文书工作与档案管理

对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办
公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐
渐成为档案利用的主要方式。

档案复制的方法很多，有静电复印、缩 微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
的编撰。 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 了解网络信息服务。 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编 研服务。 掌握档案原件服务，档案复制服务。

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档案的利用是档案工作的目的，
也是档案工作的出发点和归宿。
第一节
档案提供利用的形式 与特点
第二节
档案的直接利用工作
第三节
档案的间接利用工作
（二）大事记

大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地
记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和
工具书。


机关大事记的结构
（1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过 对许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展 的概貌及其规律性。
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。
（三）组织沿革
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务

档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展 的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是 指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术， 向利用者提供非纸质载体的数字化档案。

实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：

档案电子服务的方式主要有以下四种：
三类
3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分 为三类
4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可 分为三类
（二）档案用户的利用规律

档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还会表
现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生前后，相
应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事件的材料；又 如一些部门在编史修志过程中往往会按时间顺序逐步查找一 定范围的档案，而一些研究型用户除了要用到一些直接反映 某一问题的材料以外，还需要一些相关的参考材料。档案工 作者如能在实际工作中注意发现和研究这些规律，并以此为 契机，做好利用前的准备工作，将会给利用者带来极大的便 利，也会使自己的工作更加主动。
纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤:


3. 会议文件汇编
会议文件汇编是收录机关某一次或几次会议 的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。

会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关会 议文件的一种参考资料。
（五）机关基础数字汇编

机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关或机关
某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基本情况统计 表 ” 。
缩微复制

在具体方式上还可以根据利用档案的不同用 途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。



基础数字汇编从内容上分有综合性和专题性两种。 综合性基础数字汇编是记载某一机关各方面情况的资料，
它内容广泛，项目较多，篇幅较大。

专题性基础数字汇编则是记载某一机关某一个方面情况 的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活动的发生、发
第三节 档案的间接利用工作
一、间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要 形式
一、间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要形式

档案间接利用工作的重点是对档案资料进行 编辑研究，形成各种参考资料。常用参考资料可以 分为两种：一种是档案文献报道型资料。它包括全 宗指南、专题指南、档案文摘等；另一种是档案文 献撰述型资料，包括大事记、组织沿革等。
（一）全宗指南

全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全
宗为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档
案的内容和成分等情况进行报道的材料。

全宗指பைடு நூலகம்的结构


第三部分是革命历史档案，共有3个全宗，计1483卷。主要有1927 －1949年中共福建(临时)省委、闽粤赣(苏区)省委、闽赣省委、闽粤边 特委、闽西南特委、闽西南军政委员会、闽浙边临时省委、闽浙赣边区 党委以及福建省苏维埃政府等组织在福建领导人民实行土地革命、发展 武装、进行游击斗争所形成的文件、刊物、布告、传单、笔记、信件等。 其中有毛泽东1929年12月在福建上杭古田召开红四军第九次党的代表大 会写的《古田会议决议案》，1930年写的《调查工作》，1932年写的 《才溪乡调查》等历史文献。还有67卷(件)是1923年至1926年青年团厦 门特支的材料。这部分档案，由于历史的原因，还不够完整，许多反映 福建省革命斗争历史的珍贵档案，受多方面条件的限制，至今无法征集 进馆，主要保存在中国革命博物馆、中国人民解放军军事博物馆、古田 会议纪念馆以及江西、浙江等地纪念馆。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
一、档案提供利用的一般形式



“利用档案”

和“档案提供利 用工作”是密切 联系而又不同的 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律



福 建 省 档 案 馆 档 案 资 料 利 用 指 南

5、我国公民和组织利用寄存档案必须持档案寄存单位或其主管部门的 介绍信，因特殊原因需外借的，须向本馆申请办理出借手续。 6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。 7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。 8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。 9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。 10、本馆保管的属于国家所有的档案，依法由本馆公布，未经本馆同意， 任何组织和个人无权公布。
在问明他们在原东泉乡登记结婚的情况后，很快在巴县东泉乡婚姻档案
中找到了二人的婚姻登记材料，为二人出具了证明。档案为夫妻解决了 心中的难题，二人开心满意地笑了。
案例分析




蓝天公司档案部门工作人员向该部门负责人凌力反映， 很多借阅档案的公司员工不及时归还档案，严重影响了他人 的利用。而且，有的人虽然还了档案，但由于其不注重保护， 有的产生了褶皱。凌力通过调查，了解到很多借阅档案的人 其实只需利用几分钟就可解决问题，但由于档案室较小，不 方便查阅，于是就带回去看。针对这种情况，凌力向上级领 导申请了一间阅览室供借阅人员使用，并组织档案工作人员 制定了档案借阅制度，档案催还制度，保证了档案的按时归 还。 分析以上案例，回答下列问题： １．凌力的哪些做法值得肯定？ ２．从这个案例可以看出，现场阅览有什么好处？ 3．该案例提醒我们，档案外借应注意什么问题？
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务
二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务

阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用
需要，设立专门的档案
阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
福 建 省 档 案 馆
1.发文汇编
它是发文机关将每年制发的公文按发文顺序号 排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编一般按年度 编辑，根据发文数量一年编一册或数册。发文汇编内 的文件一般按文件形成日期先后或文号顺序排列，并 重新统一编写页号，加上目录、封面装订成册。

2. 重要文件汇编
它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编



结婚证要保管好，丢了先把档案找
朱明伦和高尚容夫妇按揭了一套住房，在办理按揭、落实产权时 需要提供二人的结婚证明，夫妻犯难了：《结婚证》已丢失多年，原以
为没有什么用，就没有及时去补办，现在去补办《结婚证》，登记机关
要求他们提供原始婚姻证明。

于是他们来到区档案馆查找，区档案馆接待人员热情接待了他们，

组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或
者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关
（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自
身发展演变情况的参考资料和工具。

组织沿革的编写体例可采用四种方法
（四）文件汇编

文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思义，
它汇编的都是正在发生效力的现行文件，可以说
是现行文件汇集的统称。
档案利用典型案例十则


档案，圆了70岁老人的驾车梦
家住渝中区的刘启昌老人，为了实现自己驾车外出旅游的梦想， 苦练驾驶技术，学会了驾驶汽车，2004年5月的一天，当他高高兴兴去 领取驾驶执照时，办证的同志告诉他年龄已超，身份证上年龄已71岁， 不能驾驶汽车了。老人申辩说自己实际年龄是69岁，不是71岁。可是， 口说无凭啊！证据在哪里呢？ 老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学 生。于是他来到青木关中学，可档案已移交到了巴南区档案馆，他又 赶到巴南区档案馆，经过查阅1950年青木关中学初三学生名册。上面 载明：‚刘启昌，年龄15岁‛，备注栏里有：‚参军，十一、二十二 随营‛字样。由此算来，老人1950年15岁，2004年刚好69岁。‚哈哈， 我终于可以拿到驾照了!”老人高兴得差点蹦起来。
第十章
档案的提供利用
视野拓展:
福建省档案馆馆藏介绍

1、我国公民和组织持本人身份证、工作证、介绍信等合法证明，可 以利用本馆已开放的档案。 2、台、港、澳同胞和华侨经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介 绍，外国人和外国组织由外办、接待单位、工作单位、就读学校等介 绍，并注明利用者身份、利用目的和范围，经本馆同意后可利用已开 放档案。 3、我国公民和组织利用本馆未开放的档案，须持本组织或公民本人 所在街道（乡、镇）以上组织的介绍信，注明利用目的和查档范围， 到本馆办理申请手续，经本馆同意后提供。 4、台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件可直接 到本馆查取本人及其亲属历史证明。
14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。



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了解档案的提供利用的形式与特点。
熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料

档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、
实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分
类入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。

1. 按基本性质分，档案用户可分为两类
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为



“白市驿板鸭”历史有多悠久，一查档案就明白
白市驿板鸭，相信大多数重庆人都吃过，重庆的名牌，历史悠久 啊！可这‚煮熟了、绷干了‛的鸭子历史到底有多悠久呢？

去年1月23日，重庆市白市驿板鸭厂的邓萍、张普两位同志带着这 个问题来到巴南区档案馆。他们介绍说：‚人们都知道‘白市驿板鸭’ 历史悠久，板鸭厂在写‘白市驿板鸭’的商标沿革时，却无资料可证， 看档案馆能不能帮我们找出点什么？‛。 档案馆的同志先是翻阅了民国巴县档案目录，由于这类档案先前 所拟标题过于简单，没有找到明确的说法。后在民国《巴县志》（向 楚主编，1939年）十二卷‚工业· 手工业‛篇目中找到了关于手工业 ‚白市驿薰鸭‛的记载，由此推论‚白市驿板鸭‛批量生产的历史至 少在民国初期随当时手工业的发展就出现了，而其制作工艺的创立应 该在这之前更久远的年代，因此，说‚百年板鸭‛言不为过。






11、利用者在著作中摘录引用本馆档案，应注明档案的收藏单位和档 号。如需全文发表、出版或陈列在本馆复制的档案，须征得本馆同意， 并签订公布、出版合同。 12、欢迎利用者向本馆赠送利用档案资料编写的著述或其他学术成果 出版物。


13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。