采购员工作技能培训课件(PPT 30页)

业务员：
经理：
批 准：
日期：
采购订单（二）
供应商名称 交货地点 项次 料号 品名 规格
数量
单位
单价
供应商地址 交货方式
总价
交货日期 技术协议及要求
经办
总
采
经
购 主管
理
部 经理
批 准
税前金额 合
计
税额
税后金额
1. 供应商必须严守交货日期，若逾期交货时，每延迟一天，买方可扣该批货款5‰，或将
注
订单全部取消。
2.需求说明
需求说明就是在确认需求之后，对需 求的细节，如品质、包装、售后服务、运 输及检验方式等，加以准确说明和描述。 由于在具体的规格要求交给供应商之前， 采购部需要对其作最后的检查，然后再填 写请购单，主要应包括日期、编号、申请 部门、金额、物品的基本信息等内容。以 下是常用请购单的样式。
请购单
审批订单是订单操作的重要环节，一般由专职 人员负责。
主要审查内容为：
1、合同与采购环境的物品描述是否相符。 2、合同与订单是否相符 。 3、确保采购员仿照订单计划在采购环境中操作。 4、所选供应商均为采购环境之内的合格供应者。 5、价格在允许价格之内，到货期符合订单计划的到 货要求等。
项 次
料 号
品名 单 规格 位
库 存 量
核 请购 准 数量 标
准
供应商 交
订
代号 名称 货 前次 购 日 订单 单
期
价
Байду номын сангаас
金额
税额
用途说明（及库存状况）：
订购说明：
核准
经理
仓库
经办
申请人
（二）订单准备
订单合同是采购方与供应商之间达成的成文性协 议，具有法律效力。采购员在接到采购计划部门的订 单之后，不要立即向供应商下达订单，而应先进行订 单准备工作。如下图所示。
另外，由于了解价格趋势和总的市场情况，有时为了避免供应 中断或是价格上涨，采购部门必然会发出一些期货订单。这意味着 对于任何标准化的采购项目，采购部门都要就正常供货提前期或其 他的主要变化通知使用部门，对物品需求作出预测，因此要求采购 部门和供应商能在早期介入（通常作为新产品开发团队的一个成员 ）。
正 包括物品名称与规格、物品的数量条款、物品的质量条款、 物品的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交货
文 地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、 不可抗力条款等
尾 包括订单份数量及生效日期、签订人的签名、采供双方公 部 司的公章
采购订单的格式
采购订单（一）
供方： 电话： 传真：
订购日期： 付款方式：
采购员工作技能培训
技能四 采购订单处理
四 采购订单处理
• 一、采购订单的内容 • 二、订单处理的流程 • 三、小额订单处理 • 四、紧急订单处理
采购订单的内容
一、采购订单的内 容 采购订单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同，但一般都包
括头部、正文和尾部。具体如下：
内容 头 包括订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地 部 点、签订时间
采购环节（供应商群体）价格最低的供应商下达订单 合同，以维护采购方的最大利益。
3.确认质量标准 采购员平常与供应商的接触较多，对于供应商实
力的变化，以及前一订单的质量标准是否需要调整， 采购员应随时掌握。
4.确认项目需求量 订单计划的需求量应等于或小于采购环境的订单
容量，如果大于，则提醒认证人员扩展采购容量。
5.制定订单说明书 订单说明书的主要内容包括说明书（项目名称、
确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量以及是 否需要扩展采购环境等方面），另附有必要的图纸、 技术规范、检验标准等。
（三）确定供应商
订单准备工作完毕后，采购员的下一步工作就是 最终确定某次采购活动的供应商。
确定供应商的流程
1.查询采购环境 2.计算供应商容量 3.了解供应商信息 4.确定意向供应商 5.发放订单说明书 6.确定物品供应商
（四）签订订单
在选定供应商之后，接下来要做的工作就是同供 应商签订正式的采购订单。采购订单根据采购物品的 要求、供应 的情况、企业本身的管理要求、采购方针 等要求的不同而各不相同。
签订采购订单的流程
见下页
签订采购订单的流程
制作订单——拥有采购信息管理系统的企业，采购员
可直接在信息系统中生成订单，在其他情况下，需要订单制 作者自选编排打印。通常，企业都有固定格式的订单，而且 这种格式是供应商认可的，采购员只需在标准合同中填写相 关参数（物品名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期 等）及一些特殊说明就可以了。
订单准备过程：
1.熟悉物品项目 2.确认价格 3.确认质量标准 4.确认项目需求量 5.制定订单说明书
1.熟悉物品项目
采购员首先应熟悉订单计划。订单的种类很多， 有时可能是从来没有采购过的物品项目，对其采购环 境不一定熟悉，这就需要花时间去了解物品项目的技 术资料等。
2.确认价格 采购员应对采购最终的价格负责，采购员有权利向
□样品 □样品
分单 第一联：厂商（白） 第二联：原物料仓库（红） 第三联：财务部（黄）
二、订单处理的流程
任何作业都有一定的程序或须经过一定的手续， 采购订单的处理也如此。一般而言，采购订单的处理 需要经过以下步骤：
1.确认请购需求 2.订单准备工作 3.确定供应商 4.签订订单
（一）请购的确 认
意 事 项
2. 本企业如有指定质量标准时则依之，如未指定质量标准时则依双方共同认定标准或有 资格机构所认定的标准。
3. 供应商如因交货延误、规格不符、质量不符、数量不足等而造成本企业的损失，供应
商应负完全责任。
4. 本次订单内容或附件如有更换由采购人员通知贵厂商后，原件请自行作废，不再回收。
附件： □样品 □样品
序号物料编码/名称
货 币： 联系人：
供应商物料编码
交货地址： 电 话： 传 真： 备注：
订购数量
单位
单价
金额
合计金额
说明
本订单仅规定供方交货的时间、地点、品种、数量、单价、金额，详细交货要求及结算方式依 据供方与我公司签订的具体协议执行
供方签认（盖章）
业务员：
经理：
批 准：
日期：
ХХХ有限公司（盖章）
1.确认需求
确认需求就是在采购作业之前，应先确定购买哪些物品、买多 少、何时买、由谁决定等，这是采购活动的起点。
任何采购都产生于企业中某个部门的确切需求。生产或使用部 门的人应该清楚地知道本部门独特的需求：需要什么、需要多少、 何时需要。这样，仓储部门会收到这个部门发出的物品需求单，经 汇总后，将物品需求信息传递给采购部门。同时，采购部门应协助 需求部门一起预测物品需求。