七、差旅安排

一、旅行日程表的格式要求与内容 旅行日程表实际上就是旅行计划的具体 细化实施表。格式要求和内容可参考下例：
旅 行 日 程 表 ××总经理行程安排 •
• • • • • • 上海至北京 2004年5月11日——5月13日 5月11日 星期二 上午 7：00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京（×××接机），住×× 宾馆606房间（已预先定房）。 • 12：00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 • 下午 14：30 与××总经理在公司会议室洽谈 （需用的1、2、3号文件在公文包中）。 • 18：00 与 ××总经理在公司共进晚餐。
D 行 进 方 向 走 茶几 廊
B
C
A
2.乘坐轮船的礼节
• • • • 对号入座，不要抢占铺位。 不能在客房里吸烟。 不要在甲板上大声唱歌或喧哗，也不要追逐打闹。 晕船者实在忍不信要呕吐时，要到卫生间去或吐 到塑料袋中。 • 在船上，凡标明“乘客止步”的地方都不能去。 • 下船时，有时舷梯较陡，跳板不稳，年轻人要走 在老年人和女士的前面，注意照顾他们。
• A和B，两人为一组，面对面坐好。 • 角色要求： • 请A准备一段精彩的故事，稍后讲给B听。
差旅礼仪
距离礼节
• 私人距离：50厘米之内。这一距离适用于家人、 恋人、亲密朋友之间。 • 社交距离：50---150厘米之间。适合于同事、一 般朋友之间。最正规的距离。 • 礼仪距离：150---300厘米之内。适用于讲课、演 讲、会见、会谈、仪式等比较严肃、庄重的场合 • 公共距离：300厘米以上的距离。适用于在公共 场合与陌生人相处的最佳距离。这使双方互不干 扰，各自都感到轻松自然。
3.交通工具 一是指出发、返回的交通工具；二是指商 务活动中使用的交通工具。这要求秘书了 解这方面知识，如识别火车种类等。 4.具体事项 一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、 宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。 5.备注
• 作为出差陪同人员，秘书往往要根据公司和领导 意图，制定详细的商务旅行计划。特别是在上司 出国参加商务活动时，更应履行好职责，准备好 相关资料、办理好各种手续、细心周密地安排好 上司的日程。 • 商务旅行计划（日程表）具体要求： 1.复印三份：上司；上司家属；办公室存档； 2.时间不可太紧，应留有余地； 3.了解目的地相关情况：气候；交通等。 4.如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参 考。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。 11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
• 5月13日 星期四 • 上午 8：50 • 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定， 由王秘书事先送交您）。 • 10：25 • 抵达上海虹桥机场（××接机）。
差旅安排
第六章
了解商务旅行的基本情况
商务旅行安排与领导随从服务
一、了解商务旅行的基本目的
二、了解商务旅行的地点
三、了解商务旅行的时间 四、了解商务旅行的人员安排
五、了解商务活动的其他参加者
细心周到安排领导商务旅行
• ◎小案例 • 周斌是一家外贸公司营业总监的秘书。许多秘书常常是 面对老板时毕恭毕敬、端茶倒水、一丝不苟，老板一出 去开会，就放松下来，偷偷做些自己的私事。而周斌一 空下来，马上就回想最近几天老板交代的事情，自己有 哪几件还办得不够好？自己还有哪些方面的不足，需要 继续充电？然后利用空闲，与其他秘书交换信息，还打 听打听哪里开张了新饭店，哪家五星级宾馆请了新的法 国厨师来献技。这些情报在老板应酬客户的时候都是关 键。同时，注意在各行各业建立一些自己的关系，以备 不时之需。
