秘书实务PPT培训资料
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秘书实务 精品课件
（3）对待强求自信型 按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多， 效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。 （4）对待性格粗犷型 领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心， 做工作计划要详尽。 （5）对待作风细腻型领导 要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法 是观察。 （6）对待理想型领导 秘书做好本职工作即可。
秘 书 职 业 道 德
现 代 秘 书 实 务 的 规 律
秘 书 实 务 的 工 作 方 法
第三章 领会领导意图
一、了解你的领导 （一）了解你的领导的类型 1、不同管理风格的领导 （1）专制型领导 要求下级绝对服从和忠诚 （2）交易型领导 信奉公平原则，赏罚分明
（3）威慑型领导 “善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情 的冷面杀手，很有权威。 （4）民主型领导 领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然 后决策。 （5）放任型领导 领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱 干什么就干什么，完全自由。
案例阅读：
面试
某公司正在招聘新员工，面试只有一道题目，就是让每位参加面试的新人 谈谈自己对责任的理解。 对于这样一个问题，应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一 个地出来，大家看上去都是胸有成竹的样子。 最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料：谁都没有被录用，大家一起 落选了。 经理对前来查询的人说出了其中的原因：“其实，我们也很遗憾，我们很 欣赏各位的才华，你们对问题的分析是层层深入，语言简洁畅达，各位考官非 常满意。但是，我们的面试题不是一道，而是两道。遗憾的是，另外那道题你 们谁都没有回答。” 众人哗然：“还有一道题？什么题啊？” “对，还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗？有人从上面跨过去， 有人甚至往旁边踢了一下，但就是没有一个人肯把它扶起来。” 经理最后说：“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事，后者更能体现出 你的责任感。”
办公室工作实务培训课件
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小技法
秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不 见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能 使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：
1、掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特 定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进 行有效率的规划。
秘书知识素养
基础ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
办公室秘书最起码的 知识面
专业知识
1 秘书业务知识
2
行业领域的业务 知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
小技法
“反思”与“慎独”
秘书应该继承前人在道德修养中注重“反思”和“慎独”的 好传统。古人讲“日三省乎己”，秘书应该把职业道德标准作 为一面镜子，定期检查自己。所谓“慎独”，就是说即使在个 人独立工作，无人监督的情况下，也要坚持按道德规范的要 求做事，在“隐”和“微”的地方，能够自觉地控制自己，防微 杜渐，加强自我教育、自我磨炼、自我改造和自我完善，努 力使自己成为一个具有较高道德修养的人。
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办公室秘书的心理调适
为了有效地工作和正常的生活，办公室秘书要善于 调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，行之 有效的调适方法是： ⑴ 培养广泛兴趣，丰富业余生活，以陶冶性情，培养乐 观情绪； ⑵ 博览群书，以拓宽视野，开阔胸襟； ⑶ 主动与人交流、沟通，利用各种心理咨询服务，通过 倾诉、宣泄以调节情绪； ⑷ 正确地评估自己，培养高尚的人格修养； ⑸ 劳逸结合，坚持锻炼身体； ⑹ 学会转移注意力，其中学会克制与忘记很重要，不良 情绪容易得以排解；
秘书实务第1版-第三章-PPT课件
（三）办事
秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘 书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的
核 心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事 悟性，较高的办事悟性才能使秘 书懂事、能办事、把事情办出最
二、“办文”、“办会”、“办 事”三者的相互联系
“办文”、“办会”、“办事”只是我们对秘书 工作的
一种概括描述，在实际工作
（二）“办会”离不开“办文”的工作 围绕着会议的策划筹备和组织落实，秘书要做的 实际上是一系列的文字工作的落实。
（三）“办事”在多数情况下是 通
过 “办文”或者“办会”体 以文书的形式或者现会的议的形式来交代办事
意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、
“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体
事务方式的判断力
在从容地处理“办文”、“办会”、“办事”各
（三）“办文”、“办会”、
“办事”
的原则和方法
“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法具 体可归
纳为以下四点（见图3-3）。
形式多样，主攻明确
综合考虑，系统筹划
勤于总结，勇于创新
“办文”、“办 会”、“办事” 的原则
功力扎实，工作落实
图3-3 “办文”、“办会”、“办事” 的原则
中，三者有相对独立的工作
形式，更多的是相互融合。
“办文”、“办会”、“办事”的
联系（见图3-2）。
图3-2 “办文”、“办会”、“办事”三者的相 互联系
（一）“办文”有时是通过“办 会” 解决的
围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意 图， 秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归 纳办文的要领，可以通过会议来贯彻落实文件精神。 即使是文件的传递运转，可以通过会议来分发传达。
现代企业秘书实务课件PPT(共 55张)
部门的细节；
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
三级秘书实务PPT课件
针、政策、法规相冲突的内容，
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
一、将工作分类排序处理 1．按事情的轻重缓急排序处理 例如，有 A 、 B 、 C 、 D 四件事，根据它们的紧急与重要程度， 将四件事进行两两比较，发现： A、紧急且重要的事； B、紧急但并不重要的事； C、不紧急但重要的事； D、不紧急也不重要。 那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。 电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
3．按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类 型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。 这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块 内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效 率。 4．按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完 成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一 点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免 在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这 样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
3．按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类 型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。 这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块 内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效 率。 4．按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完 成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一 点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免 在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这 样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作(第二版)-PPT文档资料
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公室的整理
2．秘书整理办公室的注意事项
（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左 右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要 仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万 无一失。
引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容电子教案模版配色1学习提示一学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作二学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作三学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例李秘书该如何处理此事
（二）学习重点
了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作
（三）学习难点
日常事务工作的灵活处理
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
李秘书该如何处理此事？ 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近几百万的生意，双方的
引入案例
关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公 司总经理来了一封信， 龙丹制衣厂的王总经理看了很生气，随即把秘书李小姐叫 来，把那封信丢过去，说： “给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！ ” 李小姐怎么办呢？ 她有四种选择： 1．立即照办。很快打好信，让王总经理签字后发出。 2．进行劝阻，给王总经理讲明其中的利害关系，劝他不要因一时气愤而做出 错误的决定。 3．暂时不办，估计王总经理会改变主意，等待新的指示。 4．打好回信，过两个小时后，再去问王总经理：这样写可以吗？ 这信要不 要发出去？ 问题： 1．秘书李小姐应该采取那种做法？ 2．对这四种做法王总经理会有什么想法和反应？ 3．如何才能做好这类事务性工作呢？