会议管理资料
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供解决方案的问题。 • 发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。 • 获悉大家感到有会面的强烈需要。
2020/3/7
7
会议概述
Part1
• 一、会议的含义与特征 • 二、会议活动要素 • 三、会议的作用 • 四、会议的种类 • 五、会议的频率
2020/3/7
8
一、会议的含义和特征P199
• 1、含义：会议是一种围绕特定目的开展的、组织 有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。
• 2、特征： 会议是一种围绕特定目标而开展的活动 会议是一种高度组织化的活动 会议是一种以口头交流为主要方式的活动 会议是一种群体性活动
2020/3/7
9
二、会议活动要素P200
• 1、会议主办者 • 2、与会者 • 3、会议议题 • 4、会议结果 • 5、会议时间 • 6、会议地点 • 7、会议形式
• 会会议议成时本间）=每小时平均工资的3倍×2 –直观的费用为：时间成本*与会人员平均工资
•×直开接会成人本数×会议时间(小时)
–场地及设施租用费+会议消耗品+食物饮料费等
• 效率损失
–因开会而损失的潜在收益（如未处理应急事故
或错失机会）
2020/3/7
5
何时不需要召开会议
• 主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处 理。
总公司 • 环球新闻出版发展有限公
司
• 赞助单位： • 全国人大教科文卫委员会 • 中国科学技术协会 • 中国国际贸易促进委员会 • 协办单位： • 香港联合出版（集团）有限公
司 • 中国音像协会 • 合作伙伴： • 中图信息技术有限公司 • 中图公司图书部 • 中图公司读者俱乐部 • 中图公司报刊部
➢• 会昨议日周，期六方会谈闭会。 ➢• 指休《同会主一席性声质和明同》一系最列后的写两次到会，议各之间方的同时意间跨休度会。，
指向会首议都过报程的告中，止尽或会早议复期会间的。修整。
➢ 复会 指会议在休会之后的继续，又称续会。
➢ 闭会 指在正常情况下完成各项议程后结束会议。大型会议的闭 会可称为闭幕。
动议所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对 某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反
•对浙性江议代题表。范谊请人大动议:授温总理为全国 劳模
2020/3/7
14
4、会议结果P201
➢ 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。可分 为“有结果”和“无结果”、“正面结果”和 “负面结果”、“有形结果”（即形成最后文件） 和“无形结果”（如达到交流信息、增进团结等 效果）等。
• 你没有时间准备。 • 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：
一份备忘录、电子邮件或电话。 • 问题已经决定。
2020/3/7
6
何时需要召开会议
• 需要大家提供信息或建议。 • 需要大家参与做出决策或解决问题。 • 需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的
问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。 • 需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提
2020/3/7
10
1、主办者P200
➢承办者 ➢协办者 ➢赞助者
2020/3/7
11
第十届北京国际图书博览会
• 主办单位： • 新闻出版总署（国家版权
局） • 国务院新闻办公室 • 教育部 • 科学技术部 • 文化部 • 北京市人民政府 • 中国出版工作者协会 • 承办单位： • 中国图书进出口（集团）
会议管理
Contents
会议管理
Meeting management
Part1：会议概述
Part2：会议管理机构及会务工作原则
Part3：会议准备工作
Part4:会中服务工作 Part5：会后处理工作
2020/3/7
2
你说我说
• 你全参球每加天过要一举些行什数么百样万的次会的会议议？ 经会你理上是级；否干部喜和欢专业这人些员每会周议约？花1为/4的什时么间在？开
13
3、会议议题P200
➢• 会议“主议21题主世。题纪鲜：论明一坛的次会”会议议20主中0题贯5年能穿够各会更项议加议：清题“晰的2地主1凸线世现叫纪会会论 议坛的”目由标中国人民政治协商会议全国委员会
➢ 中发心起议并题举：指办体。现会议中心目标或主要目标的议 •题决会，定议是了主相 议题对 题于 的—次主—要次可议轻持题重续而。发言展的。中目国标与的世主界次轻重 ➢•动中议心：议在题会议—期—间可临持时续提发出展的议题，称为动议。
