负责人 拟邀请参会人员
参会单位
会议宗旨及议题
会议流程
与会者应备资料
会场标示资料
会场拟分发资料
备注
5．2．7 会议议程安排表
会议主题 会议类型 会议主办单位 会议负责人
会议日期 会议召集单位 计划参会人数 计划结束时间 会议记录员
日 单位 号 由 数 附件 收 日 单位 号 由 数 附件 收
5．3．10 公文收发会签单
发文单位
发文文号
时限
□ 普通件 □ 急件 □ 特急件
密级
发文日期
年月日
□ 普通 □ 秘密 □ 机密 □ 绝密
内容
会签 顺序
备注
单位 1 2 3
接文时间 月日时 月日时 月日时
交文时间 月日时 月日时 月日时
行政部转呈时间 月日时 月日时 月日时
主题
有无 附件
密级
速级
签收
备注
5．3．4 文件目录一览表
项目 编号
文件号
文件名称
版本
页数
日期
文件标题、类别 备
规规标 范 格 准注 类类类
5．3．5 文件印制申请单
名称
文件
类别
密级
印制种类
交件
时间
校对
取件
承印部门主管：
□ 公文 □ 表单 □ 转发文件 □ 信件 □ 领导讲话 □ 其他
文件 张数
张 （份）
5．3．11 文件用印申请表
编号： 申请部门 信件名称 用印份数
□ 公司印签 □ 董事长印签 □ 总经理印签 □ 财务印签
申请日期 用印原因
盖印份数 信件类别
印签留底
审核意见
主管：
申请人：
5．3．12 函件接收记录表
日期
信件种类 接收人
收信人
签名： 日期： 年 月 日
所属单位/职位
分发日期 签收人
宴请时间 宴请理由
宴请规格 是否符合公司规定
所在单位 所在部门 宴请人数
人数
音响 鲜花 导游 其它 签字： 日期： 年 月 日 签字： 日期： 年 月 日
编制日期： 年 月 日 工作职务 工作职务 陪客人数
部门经理签字 签字日期
批准人签字 签字日期
5．1．11 接待宴请记录表
填表人： 宴请单位 宴请人数 宴请时间
二、会议决议事项
□是 □是
□否 □否
会议地点
三、待改进事项
四、其他事项
5．2．17 会议室使用申请表
申请日期
使用会期
会议名称
参会人数
主持人
负责人
备注
部门名称
申请部门 填表人
部门负责人
管理部门
管理部门 责任人
部门负责人
5．2．18 会议室使用登记簿
使用日期
使用时间
会议名称
使用部门 参加人数 负责人
5．3 文件管理图表
主管人、主管部门、分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批，对差旅人的请 假要求进行审批等 出境差旅的注意事项、签证、护照办理以及差旅费支出标准等
差旅准备 差旅登记 差旅费管理
5．3．13 函件寄送记录表
序号 外发时间
1 2 …
函件类别
函件信息 外发地址
收信人
发件人信息 外发信件人 外发单位
密级
5．3．14 图书资料借阅卡
图书编号 图书名称 图书类别 图书价格 图书等级
图书信息栏
借阅人签字：
借阅人 办理人 借阅日期 拟归还日期 归还日期 签字确认栏 经办人签字：
借阅信息栏
评价
月度
7
8
9
10
11
12
实施进度
评价 评价
5．2．14 会议进行检查表
检查项目
检查内容
目的
是否正确把握会议的目的
出席者 是否确认过出席者名单
会场
是否确认过会场、日期
议题
是否针对议题加以检讨
发言
是否检讨过发言的时机和内容
质询
是否检讨过质询与被质询的事情
协助
主持人和与会者的协调是否良好
流程
会议师傅都按照流程进行
年度：____年 会议 会议 参与 主持 预计 参会 地点 时间 单位 人 人数 人数
5．2．5 会议方案审核表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
审核项目 会议的主题 会议的规模：（总人数）查邀请回函 会议预算 会议日期及时间安排 会议总负责人 会议事项分工 会议日程安排 会议流程安排 依来宾名册制定工作安排 各类函件发放工作安排 纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排 来宾交通与住宿安排 会场的预订、布置安排和计划 会场花饰、看板和标示计划 服务柜台的安排 会议桌次、座次安排 胸章、名牌安排 新闻媒体安排 拍照摄影安排 服务员着装安排 宴会的形式安排和宴会计划 会场饮品安排 来宾费用支付范围与计划 料理样式和菜单印制 日常用餐安排
