任务2建立采购管理组织

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1.确定采购部门的组织形式
◆按物品类别建立 ◆按采购区域建立 ◆按顾客属性建立 ◆按采购物料的价值或重要性建立 ◆按采购过程建立 ◆综合结构式
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2.比较采购部门组织形式优劣
◆一贯作业
优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当 分明；符合规模经济的原则；与供应商的关系良好；由于 对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的 管理效能。 缺点：一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作 相当繁复，且无法专精；采购案件从头至尾，全由一人包 办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端； 采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案 件，致采购完成效率偏低。
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1.明确三种采购制度的特性和适用条件
◆混合制采购制度
混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制 度组合成一种新型采购制度。 依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小 等因素，需求量大且价值高，进口货物等可由总公司采购 部集中采购；需要量小，价值低的物品，临时性需要采购 的物资，由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购 中应向总公司反馈相关的采购信息。
◆外部招聘
外部招聘是指从组织外面选取合适的人才来填补采购部门的职位空缺。 可以充分利用刊登广告、员工推荐、校园招聘、在线招聘、就业机构、 专业猎头机构、公司网站、专业网站等多种招聘渠道来完成。当企业需 要大量的员工时，外部招聘是必然的选择。
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重要知识2-2
采购管理制度，是指企业对采购工作的管理，
或采取中央集权方式的集中制，或采取地方分权方 式的分散制，或采取集权和分权方式的混合制。一 般来说，企业规模越小，分支机构分布越临近，产 品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则
采取分散制或混合制。
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1.明确三种采购制度的特性和适用条件
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任务2 建立采购管理组织
技能点1：如何组建采购部门 技能点2：如何确定采购部门人员职责 技能点3：如何针对不同物品选择采购制度
技能点4：如何招聘采购人员
技能点5：如何培训采购人员
技能点6：如何组建优秀采购组织团队
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学习目标
1.识别采购管理组织的结构形式； 2.确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配臵适当人员； 3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度； 4.了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做 好未来应聘准备； 5.组建优秀采购组织团队。
问题：北京东方俱乐部是如何集中采购的？
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采购感言 建立和健全采购制度是搞好采购工作、保证采购 部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程。企业应根 据自身的规模、地理条件、产品种类等情况建立灵活多样的 采购制度。 技能要点 选择采购方式应包括以下几步 ： 明确集中制采购与分散制采购的特性和适用条件 结合企业自身特点进行选择 技能判断 根据企业的规模、地理条件、产品种类等情况如 何选择灵活多样的采购制度？
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1.识别采购部门在企业中的隶属关系
◆采购部门隶属于生产部 ◆采购部门隶属于行政部 ◆采购部门隶属于高级管理层 ◆采购部门隶属于资财部
2.从整体企业来看采购部门职责
◆请购部门的职责 ◆物料管理部门的职责 ◆仓储部门的职责 ◆采购部门的职责
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3.从作业层面来看采购部门职责 ◆质量 ◆交货 ◆价格 ◆其他
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2.结合企业自身特点进行选择
◆采购物品的共性要求 ◆地理位臵的分布 ◆供应市场的结构 ◆降低成本的潜力 ◆专业技能的要求 ◆价格浮动的影响 ◆客户需求
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北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京有19家连锁店， 总部设在海淀区。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各 自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经 过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到 大批购买的价格优惠，因此公司决定简历集中采购体系。各分 部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部，最后期 限是每周下午5点。到下周一，总部派人将物品及时送达。采 购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减 少其采购量。每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的 紧急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高 了采购效率。
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2.比较采购部门组织形式优劣
◆分段作业
优点：每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能 生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；一方面是分工 合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；采购过程每一阶 段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。 缺点：采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续 较多，延误时效；各自为政，无人负责；且购用之间，接 手人员太多，徒增联系上的困难；采购人员的工作满足感 比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。
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1.进行岗位需求分析
2.拟订招聘标准
◆品德方面 ◆知识方面 ◆能力方面 ◆身心方面
①健康的体魄 ②成熟的心理素 质 ③积极的心态 ①爱岗敬业 ②诚实守信 ③廉洁自律 ④客观公正 ⑤坚持原则 ⑥优质服务
①分析能力 ②协作能力 ③表达能力 ④成本分析和价 值分析能力 ⑤预测能力 ⑥应变能力
技能判断
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技能点2 如何明确采购部门人员职责
核心术语 采购部门· 隶属关系· 部门职责· 人员职责 适用情景 当对采购部门及其人员职责不明确时，查看此技 能。 技能描述 确定部门及其人员职责是企业管理的一个重要环 节，对采购部门来说，同样如此。采购部门及其人员的职 责不明确常常会造成企业的管理混乱、资源浪费，因此有 必要对其部门人员的职责进行明确划分。一般来讲，采购 部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员 的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次 具有不同的职责。
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4.从管理阶层看采购部门人员职责 ◆采购经理的职责 ◆采购科长的职责 ◆采购员的职责 ◆采购助理的职责
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采购感言 采购部门各司其职，各尽其力，才能在采购目标 的指导下建立合理的采购计划。 技能要点 采购部门中需要明确以下人员的职责： 采购经理：主要进行战略规划 采购科长：主要安排具体工作事宜 助理：辅助采购科长开展日常工作 采购员：执行具体采购工作 技能判断 组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?
