有效沟通实战训练

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有效沟通实战训练

教材中所有的人物、事件及故 事,纯属虚构,如有雷同,纯 属巧合。
角色说明

你,是新上任的主管,有5位部属。欧阳是你
的上司,他管辖六个和你一样的单位。上任之 前,你已体会到他是一位非常优秀与友善的上 级,因而很敬佩他。在他领导下,你领悟了成 为主管人员的每一事项。他会视情况的需要, 而对你采取民主、尊重、沟通协调的管理方式。 他的判断正确、公平且有弹性;同时,绝不疏 忽公司的目标。最重要的,他知道如何处理人 事及激励员工。
3.2 知易行难

状况 小丘在聆听你给予有关工作计划的说明时,呈现出十分有信 心,跃跃欲试的模样。但是,实际采取行动时,确有知易行 难的 ,所以,他开始失去了耐心。此时,你会如何?
A、肯定他的努力,并提醒他多些耐心。 B、肯定他的努力并针对他的困难处,给予更详细地示范, 鼓励他再多试试。 C、肯定他的努力,但顺其自然,因为任何初学者都会面临 [学习幻灭]的现象,他必须自行克服此问题。 D、赞美他做得不错的地方,以便他建立信心。 E、肯定他的努力,并尝试减轻一些来自于你所给的压力, (例如:允许他依自己的想法去做,让他休息一下…)以令 其适应新状况。
小丘 ,

在你底下做事已将近半年多了,他常因做事匆 忙而显得草率且错误百出。他聪明的能举一反 三,但却常犯相同的错误。他刚愎自用、拒绝 认错。当他犯错时,他就推诿责任、怪罪他人 或将其掩饰。所幸至今他所犯的错还没有情节 重大者,但你仍然为他操心。小丘个性孤独, 你是他唯一想亲近而有话可谈的人,不过,如 果你采信了他的话,他就会相当自豪。



4.3 引起抗议


状况 当小简提出这个请求时,你为顾及对老苏的信用而未及时的 终止他的特殊请求,而在他享用完你所给予的特权后不久, 在你为一个项目召开的职员会议中,引发小范语带不满的为 此事向你提出抗议,认为你不公平。此时,你会如何: A、承认你此次准许老苏特殊请求所造成的错误,为此向大 家致歉。 B、说明为维持你的信用,同意老苏特殊请求的立场。 C、认为他表达不同意见的态度,但告诉他,所陈述的看法 与会议主题无关,你将于会后处理他的意见。 D、征询大家的意见,求取一个共同认同的解决方案,以为 处理以后类似事件的依据。 E、说明只要是合情合理的请求,你都会以公平的原则加以 处臵。



2.2 屡劝不听

状况 小丘屡犯错误,你百般的劝导总是无效。所以你决定约小丘谈谈。 你应该如何开始呢? A、以自己过去的工作经验,与他分享在错误中学习的心得,再 一次地鼓励他。 B、与小丘摊牌,将问题说清楚,以令其知道问题的严重性。 C、开始时,以小范将会怎样处理类似问题为例,暗示小丘应该 如何处理才是正确的。 D、开头先肯定他的努力,使他能放松心情,再将话题引入正题。 E、开始时,展现他以前错误百出的记录,以令其知道问题的严 重性。

3.1 辅导行动




状况 小丘之所以屡犯错误的原因,经由你实施工作绩效管制后, 你发现主要来自于在他着手工作前缺乏有效的规划。你决定 对他采取一些辅导行动。 最好你是: A、先让他针对某项工作拟定计划,之后你为他调整及指正。 B、先为他安排参加有关工作计划的训练课程。 C、先请他自行研修一些有关工作计划的管理书籍或文章。 D、先请他与其他对工作计划能力较强的同事一起从事某项 工作,嘱咐他多加观摩别人的做法。 E、先为他说明某项工作在规划时必须考虑的因素,并提供 实际的示范,令他有步骤地跟着试作。

4.2随后跟进

状况 小简已经知道老苏提早十五分钟下班的异常举动。他也向你提 出一个请求:希望你能把他的工作时间,从上午九点到下午五 点调至上午九点半到下午五点半。如此一来。他每天就可以载 他妻返下班。处理这个问题,最好的方法是:
A驳回他,并向他说明工作时间的规定。 B驳回他,但只要有类似老苏的例外状况,你会加以考虑。 C驳回他,同时终止对老苏特别的请求。 D建议他先另做安排,如果行不通,你会进一步与他研究其它可 行的方法。 E驳回他,并说明他的需求与老苏的情不同之处。
小简 ,

