第4章 办公中的数据分析

4.2.3 函数应用的基础知识
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4.2.4 数组公式及其应用
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4.2.1 公式输入规则与编辑操作
1．公式的输入 2．公式的运算符及其优先顺序 3．公式的修改 4．公式的移动和复制 5．让工作表中的所有公式快速现身
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4.2.2 公式中单元格的引用方式
1.按照引用的绝对与相对关系划分
3. 数组公式的应用举例
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4.3 数据的排序与筛选
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4.3.1 数据库表格的特点
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4.3.2 数据排序的操作
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4.3.3 数据筛选的操作
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4.3.1 数据库表格的特点
Excel数据库表格具有以下特点： （1）数据库是一个数据区域，该区域的首行是一些描 述性的词组，表明相应列的数据性质及数据类型，这一 行称为数据库的结构名，其中每一项称为字段。
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4.1.5 选择型粘贴的操作与应用
大家对“粘贴”都很熟悉，但对于 “选择性粘贴”， 可能容易忽视对其的应用。所谓“选择性粘贴”，就是指 把剪贴板中从其他位置复制过来的内容，按照操作者指定 的粘贴要求和规则，将其粘贴到目的工作表中的指定位置； 而“粘贴”操作只是原样不动地将在源位置复制的内容， 粘贴到目的工作表中的指定位置。
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4.5.3 多工作表数据的合并计算
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4.5.4 数据透视表的创建与应用
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4.5.1 利用函数进行的数据汇总
1.利用SUMIF函数实现单个条件的数据汇总 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和， 其语法格式如下： SUMIF（条件判断区域，条件，求和区域） 可以看出，它需要三个参数，其中的条件形式可以是数 字、表达式或者文本，例如条件可以表达为：50， ">5000"，"数码相机"（注意其中的引号需要是英文引号） 等等。
（2）按照前面介绍的公式输入规则，输入公式的内容。 （3）公式输完后，按< Ctrl+Shift+Enter>组合键，结 束操作。
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4.2.4 数组公式及其应用
2. 数组公式的编辑修改 数组公式在编辑方面，与一般公式的一大不同之处
在于：不能单独对数组公式所涉及的单元格区域中的 某一部分进行复制、删除、剪切、清除或者移动等操 作。
（2）同一字段的取值（即Excel数据库的相同列）类型 相同。
（3）数据库中的每一行称为一个记录，一个记录代表 一个客观事物的各种数据特征。
（4）在多数情况下，数据库还应该有一个条件区域， 可用作数据库函数的参数。
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4.3.2 数据排序的操作
1．Excel中数据排序的基本规则 排序有升序或降序两种方式。
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4.1.3 对输入数据进行有效性审核
【例4-4】如图4-3所示，为灵锐科茂公司销售人员的信息表。 根据公司薪酬政策，基本底薪应在2000元～5000元之间。为防 止数据输入错误，需为其设置输入有效性条件。
图4-3 需要设置“数据有效性”的数据表格
下面以该项设置为例，详细介绍“数据有效性” 的设置方法。具体步骤如下：
（5）在“出错警告”选项卡中， “样式”下拉 列表框选择“停止”，“标题”下的文本框中输入“数 据错误”，在“错误信息”下的文本框中，输入“底薪 数据超过可能
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4.1.3 对输入数据进行有效性审核
范围,请核对!” 。 （6）在“输入法模式”选项卡中，“模式”下拉列表框中， 选择“关闭（英文模式）” 。这个设置是在输入数字时， 自动关闭中文输入方法。
SUMIFS函数是Excel2007中新增加的一个具有一定特色的 数据汇总函数，它解决了SUNIF函数只能设置一个条件的局 限性，而是可以设置多个不同的条件。
设计即可。
4. 实现具有多个关键字的复杂排序
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4.3.3 数据筛选的操作
1.自动筛选的操作方法与应用实例 2. 自定义筛选的操作与应用实例 3. 自动筛选与自定义筛选功能总结 4. 高级筛选的操作与应用实例
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4.4 数据图表的制作
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4.4.1 数据图表的类型介绍
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4.5.1 利用函数进行的数据汇总