印章 单位
营销部
公关主管
5．1．8 公务接待审批表
来宾单位
来宾人数
来访日期
带队人姓名 公司接待负责人
职务 部门
来访事由
接待费用预算
餐饮费用预算额 其他费用预算额
陪同人员要求
接待部门经理意见：
行政部经理意见：
总经理意见：
备注
停留期限 职务
住宿费用预算额 合计预算总额
签字： 日期： 年 月 日
签字： 日期： 年 月 日
会议主持人
会议摘要
发言人
发言时间
会议议题/内容 议题 1
发言内容
发言人
发言时间
议题 2
发言内容
出席人员 会议注释： 1． 2． 3．
会议记录员
5．2．8 会议用品明细表
会议名称： 参加单位：
文具
名称 笔
便条纸 笔记本
单位 支 张 本
使用日期： 年 月 日
会议负责人： 参会人数：
会议必备用品 数量
规格
地点
参加者
主持人
使用日期： 年 月 日 记录人
会议议题
会议目的 会议过程
记录 会议决策 记录审核人
审核结果
5．2．11 行政会议纪要表
编号：
会议主席 列席人员名单
使用日期： 年 月 日 ××××会议纪要
会议主持
出席人员名单
会议决议内容 决议事项
决议提出人
负责人
完成时间
其他说明
记录人： 日期：
5．2．12 决议事项确认表
召开
随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送
此致
会议，请准时参加。 处。
××公司行政部
会议名称 会议地点 会议联系人
会议目的
会议时间 联系电话
会议注意事项
通知回执联 会议通知已收到，内容详细了解，届时 □能 □不能 参加。谢谢!
签名：
年月日
5．2．10 行政会议记录表
编号： 会议时间 会议名称
主席 事务负责人 会议记录员
5．2．3 年度例会安排表
活动名称 新年宴会 创立纪念日 新员工就职典礼 员工运动会 员工旅游 全员表彰大会 例行常务会议
……
记载事项
日期
1． 2． 3．
内容
预算
承办部门
负责人
联系方式
5．2．4 年度会议汇总表
编号： 会议信息
编号 1 2 3
会议 会议 名称 性质
宗旨及议题
检查结果
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
检查结果
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
□是
□否
是否提醒下次会议的召开时间 会场整理是否周全
1． 记载事项 2．
3．
5．2．16 行政会议总结表
会议名称 参会人员 会议时间 一、会议简况
氛围
会议氛围是否良好
1．
记载事项 2．
3．
5．2．15 会议散会检查表
检查事项 全员是否有积极性的提议 是否正确记录同意事项、决定事项 决议事项是否重复一遍，让全体人员确认无异 意见及议题的处理是否获得认同 在当天的议题中，是否有无法讨论的议题 是否取得同意后再进行讨论 是否尊重少数人的意见 是否指示承办人员保管议事录 是否指示将决定的事项通报全公司 是否让出席者以愉快的心情散会
是否 被访 预约 人
来访 事由
时间 进入 离开
值班员
1
2 3 … 编制：
5．1．3 接待工作日记表
日期
年月日
姓名
签到时间
考勤 记录
收发记录
……
审核：
记录人 姓名
签到时间
……
接待记录
电话记录
备注 编制：
审核：
5．1．4 客户来电记录表
编制日期： 年 月 日
来电 日期
来电 时间
客户 名称
联系 方式
被访 人
宴请地点
客人名单
经办人签字 签字日期
填表日期： 年 月 日
宴请标准 结算方式 宴请负责人 备注
金额 批准人
5．1．12 接待工作总结表
来宾单位
接待部门
接待任务 完成情况
第一天 第二天 ……
接待总结
成功经验
待改进之处
部门意见
来访人数 接待负责人
来访负责人 预计费用
编制日期： 年 月 日 工作职位 实际费用
5．3．8 文件督办通知单
承办单位名称： 现将
督办单位名称：
密级：（2011）第 号
要求
1． 年 月 日以前文字回告 2．回告件一式五份，经送 联系电话：
建立/交存日期
（印鉴） 年月日
5．3．9 公文收发汇总表
填写日期： 年 月 日
收文汇总
