公文的形成

公文的形成

公文的形成有其独特的方式，就是：法定的机关、法定的作者，依照法定的权限，依照法定的程序，使用法定的文种，依法办事、依法办文，从拟稿、核稿到会签、签发、缮校、封发等各个环节都离不开运作轨道。

1、拟稿就是草拟公文。草拟公文是一项非常细致的文字工作，又是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。

拟稿一般要经过准备、起草、修改三个阶段。准备阶段，主要是领会领导意图，明确行文目的、制文原委，弄清行文关系、行文形式，正确选用文种、公文格式，明确公文主旨，确定主题，准备材料；起草阶段，包括列出提纲，明确先写什么、再写什么、最后写什么，每个层次的中心及每个段落的段旨，还要明确在什么观点下使用哪些实际材料，然后才落笔起草。修改阶段，是指

在拟写好正文之后，再依据领导意图、行文目的，对自己所写的文稿进行修改。修改完毕，即为定稿。

拟稿必须注意：

（1）必须使用《公文发文稿纸》做首页（有的机关使用好几种不同功用的公文稿纸，如发文稿纸、联合发文稿纸、函件稿纸、请示件稿纸、承办文件稿纸、便函稿纸、人大建议办理稿纸、政协提案办理稿纸等，要注意正确选用），首先按格式填写好必要部分后才开始拟写正文。

（2）必须使用钢笔或签字笔或毛笔书写，定稿稿纸要留存为档案材料。

（3）要签上拟稿人姓名和日期。

《发文稿纸》样式如下：

XXXX发文稿纸

2、核稿也称“把口”、“把关”，就是

文件起草成形，送交领导人审批签发之前，对文件的观点、文字、内容、体式所做的全面审核工作。大的单位，设有专职的核稿人员，一般机关没有专职核稿人员，即由科室领导人核稿；职能部门负责起草的文稿，其办公部门的负责人还必须对该文稿进行把口。

把口是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟写的以机关名义制发文件的文稿，送领导审批前，从政策、措施、手续及体式、文字、提法等方面所进行的审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取退、补、改三种办法加以处理。

审核工作主要着重以下七个方面：①是否需要制发文件；②是否符合国家法制要求；③是否体现了党和国家的方针、政策和上级要求，有无

矛盾之处；④措施是否妥当，办法是否行之有效；⑤结论是否正确，论理是否符合逻辑；⑥结构是否合理，语言是否符合语法和公文的特点；⑦文件的体式是否合体，特别是行文格式是否符合党和国家的规定。

3、会签凡公文内容涉及到其他部门

职责范围，需要该部门对公文内容负责的，便需要该部门的负责人对公文草稿进行审阅，或提出修改意见，经其认可后，在会签栏上签上姓名和日期，以示负责，这叫做“会签”。

会签有两种情况：一种是本机关内部的有关部门须对本文件负责的会签；另一种是不同机关须对本文件负责的会签（这种会签一般是不同的平级机关联合发文的会签）。

会签后，由主办部门负责人送机关领导签发。

4、签发是指发文机关领导对文稿最

后的核准签字。

按规定，以机关名义发出的公

文，都要送机关领导审阅签发，其中重要的或者涉及面广的，应当由正职或主持日常工作的副职签发。会议通过的文件，经授权可由文书部门负责人签发。文件经过领导人核准签发即成定稿，产生法律效力。

签发文件人应写上自己的姓名，不能只写姓而不注名，并应注明签发的时间，以示负责，便于考查。被主要负责人授权代行签发的文件，代签人应在签发人姓名右测注明“代”字。

5、缮校、封发文件经领导签发后即送

交印制部门印制，进入制发阶段。通

过缮印、校对，才成为正式文件。文

稿送印前要注明缓急和密级标记，确

定印制的份数，编好发文字号，以便

一并缮印。

缮印和校对工作，是文书处理工作的重要组成部分。这些工作做得好

坏，直接关系到文件的处理速度和准

确性。

文件印制好后，还须盖上机关印

章。盖了印章的文件才生效。