中上级的经历约1周2天； 资深行政人员则多达1周4天 研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多
2020/3/7
3
公司为什么要开会？ • 提供信息 • 汇集信息
• 为满足无聊的愿望而
• 宣传政策
开会
• 培育训练
• 为符合惯例会或议传是统商作务活动的一个 风而开会 重要部分，是进行工作
2020/3/7
12
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、与会者P200
• 2011年十一届全国人大四次会议在京开幕 胡锦
涛等出席 ➢正式成员
• 13位台籍人大➢列代表席出成席员2009全国人大
• 澳门特区行政➢长特官邀崔成世员安赴京列席人大会议
• •
特市邀政监协察首员次聚邀➢会请旁为市听昆民成区旁员地听税会挑议刺
2020/3/7
2020/3/7
16
6、会议地点
• 指举行会议活动的场所。
➢• 主的第辅会二助场届场:文一馆博是而言会指的大主。型会会会场议议九活活大动动的展的开主馆幕要和式场六、馆个大，分会是报会相告对场、于的投会博票议选 举览、、闭交幕易式、等主论要坛议、程艺和术活节动都各安项排活在动主和会网场。上展会，
• 为攀比而开会 的一个重要•工开具展有效沟通
• 为表功而开会
• 传达资讯
• 为推却责任而开会
• 监督员工、协调矛盾
• 为逃避个别接触所可 能产生的难堪局面而 开会
2020/3/7
• 达成协议与解决问题
• 资源共享
• 开发创意
4
有开会的必要吗？
• 会议的时间成本 • –会时议间的成成本本＝参计会算人数*（准备时间+旅行时间+
➢ 过程文件 即在会议过程中反映和记载会议过程的文件。
➢ 最后文件 在会议结束时记载会议结果的书面文件。
➢ 共同文件 特指双边或多边会谈中与会各方共同签署的文件， 属于会议最后文件的一种。
2020/3/7
15
5、会议时间
➢ 会议的起讫时间：即会议开始和结束的两个时间节点。
➢• 会第议五的轮时六间跨方度会：谈即会第议二从阶开始段到会结议束所休需会的，时间中。方 ➢ 会周宣期期读：性《一会是主议指召席会开声议的明从固正定》式时开间始。到结束的时间跨度。二是指
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会议概述
Part1
• 一、会议的含义与特征 • 二、会议活动要素 • 三、会议的作用 • 四、会议的种类 • 五、会议的频率
2020/3/7
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一、会议的含义和特征P199
• 1、含义：会议是一种围绕特定目的开展的、组织 有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。
• 2、特征： 会议是一种围绕特定目标而开展的活动 会议是一种高度组织化的活动 会议是一种以口头交流为主要方式的活动 会议是一种群体性活动
2020/3/7
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二、会议活动要素P200
• 1、会议主办者 • 2、与会者 • 3、会议议题 • 4、会议结果 • 5、会议时间 • 6、会议地点 • 7、会议形式
• 会会议议成时本间）=每小时平均工资的3倍×2 –直观的费用为：时间成本*与会人员平均工资
•×直开接会成人本数×会议时间(小时)
–场地及设施租用费+会议消耗品+食物饮料费等
• 效率损失
–因开会而损失的潜在收益（如未处理应急事故
或错失机会）
2020/3/7
5
何时不需要召开会议
• 主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处 理。
总公司 • 环球新闻出版发展有限公
司
• 赞助单位： • 全国人大教科文卫委员会 • 中国科学技术协会 • 中国国际贸易促进委员会 • 协办单位： • 香港联合出版（集团）有限公
司 • 中国音像协会 • 合作伙伴： • 中图信息技术有限公司 • 中图公司图书部 • 中图公司读者俱乐部 • 中图公司报刊部
➢• 会昨议日周，期六方会谈闭会。 ➢• 指休《同会主一席性声质和明同》一系最列后的写两次到会，议各之间方的同时意间跨休度会。，
指向会首议都过报程的告中，止尽或会早议复期会间的。修整。
➢ 复会 指会议在休会之后的继续，又称续会。
➢ 闭会 指在正常情况下完成各项议程后结束会议。大型会议的闭 会可称为闭幕。
动议所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对 某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反
•对浙性江议代题表。范谊请人大动议:授温总理为全国 劳模
2020/3/7
