会议文件的准备材料

教师工具箱
❖ (一)通知的概念和种类
1.通知的概念
通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。
2.通知的种类
其种类有：指示性通知、任免人员的通知、颁 布、转发性通知、会议通知。
会议文件的准备材料
路漫漫其悠远
少壮不努力，老大徒悲伤
会议文件准备的相关材料
❖文件准备 ❖1、开幕词 ❖2、工作报告 ❖3、发言稿 ❖4、其他会议文书 ❖包括会议通知、会议议程表、日程表、会议
须知、与会人员名单、工作人员名单、作息 时间表、车辆调度表等等。
会议文件
❖ 主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通 知和会议须知等。
××大学学生工作办公室 二○○八年六月十七日
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ 通知
各位居民： 根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二届人民代表大会代表选
举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以 上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月 25日到社区居委会参加选民登记。
❖ 5、落款，日期
❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
❖ 会议通知的格式如下： ❖ 1、标题 ❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 ❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 ❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 ❖ 5、落款，日期 ❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
❖ 会议通知的格式如下：
❖ 1、标题
❖ 1、标题。 有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人
❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍
❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等
❖ 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间 及电话号码、文化生活安排、注意事项。
❖ 负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。
一、制发会议通知
（一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市 技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开技 术开发工作会议。现将有关事项通知如下：
居委会地址：永和小区12幢2楼 联系电话：3105121
永和社区居委会 2008-12-15
❖ 1、标题。 ❖ 有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。 ❖ 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一
种。
会议通知 兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公 司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工 作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各 部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实 的有关工作做好汇报准备。
❖
通知开会
❖ 会议通知可Fra Baidu bibliotek采用三种方法，即口头通知、电话
❖ 通知和书面通知（如图）。
口头通知 会议通 知方式 电话通知
书面通知
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
便条式或卡片式 张贴式即黑板启 的会议通知卡 事栏的会议通知
图片提供：新阳街道永和社区
步骤二 学生就情境展开讨论
❖ 提示： 交往对象 文种 相关知识
步骤三 教师提示
❖ 有这么几种文种我们是应准备的：会议通 知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、会 议记录、会议纪要、会议简报。首先我们来 看本次项目的能力目标和知识目标。
任务一 会议通知撰写
❖ 步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 制发会议通知是会前准备的重要环节。
实践一
❖ 南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党 委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为 工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种 为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强 居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起 考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？
一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……
××厂
×年×月×日
教师工具箱(正反例文比较)
❖ 比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知
×校办发〔2000〕20号 所属各单位：
为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议精 神，经研究 决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况和 招生工作安排等事宜。 二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。 三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。
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1、会议通知的写作
会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、 参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、 对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活 用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联 系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标 志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之， 要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证 会议按预定要求准时召开。