出口代理业务操作指南

出口代理操作指南及相关管理规定

为指导业务部门开拓代理业务、规范操作、控制风险，特制订本规定。

一、出口代理服务内容及业务模式：

1、公司现阶段为客户代理出口的主要服务内容有：代收外汇、代垫退税款、代理出口报关、代收信用证及其它出口过程中涉及到的相关单证服务。我司不接受不退税的代理出口。

2、目前，公司代理出口的标准业务模式是：外汇+补差（即退税款）。

即：外汇入公司账户✂按当天汇率折算成人民币扣除代理费后根据客户指示付款至国内工厂✂按开票结汇比计算出开票金额要求客户开具增值税发票✂所有退税单据齐全后补差。除补差外，公司不垫付其它任何款项。

3、优势：主要体现在能够为客户先行垫付退税款，公司有专职人员处理出口退税环节，出口完成后，正常业务情况下，只要客户在规定时间内提交合格、齐全的退税单据同时有足额外汇留存在我司账户，我司即可将退税款垫付给客户。即省却了客户自己处理退税过程的烦琐又使客户能提前拿到退税款。

公司针对标准业务模式设计了“出口代理业务收支一览表”，以此作为业务员付款及与财务对账之依据。如涉及标准模式以外的其它业务模式，不适用“出口代理业务收支一览表”的，业务部门操作前需与财务确定好具体操作模式与方法。

二、结算中的几个概念

1、外汇：指客户安排汇入我司的美金货款，以其它外币形式入账的，需换算成美金计（以到账金额为准）。

2、当天汇率：指收汇当天中国银行在网上公布的外汇牌价中美元的现汇买入价

3、开票结汇比：根据汇率、退税率、代理费率推算由收汇金额换算成开票金额的基数开票结汇比计算公式：1.17/(1.17-退税率)X（汇率-代理费率）

4、开票金额：收汇金额对应的开具增值税发票的人民币金额。

开票金额计算公式：收汇金额X开票结汇比

例如：某一出口业务，报关单金额:USD10,000，实际收汇: USD10,000，商品出口退税

率为13%，汇率为6.81，代理费为0.1，则套用公式计算出：

开票结汇比为：1.17/(1.17-0.13)X(6.81-0.1)=7.5488

开票金额为：10,000X7.5488=￥75488

三、收费标准

以入账美金为单位收取一定比例的人民币作为代理费。如：一美金收取人民币0.1元，具体费率根据具体业务情况（如出口量、服务项目等）经公司审批后确定。

四、不同情况下开票的处理

实际操作中因汇率不固定且有外汇先到及后到之分，开票金额不能做到完全准确，但基本可遵循以下原则：

1、外汇先到的，按公式即可计算出开票金额。

2、外汇未到，但必须开票否则影响退税的，参照当天汇率或进行适当浮动，计算出开票金额，外汇到齐后根据到汇当天汇率计算应开票金额，差额部分在下一单以调汇或调票的方式进行调整。

对于长期、稳定、信用良好的老客户，为便于操作，可在出口代理业务收支一览表中约定一段时间的标准汇率与客户结算，业务员根据汇率变动情况定期与财务对账，进行开票金额的调整。

五、几种常见付款方式

（一）付货款：

1、外汇已到、发票未收的，按照当天汇率扣除代理费支付货款。收齐发票后，按规定补差。

2、发票已收，外汇未到的，不能付款，必须等外汇收齐再支付货款，补差部分仍按规定等退税单据齐全同时核对开票金额无误后支付。

3、如外汇未到但客户需要先付货款给工厂的（此情况客户通常是贸易商），必须要求其在我司存入不少于货款金额的人民币作为保证金，方可代付给工厂。外汇到齐、补差完成后再将保证金如数退回客户。

4、外汇已到，但客户不要求立即付货款，待发票收齐后，再要求按票面金额付款。此情况必须仔细核对开票金额，确保不超过应开票金额。如票面金额超过应开票金额，按应

开票金额付款而不是票面金额，并在下一单开票时将多余部分减去后结清。

业务员申请付款时需提交“付款申请书”并附“出口代理业务收支一览表”及财务要求的其它单据。财务部针对公司现行的几种业务模式设计了不同类型的“出口收支一览表”，业务员应根据需要进行选择。

