苏州市公证档案整理规范——苏司〔2016〕191号

苏州市公证档案整理规范

为加强公证档案管理，有效保护和开发公证档案资源，提升苏州公证法律服务水平，根据《中华人民共和国档案法》、《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》以及公证机构的实际情况，特制订《苏州市公证档案整理规范》。本规范适用于公证档案的收集、归档、整理。苏州地区公证机构必须严格按照本规范的要求，认真做好公证档案立卷整理工作。

第一条公证档案的分类

公证档案按照年度—公证档案业务种类—保管期限的方式进行分类，不允许按照公证书号进行分类，在分类前做好公证书号的登记，公证书号以季度为单位向公证处领导报告缺号情况。

苏州公证档案按业务种类分为5大类，具体编制如下

第二条公证档案归档范围与保管期限

公证档案是公证机构从事公证业务活动而直接形成的文字、图表、声像及物品等各种形式的历史记录，包含在公证办理过程当中产生的各种证明材料，谈话笔录、来往公文、调查材料等。以下材料属于不归档的范围：

（1）办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函等；

（2）没有参考价值的信封；

（3）其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿；

（4）未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）；

（5）不属于公证业务范围的人民来信等。

公证档案按照具体公证事项划定档案保管期限，具体保管期限表见（附件一）。同一案卷中涉及多个公证事项的，按保管期限最长事项确定保管期限。

第三条公证档案的整理

公证档案应当由公证事项承办人在公证事项办结后及时收集齐全，移交公证处档案室，集中进行整理。公证档案应在公证事项办结后三个月内完成整理归档工作。归档的文件材料应齐全完整、签署完备，保管期限划分准确。

1．文件的修整

公证档案在装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。对已破损的材料要进行修补或复制，复制件放在原件后面一并归档。去除文件材料中易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。装订部位过窄或有字迹的材料，应当用纸张加衬边。幅面过大的材

料，应当按A4大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件（复制件）。需归档的信封应当保留原件，打开展平并保留邮票（戳）。文件材料的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

2．公证案卷卷内文件排列顺序

同一咨询受理号产生的公证档案独立组卷，卷内文件排列顺序：

（1）案卷封面；

（2）卷内目录；

（3）公证书正文；

（4）公证书签发稿；

（5）公证申请表；

（6）当事人的身份证明；

（7）受理通知单（回执）；

（8）告知书；

（9）当事人提供的有关证明材料；

（10）当事人申请证明的文书材料原件，如遗嘱、合同、委托书等；

（11）接待当事人的谈话笔录；

（12）公证处审查、调查所取得的证明材料；

（13）其他有关材料；

（14）公证书发送回证；

（15）缴款凭证；

（16）附件袋（光盘、U盘等存储介质）；

（17）备考表。

卷内文件经过系统排列后，应当从卷内目录后的第一页开始，在有文字页面的正面右上角或者背面左上角用阿拉伯数字逐页连续编写页码，可以用打码机进行打码，也可以用黑色水笔手写。案卷封面、卷内文件目录、附件袋、备考表不编页号。

3．编制卷内文件目录

按照卷内文件排列顺序逐件填写卷内文件目录，置于卷内首页之前。（卷内文件目录样式见附件二）

4．编制卷内备考表置于卷末

卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。（卷内备考表样式见附件三）

5．编制案卷封面

案卷封面置于卷内文件目录前，所列项目要用打印机打印且所有内容逐项填写准确、清晰。（案卷封面样式见附件四）6．装订

公证档案以卷为单位采用三孔一线装订法，装订应当整齐、固定，不压字迹，便于翻阅。打孔采用“电钻、打孔器”的方式，孔的直径不超过3mm，不允许使用其他装订方式。装订完成之后在案卷背面装订线打结处贴上封条，封条要完全覆盖三个装订孔，可以利用不干胶提前印制好，贴好封条后再在骑缝线上加盖红色封条专用章，封条专用章的内容为“xxx公证处案卷封条专用章”。（封条、封条专用章的规格样式见附件五）

7．编制档号

公证档案档号结构为：全宗号—类别号—年度—案卷顺序号全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号。

类别号：根据公证业务系统标识，采用业务种类序号+保管期限代码（保管期限代码1为永久、2为长期，3为短期），中间用点隔开，例如国内民事永久保管案卷类别号为：1.1。

年度：公证事项办结年度。

案卷顺序号：按照公证档案案卷整理完成时间顺序编年度小流水号。

8．装盒及档案盒封面脊背填写

将公证档案案卷按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及盒脊。不同年度、业务种类、保管期限的案卷不能装入同一个档案盒。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度统一设置为40mm。档案盒应采用无酸纸制作。（档案盒封面样式见附件六，盒脊样式见附件七）

9．公证档案案卷目录编制

案卷整理完后，可根据需要编制案卷目录，具体样式参见附件八。

第四条公证档案的排架

公证档案整理完毕装盒后，应按年度—公证档案业务种类—保管期限的分类方法，每年形成的档案按公证档案业务种类依次上架保存，排架方法应避免频繁倒架。

第五条本规范由苏州市司法局、苏州市档案局负责解释。

第六条本规范自2017年1月1日起执行。

附件一：

公证档案公证事项保管期限表

附件二：

公证档案卷内文件目录样式

卷内文件目录

1．卷内文件目录可以按照上表集中印制。

2．页次:填写文件材料在本卷内的起始页号，最后一份文件填写该件的起止页号，用黑色水笔手工填写。3．备注：填写需要特别说明的情况。