客户档案资料管理规定

客户档案资料管理规定

1.目的

为规范档案资料的管理，确保业主档案资料的完整性和保密性，制定本规定。

2. 适用范围

本规定适用于客服部业主档案资料的规范管理。

3. 职责

3.1 客服部负责人负责档案资料的检查、督导工作。

3.2 客服部安排专人（以下简称资料管理员）负责业主档案资料的存放和管理工作。

3.3 各工作人员协助业户档案资料的更新与完善，交由资料管理员完成管理。

4.内容

4.1 业主档案资料包括业主资料和装修资料。

4.1.1 业主资料

4.1.1.1 业主身份证件复印件、《商品房买卖合同》复印件。

4.1.1.2 收楼通知书、维修资金缴费证明复印件。

4.1.1.3 《住户手册》、《临时管理规约》、《消防安全责任书》、《前期物业服务协议》等。

4.1.1.4 业主收楼验收表、业主信息登记表、业主卡申请表。

4.1.1.5 业主文件/钥匙签收表、收楼确认书、收楼抄表底数确认书。

4.1.1.6 业主授权印鉴书等其他与业主相关的资料。

4.1.2 装修资料

4.1.2.1 《装修申请表》、《装修管理服务协议》和《装修承诺书》、《业主装修单位水电设施检查记录表》。

4.1.2.2 装修单位营业执照及资质证明复印件、装修图纸资料。

4.1.2.3 装修许可证复印件、《装修许可证发放登记表》、《装修出入证发放登记表》。

4.1.2.4 《装修验收申请表》、《违章整改记录》。

4.2 日常管理资料

4.2.1 日常维修资料

4.2.1.1 业户报修、维修记录。

4.2.2 业户反馈资料

4.2.2.1 和业户之间的来往函件。

4.2.2.2 业户投诉及处理记录。

4.3 业户档案的收集

4.3.1 设立档案资料室。

4.3.2 对业户档案进行一户一档管理。

4.3.3 档案资料室应上锁管理。

4.4 业户档案的整理

4.4.1 各业务范围收集到的信息资料，统一交资料管理员集中整理、更新。

4.4.2 资料管理员根据资料内容、来源进行分类，做到系统清晰，便于查阅。

4.5 业户档案的归档

收集到的业户资料需及时进行更新调整，并由资料管理员专人跟进，分类妥善保存。

4.6 业户档案的管理

4.6.1 业户档案的使用有严格规定，借阅时由档案管理员借出，并做好相应的登记。经客服部负责人审批后方可借阅。所借阅的业主档案资料未经批准不得抄摘或复印；归还时必须由资料管理员进行检查。如有破损，立即修复，严重时将追究相关人员的责任。

4.6.2 完整的业户资料汇总(文字和电子版本)属于物业公司机密文件，由物业公司负责人保管与控制，其他人员不得复制、使用，违反者按严重违纪处理。

4.6.3 外单位借阅业户档案，应持有单位介绍信，经物业经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其抄摘内容须经物业经理审核同意后方能带出。

4.6.4 资料管理员应定时检查业主档案资料专柜，核对件数，存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，使用计算机时要防止电脑病毒侵入。

4.6.5 发现异常或丢失等情况，应及时向领导反映，妥善处理，如属人为原因，要追究有关人员的责任。