文件控制程序(1)
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1.文件控制程序
要认清文件的类别，并统一格式，进行编号，建档，由文件编号和名称予以文件识别。
5.4外来文件的识别：
相关国家法律法规、与产品有关的国家、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等外来文件由行政部收集后，加盖“外来文件”章，由文管予以建档，以《外来文件清单》列帐管理，如需要发放时，由文管以《文件发放、回收、销毁记录表》发行管理。
5.5文件的编号：
所有一、二、三级文件都适用,格式如下:
公司代码(HT)- 文件类别码- 流水号(01-99)（注：手册不用部门码）
四级文件表单的编号: 公司代码(HT)-记录编号（JL）-部门代码-流水号(表001～表999)
文件类别码：
文件类别
代码
文件类别
代码
质量手册
QMS
共用程序文件
QP
作业文件
质量管理体系、程序文件：泛指二级文件。
作业指导书：泛指三级文件。
各类表单：泛指四级文件。
各部门主管: 各部门负责人员。
4．职责：
4.1总经理负责质量管理体系手册的批准。
4.2管理者代表负责质量手册的编制审核和程序文件的批准，负责组织有关人员对现有文件进行评审。
4.3 各部门主管负责相关文件的审核，负责本部门文件的编制和使用保管。
5.8必要时文件评审：
必要时,由管理者代表组织相关职能部门或相关职能人员对文件进行评审，根据文件的内容对其充分性、适宜性、有效性作出评审，并依此制作评审意见。根据评审意见，相关部门要对文件作出变更，作废或继续使用的决定。
5.9文件作废：
作废文件，文管盖“作废文件章”，予以作废。
5.10文件的变更：
评审出有关文件若在实际作业中不合现状和发展需要的，由行政部交原制订部门和相关部门研讨修改，提出《文件更改通知单》，经原文件审批人审批后进行变更。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件控制程序
文件控制程序1.目的为对质量管理体系文件实施有效控制，确保在使用场所可获得适用文件的有关版本，制定本程序。
2•适用范围适用于本公司及各部门对质量管理体系文件(包括适用的外来文件)进行有效管理和控制。
3.术语和定义3.1外来文件与产品要求和质量管理体系运行有关的国家、地方和行业法律、法规、标准等；上级主管部门颁发的管理办法、规定等；顾客提供的图样或技术文件等。
3.2本程序其他术语均引自：(GB/T19001—2008)《质量管理体系要求》和(GB/T19000—2008)《质量管理体系基础和术语》4.职责4.1公司总经理负责审批质量管理手册，管理者代表负责审批程序文件4.2公司质量管理部负责质量管理手册和程序文件的编制、发放、修订、换版和控制责适用的外来文件的识别和分发的控制，其主管领导负责文件的审批。
4.4各部门的兼职档案员负责本部门文件的收发、整理、控制和归档工作4.5档案室负责公司级文件的归档。
5.控制要求5.1控制范围(1)质量手册。
(2)程序文件。
(3)作业文件(作业指导书、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、各种与体系有关的管理制度)。
(4)技术文件(工程图样、产品技术条件、工艺文件、计算机软件、检验试验的标样等标准物质)。
(5)与质量管理体系有关的外来文件。
(6)质量管理记录5.2文件的编制和审批(1)《质量手册》由质管部编写，管理者代表审核，总经理批准。
理者代表批准。
(3)作业文件由相关部门编写并由编制部门的领导审批。
(4)文件发布前，各审核人、审批人要对文件进行认真的审核、把关，确保文件内容的适用性、充分性和可操作性。
5.3文件的编号和标识5.3.1文件的编号(1)质量手册。
标准号——公司代号——手册代号——年份——版次(2)程序文件。
标准号——公司代号——程序文件代号——文件序号——版次(3)作业指导书。
标准号一公司代号——部门代号——作业指导书代号——文件序号标准号——公司代号——记录代号——标准条款号——记录表单序号(5)技术文件按图号进行标识。
电子文件控制程序(1)
5.7.4 电子文件的保存 对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧 版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保 留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或 相关部门最高负责人确认后方可销毁。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
3. 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效 地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保 部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相 关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文 控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技 术支持。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范