发文汇总
月 发文 文 事 份 有无 签 月 收文 文 事 份 有无 签
5．3．1 文件管理事项图
文件管理 事项
文件收发 文件制作 文件印刷 文件分发 文件保管 文件借用 文件处理 文件更改 文件会签 文件复印
5．3．2 公文接收登记表
收文 日期 文号
发文 单位
联系人
公文 类型
主题
有无 附件
密级
速级
签收
备注
5．3．3 公文发放记录表
发文 日期 文号
收文 单位
联系人
公文 类型
参审人员 签名：
年月日
年月日
年月日
年月日
审核意见
5．4 差旅管理图表
5．4．1 差旅事项管理图
签名： 年月日
差旅事项 管理
差旅计划 差旅申请 差旅审批 出境差旅管理 差旅准备 差旅登记 差旅费用预支 差旅费用报销
5．4．2 差旅事项说明表
差旅事项 差旅计划 差旅申请
差旅审批
出境差旅管理
说明 制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划 申请差旅，申请差旅费预支
签字： 日期： 年 月 日
5．1．9 商务接待安排表
填表人： 来宾单位
负责人姓名
随行人员名单
负责人职务
填表日期： 年 月 日
到达时间 考察内容
接待计划安排
车辆使用计划
相
摄影
关
欢迎标语
事
宣传材料
项
题词
负责接待 部门意见
总经理意见
停留时间
礼品 用餐 礼仪 水果
5．1．10 接待宴请申请表
来宾负责人 宴请负责人
签字： 日期： 年 月 日
5．2 行政会议管理图表
5．2．1 会议事项管理图
会议事项 管理
制订会议计划 完成方案审批 做好议程安排 发出会议通知 组织与召开会议 做好会议纪要 编写会议总结 汇总年、月、季度会议
5．2．2 年度会议计划表
会议名称 项目
举办次数 举行日期 会议时间 会议目的 参会人员 司仪
来电事由
预约来访时间 月日时
受理人
备注
5．1．5 来宾接待计划表
来宾单位 姓名
性别
年龄
来宾人数 职务
姓名
编制日期： 年 月 日
参观日期
性别
年龄
职务
来宾参观 事由及要求
有无摄像及其他新闻要求 接待部门 饮食安排
主要接待人 住宿安排
陪同人 接车司机及车辆
接待计划
接待部门负责人 行政总监
备注
办公室主任 总经理
行政办公管理工具
第 5 章 行政办公管理图表
5．1 日常接待管理图表
5．1．1 日常接待事项图
日常接待 事项
制订接待计划和预算 访客登记 来电记录
日常来宾接待 商务接待 公务接待 接待宴请 接待报销
接待总结
5．1．2 来访客人登记表
编制日期： 年 月 日
序号
姓名
所在 单位
来访 联系 人数 方式
证件 号码
年月日 说明：双方各留一份，便于日后归还时确认。
年月日
5．3．15 图书借阅登记表
借阅日期 图书编号
图书名称
借阅人 拟归还日期 借阅人签字 经办人签字
5．3．16 声像材料送审表
声像资料名称 附加文字材料页次
摄编人员 签名：
送审日期： 年 月 日
声像资料送审人
签字确认栏
配音人员
文字起草人员
签名：
签名：
□ 打印
□ 油印
张
张
（份）
（份）
月日时分
月日时分
月日时分
□ 胶印
大 高级纸
小
主管
申请部门
经办
签收
经办：
□ 复印
大 普通纸
小
5．3．6 复印文件登记表
原稿
份数
序号 日期 文件名称
页数 A3 A4 B4 B5
合计
使用部门
使用 人
备注
5．3．7 资料存放记录簿
分类编号 1 2 3 4 …
资料名称
保存单位
5．1．6 公司参观登记表
参观单位
参观日期
编制日期： 年 月 日 参观人数
参观区域 公司接待部门
参观目的 参观路线 参观内容
备注
接待负责人
参观负责人 公司陪同人员
5．1．7 公司参观许可证
许可编号 参观单位 参观人员
参观区域
发证日期 参观日期
职务
参观内容
参观路线 主管副总
生产部
相关部门签章 行政部
决议事项 决议内容 达到目标 所需支持
核准人： 日期：
执行措施 备注
执行负责人
5．2．13 决议实施管理表
会议名称
决议事项
部门
执行负责人
总经办
生产部
ຫໍສະໝຸດ Baidu
销售部
市场部
质量管理部
采购部
物流部
人力资源部
行政部
财务部
……
月度 1 2 3 4 5 6
实施进度
实施目标
会议日期 决议负责人
实施进度
各部门每月实施检查表