物业管理应用公文写作培训

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守 或周知的事项。
1、特点 （1）任何机关单位都可制发； （2）对一定范围的有关单位和人员发出的； （3）内容业务较强，比较具体； （4）公布对某项事项作出规定或限制，以便一定 范内的有关单位、人员知道，自觉遵守。 （5）可先用公文形式发出，再考虑粘贴或登报。
二、写作要求 通告依据之后常用过渡语“特通告如下”转入 下面的事项部分，而结语则可提出希望、要 求，也可说明执行期限、有效范围
a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层 次序数，如一、二、……，1.、2.、……。 b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。 c.繁琐冗长，多套话。如根据……精神， 在……指导下，在……关怀下等。 d.主语谓语搭配不当。如 ： 人民的生活水平普遍增加了。（提高） 上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解 决和纠正）
1、特点 （1）反映人们日常管理、工作等活动情况的基本内容。 （2）汇报性与告知性。 2、注意事项 （1）陈述性、参考性的文体。 （2）一般属于事务活动的书面记载，交际性质较为弱化。 3、分类 （1）工作报告 （2）情况报告 （3）回复报告
（五）请示 当下级单位（分公司、项目区域或片区物业服务中 心）要向上级单位（公司总部）就某一事项请求上级单 位（或领导）给予指示或批准时，要使用“请示”。比 如，某物业管理项目机构想为防范队员宿舍安装空调， 就要使用“请示”这个文种。“请示”是上行文或前行 文。 1、注意事项 （1）明确受文对象。
问题分析
4.公文标题病误 a.标题缺少行文单位 公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文 种 b.标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。 如《……关于……的规划》、 《……关 于……的总结》。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文 种。如《……关于转发……的方案》。
语言结构和文字方面问题
当公司对重要事项或者重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员、变更 或撤销下级单位不适当的决定事项，并要在公司内部以文件的形式下达时， 要使用“决定”这个文种，“决定”是内行文或下行文。
1、分类 （1）对某些问题做出安排的决定。如表彰决定、 处罚决定。譬如关于授予XXX“先进个人”称号的决定。 （2）对重大行动做出安排的决定。 如：关于公司董事会下达二零一零年度经济指标的决定。 2、写作要求 （1）对某些问题做出安排的决定正文一般要求写得简略 些；对重大行动做出安排的决定，正文要写得详细些。 （2）语言表达方式以说明为主。
问题分析
c.规范性用语不同 报告用“ 以上报告如有不妥，请指示”， “特此报告”等； 请示用“当否，请批复”，“特此请示，请 批复” 。 目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方 面。 1）请示、报告混用 如《关于请公司领导出席XX入伙仪式的报 告》 2）请示、报告并用 如《关于召开区域员工大会的请示报告》
2、写作要点 （1）必须体现鲜明的政策性。 （2）批复应及时，以免贻误下级请示涉及的工作。 （3）如批复内容涉及其他部门，在草拟时即应同有关部 门会稿。
（七）意见
当物业管理公司各部门或各级单位对重要问题提出见解和处理办法时，
要使用“意见”这个文种。比如，公司某项目物业小区最近新搬来几户外 国 人家，他们对物业工作人员的服装颜色有宗教禁忌，针对出现的新情况， 该小区物业服务中心向公司领导提出处理办法，就要用“意见”这个文种。
物业管理应用公文写作培训
主讲：
部门：
学习目的与意义
应用公文是一种与日常生活联系密切，有
固定程序、文字通俗、带有交际性质的实用性 公文。在物业管理活动中，应用公文更是得到 了广泛的使用，而且发挥着重要的作用。 对于物业管理从业人员来说，准确熟练运 用和掌握物业管理应用公文及写作，是一项必 须具备的基本技能。
报告与请示的不同点
一、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关
