公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF 电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX 号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel 格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，

移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。