办公自动化系统设计方案

办公自动化系统设计方案

一. 创业园及各部门工作内容简介

留学生创业园是广州市政府于1999年成立的，创业因为留学人员回国创业的高科技产业的孵化器，为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策，以及创业咨询、投资、融资、市场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面的扶持服务。共同办公的部门有：招商部、

拓展部、物业部、财务部和办公室五个部门。招商部作为创业园的主要业务部门肩负着双重的责任：经常需要向公司领导部门提供各种不同的报表、以及项目管理工作；拓展部主要负责企业入园以后的作为一个重要的商务部门；物业部主要负责公司的物业管理：入住、返园手续办理、房租、水电、押金、履约金、工程装修管理等工作；财务部主要是负责款项的收取，财务状况说明，以及提供资金流向说明：办公室主要是对公司整体情况的掌握。

目前没有一套完善的系统可以对创业园的所有工作进行管理，并能提供灵活的接口，协同办公，这样给各个部门带来大量的不必要的重复性文字录入工作，工作进展的不协调，各部门沟通不及时等等问题，这些问题制约了创业园的发展和工作效率的提高。

由于创业园的以上问题原因，以及多个部门之间存在着的业务往来接口较多，纸张文档的传递使工作效率底下，不能及时、有效、安全的传递商务信息，以及数据资料的重复录入占用了大量的人力物力，没有将目前创业园已经完善的计算机网络利用上，闲置、浪费了现有资源。

二. 创业园信息化建设目标

信息化建设目标：用现代化的手段将所有项目资料管理起来，实现项目资料电子化管理，任意生成各种报表，为领导及时提供战略决策依据；重组和优化业务流程，用计算机网络来对部门之间的业务往来进行电子化传递和管理。运用信息技术对企业的物流、资金流、信息流进行有效的控制与管理，降低企业营运（人力）成本，优化管理，提升形象。

具体内容是：

1、Intranet技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室的内部通讯网络平台；

2、建立创业园内部业务流程管理系统，实现对入园企业（项目）在立项、入园、日常管理和毕业出园的企业信息流管理；

3、建立拓展部的数据资料管理系统：国家级项目资金、财政资金、除财政之外的资金等分开记录处理，以及企业设备、人员进场、纳税记录等；

4、建立物业管理数据库，对企业入园手续（资料及流程）进行管理：押金、约金支付、水电表初试抄录、钥匙管理、房租、水电费收取、装修方案、装修押金管理，缴费通知单打印，滞纳金管理，以及退园管理等；

5、建立财务部流水帐管理系统，以及进园押金收取，押金管理，滞纳金管理，建立退园管理资金处理、往来处理；

6、建立办公室流程管理系统，对办公室日常工作进行管理；

7、建立符合创业园物业部、招商部、拓展部和办公室内部工作流程的管理系统，实现对商务资料统计、核算，财务核收，物业管理、信息收集，拓展部资料管理等数据的自动转接信息化管理，并通过项目管理实现创业圆项目报表汇总；

8、实现企业邮件通讯、信息共享、信息交流、内部审核工作流管理和业务报表查询，实现电子商务无纸办公。

三. 创业园信息化建设规划

针对创业园的管理特点，从入园企业（项目）管理和部门阅业务流考虑，提出企业信息化

先以商务信息化为基础，通过商务信息化的成功实施，逐步向企业信息化推进。我们建议以商业管理为核心，财务管理、物业管理系统为主，拓展部，办公室为辅助的业务流为基础平舍的信息化管理系统。

根据市场多年的企业信息化经验，企业信息化系统的建立按照“整体规划、分布实施”的指导思想开展。创业园可以以招商部管理信息化为先锋，分阶段实现企业信息化。

创业园信息化整体规划如图1所示：

四. 创业园信息化实施步骤及费用

1、项目分析及软件规划

对创业园各个部门的工作流程，工作内容以及需求收集阶段，我方提供免费信息咨询及信息化方案规划；对创业园各个部门需要的软件结构、功能进行按需分析规划阶段，提供免费服务，并提供软件规划方案，时间：5个工作日；

2、软件编写

双方签约后立即进入软件编写阶段，时间：45个工作日

3、安装调试

将软件安装在各个相关部门，并进行调试，进入试用阶段，时间25个工作日；

4、软件应用及修改意见收集

软件安装后的正式使用过程，需要相关部门协同指出软件系统中的不足之处问题找出，并提出改进的需求，时间：5个工作日到15个工作日；

5、软件二次开发

根据软件改进需求修改，完善软件，时间：5个工作日到10个工作日

7、售后服务

接收二次开发后的软件，免费提供第一年的系统维护与技术支持（以后每年的维护费将按合同额的20%收费）。

8 、全部费用

以上全部周期3个月，费用合计30000 元。

五. 创业园招商部信息化建设效益分析

从创业园的需求看，信息化建设必须从创业园业务体系的基础出发，进行总体设计和规划，分阶段有计划有步骤地进行实施，使制搁经营管理存在的工作流、资金流、物流和信息流得到全面有效地管理。锐锋科技工作室将以招商部的内部业务流程管理系统为先锋，在将来做好创业园的全面信息化解决方案，组成创业园整体信息化应用体系。

创业园通过实施信息化管理系统，下面对招商部的内部业务流程管理系统效益进行分析：招商部的入园企业（项目）管理系统将全面管理目前创业园的所有入园企业（项目）资料，并能随时提供各种领导需要的报表，使招商部从日常繁琐的低价值工作中解脱出来；

拓展部对不同性质资金项目的管理，资料统计；

财务管理，以此来对招商部的项目款项数据，进行核实和作为收款，催收，罚款依据，为作好基础；

利用物业管理系统作为招商部的信息收集平台，进行管理费、租金催收，水电核查的工作部门的基础数据收集以及进出口业务管理；

将整个项目各个相关管理部门组建成一个整体，各部门协同办公，建立企业级Intranet /Internet 通讯平台, 实现无纸化、信息化办公；

结束语

创业园目前正处于飞速发展期，信息化运作已是迫在眉睫，创业园在此关键时刻，适时提出以信息化促进发展。但目前公司信息化建设中，创业园更重要的是针对公司的具体情况，制定出适合公司运用的管理系统。

选择一套好的信息化管理系统，不但增强基础管理的规范性和计划性，而且可以提高公司的工作效率，以及创业园的整体核心竞争力，将更有利于创业园今后的快速发展，通过企业信息化系统提供分析数据，为创业因高层管理决策提供有力的依据。因此，通过ET的手段，利用企业信息化系统完善企业内部管理，对创业园的发展具有战略性的意义。