围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时 组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受 控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用 者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司 ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性， 需修改的反馈至原制定部门进行修订。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.7.5 各分公司电子文件的管理 a. 各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保 密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文 件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司 制度填写申请单。 b. 外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员 不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序 要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。 c. 文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、 防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
9000质量体系认证文件控制程序[1]
![9000质量体系认证文件控制程序[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/87cf1227bcd126fff7050b40.png)
文件控制程序1．目的对质量管理体系文件进行控制，确保本公司在质量管理体系中顺利运行，以及相关场所能得到相应文件的有效版本。
2．范围适用于质量管理体系中有关文件的控制和管理。
3．职责3．1 本公司质量管理体系文件由企管部负责控制和管理。
3．2 本公司技术文件由技术部控制和管理。
3．3 本公司各部门专用文件由相关部门自身管理。
4．文件控制要求4.1文件的分类：a)质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）；b)程序文件c)作业类文件（如作业指导书、操作规程、技术文件等）；d)管理性文件e)质量记录（含标准要求的记录和本公司认为需要的）f)外来文件（包括适用的法律、法规、国标、行标等文件）4.2 文件的编号所有与质量体系有关的文件必须按规定进行编号4．2．1 质量手册的编号规定XXX/QM—2003公司代号/手册代号—发布年号，其中QM是英文Quality Manual 的简称，为质量手册的代码。
4．2．2 程序文件编号的规定XXX/QP—□□公司代号/程序文件代号—序号，其中QP英文为程序文件的代码。
4．2．3 作业文件编号的规定XXX/WI—□□—□□公司代号/作业文件代号—部门代号—序号，其中WI是英文Work Intraductions的简称，为作业文件代码。
4．2．4 质量记录文件编号的规定XXX/QR—□□—□□公司代号/质量记录代号—部门代号—序号，其中QR是英文Quality Records的简称，为质量记录的代码。
4．3 文件控制状态4．3．1 “受控”文件的要求文件发放前，必须盖有“受控”印章，当此种文件失效或作废时，应立即通知文件所持有者，统一收回，统一销毁或者盖“作废”印章，妥善保管。
4．3．2 “非受控”文件的要求此种文件更改和作废，不必通知该文件所持有者。
4．3．3文件的修订状态要求文件的修订状态标识采用“版本状态/修订状态”，其中版本状态采用A、B、C、……分别表示第一版、第二版、第三版。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
反恐文件控制程序(一)2024
反恐文件控制程序（一）引言概述：反恐文件控制程序是一种重要的工具，用于管理和控制涉及反恐信息的文件。
它帮助确保相关文件的安全并防止未经授权的访问，以维护国家安全。
本文将介绍反恐文件控制程序的五个主要方面，包括文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理。
正文：1. 文件标记：1.1 确定敏感程度：根据反恐文件的内容和重要性，对文件进行敏感程度的分类。
1.2 标记文件：为每个文件分配标记，用于标识其敏感程度和安全等级。
1.3 更新标记：定期审核和更新文件标记，确保其与文件的实际情况相符。
2. 访问权限控制：2.1 角色和权限设定：确定每个人员的角色及其对反恐文件的访问权限。
2.2 需要授权访问：只允许经过授权的人员才能访问敏感的反恐文件。
2.3 审批流程：建立审批流程，确保对权限的授予和变更进行有效的审核和监控。
3. 审查流程：3.1 定期审查：对反恐文件进行定期审查，以确保其仍然符合相关的安全标准。
3.2 审查记录：记录每次审查的结果，包括发现的问题和采取的纠正措施。
3.3 快速响应：对发现的问题立即进行处理和纠正，以防止进一步的安全威胁。
4. 存储和备份：4.1 安全存储：确保反恐文件存储在安全可靠的场所，如密封的文件柜或加密的网络存储。
4.2 定期备份：定期备份反恐文件，以防止数据丢失或意外损坏。
4.3 灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，以应对自然灾害或人为破坏等突发事件。
5. 风险管理：5.1 风险评估：定期进行风险评估，评估反恐文件控制程序的有效性和安全性。
5.2 安全培训：提供关于文件安全和控制程序的培训，增强员工的安全意识。
5.3 管理和监控：建立监控和管理机制，确保反恐文件控制程序的顺利运行。
总结：反恐文件控制程序是确保反恐文件安全的重要手段。
通过文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理等措施，可以有效地管理和控制反恐文件，维护国家安全。
正确执行反恐文件控制程序将带来更加安全和稳定的反恐工作环境。
01文件控制程序(MED)
为确保本公司质量管理体系文件的一致性、正确性、有效性和适用性，确保各相关单位（人员)在相关场所持有最新的受控文件，并防止不适当的文件被误用，特制定文件控制的要求。
2、适用范围
适用于本公司与质量体系有关的内部文件和外来文件的管理.
