发货与开票管理制度

*****************有限公司

发货与开票管理制度

GM***-**-201* 1.0 目的

为了规范发货、运输、客户签收、销售发票开具以及退货的操作流程，确保销售合同准确执行，避免或减少公司损失，特制定本制度。

2.0 适用范围

本制度适用于****************有限公司，下属子、分公司参照执行。

3.0 定义：无

4.0 关键控制点

4.1 禁止销售人员不经授权人员审核批准，直接通知仓库向外发货。

4.2 承运司机将货物送达目的地后，必须要求对方收货部门业务人员在“货物运输单”回执

上签字或盖章。如果没有对方人员签字盖章，财务部不得办理运费结算手续。

4.3 所有的退货必须经过商务部审批，货物退回后应经质量部门的检验，确认属于本公司产

品质量问题后，方可接受退货。

4.4 在收到客户退货通知并完成退货检查鉴定前，公司原则上不得向客户办理补充发货。

5.0 规范和要求

5.1 职责

5.1.1 商务部：根据购销合同、订单和货款支付凭证填写《发货通知单》，并送交仓储部门。

5.1.2 仓库：根据《发货通知单》，办理发货手续，进行台帐登记。

5.1.4 财务部：开具销售发票，进行运费结算。

5.2 发货管理

5.2.1 交运期限控制

5.2.1.1 凡遇下列情况之一者，成品库应于一日前办妥“成品供货清单”，并于一日内交运。

计划产品接获客户的“订货通知单”时的交货日期。

版次:A版页码:1 / 6

⏹内销、合作外销订制品，依客户需要日期。

5.2.1.2 直接外销订制品入库后，配合报关日期交运。

5.2.2 发货注意事项

5.2.2.1 成品库接到“发货通知单”时，经办人员应依据产品规格、发货通知单编号顺序列档，

内容不明确应即时反映至商务部确认。

5.2.2.2 因客户业务需要，收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地者，依下列规定办理：

⏹经销商的订货、交货地点非其营业所在地者，其“订货通知单”应经商务部部长核

实签字后方可办理交运。

⏹收货人非订购客户者应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。

5.2.2.3 成品库接获“发货通知单”得以发货，但有指定交运日期者，依其指定日期交运。

5.2.2.4 订制品（计划品）在客户需要日期前入库或“发货通知单”注明“不得提前交运”者，成

品库若因库位问题提前交运时，应先联络商务代表征得客户同意，且收到商务部的出

货通知后始得提前交运，若系紧急出货时，应由商务部部长通知成品库主任先予交运

再补办出货通知手续。

5.2.2.5 未经办理入库手续的成品不得交运，若需紧急交运时须于交运同时办理入库手续。5.2.2.6 订制品交运前，成品库如接到商务部的暂缓出货通知时，应立即暂缓交运，等收到商

务部的出货通知后再办理交运。紧急时可由商务部部长先以电话通知成品库主任，但

事后仍应立即补办手续。

5.2.2.7 “成品供货清单”填立后，须于“订货通知单”上填注日期、“成品供货清单”编号及数量等

以了解交运情况，若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。

5.3 承运车辆调派与控制

5.3.1 成品库应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。

5.3.2 成品库应于每日下午四时以前备妥第二天应交运的“成品供货清单”，并通知承运公司调

派车辆。

5.3.3 如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址者，成品交运前，成品库应将预定抵达

时间通知商务部转告客户准备收货。

5.4 内销及直接外销的成品交运

5.4.1 成品交运时，成品库应依“发货通知单”开立“成品供货清单”，由财务部开立发票，客户版次:A版页码:2 / 6

联发票核对无误后寄交客户，存根联与开剩的发票留存财务部。

5.4.2 “订货通知单”上注明有预收款者，于开立“成品供货清单”时，应于“预收款”栏内注明预

收款金额及发票号码，分批交运者，其收款以最后一批交运时为原则，但“订货（制）通知单”内有特殊规定者，遵从其规定。

5.4.3 承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“托运单”上签章，第一、二联经送商务

部核对后第一联商务部存，第二联会计核对入账，第三、四、五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后第三联送交运客户，第四、五联交由承运商送回成品库，然后把第四联送回商务部依实际需要寄交运客户，第五联由承运商持回，据以申请运费，第六联成品库自存。

5.5 客户自运

5.5.1客户要求自运时，成品库应先联络商务部确认。

5.5.2成品装载后，承运人于“成品供货清单”上签认，依第十九条规定办理。

5.6直接外销的成品交运

5.6.1 成品库应于关仓前将成品运抵指定的进仓地点（如特验费、监视费等）。

5.6.2 成品交运时，成品库应依“发货通知单”开立“成品供货清单”一式六联，第四、五联交由

承运商送码头或货柜场报关签收后，第四联存于成品库，第五联经报关行签收后由承运人持回据此申请费用。

5.6.3 外销发票正联商务部收存，存根联与开剩的发票财务部收存。

5.6.4 成品需于厂内装柜时应依下列规定办理：

⏹成品库应于接到商务部领柜通知后，即联络货柜入厂装运。

⏹装柜时应依客户要求的装柜方式作业，装毕后货柜应以封条加封。

5.7 成品供货清单的更正

5.7.1 “成品供货清单”因交运内容更改或填单错误需要更正时，“内销交运单”的更正依下列规

定办理：

⏹尚未交运：开单人员应于原单错误处更正，并加盖更正章，如果难以更正，则将原

单各联加盖“本单作废”字样，重开“成品供货清单”办理交运。作废的“成品供

货清单”第一联留成品库，其余各联依序装订成册送会计核对存档，另开错误的发

票则加盖“作废”章，存于原发票本。

版次:A版页码:3 / 6