家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

文档编制序号：[KKIDT-LLE0828-LLETD298-POI08]

家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

家乐福业务操作流程

一、 业务操作流程图及说明

（一） 业务操作流程图

（二） 流程图说明

① 首先需与商品部接触，协商谈判后签定合同。商品部包括位于上海总部的全国商

品部和位于各个城市的城市商品部 CCU 。全国商品部负责全国供应商，城市商

品部负责地区供应商。

② 各门店向康佳订货，康佳送货到各门店仓库，送货同时取得验收单。验收单由家

乐福各门店的收货区的电脑系统打印，由系统自动编号。验收单是厂家与家乐福

结算货款的重要凭证。

③

发票直接送交（或邮寄）区域财务中心。家乐福在上海、广州、成都、北京设立四个财务中心，处理对应地区内门店的发票。 ④

区域财务中心收到发票，审核无误后录入系统，通过系统传输到上海付款中心。错误发票将退回康佳。 ⑤ 付款中心位于上海，统一支付货款，并在供应商网站上公布财务数据，以便供应

商对帐。

二、 商品出库、验收、退机流程

（一）签订供货合同供应商首先与家乐福公司商品部接触，通过协商谈判，达成合作意向后，签定两份合同《商品合同》和《促销服务协议》。合同每年度签订一

次，有效期从每年1月 1日到 12月 31日。当年年度合同，不论在哪一天签定，

其有效期均追溯到当年 1月 1日。未签定当年合同的，暂时沿用上一年度合同。（二）建立供应商档案填写《供应商信息表》交给商品部采购，由家乐福系统产生一个四位数的供应商编号；编号规则是：一家公司法人一个编号,一个编号用于一家公司法人；

（三）建立商品档案供应商获得编号后，商品部采购人员将其产品信息输入系统，产品信息包括单品号码、名称、条码、规格、价格等。在产品进入系统以后，门店

可以开始订货。只有商品部有权限增加新的单品。任何一项单品信息的变动必须

事先与家乐福公司商品部采购人员协商一致。

（四）选择促销方式海报、堆头、货架端和立柱陈列、货架中间促销陈列、特别陈列（五）家乐福发出订单订单由家乐福各门店订货组通过传真发送给供应商；收到订单后请检查订单上的每一项内容，下单的门店、供应商编号、公司名称(可能下错

公司)、价格（正常进货价格与促销进货价格之分）、数量、送货日期、送货地

址等。在送货之前请务必确认订单上的每一项内容都是正确的。对于任何不理解

或者有疑问的地方请和订货门店确认。确认是错误的订单，门店更正后重新下订

单，再按新订单送货。对于错误的订单一定不要送货；送货时请携带订单，门店

按订单收货，没有订单不接受货物，请按订单上的预计收货日送货，提前或延后

都不接收货物。

（六）家乐福收货流程货物必须送到家乐福收货区，向收货组员工交接货物，并在现场取得验收单：

（七）家乐福收货凭证货物送交家乐福门店的收货区后，请从收货区工作人员那里取得盖有收货专用章的验收单。验收单是货物交付家乐福门店的唯一有效凭据。（八）家乐福退机流程