知晓情况；请示则是为请求指示或批准。
二、性质要求不同。报告属陈述公文，不需要上级回复； 请示属请求性公文，需要上级机关批复。 三、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事 ”的原则，
而报告则“一文数事 ”皆可。
四、正文构成不同。请示是由请示原由、事项、要求 三部 分构成，报告则是由报告目的、事项、结束语 组成。
1）在确定主送机关时，决不能多头主送。受双重领导 的应根据请示事项决定主送一个机关，抄报另一个机关。 2）不同时抄送同级机关和下级机关。 3）不越级请示。
2、请示的格式
（1）标题：标题严密，说明请示的缘由。 如：《关于请求批准购买×××的请示》
改为：《关于批准购买×××的请示》
（2）正文 （3）结束语为请上级机关给以指示。
物业管理企业常用应用公文的文种
决定：适用于重要事项或重大行动做出安排。 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶 属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和 有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的 职务任免和聘用。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 请示：适用于向上级机关请示指示、批准， 一文一事。
意见大体可分为四类： 1、建设性意见； 2、指导性意见； 3、定性意见； 4、工作部署性意见等。
（八）会议纪要 当 公司或公司各单位记载会议情况和议定事项时，或 者公司某项目机构与其他有关组织通过会议形式达成有关 意见，都要用“会议纪要”。如与业主委员会开会的会议 纪要。
1、写作要点
（1）要突出会议的中心和要点，中心突出，脉络分明。
报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意 见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示 事项。
意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
批复：适用于答复下级单位请示事项。 函 ：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和 答复问题。 会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。
（一）决定
问题分析
2.随意请报 “请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意 见”“报告”。随意请报主要有三种情况： a.主送个人，如“x董事长”、“x总经理”。 b.多头主送 ，如“办公室、财务部并品质部” c.越级上报，如“XX昊冠XX公司” 3.公文组成要素不全 a.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。 b.缺附件说明。 c.成文日期不全，如“二O一O年一月”、“01年1月14 日”等。 d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。
一、行政公文
行政公文，是法定机关与组织按照特定的规范体 式、经过一定的处理程序制成，并在特定范围内使用 的书面文字资料；是传达意图、办理公务和记载工作
的一种工具；行政公文不仅适用于政府机关、人民团
体和事业单位，还适用于企业法人单位。 物业管理常用行政公文包括：决定、通知、通报、 报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。
（六）批复
当上级单位答复下级单位的请示事项时，要用“批复”这个文种。 比如，某物业管理项目机构请求购买一辆皮卡车辆，公司对其请示 必须作出同意与否的答复，就要用“批复”。 “批复”是下行文。
1、特点 （1）针对性强。批复的内容应针对请示中提出的问题而 不涉及他事。 （2）明确的结论性和指示性。结论性意见应是明确的， 它必须给予下级具体的指示。
（2）行文要条理化、理论化。 （3）要正确集中会议讨论的意见，不统一、有分歧的意见一般不写 进会议纪要。 2、内容 （1）会议时间、地点、与会人员。 （2）讨论的主要问题。 （3）结果（结论）。
（九）函
