办公用品采购管理规定及办法

办公用品采购管理规定

及办法

Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998

X X X X有限公司

办公用品采购与管理办法

（试行）

第一章总则

第一条目的

为完善XXXX有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法。

第二条适用对象

本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。

第三条采购原则

办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。

第二章采购范围、方式、途径及管理职责

第四条集中采购范围

集团公司采购办公用品可分为：

（一）文具事务用品

1、文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。

2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。

3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。

4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。

（二）办公耗材

硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。

（三）日杂百货

日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

（四）办公设备

票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。

（五）办公家具

文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、

铁皮柜等。

第五条采购方式

（一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较

高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。

（二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。

（三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。

第六条采购途径

（一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的淘宝店家为主，正规实体店为辅。

（二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时采用网购的途径，单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。

（三）应急采购途径：参照集中采购途径。

第七条职责权限

（一）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；

2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、

集团领导逐层审批；

3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。

4、负责所需办公用品的领用。

（二）行政部职责

1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；

2、负责编制办公用品询价对比表；

3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表；

4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；

5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认；

6、负责采购程序的审批；

7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；

8、负责供应商评估和变更；

9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。

（一）财务部负责

1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3、负责办理退货款项的收回；

4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；

5、参与盘点工作的监督；

6、负责采购程序的审批。

第三章采购流程

第八条集中采购流程

（一）集中采购周期

行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。

（二）采购申请汇总及审核

1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附件1）和库存情况分类（盘存表详见附件2）于每月25日前上报集团财务部审批。

（三）进行采购

办公用品采购最少有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。

第九条分散及应急采购流程

(一）采购申请

1、分散采购

申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进行单独购买。

2、应急采购

申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门