2. 利用SUM和IF函数联合实现多条件汇总
SUMIF函数只能根据一个条件进行求和，如果要实现对两 个以上的条件求和，在Excel2003以及以前的版本中，必须通 过使用SUM函数和IF函数的组合操作来实现。
3. 利用SUMIFS函数实现多重条件的数据汇总
2.数据图表优化的操作方法
❖ 方法一: 直接操作法 ❖ 方法二:右键菜单法 ❖ 方法三:命令按钮法
3.对按下<ALT+F1>组合键快速生成的嵌 入式图表优化设置
（1）图表类型的更改。 （2）对分类轴和图例“行/列切换”。 （3）调整图例的位置。
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4.4.3 数据图表的格式优化
2. 使用工具按钮对数字单关键字排序 按单个关键字排序就是根据数据表中某一列内容进行 排序，包括“升序”和“降序”两种方式。
3. 利用菜单法对汉字字段按笔画进行排序
Excel中对数据库中排序的第二种方法就是“菜单法”， 操作时，只要运行“数据”→“排序和筛选” →“排
序”按钮，然后在随之出现的对话框中进行相应选项
1.利用<F11>功能键创建独立工作表图表 2.利用 “插入图表”按钮创建嵌入式图表 3.选取不连续数据区域制作数据图表
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4.4.3 数据图表的格式优化
1.数据图表的各个组成部分名称 下面图4-5标注了数据图表各个部分及其名称。
数值轴 数值轴
标题 系列
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销售额
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4.1.1 常见类型数据的输入要点
3．日期和时间的输入
日期输入格式可为 “年/月/日”、“年-月-日”、“月/日”、 “月-日”，其中年还可省略世纪位。
4．分数的输入
对于分数，在输入可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数 字“0”和空格。
5． 特殊符号的输入
特殊符号（如※，◎等）的输入有两种方法，一是运行“插
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4.1.5 选择型粘贴的操作与应用
选择型粘贴的典型应用: 1．复制公式的计算结果 2．利用选择性粘贴进行数据运算 3．利用转置功能来实现表格行列的互换
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4.2 公式与函数的应用
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4.2.1 公式输入规则与编辑操作
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4.2.2 公式中单元格的引用方式
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（4）设置数据坐标轴字体格式并放到上面。
5.数据图表的数据内容更新
(1)数据图表智能更新。 (2)向图表添加数据。 (3)从图表中删除数据系列。 (4)重新选择构成数据图表的数据。
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4.5 数据汇总与透视分析
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4.5.1 利用函数进行的数据汇总
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4.5.2 数据库表格的分类汇总
春节期间各类图书销售柱形图
250000 200000 150000 100000 50000
0
25日
电子信息类 交通旅游类
26日 27日 28日
财经管理类 休闲读物类
29日 30日
月份 卫生保健类 教材考试类
图4-5 数据图表各个部分的名称
图表标题 图表区 绘图区
分类轴 分类轴标题
图例 32
4.4.3 数据图表的格式优化
（1）选择需要输入基本工资数据的区域。
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4.1.3 对输入数据进行有效性审核
（2）单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令下 面的箭头，从出现的下拉菜单中，选择“数据有效性”选项， 打开 “数据有效性”对话框，如图4-4所示。
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图4-4 设置有效性条件
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入”→“文本”→“符号”命令，从打开的“符号”对话框中选 择输入，如图4-1所示；二是运行“插入”→“特殊符 号”→“符号”中选择输入，或者单击其中的“更多”按钮，打 开如图4-2所示的“插入特殊符号”对话框，从中根据需要切换 不同的选项卡，并可以方便地选择需要的符号。
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4.1.1 常见类型数据的输入要点
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4.1.3 对输入数据进行有效性审核
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4.1.4 下拉式列表选择输入的设计
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4.1.5 选择型粘贴的操作与应用
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4.1.1 常见类型数据的输入要点
1．数字的输入
对身份证号、电话区号、邮政编码等不参与运算的数字，为 保持其原貌，要设置为文本型数据输入。