当物业公司单位与不相隶属的单位之间商洽工作、咨询和答复 问题，向有关部门（派出所、居委会、供电所）、业主委员会或 其他单位等联系工作时，要用“函”这个文种。 “函”是外行文或 平 行文。
企业公文中常见问题分析
1．文种的误用
主要表现在报告和请示的错用
报告和请示同属上行文，但是性质截然不 同的两类文种。 a.行文目的不同 报告以陈述情况为主， 不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项 为主，要求上级批复。 b.公文内容不同 请示可围绕请求事项 反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况 汇报，但报告中不能夹杂请示事项。
通告与通知的区别
1、通告的对象比较广泛，不特别指那些单位、那些 人；而通知的对象都比较具体。 2、由于通告的对象是泛指的，所以被通告者的名称 可以不写；而通知则必须写接受的单位或个人名 称、姓名。 3、通告一般张贴在公告板上，而通知多在特定范围 内传阅，较少张贴。
当企业在内部要表彰先进、批评错误、传达重要精神或让下级单位 周知某事项的情况时，使用“通报”文种。比如，创建市优小区计划 用 一年的时间，分五个阶段完成，在第一、第二、第三、第四阶段结束 时，要将有关情况让下级各单位了解，就要用“通报”。 “通报”是 内行 文、下行文或后行文。 1、分类 （1）表彰性通报 譬如“关于表彰XX同志积极协助公安机关追捕法 轮功邪教分子的通报”。 （2）批评性通报 譬如“关于某某项目电梯捆人长达三小时责任事 故的通报”。 （3）情况通报 （4）专题通报 2、与通知的区别 （1）让对方了解上级指示的精神用通知，欲以具体的典型事例、 实际情况来教育有关人员用通报。 （2）通报是上级机关下发下级机关，通知可以在平级机关之间使 用。
第一节 应用公文基础知识概述
一、正确使用汉字
二、准确使用词语
三、正确使用标点符号
四、表达要符合规范
五、表达要符合逻辑
公文相关术语
内行文：仅限于独立的组织中传达的公文； 外行文：可在组织外部传达的公文； 前行文：在事情发生前制作的公文；
后行文：在事情发生后制作的公文；
（二）通知：
当公司在内部要转发上级单位和不相隶属单位的公文、宣布实 施某项制度，要求下级单位办理或周知事项、任免人员时，要使用 “通知”这个文种。比如：举办歌咏比赛、任命某人为物业管理项目 区域经理或中心主任等事项，都要用“通知”。 “通知”是内行文、 下行文或前行文，是使用最多的文中之一。 1、特点 （1）适用范围广：上级机关对下级机关、平行机关和不相隶属的 机关之间互相通知需要知道的事宜。 （2）文体功用的晓谕性（晓-告诉有关事项，谕-要求遵守执行）。 （3）行文时间性最强。 2、适用范围 （1）颁布文件 （2）布置工作 （3）规定事项 （4）告知事宜
1、分类 （1）根据公函内容性质分为：函请；函知；函送；函复。 （2）根据公函的运行方向分为：来函；复函。 2、写作要求 （1）公函写作一定要紧扣题目行文，内容要高度集中， 一函一事。 （2）公函的语言要简洁明快，叙述说明清楚，特别是在 语言表达上十分注重分寸感，对不相隶属的机关要以礼 相待，诚恳合作，语气平和委婉。
（四）报告
当下级（分公司或项目区域）要向上级（公司总部）汇报工作、反映情 况、答复上级单位的询问时，要使用“报告”。比如，某个小区的物业管理 费 标准作了调整，会影响到年终结算，物业管理项目机构必须告知公司，公司 必须告知上级单位（如董事会），都要用“报告”。“报告”是内行文、上 行文 和后行文。
通知大体上可分三类：
1、指示性通知 用于发布规章制度、阐述政策、布置工作和答复下
级单位询问等，带有指令性，需遵照执行。
例通知 用于发布需要下级单位周知的情况。常应用于任免
人员，设置、撤销或合并机构，扩展、缩小或终止有关组织、机
构的某些职权，启用或更换印章、地址，召开会议等。 例如：《关于召开二零一零年上半年经营活动分析会的通知》。 3、转发性通知 用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。 例如：《关于贯彻〈南宁市政府关于创建文明城市的决定〉的通 知》。
上行文：属内行文，且是向上级报送的公文； 下行文：属内行文，且是向下级发送的公文；
平行文：在各独立组织之间传递的公文。
第二节
物业管理应用公文的类型
通用的应用公文可分为行政公文、事务公文、会议公文、 制度公文、礼仪公文、经济公文、其他日常公文和司法公文等八 大类几十种。 物业管理行业属于第三产业，是服务行业。因此，在制作和 使用各种公文时，既要符合通用公文的一般格式和特点，又要突 出服务的特性。