3、职责
3．1、质技部为本控制程序的归口管理部门;
3．2、公司各部门应按附件一《文件编号规则及分类表》规定及结合部门实际情况负责文件的起草、审批；质技部负责除财务档案、人事档案以外的公司质量体系文件统一归档的管理.
4.1。1、管理类文件：指企业为了行使计划、指挥、控制等管理职能使之标准化、规范化而制订的对人或人群的工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的制度规定、标准、办法等书面要求；
4.1。2、操作类文件:指为进行某项活动规定操作途径的一类文件。
4。1.3、记录类文件：指为所有完成的活动和达到的结果提供客观证据的文件，它包括过程记录、台帐、标记、凭证、报告等。
4．7、文件的保存期限
4。7。1、文件的保存期限应达到产品的使用寿命，确保在用的产品一旦受到国家主管当局检查时，能够及时的提供有关证明文件；
4。7。2、凡是有法律效力和作为历史资料的文件应永久保存；
4。7。3、作废质量体系管理文件保存时间为所涉及的产品使用寿命后两年，但从组织放行产品的日期起不少于二年;
4.7.4、作废产品技术文档保存时间应超出产品使用寿命两年，但从组织放行产品的日期起不少于二年；
4.7。5、各部门对质量手册和程序文件中没有明确保存期的过期文件，要依据上述原则对文件的保存期进行界定，填写在“文件清单”中的备注栏并严格执行。
4．8、文件的归档、保存
4。8。1、文档拟定稿批准后，原稿应交行政部档案室进行归档管理.
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
文件控制程序
文件控制程序
1 目的
本程序确保公司内体系文件和资料及外来文件和资料的传递处于受控状态，使文件均为现行有效受控版本。
2 适用范围
本程序适用于公司文件拟定、保存、分发、使用、作废过程管理；外来文件归档、保存、分发、使用、作废管理活动。
3职责与权限
3.1综合管理部负责本部门文件的编号、审核、报批、分发及归档；负责政府性相关文件的接收、发放及归档工作；负责公司级文件的归档工作，顾客技术文件和图纸执行主要按照《顾客技术文件管理规范》和《图纸管理规范》执行。
3.2市场营销中心负责接收顾客文件的登记、传阅、分发及归档。
3.3各职能部门负责本部门相关文件的拟定、审核、修订、执行；负责本部门文件的及时归档。
3.4各副总经理负责其主管部门文件的审核、修改及审批。
3.5总经理负责公司级文件及的批准。
4 工作流程
5 工作描述
6. 相关记录
7. 相关文件
8. 衡量文件管理过程的有效性和效率指标。
01 文件控制程序(TSHQP01-2015)(1)
1、目的规定了质量体系有关文件及技术文件的控制范围和要求，旨在确保相关部门和相关场所及时得到并使用有效版本文件。
2、范围：适用于与本公司质量保证体系有关的文件和技术文件（包括外来文件）的控制。
3、职责：3.1 质保工程师负责组织质量体系文件的组织、编制、更改控制和管理。
3.2 质量手册由质保工程师审核，董事长批准。
程序文件及相关文件由相关职能部门和责任人编制，质保工程师审批。
3.3 技术文件由技术质量部负责编制，经具备资格的相关人员审核，技术负责人批准。
3.4 技术质量部负责质量体系文件与资料和技术文件（包括外来文件）的统一管理及其发放、回收与存档。
3.5 办公室负责人负责行政性文件和资料的统一管理及其发放、回收与存档。
3.6 各有关部门负责各自部门的专用文件的保管。
4、定义4.1质量手册：根据TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》、TSG Z0004-2007《特种设备制造、安装、改造、维修质量保证体系基本要求》和ISO9001：2008要求，阐述本公司质量管理体系，包括“TS”的标识、保护和管理。
4.2程序文件：描述为实施特种设备制造许可和ISO9001：2008的要求所涉及的各职能部门活动的文件。
4.3技术性文件：图纸、工艺规范、作业指导书、外来文件（外来图纸、软盘、技术标准等）等，凡在作业过程中须使用的文件均属之。
4.4质量记录（表、单等）5、程序5.1文件的编号GZY / Q M 01 — 15编制年份（记录表单中代表相应程序文件中表单的顺序号）顺序号（表单中代表与相应程序文件相对应的顺序号）QM质量手册、QP程序文件、GL管理规定、JS技术规范、ZY作业指导书（操作规程）、JL质量记录、WL外来文件天胜阀门集团有限公司关于其他文件（例如技术、规范、制度、标识等方面的文件）的编号规则不作统一规定，若属外来文件应使用其原编号；质量记录与ISO9000等其他体系相同时可借用相应的质量记录表单。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
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1 目的
为了使文件、资料的发放和管理能有效地控制，能保证在环境管理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够及时地从所有发放场所撤消作废的文件，建立文件控制程序。
2 适用范围
本程序适用于公司环境管理体系文件的控制。
3 职责
3.1总经理负责批准环境管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等； 3.2环境管理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等；