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4、会议结果P201
➢ 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。可分 为“有结果”和“无结果”、“正面结果”和 “负面结果”、“有形结果”（即形成最后文件） 和“无形结果”（如达到交流信息、增进团结等 效果）等。
• 你没有时间准备。 • 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：
一份备忘录、电子邮件或电话。 • 问题已经决定。
2020/3/7
6
何时需要召开会议
• 需要大家提供信息或建议。 • 需要大家参与做出决策或解决问题。 • 需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的
问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。 • 需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提
2020/3/7
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1、主办者P200
➢承办者 ➢协办者 ➢赞助者
2020/3/7
11
第十届北京国际图书博览会
• 主办单位： • 新闻出版总署（国家版权
局） • 国务院新闻办公室 • 教育部 • 科学技术部 • 文化部 • 北京市人民政府 • 中国出版工作者协会 • 承办单位： • 中国图书进出口（集团）
会议管理
Contents
会议管理
Meeting management
Part1：会议概述
Part2：会议管理机构及会务工作原则
Part3：会议准备工作
Part4:会中服务工作 Part5：会后处理工作
2020/3/7
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你说我说
• 你全参球每加天过要一举些行什数么百样万的次会的会议议？ 经会你理上是级；否干部喜和欢专业这人些员每会周议约？花1为/4的什时么间在？开
13
3、会议议题P200
➢• 会议“主议21题主世。题纪鲜：论明一坛的次会”会议议20主中0题贯5年能穿够各会更项议加议：清题“晰的2地主1凸线世现叫纪会会论 议坛的”目由标中国人民政治协商会议全国委员会
➢ 中发心起议并题举：指办体。现会议中心目标或主要目标的议 •题决会，定议是了主相 议题对 题于 的—次主—要次可议轻持题重续而。发言展的。中目国标与的世主界次轻重 ➢•动中议心：议在题会议—期—间可临持时续提发出展的议题，称为动议。
中上级的经历约1周2天； 资深行政人员则多达1周4天 研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多
2020/3/7
3
公司为什么要开会？ • 提供信息 • 汇集信息
• 为满足无聊的愿望而
• 宣传政策
开会
• 培育训练
• 为符合惯例会或议传是统商作务活动的一个 风而开会 重要部分，是进行工作
2020/3/7
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、与会者P200
• 2011年十一届全国人大四次会议在京开幕 胡锦
涛等出席 ➢正式成员
• 13位台籍人大➢列代表席出成席员2009全国人大
• 澳门特区行政➢长特官邀崔成世员安赴京列席人大会议
• •
特市邀政监协察首员次聚邀➢会请旁为市听昆民成区旁员地听税会挑议刺
2020/3/7
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6、会议地点
• 指举行会议活动的场所。
➢• 主的第辅会二助场届场:文一馆博是而言会指的大主。型会会会场议议九活活大动动的展的开主馆幕要和式场六、馆个大，分会是报会相告对场、于的投会博票议选 举览、、闭交幕易式、等主论要坛议、程艺和术活节动都各安项排活在动主和会网场。上展会，
• 为攀比而开会 的一个重要•工开具展有效沟通
• 为表功而开会
• 传达资讯
• 为推却责任而开会
• 监督员工、协调矛盾
• 为逃避个别接触所可 能产生的难堪局面而 开会
2020/3/7
• 达成协议与解决问题
• 资源共享
• 开发创意
4
有开会的必要吗？
• 会议的时间成本 • –会时议间的成成本本＝参计会算人数*（准备时间+旅行时间+
➢ 过程文件 即在会议过程中反映和记载会议过程的文件。
➢ 最后文件 在会议结束时记载会议结果的书面文件。
➢ 共同文件 特指双边或多边会谈中与会各方共同签署的文件， 属于会议最后文件的一种。
2020/3/7
15
5、会议时间
➢ 会议的起讫时间：即会议开始和结束的两个时间节点。
➢• 会第议五的轮时六间跨方度会：谈即会第议二从阶开始段到会结议束所休需会的，时间中。方 ➢ 会周宣期期读：性《一会是主议指召席会开声议的明从固正定》式时开间始。到结束的时间跨度。二是指