物业管理有限公司合同评审备案管理办法

物业管理有限公司合同评审备案管理办法

目录

第一章总则 (2)

第二章评审备案合同分类 (2)

第三章评审备案合同要求 (4)

第四章合同评审备案流程 (5)

第五章附则 (9)

合同评审、备案流程示意图 (10)

第一章总则

第一条为加强公司的合同管理工作，防范和降低风险，有效控制成本，根据公司要求和《XX（XX）物业管理有限公司合同管理办法》的规定，特制定本办法。

第二条物业总公司本级所签订的合同，由职能部门发起，相关部门进行评审。物业总公司对所属各单位所签订的合同进行指导监督，所属各单位应当完善合同，履行并承担风险。

第三条本办法适用于物业总公司及所属各单位价款超过人民币5万元（不含）以上的合同。

第二章评审备案合同分类

第四条按物业公司现行成本分类，分为十二类。

（一）管理办公类合同：办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳食采购、公务车租赁/购买、办公设备租赁、服装制作/采购（除秩序维护类）、企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等；

（二）人力资源类合同：劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等；

（三）客服类合同：保洁服务、生活垃圾清运合同等；

（四）工程类合同：电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程施工、装修垃圾清运、园林绿化、工程类物料采购、化粪池清掏、建筑物防雷、二次水箱检查、其他设备设施维护保养合同等；

（五）安保类合同：保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等；

（六）财务类合同：审计、税务、融资类合同等；

（七）品质类合同：社区活动、品质管理类合同等；

（八）咨询顾问类合同：法律顾问、物业顾问、风险内控培训、税务咨询及其他咨询类合同等；

（九）前期类合同：项目物业前期服务协议，前期物业服务、物业服务、物业服务补差合同、售楼处物业服务合同等；

（十）经营类合同：房屋租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业务、其他多种经营类合同等；

（十一）投资类合同：战略投资、股权合作、合资合作、项目收购类合同等；

（十二）其他类合同：其他合同。

第五条物业公司合同分为重大合同、重要合同和一般合同，实行不同的合同评审流程，进行区别管理。重大合同，应当由总公司成本合约部、法律合规部和分公司（或项目）主管领导、财务负责人、外聘法律事务机构或法律合规管理员全程参与，另有规定的除外。

第六条物业公司的重大合同，是指物业总公司或所属单位订立的下列合同：

（一）战略合作协议。

（二）股权投资、合资合营合同。

（三）资本运营合同。

（四）兼并重组合同。

（五）前期物业服务合同、物业服务合同。

（六）物业服务补差合同。

（七）项目物业前期服务协议。

（八）融资合同、担保合同。

（九）涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密、企业名称等知识产权合作开发、委托开发、转让许可、服务咨询等合同。

（十）不动产买卖及处置合同。

第七条物业公司的重要合同，是指日常保安、保洁、绿化、电梯维护保养及合同估算价超过人民币30万元（不含）以上的合同。

第八条物业公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。

第三章评审备案合同要求

第九条合同文本应当统一编号，实行1份合同1个编号，不得重号、漏号。采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的，仍需按我方规则对我方持有的合同文本进行编号。

编号规则为，所在城市简写--项目名称简写--合同--年--月--三位流水号（每月单独编号）。如物业总公司XX年5月第1份合同，合同编号为BJ-WYGS-HT-XX05001。

补充协议的编号应采用原合同编号的基础上加后缀“-补编号”，如物业总公司XX年5月第1份合同的第1份补充协议，合同编号为BJ-WYGS-HT-XX05001-B1。

第十条合同价格约定。

（一）一般采用固定总价合同模式，合同条款必须严谨、计价原则必须明确。采用固定单价方式的合同必须预估总价，保证成本计划可控性。合同总价应对含税总价、税率、税额及不含税价格进行明确。

（二）采购类、工程类合同必须采用明确的采购量、工程量清单模式，严禁采用模拟清单方式招标、签订合同。

第十一条付款。物业总公司、分公司（或项目）需制定合理的资金使用计划，合同付款约定满足资金计划需求，严格按合同条款要求付款，严禁超合同付款额度付款。

第十二条严禁分公司(或项目)采用化整为零，降低合同总价的方式规避招标和物业总公司的评审。

第四章合同评审备案流程

第十三条合同评审遵循监管有力、工作高效原则，分为分公司（或项目）和物业总公司两阶段评审、备案。(见附图一流程示意图) 第十四条分公司（或项目）根据合同专业类别，由各单位相关业务部门组织评审程序。评审表为XX（XX）物业管理有限公司合同评审表（适用于本级合同）（见附件1）。

分公司（或项目）评审每份合同的总时间控制在4个工作日以内。

第十五条合同评审依据：合同草案及电子版（采用合同示范文本填写的合同应报送修订模式电子版）、订立依据（招投标文件、呈批件等）、相对人资信材料、相关合同准备资料。

第十六条分公司（或项目）的重大合同、重要合同都必须通过OA系统分类平行发至物业总公司专项业务部门,由物业总公司相关业务部门及领导进行评审。分公司（或项目）的一般合同（合同额在人民币5万元（不含）以上30万元（含）以下的）报物业总公司成本合约部备案。

属各单位根据各单位组织架构及实际情况自行订立评审部门、评审领导，但是主管领导必须参与合同评审。

第十七条物业总公司各部门评审内容和职责。

第十八条物业总公司对分公司（或项目）的重大合同、重要合同评审流程。