商务写作技巧.ppt
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
商务写作技巧
一、最新公文办法与金字塔写作思维 二、公文写作模版及技巧 三、公文写作常见错误例析
一、最新公文处理办法与常用写作思维
企业内的沟通形式
4Fra Baidu bibliotek
公文写作必闯的5关：
• 格式关：符合标准 • 文种关：规范、和谐 • 结构关：言之有序 • 材料关：言之有物 • 表达关：语言规范
一、公文的文种
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院 办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》 的通知（中办发〔2012〕14号）
公文种类主要有（15种）：决议、命令（令 ）、公报、公告、通告、议案、决定、意见、通 知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
目前主要行文依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关 于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通 知》（中办发〔2012〕14号）； 2、中华人民共和国国家标准《党政机关 公文格式》（GB/T 9704-2012），2012 年6月29日发布，2012年7月1日实施。
• 今晚夜归，单号车必须赶在24小时 之前到家，北京单双号限行措施将 于今夜时启动，届时，仍然在道路 上行驶的单号车就将接到百元罚单 。明起，北京奥运会各项交通管理 措施全面启动。
• 整理以下各句成为一个金字塔： • 1. B新推出价格较低、口味较好的酱汁 • 2. A改变其酱汁配方单客户不喜欢 • 3. 美国的面食风潮已过 • 4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱 • 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食 • 6. C成功推出一项创新的意大利第一面酱汁 • 7. A在酱汁中加重香料份量 • 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 • 9. D以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额 • 10. A在酱汁中减少肉的份量 • 11. A意大利面在美国的销售下降，主要因为其反潮流而行的产品开发
首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
包括： 版记中的分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日 期 、页码
案例：当你决定离开家，出去买一份报纸，你对你的妻子说：“我 想出去买份报纸，你有什么要我带的吗？” “太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特想吃葡萄，买 两斤葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，“也许你可以再买一 斤苹果．” 你从衣柜拿来出外衣，妻子则走进了厨房． “我看看冰箱里的牛奶不够了，买一包牛奶和二斤鸡蛋”． 当你穿上外衣向门口走去，你打开房门，“还有一包瓜子”. 你开始下楼梯，“爆米花一份，再带一瓶可乐和红酒．” “还有没有？” “买一支签字笔，没有了，谢谢亲爱的”
做法及市场环境趋势的影响
二、常用公文写作模版及技巧
文种特点
知照性 请报性 商洽性 指示性 记录性 指导性
适用文种
1、通知写作模版
印发、发布性通知
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了
《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执 行中有何问题，请及时反馈××××××。
你能在1分钟内记住自己都要买什么东西吗？能否有金字塔结构进 行梳理？
• 金字塔原理互动训练：
• 在一份通告中，顺列下面几个同类型结 构的句子：“无证驾驶机动车者予以罚 款500元；酒后驾驶机动车者予以罚款 500元，驾驶无牌证机动车者予以罚款 500元”。
• 这段通告该如何按金字塔思维修改？
聚敛思维——用一句话概括这段文字：
署发文机关全称 和要求基本一致。
或者规范化简称。
成文 日期
署会议通过或者 发文机关负责人 签发的日期。联 合行文时，署最 后签发机关负责 人签发的日期,阿 拉伯数字标注。
与《条例》定义 与2012年《条例》
和要求基本一致。定义和要求基本
用阿拉伯数字标 一致。用汉字标
注。
注。
格式要 素
《条例》
页码 公文页数顺序号。
（印章） ××××年×月×日
批转、转发性通知
XXX转发××××××的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务部门）
《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 ××××××。（具体贯彻意见）
（印章） ××××年×月×日
会议通知金字塔结构思维
2、通报写作模版
××××关于表彰×××的通报
××××（主送单位）： ××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。
××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。 为了××××××（目的），根据××××××（依 据），经××××研究，决定对×××等予以通报表 彰。
• 从3月1日开始，不断有消息称法国电信设备 厂商阿尔卡特很快将把亏损的手机部门出售 给一家中国公司，而这家公司就是南京的熊 猫电子集团。受此消息刺激，阿尔卡特的股 票走势坚挺，日前，当记者向“熊猫”的高 层领导以及通讯业务的相关负责人士求证时 ，对方很坚决地表示：“至少我们不晓得有 这件事存在。”“我没有从我们内部的任何 文件上看到或者从同事那里听到有关收购阿 尔卡特的消息。”
四、中央企业报送公文评价办法
五、公文格式要素划分
（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。 包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线
（二）主体部分：公文最主要的部分。
包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名 、印章和成文日期等要素。 (三)版记
二、新旧办法变化对比：
格式要素
《条例》
原《条例》
原《办法》
份号
有定义。秘密公文 涉密公文应当标注份号。 应当标明份号。标
注于版心左上角。
无定义。“绝密”、 “机密”级公文标 明份数序号。标注 于版心左上角。
格式要素
《条例》
原《条例》 原《办法》
发文机关署名 除纪要外，必须 与《条例》定义 无要求。
主题词
取消。
原《条例》
原《办法》
无要求。
按照上级机关的要求 和《公文主题词表》 标注。
无要求。
公文应当标注主题词。上行 文按照上级机关的要求标注 主题词。
三、新变化口诀：
1、公文格式新国标：《党政机关公文格式》 代替《国家行政机关公文格式》
2、主题词儿不再标：删除主题词格式要素 3、密级紧急左上角： 4、印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 5、成文日期用数字： 6、公文页码不可少：增加页码格式要素
