秘书文档管理考试复习资料

秘书文档管理期末复习

名词解释：

1、文书

广义：①单位内从事文件、书信的制作、处理和管理工作的人员②人们在生产和生活中为了记录事项、管理事务、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料

狭义：特指组织机构使用的公务文书。P10

2、档案

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。P14

3、档案著录

档案著录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和格式特征进行分析、选择和记录的过程。P308

4、大事记

大事记又称年表、年谱、大事纪念等，是以档案记载为主要依据，按时间顺序简要地记述一定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料。P339

5、档案整理工作

档案整理工作是档案基础工作中的关键环节，它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。

6、全宗

全宗是一个独立的机关、组织或任务在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。

7、企业文档

企业文档包括企业文书和企业档案，是企业各个方面的真实记录，反映了企业的现实与历史面貌，同时也是各类企业日常生产、技术、经营等管理活动时使用的重要工具。

简答题：

1、文书工作的原则

及时原则。文书工作具有很强的实践性，只有文书工作做到了及时迅速，组织信息才能及时传递沟通，才能提高效率，该办的事务才能及时办理，不至于出现延误时机或耽误工作的失误。

准确原则。公文涉及的内容大则关乎国计民生，小则关乎工作成败。公文内容要准确地表达发文机关的意图；公文内容要；符合客观实际，不能主观臆想；文种选择要准确，要审慎选择；文字表达要准确，不能模糊其意、含混其词；收文机关要准确，不能发错对象。

安全原则。一要保护文件材料的物质安全，使其不受损、不丢失；二要保证机密文件不泄密。精简原则。控制公文数量，简化公文处理程序，提高公文办理的效率。

2、文书制作过程

制文阶段：交拟、拟稿、核稿、签发、复核

制发阶段：打字排版、校对、印制、用印P65

3、文书办理特点

①连续性。文书办理工作是由诸多相互联系的环节构成的，不同环节之间具有相互衔接的连续性。②时效性。办文人员必须在一定的时间范围内完成文书办理工作，不允许将工作任意

提前或无故延后。③保密性。秘书不仅要保证在办理过程中不失密、不泄密，还要保证传阅和办理活动中文件的载体安全和密级安全。④继承性。文书工作已经逐渐与社会组织其他日常办公活动融为一体，显现出集成化的发展趋势。⑤规范性。主要体现在文书办理程序和文书办理工具的规范性。P108

4、收文办理的程序

收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。收进阶段包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段包括拟办、批办、分发、承办、注办、催办、立卷归档等环节。P119

5、文书管理原则

①统一管理原则。做到有法必依，上下一致，职责明确，分工合理。②分类管理原则。可是依据文书的性质、内容、种类，也可以是密级、保管期限等。③安全保密原则。④方便利用原则。文书管理工作要提倡“管而不死，活而不乱”的作法，做到原则性和灵活性的统一。P152

6、文书保管的办法

①分类保存。②平时归卷。③装入文件盒（夹）。④存放有序。⑤严格借阅制度。P155

7、归档文件整理的意义

①简化文档整理工作，提高工作效率。②促进文档管理一体化，推动档案工作现代化。③立足现有管理要求，兼容既往管理方式

8、档案保管工作的任务

档案保管工作的任务就是要了解和掌握档案损坏的规律，通过采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的安全。P262

9、档案利用工作的地位和作用

①档案利用工作是档案工作的重要内容。②档案利用工作是档案部门服务于社会的直接体现。③档案利用工作是对档案工作的检验和促进。④档案利用工作是利用者了解档案部门的重要机会P323

10、电子文件的特点

①信息的非人工识度性。②信息的系统依赖性。③信息与特定载体之间的可分离性。④信息的易变性。⑤信息存储的高密度性。⑥多种媒体信息的集成性。⑦信息的可操作性。P356

11、电子文件技术鉴定的内容

①真实性鉴定。②可读性鉴定。③完整性鉴定。④有无病毒鉴定。⑤载体状况检测。P368

论述题：

1、文书和档案的关系

密切联系：文书是档案的来源，档案是文书的主要归宿。①文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源②文书有条件地转化为档案

区别：①二者在文件生命周期中所出的阶段不同，其作用和价值重点不同②只有一部分文书可以变成档案，档案只是文书的主要归宿，而不是文书唯一的归宿③档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。P15

2、文书处理部门立卷的好处

①便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。②由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员虽是借阅，减少了归档和调卷的手续。③由文书部门虽是集中立卷，可以防止文件三十，有利于保证文件

齐全及保护党和国家机密的安全。④有利于档案室专门从事档案的管理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。⑤有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。P177

3、文书工作和档案工作的关系

密切联系:①文书工作和档案工作的对象有交叉。两项工作的对象和主题都是公文，只是公文的生命周期不同而已。②文书工作和档案工作前后相继。③文书工作和档案工作相互影响。文书工作是档案工作的基础和前提，档案工作是文书工作的继续和发展，只有文书工作到位，文书和档案两项工作才能顺利衔接，不至于产生矛盾。④文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

区别：①工作对象不同。一是文书，一是档案。②工作任务不同。文书工作的任务是制作、办理和管理公文，档案工作的人物是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。③服务对象和工作目的不同。文书工作通过公文的制作和办理来达到上传下达、左右联络的信息渠道作用，保证先行工作正常进行，它既是社会组织工作的一部分，又为社会组织现行工作服务。档案工作是为整个社会服务的；其目的主要着眼于历史，维护历史的真实面貌，着眼于今后，为今后的工作提供参考或凭证。④工作机构不同。文书工作由组织内部的文书部门、文书人员和业务部门担当；档案工作除社会组织档案部门依附于社会组织工作外，档案馆和档案事业管理机关都是独立的机构。

4、档案价值鉴定的意义

①便于发挥档案的作用。通过鉴定工作，去其糟粕，留其精华，剔除无价值的档案，把有价值的档案保管好，利用时便可以根据利用者的需求，及时将其查找出来，使档案发挥应有的作用。②便于档案的安全保管。电影工作能把档案分清主次，对价值大的档案重点保护，尽可能延长档案的寿命，维护它的安全。③便于应付突然事变。经过鉴定，区分了主次，一旦遇到突然事变，才能及时、迅速地对重要档案进行抢救和转移。P173