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（6）跟随上司外出期间，随从秘书必须摆正自己的位 置，说话一定要谨慎。未经上司允许，秘书对任何问 题都无权表态。应选择适当的时机向上司提出自己和 建议，但不得与上司唱对台戏，更不能私下议论，犯 自由主义。不得接受基层馈赠，更不允许张口索要礼 物。 （7）秘书每天参加各项活动时，应携带好上司的名片、 必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）； 涉及上司参加的活动，秘书要提前报告，早做准备， 要提醒上司先做什么、后做什么。 （8）到达出差的最后一站，要向公司汇报出差的情况， 在这时一定要附带说明有多少行李，以便返程时公司 派车来接站。在出差过程中，秘书在生活上也应主动 关心照顾好领导。
（4）办理宾馆入住手续后，应了解上司房间的房号及 电话；秘书住的房间最好在上司房间的下一层，但秘 书应把自己房间的房号和电话写在纸上交给上司，以 便上司随时联系。 （5）关于第二天的日程安排，秘书应在头一天晚上与 上司商量好或得到上司的确认；提前预定清晨叫醒服 务，并安排早餐；根据当天的日程安排落实车辆；及 时提醒并事先落实各项安排。如果上司感到疲劳或身 体不适，应及时调整日程安排。秘书在宾馆期间如果 需要外出，就事先征得上司的同意。
• 城市中，严格遵守交通规则，做到红灯停、绿灯 行、不违章。 • 高速公路上，注意按照限速标志和指路标志行车 • 应当礼让需要并线的车。 • 在车内垃圾不得随意扔出窗外，尽量不要在车内 吸烟。 • 礼让行人。 • 在雨雪的天气尽量减速慢行。 • 夜间在高速公路行车不应打开远光前车灯。 • 慎重鸣笛。
二、住宿礼节
• （一）办理住宿登记： • 在酒店前台进行住宿登记。 • 如果事先预订了房间，临行前一定要带上旅馆确 认预订的传真或其他书面证明。 • 主动出示有效登记证件（包括：身份证、临时身 份证或机动车驾驶证）并认真填写或介绍关于个 人的基本信息和资料，并领取房卡或钥匙。 • 问清旅馆每天的结账时间和房费结算方法。
3.乘长途车的礼节
• 钱、信用卡、重要文件要随身携带，不要放在大 件行李里。以免睡觉、下车休息、就餐时丢失。 • 在穿着打扮上要尽量朴素，不戴首饰，不要招摇 • 尽量不在车上吸烟，尤其是空调车厢里。 • 晕车者应提前服止晕药，准备几个塑料袋，以备 控制不住呕吐时使用。 • 不要随地乱扔垃圾。
角色练习：
记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要 中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时间，或 需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特 殊服务、或开展活动及就餐时要注意携带哪些有关 文件材料，应该遵守对方民族习惯等。
随从领导出差的注意事项
（1）应格外注意自己的仪容仪表，尽量穿大方的职业 装，言谈举止一定要得体。 （2）在上司与前来迎接的人见面时，秘书不要急于跟 对方打招呼，等上司与对方寒暄过后再上前问候；只 有当对方也是秘书来接站时，才可以先上前向他（她） 表示感谢。 （3）当上司与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远 一点，注意回避。但是，上车后和开始正式会谈时， 就不能显得太呆板了。在久别重逢等场合，领导们也 许会有说不完的话，这时，为了按预定的时间进行活 动，秘书一方面要向上司示意时间已经过了，另一方 面也要注意提醒对方的秘书。
（二）乘坐飞机礼节
• 提前到达。 • 机场候机:边检、候机。 • 乘坐飞机：对号入座、关闭手机、关闭手提 电脑等电子产品、扣紧座位安全带、禁止吸 烟、绝不可随地吐痰、使用卫生间后应放水 冲净。
（三）乘坐火车、轮船及长途车的礼节
• • • • • • • • • • • • 1.乘坐火车的礼节： (1)硬座： 对号入座，妥善保存车票，行李物品放置顶部的行李架上 不应在车厢中吸烟或在指定的区域吸烟。 不可脱鞋。 尽量少往桌子上放东西。 保持车厢卫生。 女性在夏天乘坐火车时不要穿裙子，应该穿裤装。 (2)硬卧 更换乘车牌，妥善保管乘车牌。 消磨时间打扑克时，不要大呼小叫，以免打扰别人休息。 上下床铺时应从扶梯上下，尽量不要直接踩到床铺，避免 不慎踩踏他人。
（二）单独居住礼仪