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技能点3 如何针对不同物品选择采购制度
核心术语 选择采购制度•不同物品•企业自身条件
适用情景 当想选择合适的方式来最有效地利用企业资源时， 查看此技能。 技能描述 企业的采购制度有三种：集中制采购、分散制采 购和混合制采购。三种制度有不同的特性和适用条件。企 业进行采购制度的选择时，需要根据不同物品和采购制度 的特性，结合企业自身条件进行选择。
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某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北
地区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，
总裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可
在本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要 求需要可以进行外部招聘。小张在明确了任务后， 开始着手建立采购部门。
问题：小张应如何建立采购部门？
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采购感言 水无定形法无定法，不同的采购组织结构本身并 没什么优劣，关键的是要与企业、公司总体管理等相配套， 不同的角色要职责分明，切记生搬硬套。 技能要点 组建采购部门需要考虑以下几点： 确定采购部门的组织结构 选择采购部门的人员 确定采购部门人员的数量 设臵采购部门应遵循的原则 组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?
①政策、法律知 识②市场学知识 ③业务基础知识 ④社会心理知识 ⑤自然科学知识 ⑥文化基础知识
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3.选择招聘渠道
◆内部征召
内部征召是指通过内部提升和职位 转换来吸引现在正在企业任职的员工， 以填补企业的空缺职位，发挥内部激 励的作用。它是目前企业重要的征召 方法，特别是对企业管理职位来说， 是最重要的应聘者来源。
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技能点4 如何招聘采购人员
核心术语 采购人员素质· 招聘采购人员 适用情景 采购部门需要招聘采购人员，查看此技能。 技能描述 在现代企业中，采购部门的作用越来越大，采购 人员素质的高低直接影响企业的经济效益。因此，能否招 聘到优秀的采购人员对企业的发展将产生重大影响。 采购
人员的具体招聘过程可分为以下几步：
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1.明确三种采购制度的特性和适用条件
◆分散制采购制度
优点：①针对性强；②减少了内部物资的调拨手续，决 策效率高，权责明确；③能充分调动分公司（分厂）的积 极性，有较强的激励作用。 缺点：①不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、 财力，无法享受价格优惠，容易增加采购成本；②如果管 理失控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。 适用范围：①这种采购制度适合于大型生产企业或大型 流通企业；②除了地理因素造成采用分散制的理由外，若 散步各区域的分厂物资需求有较大的差异时，也以采用这 种采购制度。
◆集中制采购制度
优点：①价格优惠。②管理统一。③降低成本。④统筹 规划。 缺点：①采购流程过长，时效性差；零星采购、区域性 采购及紧急采购状况难以适应；②非共用性物资集中采购， 难以获得价格折扣；③采购与使用分离，缺乏激励，采购 绩效较差。 适用范围：①企业物资需求规模不大，采购量不大，即 适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业；②企业供 应与需要同处一地，便于集中组织供应；③为了管理与控 制，需进行集中采购。例如目前一些连锁店大都采用这种 制度。
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技能点1 如何组建采购部门
核心术语 组建采购部门，组织结构与人员 适用情景 当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查 看此技能。 技能描述 采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企 业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行 而设臵的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采 购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势， 企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了 使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力 我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学 有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或 服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精 干高效的采购部门呢？
①对供应商的问题及报怨 尽快回应； ②提供技术或检测仪器， 使供应商生产更佳产品； ③使供应商尽早参与产品 的设计。
①能够明确说明规格； ②提供客观的验收标准给供应商； ③参与品质问题的解决； ④协助供应商建立品管制度；
⑤尊重供应商的专业技术。 ①给供应商正确而能达到的交货期； ②提供长期的需求计划给供应商； ③使供应商同意包装及运输方式； ④协助供应商处理交货问题。 ①给供应商公平的价格； ②让供应商分享共同推行价值分析的成果； ③尽速付款。
核心能力
1. 能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立 采购管理部门； 2.。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比 较，健全企业的采购管理制度。
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核心术语 适用情景 技能描述 技能要点 技能诊断 任务2小结 任务2测试 课堂讨论 业务技能自测 案例分析
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任务导入 采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业 为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进 行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直 接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购部门的工作状 况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个 不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门 之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行 业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很 大程度上取决于我们所组建的采购管理组织是否科学、系 统、可行。 为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新 的业务操作环节：建立采购管理组织。
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3.设立采购部门岗位，配置适当人员
◆设立采购部门岗位 采购经理 采购科长 助理 采购人员 ◆确定采购部门人员的数量
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4.设置采购部门应遵循的原则
◆采购部门的设臵应同企业的性质和规模相适应 ◆采购部门的设臵应同企业采购目标，方针相适应 ◆采购部门的设臵应同企业的管理水平相适应 ◆采购部门的设臵也要符合现代管理原则 指挥统一原则 分工合理原则 权责相符原则 幅度科学原则