是一位令人厌烦而讲话单调的人,他除了适合 他所做的工作外,乏善可陈。他最显著的特性 是「沉着」,他独自缓慢但不休息地工作,此 种特性虽然可靠,但并不聪颖,无法独立作业。 他喜欢依赖你来做些他想做的事,因此,他需 要就近地加以督导。小简非常顾家,因此他常 常以这些原因向你请假。他曾经采取过一些上 进的行动,不过仍无明显的提升。他似乎已承 认他自己能力有限;同时,他满足当今所谓的 一切努力。




1.2 调查真相

状况 如果你决定找小胡谈谈,看他是否有想攻击你的事实。最好 的方法是: A、以假设性的问题请教他,一旦他遭受别人在背后攻击, 他会如何处理? B、以最近某件事为例,鼓励他提出建议,倾听他的意见, 以作为判断的依据。 C、直率地询问他,你所听闻的事情(但不提小丘),问他 是否是真的? D、为你最近受到别人在背后攻击的困扰(但不指名道姓), 请教他的意见。 E、关心他最近的工作情况,并询问他对小丘的评价?
1.3 强烈反击

状况 由于你将小胡当作离间的人,所以在与他讨论时,他 表现的非常不耐烦,而采取一种攻击性的姿态,谴责 你强加罪名于其身。你应该:
A、把小丘叫出来,让他与小胡当面对质。 B、为你的行为向他道歉,并结束讨论。 C、不为小胡的情绪所动,纠正他与你谈话的态度。 D、结束讨论,但表示你不希望有类似离间的事情再次 发生。 E、询问小胡,有关他最近与小丘相处的情形。

百度文库 2.3 对症下药

状况 你与小丘约谈的目的之一,是想知道有关他屡次犯错的真正 原因。但很不幸,你一无所获。可是,你仍然须对他的问题有 所解决.你应该:
A、给小丘一个严重的警告,并指出他的后果。 B、让小丘知道,如果再屡次犯错下去,他会因过失而减少 升迁发展的机会。 C、提供小丘适当的训练机会,学习一些防错的技巧。 D、对小丘采取一套绩效限期改进计划。 E、调整小丘的工作,以避免再发生错误。
5.2 工作低落



状况 小胡向你请调部门未获准之后,他的工作情绪和工 作效率都显著地减低。此时,你最好是: A、不管他,等他再次主动提及请调部门的时候, 再要求他改善工作情绪与产量。 B、与他议调部门之事,但只有在他的工作态度转 好,效率也有改进时,你就允许他调换部门。 C、对他最近工作状况的变化表示担心,询问他要 调换部门的真正原因。 D、向小胡分析,他如此反弹是不智的举动。 E、不主动提及调部门之事,只询问他最近工作产 量显著减少的原因为何?
小胡 ,

他与你大约同一个时期进公司,在部门内颇受大 家尊敬,这是由于他的自主性与人格的关系。小 胡以前在工作时利用晚间时间完成自考,目前还 在外边接受自考教育,常常要求公出参加训练, 而且不断地帮助同事。小胡以前是校篮球校队成 员,重视团队精神,所以小胡很喜欢「NBA」, 尤其在球季时你觉得他花费太多时间用于闲聊。 如果他能更专心地从事工作,少花一些时间讨论 篮球及开玩笑,那么他的工作效率将大有改进。 撇开这些无关紧要的问题不谈,小胡的未来仍然 是大有可为。
小范 ,

是一位急性子,在公司约一年多的时间,才华 渐露。他的特征是思考敏捷、工作认真、积极 上进。事实上,他的「积极上进」偶尔也会令 你望而生畏。小范似乎很快就可获得升迁。你 上任的第一天,他就问你有关他未来的机会。 他对每一个机会都很在意,而不厌其烦的问你: 他何时才能得到那个职位?如何才能得到?他 对工作的憧憬与期望很理想化,自我意识很强、 年纪轻,为人又不够成熟。但是他的学习能力 很强,不断地自我进修。他忠诚度不够,无法 承受压力。

4.1 特别请求

状况 老苏最近向你请求,由于老人回乡下,他希望在下两个月中 每星期四提早十五分钟下班到幼儿园接孩子。而在你的职权 下,你是有权视情况而准许的,此时,你应该:
A、准许他,不过须在其他职员没有提出异议的情况下。 B、婉转地驳回他的请求。 C、跟他商量。假使他能在准备提早下班的那天,也能提早 十五分钟上班,那你就可特别批准他。 D、原则同意,不过是要在没有其他办法的情况下。 E、与他协议,只要他全力超越目前手边某项工作目标后, 你会特准他,以为激励。

