文印管理制度

文印管理制度

（2005年版）

秦皇岛施乐办公设备有限公司

2004.12

目录

形象礼仪准则 (1)

环境管理 (1)

客户档案管理 (2)

设备、设施维护、保养 (2)

安全操作管理 (3)

质量管理 (3)

成本管理 (4)

记帐业务与收款管理 (4)

耗材管理 (4)

法律管理 (5)

文印事故界定标准 (5)

DMC营业的基本要求 (6)

关于贯彻《印刷业管理条例》的决议 (8)

文印管理制度

第一条为规范文印管理，特制定本制度。

第二条形象礼仪准则

2.1 工作时间，统一制服，正确着装，严禁着奇装异服。

2.2 发型大方，梳理整洁。

2.3 胸牌正确佩戴。

2.4 保持正确的坐势、站姿，不可有托腮、身体倾斜的姿式。

2.5 接待顾客要亲切、诚挚、开朗，要面带微笑，表达“欢

迎光临”的用语时，要清脆清晰，保持亲切和恭敬。

2.6 与顾客进行作业交流时，注意倾听顾客的意见和意图，

切忌打断顾客的陈述。若双方意见不一致情况发生时，

则应耐心解释，切忌表现不耐烦和大声喧哗。回答顾

客的疑问时态度要诚恳，表述要明确，切忌答非所问。

2.7与顾客道别，用诚恳带有谢意的语气，以开朗的笑容说

一声“等待您的再次光临”。

第三条环境管理

3.1 爱护并积极参与维护文印区域良好的环境，创造优秀的

DMC形象，是文印部每位员工的义务和责任。

3.2 工作台（电脑台、操作台案、接待台）面，经常保持清

洁，做到一尘不染。一应物品按定位摆放、整齐有序。

禁止摆放与业务无关的杂物。作业期间的废弃物品应

随即投入废品箱内，切忌在台面堆放，以免台面凌乱

无序。

3.3 工作区域的地面无纸片和其它的废弃物品，一经发现应

随手捡拾投至废品箱内。

3.4 废图、印废的文件，务必分类整理，以备公司办公时再

利用。

3.5 用於文印、印图的各类纸张及用於印后加工的封面用纸

和其它装订材料应分门别类，放置整齐，易取易拿。

3.6 报刊、杂志供顾客阅读之用，员工不得拿取阅读。当摆

放不规时，随时整理。

第四条客户档案管理

4.1 建立系统的客户档案。客户档案的建立须划分客户类

别、类型，诸如政府机关、行政事业单位、部队、销

售型企业、生产型企业、科研院所、招标代理公司、

房地产开发公司、装饰工程公司、物业公司、OA/IT

同行等。

4.2 客户档案应具有索引号、单位性质、单位名称、地址、

联系人、联系电话、业务内容、优惠额度、结帐方式

等内容，以便检索和查询。

4.3 客户档案由文印部经理掌管，需要检索和查询时，由文

印部经理受理。

4.4 客户档案作为资源属公司所有，任何人不得泄露和外

传。

第五条设备、设施维护保养

5.1 各类设备、设施须随时进行清洁保养。逢星期一，对设

备进行系统清洁保养。为此，将设备、设施的清洁保

养工作分配到具体负责人。任何时间，设备、设施的

外观均须达至整洁。

5.2 监控设备、设施运行状况，发现异常，须向客户服务部

提出书面维修申请，杜绝设备不正常运行。客户服务

部逢星期六对设备、设施进行检修保养。

5.3 各类设备、设施每日上班后通电，下班前关闭电源。对

於使用100V AC电制的设备，严禁误接至220V AC的

电源，以防设备、设施损坏。

5.4 设备、设施的故障维修、须详细填写“维修报告”。

5.5 设备、设施之耗材补充须作记录登记。

第六条安全操作管理

6.1 熟练掌握设备、设施的功能、性能，掌握操作方法和技

能，防止误操作引起设备受损或导致耗材浪费。

6.2 关注电脑以及数码设备病毒侵害，一经发现应及时杀

毒，防止其扩散和漫延。

6.3 清洁保养设备、设施的电器部件（如操作面板、线路板

等）谨忌以水清洗，以免招至损坏电路系统。

第七条质量管理

7.1 树立牢固的质量观念和质量意识，将质量控制贯彻於每

一个作业环节。

7.2 掌握各个作业流程的质量标准，将标准作为质量检验的

唯一凭据。

7.3 建立质量控制责任制，做到任何作业环节出现的质量问

题均有据可查，有人负责。

7.4 对于严重的质量事故，不能护短和隐瞒，不合格的印品

坚决报废；需要补救的积极补救。坚决杜绝任何不合

格品流入客户手中，坚决杜绝自我毁誉。

第八条成本管理

8.1 树立成本意识，加强成本控制，是增加DMC收益的根

本。

8.2 掌握印前、印中各个作业环节的操作关键点，最大限度

地减少浪费。

8.3 提高印后加工各种原材料的出材率和边材利用率，将材

料成本控制在最低限度。

8.4 设备、设施保养须坚持持之以恒，最大限度地延长设备、

设施及其重点零部件的使用寿命，以降低维修成本。第九条记帐业务与收款管理

9.1 记帐服务须经部门经理批准，并持有公司制作的“记帐

卡”方可实施。不经批准，任何个人不得承诺记帐服

务。

9.2 签约服务是记帐服务的一种方式。签约服务，须由公司

和客户双方签约，规定双方的权利、义务、责任。公

司授权文印部经理代表公司签约。签约服务的客户同

样须持“记帐卡”方予记帐。

9.3 记帐服务须与客户明确约定结算周期。做到定期结算、

定期收款，防止呆帐、坏帐发生。

9.4 经实践证明资信不良的客户，不予记帐。

第十条耗材、辅料管理

10.1 耗材、辅料实行计划订货，最大限度减少资金占用。

10.2 领用的耗材须妥善保管，防止污损、防止受潮。

10.3 各类工具管理有道，放置有序，切忌丢失。正常使用

而导致损坏，应及时补充。

第十一条法律管理