• 1、行走的次序礼节： • ①二人行 • 前后行：前为尊，后为次； • 左右行：右为上，左为下； • 沿路行：内侧为上，外侧为下。 • ②三人并行：中为尊，右为次，左为下。 • ③男女同行：女在右，男在左；或女在内侧，男在 外侧。 • ④主客同行：主人应让客人走在内侧，主人走在外 侧；若路况不好或路灯不明时，主人应走在客人前面， 照顾提醒客人。
（一）旅行计划
一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
• 检票时，傻眼了!买的票不是软卧，但时间有限，车还 是上了。但要补软卧票时，列车员告诉他，这次车没软 卧，有软卧的是7点快车。虽然领导一再说“没事”， 但她身上就像背个大麻袋似的，压力太大了。 • 一路上，为了减轻秘书小于的压力，总经理总是找话说， 就像哄小孩似的。但是，这样更使小于觉得不自在。 • 总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小 于一点欣慰。 • 由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他 们热饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
案例：
• 一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会， 让她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说 坐火车，赶上开会就行，不用早了。 • 小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车 就正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光， 晚上又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉 领导明天在家等着就行了。文件、路费都准备齐 了，车也安排了。她就安心回家了。 • 第二天，她按时去接了领导，在贵宾室检票，她 见贵宾室候车人很少，很是得意。
• 有电梯工值守时，应让尊者、客人先进或先下。 • 没有电梯工值守时，秘书应先进电梯，按住电 钮，请尊者、客人后进或先下，防止被门夹住。
• 上楼梯时，应让上司、客人、年长者、女士走 在前面，秘书、随员走在后面。 • 下楼梯时，年份低者、年轻人、男性、主人应 走在前面，上司、年长者、女士、客人走在后 面。这种次序礼节是使尊者、需要照顾者总处 在上方，万一他们不小心踏空摔倒，走在下面 的人能很快将他们扶住。
• 有一天快下班时，老板突然对助理说：今晚有朋 友来，我请他们到宾馆吃饭。但偏偏这一天周末 宾馆爆满，定不到位子，急得助理不知如何是好。 周斌在一旁得知后说：让我来试试。结果，靠着 一点小小“神通”办妥了一切，得到老板的赞许。 这点功夫若不是平时积累，燃眉之际是拿不出来 的。一次，周斌跟随老板去签一个重要的合作合 同。下车的时候，天空中飘起了小雨，周斌悄悄 对司机说：“请你帮忙立刻到附近买一把伞来， 尺寸要大些。”等老板签完约从楼里出来时，大 雨滂沱，周斌将司机买回的大号雨伞递给老板， 老板得以极有风度地为合作伙伴撑起伞，送对方 上车。终于有一天，老板把周斌叫到面前，对他 说：“从下周起，提升你为我的助理。”
一、交通礼仪
• （一）驾车出行礼节： • 1.出行准备： • 确定出行目的地，搜集相关信息，确定行车 路线。 • 对出行车辆进行必要的检修、保养。 • 准备一箱备用汽油。 • 携带相关证件。 • 准备出行的必备品，如矿泉水、餐巾纸、 晕车药、衣物、毯子及小食品等。 • 准备几个空塑料袋装垃圾。
2.行路礼节
• 分析： 秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的 一个重要部分。安排过程中，一定要细心 谨慎。 上述案例，秘书只是看错一次车，但却 给领导增加了不少麻烦，若领导身体不好 就更麻烦了。服务中出事，往往都在小事 上，又多在高兴和轻易之中。所以，时时 要小心，小事也不可马虎。
商务旅行准备
• 上司出差时，秘书应准备些什么？ 1.旅行计划； 2.搜集相关商务洽谈资料； 3.旅馆信息； 4.旅行用品； 5.差旅费； 6.行李准备。