1.1 打小报告

状况 小丘向你打小报告,并且说是为了你自己的利益而来告诉你的。他 说,小胡常在背后向其他同事发表一些不利于你的意见,并言之凿 凿。此时,你应该: A、告诉他,你不介意他所说的,但对他在别人背后道人长短的行 为提出纠正。之后,你回私下观察小丘的言行。 B、谢谢他的好意,并告诉他,你不介意他所说的事。之后,你会 观察小胡的言行。 C、告诉他,你早已听闻过他所说的事情,不过仍然谢谢他的好意, 同时,私下观察小胡的言行。 D、谢谢他的好意,进一步询问他所知道的祥情,之后向其他部属 打听此事。 E、告诉他,你会针对小胡的意见,改进自己的缺失,并谢谢他的 好意。但之后向小胡求证此事。
本练习注意事项
一般而言,在每一个步骤案例里的五个行动决策,是依下列原则加以 设计: ——至少有一个行动决策是「绝对不可为」的禁忌,又称「地雷」,采用了 它将带来颇为严重的后果。 ——至少有二个行动决策是「可为」的,只是在效果程度或优先级不同而已, 而其中有一个是最佳的行动决策。

对你而言,那些「地雷」的经验最好能谨记在心,毕竟在「演习」中 所付出的代价是轻微的,而在真实的工作环境,它所带来的影响才是严 重的。所以,你在学习过程最好保持「平常心」,案例中的有效对策只 是提供你参考,它不应是唯一的,你有可能会发展出更为有效的对策。 如果它与你过去的经验是相符合的,请勿过于沾沾自喜,而如果它与 你过去的经验是相互违背的,请你也不必过于坚持。总之,它提供了你 学习新方法的一种途径。在案例研究中所谓的「正确」与「错误」的断 定,只是对问题的假设加以推论出来的,当情况不同时,这种断定也会 随着改变。所以其真正的目的在于协助将技巧透过演练加以实践,检验 理论在实务上的可操作程度。
5.1 请调部门

状况 小胡突然向你请求调部门,他觉得这样对他来说,是一个很 好的机会。 你最好是: A、在你确定他:是诚心诚意的,有资格担任心职务,同时 有很好的机会存在后,你会批准他的请求。 B、尝试着改变他的主意,分式离开你部门对小胡有所损失 的机会,恳求他慎重考虑。 C、肯定他的想法,但强调他对部门的重要性,并以对部门 绩的影响度,表示难同意。 D、强调他对部门的重要性,并说明你在短期内为小胡的发 展将 才采行的一些构想,询求他的看法。 E、不给予明确的答复,只告诉他,你必须征询欧阳对此事 的看法再说。
老苏,

是公司创业期的第一批员工,年纪比你大且工 作年限比你长,来公司也比你久。你刚上任的 时候,他态度上显得很冷淡;这不是因为你占 了他的位臵,而是他认为自己各方面都非常优 秀,而喜欢到处指导别人。大致上来说,他是 一位认真工作的人,只是固执己见、不易沟通 协调,有时也不太尊重你。长久以来,他对公 司贡献良多。偶尔他会与人争吵,大部分的原 因是别人反对他的意见及做事风格,但他仍然 凡事我行我素。

3.3 良好转变

状况 在你有效的工作指导下,小丘在工作计划的能力上已有不 错的进展,也因此在工作的效率与态度上开始有良好的转变。 此时你会:
A、利用最近职员会议的机会,具体地赞扬他地进步。 B、安排一项简报(presentation),请他与其它同事分享 改变前后的差异,并加以肯定他的努力。 C、尝试将重要的工作委由他加以计划及执行,以便其它部 属了解小丘的新角色。 D、鼓励他再努力些,并表示你将会在此工作有具体成果时, 加以公开表扬,以为激励。 E、询问他,期望得到哪种激励?你会设法令其满足。




2.1 重大过失

状况 小丘犯了一件很紧要的错误,这件事可能要公司花 费数万元才可弥补他的愚行。当你发现他的错误时, 你应该:
A、与他约谈,以使他了解自己该负的责任。 B、与他约谈,安慰他的心情,并原谅他的过失。 C、当你情绪冷静之后,私下严厉警告他的错误。 D、与他约谈,以查明其造成错误的原因。 E、与他约谈,分析这项错误所造成不利的影响。
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