浅析档案馆档案的接收和馆藏结构的调整

浅析档案馆档案的接收和馆藏结构的调整
作者：冯国珍
来源：《科学与财富》2012年第12期
摘要：档案沉淀了人类文明和社会发展的历史，是人类社会记忆大厦的基石。

国家档案馆作为永久保存档案的基地，必然具有传承历史文化的作用。

机关档案室的档案保存到一定年限之后，按照有关规定，必须要将具有永久保存价值的档案移交到有关的国家档案馆集中保存（市、县级档案馆则要求接收具有长期和永久保存价值的档案），档案馆是永久保存国家档案资源的基地。

本文现就档案馆档案的接收和馆藏结构的调整做简要分析。

关键词：档案馆馆藏资源馆藏结构档案
为了实现档案事业的可持续发展，必须保证的哪敢信息资源处于一种良好的保存和利用状态，从而使我们的档案事业既服务于当前社会，又能适应未来社会的发展，为整个社会的可持续发展做出贡献。

因此，档案信息资源作为国家信息资源的重要组成部分，必须进行合理的配置，改善馆藏档案乃至整个国家档案资源的结构，以保证档案资源的齐全、完整和安全，使各类档案信息得以发挥最大效用，有利于档案价值的实现和转化。

一、档案的接收、整理与编目
档案馆馆藏资源建设的基础和来源是接收机关、企事业单位档案室档案和征集其他来源档案。

在接收档案室移交档案的的过程中，档案馆不能处于档案室交什么就收什么的被动地位，而应该从自身馆藏建设的角度，从传承人类文明的角度、保存社会记忆的角度，采取积极主动的态度，在档案室移交档案时对质量进行严格的把关，甚至在档案尚处于档案室阶段时就积极主动地对档案整理的规范、接收档案的范围、内容和质量等进行业务指导，从源头上保证今后馆藏档案的质量。

二、馆藏结构的调整
档案馆的馆藏结构一方面影响着档案馆自身的工作效益，另一方面直接影响着整个国家档案资源的布局。

目前，我国档案馆尤其是基层档案馆，在馆藏建设中存在的较为普遍且比较突出的问题主要表现在以下几个方面：
（1）馆藏成分不合理。

馆藏的档案门类单一，品种不齐，范围狭窄。

（2）馆藏中反映地方特色的档案太少。

大多数档案馆接收的档案都是由机关档案室移交的，交则收，交什么收什么。

正如前面所说的，档案馆在改进馆藏结构与成分的工作上处于非
常被动的位置。

另外，由于经费等多方面的原因，档案馆在征集宁做的开展上也存在很多阻力，档案征集效果不明显。

（3）馆藏档案质量高低不一。

造成这种状况的原因之一，是市、县档案馆一致将有长期保存价值的档案馆列入接收的范围，使得县级档案馆长期艰巨机关档案室的功能，长期档案的比重在整个馆藏中的比例过大，而长期档案从根本上说只是对其形成机关在较长时期内有参考利用价值，对整体社会需求的满足意义不大；再就是不少档案馆长期以来不敢开展档案的鉴定和销毁工作，一部分价值不大但数量不小的档案日积月累，在一定程度上阻碍了档案馆优化馆藏的过程。

三、档案馆馆藏档案优化
在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。

有调查显示，某些地方综合档案馆被利用过（哪怕只有一次）的案卷仅占全部馆藏的5%。

因此，要最大限度地满足社会各个方面对档案信息资源利用的需求，就必须改善馆藏档案结构，对国家档案信息资源的分布进行宏观调控，加强档案馆的馆藏建设。

针对目前档案馆微观馆藏结构所存在的一些问题，可以采取以下几个措施优化馆藏：
（1）从馆藏的源头着手，保证所有接受档案的质量。

各档案馆要根据自己的服务目标和分工范围，决定收藏政策或选择进馆的标准，使馆藏能真正系统、完整、立体地反映社会全貌并体现本馆应有的特色。

真正做到点、线、面相结合，既能体现宏观政策和社会概貌，又能展示微观措施和民情风俗。

从面上来说，档案馆应该充分考虑馆藏的宏观规划，拓展和改善馆藏档案的时间跨度、层次结构与内容成分，充分反映地方特色。

更具体地说，就是要对整个社会不同性质、不同门类、不同载体的档案实施全面收集。

根据时代的需求和凸显特色馆藏的原则，不断收集新的档案材料，建立新的全宗，补充不同形式、不同载体的档案，从根本上改变以往立档单位性质单一、档案内容单一、载体材料单一等现行，扩大馆藏档案的社会利用面，充分发挥其社会利用价值。

从线上来说，就是对有代表性和典型性的基层小单位的档案实施纵深收集，建立起档案馆与移交机关之间畅通的胶结渠道。

所谓纵深收集，主要是指对于具有特色性和典型性的某些基层企业、事业单位档案的收集。

当然，基层单位较多，档案数量更大。

作为综合档案馆不可能将其全部接收进馆，也很难直接去接收，可以由有关主管机关根据自身的工作安排，结合自身的档案特点，对下属单位或所管有关基层单位的具有社会意义的档案材料实施重点收集。

从点上来看，做好每一个具体档案全宗的接收和征集工作，是搞好档案馆藏建设的基础。

所谓点是指对一个全宗内的档案材料实施全面收集。

在收集“点”的档案时应该注意所收档案的
成分结构问题。

这里的成结构主要是指，同一全宗内文书档案与科技档案的比例、党政档案与专门档案的比例、点被子档案与纸质档案的比例等。

只有掌握好这个结构，对档案实施全面收集。

在收集“点”的档案时应该注意所收档案的成分结构问题。

这里的成分主要是指，同一全宗内文书档案与科技档案的比例、党政档案与专门档案的比例、电子档案与纸质档案的比例等。

（2）对现有馆藏档案的优化。

档案馆馆藏的建设应该以当前和长远的用户需求为导向，尽可能地降低成本、提高效益。

所以，从目前的馆藏结构来看，应该建立、完善并漏失馆藏档案的定期鉴定制度，将失去价值的档案予以销毁，从而节省出有限的空间供新入馆档案存储之用，减少馆藏档案的存量成本。

（3）对档案馆馆藏的宏观规划。

在注重调整档案馆微观馆藏结构的同时，从国家档案资源建设的角度，注重对档案馆的宏观规划在条件允许的情况下，建立具有实际交流和合作功能的、对档案信息资源进行统一规划和配置的档案馆网，对国家、地区范围内的档案信息资源进行宏观配置，单个馆的馆藏建设在同一的规划指导下进行。

这样既可以实现单个馆藏结构的优化，又实现了整个国家档案资源布局的优化。

（4）拓展馆藏档案的内容结构。

档案馆优化馆藏，应该构件平民化的馆藏结构，公众需要什么，档案馆就收藏什么。

档案馆不应只是作为官方的附属物，不应只对官府进行记录，它所保存的应该是整个社会的历史记忆。

四、结束语
档案馆在结构建设中应将为民服务作为一种工作理念，并做到广大公众心里，使档案馆这座人类记忆的宫殿能够更多滴为公民提供源感、身份感、地方感和集体记忆。

档案馆应该营造出自己独有的文化氛围，更好地体现传承人类文明、构建社会记忆大厦的独有功能。