一、最新公文办法与金字塔写作思维 二、公文写作模版及技巧 三、公文写作常见错误例析
一、最新公文处理办法与常用写作思维
企业内的沟通形式
4Fra Baidu bibliotek
公文写作必闯的5关：
• 格式关：符合标准 • 文种关：规范、和谐 • 结构关：言之有序 • 材料关：言之有物 • 表达关：语言规范
一、公文的文种
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院 办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》 的通知（中办发〔2012〕14号）
公文种类主要有（15种）：决议、命令（令 ）、公报、公告、通告、议案、决定、意见、通 知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
目前主要行文依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关 于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通 知》（中办发〔2012〕14号）； 2、中华人民共和国国家标准《党政机关 公文格式》（GB/T 9704-2012），2012 年6月29日发布，2012年7月1日实施。
• 今晚夜归，单号车必须赶在24小时 之前到家，北京单双号限行措施将 于今夜时启动，届时，仍然在道路 上行驶的单号车就将接到百元罚单 。明起，北京奥运会各项交通管理 措施全面启动。
• 整理以下各句成为一个金字塔： • 1. B新推出价格较低、口味较好的酱汁 • 2. A改变其酱汁配方单客户不喜欢 • 3. 美国的面食风潮已过 • 4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱 • 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食 • 6. C成功推出一项创新的意大利第一面酱汁 • 7. A在酱汁中加重香料份量 • 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 • 9. D以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额 • 10. A在酱汁中减少肉的份量 • 11. A意大利面在美国的销售下降，主要因为其反潮流而行的产品开发
首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
包括： 版记中的分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日 期 、页码
案例：当你决定离开家，出去买一份报纸，你对你的妻子说：“我 想出去买份报纸，你有什么要我带的吗？” “太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特想吃葡萄，买 两斤葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，“也许你可以再买一 斤苹果．” 你从衣柜拿来出外衣，妻子则走进了厨房． “我看看冰箱里的牛奶不够了，买一包牛奶和二斤鸡蛋”． 当你穿上外衣向门口走去，你打开房门，“还有一包瓜子”. 你开始下楼梯，“爆米花一份，再带一瓶可乐和红酒．” “还有没有？” “买一支签字笔，没有了，谢谢亲爱的”
做法及市场环境趋势的影响
二、常用公文写作模版及技巧
文种特点
知照性 请报性 商洽性 指示性 记录性 指导性
适用文种
1、通知写作模版
印发、发布性通知
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了
《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执 行中有何问题，请及时反馈××××××。
你能在1分钟内记住自己都要买什么东西吗？能否有金字塔结构进 行梳理？
• 金字塔原理互动训练：
• 在一份通告中，顺列下面几个同类型结 构的句子：“无证驾驶机动车者予以罚 款500元；酒后驾驶机动车者予以罚款 500元，驾驶无牌证机动车者予以罚款 500元”。
• 这段通告该如何按金字塔思维修改？
聚敛思维——用一句话概括这段文字：
署发文机关全称 和要求基本一致。
或者规范化简称。
成文 日期
署会议通过或者 发文机关负责人 签发的日期。联 合行文时，署最 后签发机关负责 人签发的日期,阿 拉伯数字标注。
与《条例》定义 与2012年《条例》
和要求基本一致。定义和要求基本
用阿拉伯数字标 一致。用汉字标
注。
注。
格式要 素
《条例》
页码 公文页数顺序号。
（印章） ××××年×月×日
批转、转发性通知
XXX转发××××××的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务部门）
《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 ××××××。（具体贯彻意见）
（印章） ××××年×月×日
会议通知金字塔结构思维
2、通报写作模版
××××关于表彰×××的通报
××××（主送单位）： ××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。
××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。 为了××××××（目的），根据××××××（依 据），经××××研究，决定对×××等予以通报表 彰。
• 从3月1日开始，不断有消息称法国电信设备 厂商阿尔卡特很快将把亏损的手机部门出售 给一家中国公司，而这家公司就是南京的熊 猫电子集团。受此消息刺激，阿尔卡特的股 票走势坚挺，日前，当记者向“熊猫”的高 层领导以及通讯业务的相关负责人士求证时 ，对方很坚决地表示：“至少我们不晓得有 这件事存在。”“我没有从我们内部的任何 文件上看到或者从同事那里听到有关收购阿 尔卡特的消息。”
四、中央企业报送公文评价办法
五、公文格式要素划分
（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。 包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线
（二）主体部分：公文最主要的部分。
包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名 、印章和成文日期等要素。 (三)版记
二、新旧办法变化对比：
格式要素
《条例》
原《条例》
原《办法》
份号
有定义。秘密公文 涉密公文应当标注份号。 应当标明份号。标
注于版心左上角。
无定义。“绝密”、 “机密”级公文标 明份数序号。标注 于版心左上角。
格式要素
《条例》
原《条例》 原《办法》
发文机关署名 除纪要外，必须 与《条例》定义 无要求。
主题词
取消。
原《条例》
原《办法》
无要求。
按照上级机关的要求 和《公文主题词表》 标注。
无要求。
公文应当标注主题词。上行 文按照上级机关的要求标注 主题词。
三、新变化口诀：
1、公文格式新国标：《党政机关公文格式》 代替《国家行政机关公文格式》
2、主题词儿不再标：删除主题词格式要素 3、密级紧急左上角： 4、印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 5、成文日期用数字： 6、公文页码不可少：增加页码格式要素