2．文本的输入
如果需要在某个单元格中显示多行文本，可以将光标移到需 换行的位置，然后按下<Alt+Enter>组合键，即可实现强制换 行；另外，先选中单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中 选择“设置单元格格式”项，最后在弹出的“设置单元格格式” 对话框中，单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框， 可以实现单元格中文本的自动换行显示。
对各类函数的功能进行了描述。
4. 函数的输入
❖ 借助函数向导输入 ❖ 手工直接输入函数
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4.2.4 数组公式及其应用
1. 数组公式的输入 数组公式与一般公式不同之处在于它被括在大括号{ }
中，其输入步骤如下：
（1）选中一个单元格或者单元格区域（要根据数组公 式的返回结果来确定）。
4.1.3 对输入数据进行有效性审核
（3）在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表选 择“小数”，“数据”下拉列表中选择“介于”， “最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和 “5000” 。
（4）在“输入信息”选项卡中， “标题”下的 文本框输入“请输入底薪”，在“输入信息”下的文本 框中，输入 “请输入该人员的基本底薪(2000-5000之 间)”，“选定单元格时显示输入信息”复选框保持默 认的选中状态。
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4.2.3 函数应用的基础知识
1．函数的基本结构
❖ 函数名 ❖ 括号 ❖ 参数表
2． 函数的调用
❖ 在公式中直接调用函数 ❖ 在表达式中调用函数 ❖ 函数的嵌套调用
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4.2.3 函数应用的基础知识
3．函数的类型 在Excel中有几百个函数，可分为11大类，教程表4-2
图4-1 “符号”对话框
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4.1.1 常见类型数据的输入要点
图4-2 “插入特殊符号”对话框
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4.1.2 几种常用的快捷数据输入方法
1. 建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速录入 2. 带零和小数位数据的快捷输入 3. 有一定规律数据的序列输入方法
❖ 拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据 ❖ 根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据
（7）最后单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框 即可。
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4.1.4 下拉式列表选择输入的设计
所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉 列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选择 输入。本节介绍利用数据有效性创建下拉式选择列表的方 法。这种方法，其实通过利用“数据有效性”的“序列” 设置来达到建立下拉列表的目的。
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4.4.2 数据图表的创建方法
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4.4.3 数据图表的格式优化
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4.4.1 数据图表的类型介绍
1.最常用的四种数据图表
❖ 柱形图 ❖ 条形图 ❖ 折线图 ❖ 饼图
2．其他常用图表类型
❖ 面积图
❖ XY散点图
❖ 圆环图
❖ 雷达图
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3．数据图表类型的选择原则
《办公自动化实用教程》
（第三版）
第4章 办公中的数据分析
本章目录
4.1 数据的输入与编辑 4.2 公式与函数的应用 4.3 数据的排序与筛选 4.4 数据图表的制作 4.5 数据汇总与透视分析
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4.1 数据的输入与编辑
1
4.1.1 常见类型数据的输入要点
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4.1.2 几种常用的快捷数据输入方法
❖ 相对引用 ❖ 绝对引用 ❖ 混合引用 ❖ 三种引用的快速切换
2. 跨表格单元格引用的三种情形
❖ 引用同一工作薄的其他工作表中的单元格或区 域
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4.2.2 公式中单元格的引用方式
❖ 引用同一工作薄多张工作表的相同单元格或区 域 ❖ 不同工作薄之间的数据引用
3.单元格引用的应用举例
制作图表时，类型的选取必须与源数据表内容 以及制作目的相结合。比如：
➢ 要制作某公司上半年各月销售变化趋势，最好 用柱形图、条形图或折线图；
➢ 用来表现某公司人员职称结构、年龄结构等， 最好用饼图；
➢ 用来表现两个量之间对应关系，最好用XY散点 图。
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4.4.2 数据图表的创建方法