出差管理办法

出差管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范管理公司员工出差行为，保障工作有效开展，加强对差旅费用的管理，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于XXXXX公司因公出差的所有员工。

第二章管理职责与内容

第三条总经理职责：

负责对报销费用单据进行汇签。

第四条公司主管领导和部门领导职责：

（一）负责人对报销人出差的必要性、时间、地点的真实性和差旅费报销票据的有效性负责监管核实。

（二）负责对差旅费报销单进行签批。

第五条财务部职责：

负责对差旅费报销票据审签。如发现问题，应及时纠正，否则不予报销费用。

第六条办公室职责：

负责将各部门每月差旅费报销票据统一整理好，交总经理汇签。

负责为出差员工进行票务办理。

第七条员工出差、外出培训、长途用车都应提前在OA上填写《员工出差审批表》。

主要填写：出差基本信息、个人申请事项

若有同行的其他部门人员，需在表中对应栏目注明。

员工出差必须正确填写完善《员工出差审批表》，出差手续不齐全，不予报销。

第八条差旅费借支手续：

因公出差人员，可根据公司借款规定进行借款。凭借《员工出差审批表》填写借款单，经部门领导审核、公司主管领导签字审批后，可从公司或部门备用金中借支。

第三章出差审批程序

第九条出差时间的审批权限：

三天以内（含三天）出差，须由部门领导、公司主管领导审批同意。

三天以上出差，须由部门领导、公司主管领导、总经理审批同意后，方可出差。

公司主管领导出差须由总经理审批。

出差中因工作原因需要延长出差时间的，必须办理新的《员工出差审批表》，同时按规定程序审批，否则不予报销延时部分发生费用，且所延期限的应出勤天数作为事假处理。

第十条出差类型的审批权限：

（一）出差类型主要包括三类：重大商务活动、短期普通出差、长期普通出差

重大商务活动：是为了公司的重大市场开拓等，对公司形象和实力及出差人员整体商务礼仪表现有一定特殊要求的出差行为，住宿可在一般标准上相应调高。

短期普通出差：指员工在某个相同单位连续出差时间在3天内（含3天）的普通出差。

长期普通出差：指员工在某个相同单位连续出差时间大于3天以上的普通出差。

（二）出差类型的审批：

重大商务活动：事前必须经部门领导、公司分管领导核准，总经理审批后执行。

短期普通出差：经部门领导审核后，公司分管领导审批后执行。

长期普通出差：经部门领导审核后，还需公司分管领导、总经理审批后执行。

（三）交通工具的使用规定：

员工出差交通工具的使用须严格按公司规定执行，未按规定执行

（四）交通工具的审批权限：

需要公司长途派车（另外填写《长途用车申请单》）、乘坐飞机，需经部门领导审批。

除上述情形外的常规交通工具（含火车硬卧、高铁、动车、轮船等），由部门领导审批同意即可乘坐。

原则上，乘坐飞机必须订经济舱，确因无经济舱机票或其它特殊情况（如：员工出差因任务紧急），需申请乘坐火车商务舱、飞机头等舱的情况需报公司领导审批同意后，方可升舱。

（五）出差票务等办理

员工出差时，原则上不得自行订住宿和机票，需统一由办公室到签约酒店和签约票务公司进行预订和购买。若有特殊情况如公司签约

酒店与签约票务公司无法覆盖的，可经部门领导审核后自行预订和购买。

员工在出差前，至少需提前1个工作日告知办公室出差目的地，以便办公室有足够时间去订购车/机票或住宿酒店。

凡有以下情况发生，不予报销个人发生的有关费用。

（一）办公室已预定好的酒店、机票等，出差员工自行更改；

（二）出差员工在签约酒店覆盖范围内，不在协议酒店中住宿。

第四章出差费用报销标准

第十一条出差费用报销项目：

本公司出差费用报销主要包括以下项目：

（二）乘坐飞机交通补助：

乘坐飞机时考虑市内到机场可能存在的短途交通衔接不畅，由公司给予乘坐飞机交通补助。

（三）车船票改签费用：

因工作原因造成行程调整发生的车船票改签费用，需经部门领导审批同意后才能报销。

第十二条费用报销填写审批流程：

出差结束后的三个工作日内，填写“差旅费用报销明细表”，后附上《员工出差审批表》或《长途用车申请单》作为报销附件，由各部门领导和公司主管领导审核签字，于每月5日交办公室统一整理经总经理审批后，由财务部按规定审核报销。

第五章出差费用管理考核

第十三条为了降低公司经营成本，公司年初将根据公司经营任务和各部门上年度的差旅费用指标情况，下达本年度差旅费指标方式进行承包制管理。财务部分部门建好各部门出差费用台帐，公司每季度对各部门差旅费用数据进行考核。

第十四条各部门要有足够的成本意识，如超过公司下达指标，视为超标。对在一季度内有明显超标的，由各部门负责人提交书面说明原因及下季度整改措施报公司领导和总经理，如年度内有明显超标的，超出部分由各部门自行承担。

如未超出各部门费用指标，为鼓励各部门有节约成本意识，节余部分则按一定比例奖励给节约部门或计入下一年费用指标。

第十五条凡有以下特殊情况，如为了公司市场开拓和业务需求，本年度比上年度明显有很多重大商务活动和出差情况超出费用指标的，由各部门提交书面申请报总经理办公会审批。

第六章附则

第十六条本办法由公司办公室制定并负责解释。

第十七条本办法经X年X月X日总经理办公会审议通过后执行。

第十八条本办法自X年X月X日起执行。