秘书实务PPT培训资料
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三、技能训练
■训练１ 下面是《东方魔鬼辞典》和《办公室魔鬼辞典》中 对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的 基本知识对其作出评判。
秘书 1．不必打字好，只须线条好。 2．董事太太的敌人。 3．只消说“董事正在开会，何时结束很难说”便可 领取薪金的漂亮女子。
文秘
1．沏茶倒水者的美称。
2．用化妆盒多于用笔的职工。
中国秘书学家常崇宜
秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决
策与管理的职员。
5
中国秘书学者杨树森
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以 脑力劳动为主的工作人员。
中国秘书学家常崇宜
秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导 决策与管理的职员。
中国秘书学者杨树森
事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质， 在国有企业工作的属于公务秘书性质。
商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理
各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商 务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性 有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。
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3．从秘书业务的内容划分
会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等 工作的秘书
公关秘书是指能够wenku.baidu.com助领导协调关系、处理矛盾、树立
和维护组织良好形象的秘书
9
（三）秘书的分级
1．初级秘书
初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一 些日常程序性的琐事和杂务
2．中级秘书
中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务， 消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍
4
下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：
国际职业秘书协会
秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧， 能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性 和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。
欧洲专业秘书协会
秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多
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3．高级秘书
高级秘书是指秘书部 门的负责人、助理、首脑 机关的专职秘书等
在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘 书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等 不同而均有差异。
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（四）秘书职业化
1．我国秘书职业化的过程 2．我国秘书职业化的特征
（1）服务对象多元化 （2）业务工作专门化 （3）劳动价值商品化 （4）商务秘书女性化 （5）资格认定制度化
1．从秘书服务的对象划分
从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人 秘书两类。
公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业
单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员， 在编制上属于该单位干部。
私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇
佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律
的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度
3．电话最多的纪录保持者。
4．坐在椅子上等待结婚之人。
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秘书 1．领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。 2．如果你想向上司提出忠告，你应该显得只 是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的 东西。 3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安 排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。
工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代 表她的上司。
美国《韦氏秘书手册》
今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希
望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及 专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥 梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还 应当是协助经理的左右手
和工作方式具有很大的灵活性和多样性。
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2．从秘书工作的性质划分
从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、 商务秘书等。
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管
理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘 书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。
企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以 脑力劳动为主的工作人员。
中国秘书学者谭一平
秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人
中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》
秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并 为决策及实施提供服务的人员。
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（二）秘书的分类
作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多， 横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：
1
秘书实务
2
第一节 什么是秘书
一、情景案例
3
二、基本知识
（一）秘书的界定
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的 “secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书 （secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西 方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工 业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的 职员或从事此职业的人员。
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书
机要秘书是指处理机关机密文件的秘书
文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的 秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾 高层领导、专家生活的秘书
第１章 秘书的涵义
[本章学习要求] ●从职业角度认知秘书的涵义和职责 ●认知秘书职业化的意义 ●理解秘书工作的特征 ●理解秘书工作的要求
第一节 什么是秘书
一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的
外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……容易给人一种错误的认 识——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。 国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔·盖茨的秘书露宝女 士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个 大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外 打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位， 深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长， 露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝
三、技能训练
■训练１ 下面是《东方魔鬼辞典》和《办公室魔鬼辞典》中 对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的 基本知识对其作出评判。
秘书 1．不必打字好，只须线条好。 2．董事太太的敌人。 3．只消说“董事正在开会，何时结束很难说”便可 领取薪金的漂亮女子。
文秘
1．沏茶倒水者的美称。
2．用化妆盒多于用笔的职工。
中国秘书学家常崇宜
秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决
策与管理的职员。
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中国秘书学者杨树森
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以 脑力劳动为主的工作人员。
中国秘书学家常崇宜
秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导 决策与管理的职员。
中国秘书学者杨树森
事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质， 在国有企业工作的属于公务秘书性质。
商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理
各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商 务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性 有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。
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3．从秘书业务的内容划分
会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等 工作的秘书
公关秘书是指能够wenku.baidu.com助领导协调关系、处理矛盾、树立
和维护组织良好形象的秘书
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（三）秘书的分级
1．初级秘书
初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一 些日常程序性的琐事和杂务
2．中级秘书
中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务， 消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍
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下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：
国际职业秘书协会
秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧， 能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性 和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。
欧洲专业秘书协会
秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多
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3．高级秘书
高级秘书是指秘书部 门的负责人、助理、首脑 机关的专职秘书等
在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘 书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等 不同而均有差异。
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（四）秘书职业化
1．我国秘书职业化的过程 2．我国秘书职业化的特征
（1）服务对象多元化 （2）业务工作专门化 （3）劳动价值商品化 （4）商务秘书女性化 （5）资格认定制度化
1．从秘书服务的对象划分
从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人 秘书两类。
公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业
单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员， 在编制上属于该单位干部。
私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇
佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律
的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度
3．电话最多的纪录保持者。
4．坐在椅子上等待结婚之人。
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秘书 1．领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。 2．如果你想向上司提出忠告，你应该显得只 是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的 东西。 3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安 排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。
工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代 表她的上司。
美国《韦氏秘书手册》
今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希
望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及 专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥 梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还 应当是协助经理的左右手
和工作方式具有很大的灵活性和多样性。
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2．从秘书工作的性质划分
从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、 商务秘书等。
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管
理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘 书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。
企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以 脑力劳动为主的工作人员。
中国秘书学者谭一平
秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人
中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》
秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并 为决策及实施提供服务的人员。
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（二）秘书的分类
作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多， 横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：
1
秘书实务
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第一节 什么是秘书
一、情景案例
3
二、基本知识
（一）秘书的界定
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的 “secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书 （secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西 方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工 业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的 职员或从事此职业的人员。
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书
机要秘书是指处理机关机密文件的秘书
文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的 秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾 高层领导、专家生活的秘书
第１章 秘书的涵义
[本章学习要求] ●从职业角度认知秘书的涵义和职责 ●认知秘书职业化的意义 ●理解秘书工作的特征 ●理解秘书工作的要求
第一节 什么是秘书
一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的
外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……容易给人一种错误的认 识——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。 国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔·盖茨的秘书露宝女 士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个 大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外 打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位， 深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长， 露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