1、门店传真给康佳办事处退货清单，在退货清单上由公司的授权代表和实际收货

人，在方框内填写相应内容、签字；

2、该方框在退货清单上，办事处填写签字，凭原件至门店收货区取货。授权代表需

由公司出具授权委托书，交家乐福各门店备案；

3、在退货清单的有效日，一般在三天内，办事处应在家乐福的收货区进行退货；

4、退货时四方人员必须在现场：1) 家乐福收货组员工，2)家乐福保安，3)家乐福相

应营业部门员工，4)康佳办事处退货办理人员。

5、康佳业务员或物流公司需出示上述退货清单原件和取货人身份证，现场核对货物

种类数量无误，然后在退货报告上签字确认收到货物。门店收货区员工验证取货人的所持退货清单是真实的，并验证身份证号码和签字，与退货清单核对一致

后，供应商从收货区运走货物；

6、退货请供应商以负数开入下一次的进货发票；

7、如果对各门店退货有任何疑问，请在退货后六个月内及时与门店相关部门联系！

三、发票开具和移交

（一）标准格式增值税发票

1、各种百分比费用（折扣）以负数开入发票（净额发票）；

2、货物金额是进货减去退货后的净进货金额（净进货发票）；

3、按顺序，按要求列示金额和信息（标准格式）。

（二）请按标准格式开具增值税发票，如下图：

1、票面标注：所有单品，合计开一行，详细单品开入增值税发票清单；

2、票面标注：合同折扣开入发票，即净额发票。签订在《商品合同》上各种折扣，

合计开一行。如某供应商的合同条款为：采购量折扣1%，数据交换费%……合计

5%，则发票上只列一栏5%；折扣必须体现在发票上，不要把折扣放在销货清单或进货价格中体现，请严格按照以上标准格式开票；

3、票面标注：发票的备注栏

（第1行）店代码，部门，供应商编号；

（第2行）验收单号。如多张验收单之间以逗号连接；

（第3行）退货单号。如多张退货单之间以逗号连接；

（第4行）不含税退货金额。

4、部门号一定是两位数，供应商编号一定是四位数，验收单和退货单号码一定是六

位数，不可以缺位，不需要其它内容，必须打印不可手写。如果发票对应多张验收单，发票的备注栏上无法完整打印，可以另用一页纸作为附件，但必须仍按以上格式，允许换行，但排列次序不变。该附件必须加盖公司公章，同时在发票的备注栏内注明：“详见附件”。注：请严格按照以上格式及顺序开具发票，否则将

被视为错误发票。

5、进货减掉退货之后，得到净进货数字，在净进货的基础上再计算折扣。

（三）新合同的衔接：对于新年度的合同折扣，在正式确认新的合同条件后，就可以按新的折扣条件开具发票，如果在发票上的折扣与《商品合同》不一致，为了不影响回款，家乐福不退票，但在付款时帐扣差异。

（四）发票直接送交区域财务中心：家乐福公司在上海，北京，广州，成都设立四个区域财务中心，现场签收，集中处理对应区域内门店发票。

1、窗口送票：当面将发票交给财务中心工作人员，同时取得发票签收回执；回执上

面注明发票号码、金额、签收日期等；若以后发生争议，比如发票丢失或供应商发现发票未及时入帐等，需要凭这份回执才能核查，家乐福区域所在地注册分公司业务人员负责将本注册分公司所开家乐福发票送达区域财务中心，如成都要将四川分公司发票直接送交给家乐福。

2、通过邮寄或快递公司送票：快递公司一般不关心信封里面放了什么，家乐福无法

与之核对，所以需要供应商随信附一份发票明细单，写明：供应商编号，店名，部门，联系电话，联系人，真实的通讯地址；拆封后，对照清单验收发票，若有不符，则按所留的电话及时联系，以免时间耽误太久难以查证。对家乐福区域结算所在地注册分公司外的发票由注册分公司税务会计直接邮寄给家乐福区域结算中心财务，如湖北分公司需将家乐福发票邮寄给家乐福成都结算中心。

（五）发票送交的时间：家乐福财务中心在收票后24小时内完成发票处理。月末，在每月倒数第四天的18:00之前送交财务中心的发票，家乐福在当月输入系统。凡

在这个时间以后送交的发票，家乐福在次月输入。

（六）发票丢失的处理：发生增值税发票遗失，在开票日起的两个月内，向家乐福财务中心提供以下凭证，可以替代发票。超过两个月，只能重新开票。

1、发票存根联复印件，盖公章；

2、发票遗失情况说明，盖公章；

3、送货单，盖公章；

4、供应商所在地的税务局的完税证明。

（七）退货的发票处理

1、从退货发生到家乐福财务中心收到已经包含这笔退货的发票的时间25天内办理

正负合并开发票手续；