3.3综合办公室负责公司环境管理体系文件的编制，负责环境管理体系文件的发放、更改、回收的管理和控制；
3.4各科室负责本科室内部环境管理体系文件的管理。
4 程序
4.1文件的编制、批准和发布 4.1.1文件的分类
a 、 环境管理手册
b 、
环境管理程序
●ISO14001：1996标准所要求的形成文件的程序；
●公司为确保环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件，详见《程序文件目录》
c 、第三层次文件 ●管理制度 ●外来文件或者资料
d 、第四层次文件
记录：体系运行产生的各种记录。
4.1.2文件的编写与审批
4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。
4.1.2.2环境体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。
4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。
4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。
4.2文件的编号方法
4.2.1 环境管理手册的编号
QM01-XX-XX-XXXX
年份
编号
级别层次
文件性质
4.2.2程序文件
QP02-XX -XX-X
编号
级别层次
文件性质
4.2.3 作业指导书
QP03-XX---X-XX
年份
文件级别层次
文件性质
4.2.4 记录
JL04 -XX-X
版本号（A、B、依次类推）
部门简称
文件性质
4.2.5 版本标识
版本标识采用数字递增方法，最初版表示为“A/0”，每修订1次，版本号递增0.1，当文件修改部分大于1/3时，文件应换版，版本号也向前递增。
4.3文件的配置和发放
4.3.1环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合办公室统一发放。
4.3.2文件发放部门，应填写《文件发放回收登记表》并对受控文件注分发号，收文部门签
收，收文部门应填写《部门使用文件记录》，以便确认。
4.4文件受控与非受控
4.4.1受控文本——指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进行相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。
受控文本一般用于公司内部管理。
4.4.2非受控文本——指对文本一切修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文本持有者，也不需进行相应的修改、换版和回收的文本。
非受控文本一般用于学习和交流。
4.4.3受控文本盖“受控”章，非受控文本盖“非受控”章。
4.4.4受控的环境管理体系相关文件有：
(1)环境手册
(2)程序文件
(3)作业指导书(包括操作规程、监测规程等)
4.5体系文件的评审
4.5.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发现的不符合，由提出部门填写《文件修改记录》，交综合办公室对修改内容文件组织原编制审核批准人员进行会签后发放各部门进行其他受控文件相关内容的修改。
4.5.2每年的管理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。
4.6文件的更改和修订
4.6.1当EMS文件在运行过程中或在内审管理评审和审核认证过程中，发现不符合时应及时予以改正。
4.6.2对文件有异议的部门，应填写《信息交流记录》，交综合办公室，如需评审，由综合办公室组织相关部门进行审议。
文件的更改和修订需经原审批部门的同意。
4.7文件换版和作废
4.7.1当体系文件经多次更改或进行大幅度修改时，体系文件应进行换版，版本号4.1.5条款进行变化。
4.7.2作废文件，盖“作废”章，如为积累知识予以保留，则应加盖“作废保留”章，作废的环境管理体系文件，各部门整理后，交档案室归档。
4.8文件的借阅、保管、保管期限及销毁
4.8.1的借阅
文件的借阅需填写《文件借阅登记表》，经管理者代表批准方可借阅。
借阅者应在指定日期
归还文件，到期不归还者由办公室收回。
原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.8.2境手册、程序文件、作业指导书的原件(包括每次修订的原件)由综合办公室保管.
各部门负责现行有效环境管理体系文件的保管工作。
4.8.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入《文件和资料销毁清单》，不定期组织销毁。
受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交综合办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。
5 记录
5.1《环境管理体系文件目录表》5.2《部门使适用受控文件清单》5.3《EMS文件收发记录表》5.4《文件变更申请记录表》
5.5《文件借阅登记表》
5.6《文件销毁记录表》
5.7《文件审批表》
嘉兴谊林纺织品有限公司
2010年8月1日。