（二）补差

补差所需条件：足额的外汇、合格的退税单据（核销单、报关单、增值税发票、工作单、备案单，具体要求参见“公司退税单据管理制度”）、涉及调函的需有复函、其它财务或税务机关需要的单据。

补差时应检查发票是否多开，如果客户多开发票，不能按票面金额补差，须按应开票金额进行补差。

业务员向财务提交上述补差所需单据后即可申请支付补差款。

六、单据的规范

1、业务员需按财务要求正确填写“出口代理业务收支一览表”。

2、货物报关出口后业务员应在公司规定时间内将所有退税单据回齐(包括备案单证)，具体要求参见“退税单据管理制度”，并检查单据之间是否一致，确保符合退税要求。为有效控制风险，财务部对备案单证不齐的不予补差。

3、开具增值税发票的国内采购合同必须使用公司规定文本。

七、代收信用证的有关问题

我司可为客户代收信用证，即以我司为受益人，代客户接收国外银行开出的信用证，可根据客户提供的相关资料代其制作信用证项下单据。代收证情况下所发生的一切费用（包括但不限于银行通知费、改证费、电报费、手续费、制单所需其它费用等）均由客户自行承担。如客户提出押汇或远期信用证下票据贴现等其它要求的，业务部门需会同综合管理部与财务部确定可行性后方可操作。收汇后我司再按上述操作流程向客户支付货款及补差。

八、操作过程中相关规定

1、为使我司在外管局能够正常核销，收汇金额需与报关单上的出口金额保持一致。

2、原则上我司不为客户代付费用。如客户确有需要，代付币种为人民币的，付款发票抬头做成客户，并要求客户向我司出具正本付款委托后，我司从客户余款中扣除相应金额

代为垫付。代付币种为美金的，需提前与财务确认可操作性以及发票抬头，如开成我司抬头，计算开票金额时，应将此部分从收汇金额中减去，再计算开票金额。

3、如业务过程涉及到佣金的，应在“出口代理资格申请表”中体现，并按规定支付。

4、如退税过程中需税局发函调查的，必须在对方税局复函正常的情况下方可补差。

九、代理业务风险控制

1、为防范风险，与新客户洽谈业务，双方签订代理协议之前，业务员必须：

（1）对相关行业作基本了解。

（2）到生产厂家进行实地考察，了解总体经营状况，包括企业生产规模、从业人员数量、主要产品及销往国家、每周期出货量、进出口业务比例、增值税发票开具情况等多方面信息，确保客户经营活动的真实、合法。对于近期新成立的工厂，要特别注意防止其利用注册新公司进行不规范的退税操作。

（3）了解产品的基本情况。包括产品海关编码归类是否准确，是否需做商检或有无其他规定的监管条件，是否属于敏感产品（海关、商检、税局严查严控），同时通过查看增值税发票对产品价格有大概了解，核实是否存在海关高报嫌疑。

2、代理协议的签订

如确定可与新客户签订代理协议，业务员须：

（1）填写《出口代理资格申请表》及《出口代理验厂报告》，并提供客户营业执照，国税登记证等客户相关资料复印件，经审批后方可与客户签约。协议须使用公司范本，并根据客户的类型不同，选择生产型或贸易型的代理协议，签约主体应为国内合法实体企业。

（2）鼓励客户使用我司指定的报关行，如客户坚持使用自己的报关行，必须在代理协议中做相关约定。

3、后续跟踪

进入正常业务操作后，业务员需注意：

（1）对于出货量大、货值高，尤其是敏感性的产品，业务员在第一次出货前必须进行监装。正常出货后，业务员应随时掌握行业动态并根据具体情况，不定期拜访客户或进行监装，确保货物出口的真实性。

（2）业务员应建立相关数据库，对每月出货量及货值进行统计，有利于及时发现异常