新版 食品检测实验室程序文件

标题保证公正性和诚实性控制程序版本号：02
1. 目的
保证山东XX有限公司质检中心（简称质检中心，又称实验室）工作的公正性和诚实性，为避免其它因素对实验室诚实性的影响，排除与客户之间可能发生的利益冲突，特制定本程序，规范人员的职业行为。

2. 适用范围
山东XX有限公司质检中心公正性措施的制定、宣贯、监督和维护。

3. 职责
3.1 质检中心主任
3.1.1 根据公正性声明，组织制定公正性、诚实性措施；
3.1.2 组织宣贯，安排监督、检查、维护本程序的有效性；
3.1.3 带头抵制来自上级和其他方面对检测工作独立性和公正性的干预；
3.1.4 制定有关奖惩规定；
3.1.5 对公正性措施定期进行评审，使之更适合实验室的质量方针和服务宗旨。

3.2 质检中心副主任
3.2.1 协助质检中心主任开展工作。

3.3 技术主管
3.3.1协助质检中心主任、副主任制定在检测活动中确保公正性和诚实性的具体措施并监督实施；
3.3.2保证检测过程的诚实性，检测原始记录和结果报告应进行逐级审查。

3.4 质量主管
3.4.1 把执行本程序文件的情况纳入内审计划，组织内审员审核公正性并贯彻实施；
3.4.2 对审核中出现的问题制定纠正和预防措施并组织跟踪检查。

3.5 检测室负责人和质量监督员
3.5.1 监督检测员出具检测数据，严格校核；
3.5.2 及时制止违反真实和公正的行为并如实向技术和质量主管反馈。

3.6 质量主管应当维护本程序的有效性。

4．工作程序
4.1 公正性、诚实性措施的制定和宣贯
4.1.1 质检中心主任应组织制定公正性、诚实性措施，带头贯彻执行并使之不断完善；
4.1.2 质检中心主任在全体员工大会上宣贯公正性声明及措施，对新员工应指定专人对其实施宣贯；
4.1.3 必要时可把措施张贴在明显的位置，接受社会各方和客户的监督。

4.2 公正性和诚实性措施的要点
标题保证公正性和诚实性控制程序版本号：02
4.2.1 在检测活动中，要排除或抵制一切来自经营、财务、行政等部门的干预和压力，客观公正、独立进行检测和判断，以相同的意识为所有客户提供服务；
4.2.2 在检测工作中尊重科学、忠实于客户，严格依据检测数据做出结果判定；
4.2.3 不参与授权产品的咨询、监制和联合开发等有损公正性的活动；
4.2.4 为客户保守机密，不得泄露被检单位的技术和商业信息，确保被检单位的机密和所有权不受侵犯；不得将客户的技术信息用于产品研究和开发；不向任何第三方泄露客户产品的技术、检测、销售等信息。

对违者进行批评，情节严重者给予行政处罚，直至承担法律责任；
4.2.5 严格按照现行有效的国家或行业标准规定的方法或经实验室批准的非标方法进行检测；严格执行国家有关法律、法规和规章；
4.2.6 任何人员未经检测不得出具或修改检测数据，发现出具假报告、假数据的情况，将予以严肃处理；
4.2.7 不得接受被检单位任何形式的馈赠，违者进行批评，情节严重者给予行政处罚，直至承担法律责任；
4.2.8 质检中心副主任定期或不定期组织相关人员对实验室公正性和诚实性执行情况进行检查，质量主管做好检查记录；
4.2.9 检查中发现的问题，由质检中心主任负责处理；
4.2.10 质检中心出具给客户的检测数据和结果应保证不是个人行为结果，检测原始记录应经检测员、检测室负责人或审核员签字确认；检测报告应经编制人、审核人、授权签字人签字确认。

4.3 公正性和诚实性措施实施的监督检查
4.3.1 质检中心所有人员均有权监督制止违反公正性声明和公正性、诚实性措施的活动，必要时应及时向质检中心主任报告；
4.3.2 内审和管理评审应把公正性声明和公正性、诚实性措施的落实情况作为审核和评审内容，质量主管应跟踪与此相应的纠正和预防措施。

4.4 奖惩措施
4.4.1 质检中心主任对自觉维护实验室信誉，坚持原则，忠于职守，维护检测工作诚实性和公正性声明从而避免质检中心信誉受到损害的人和事给予表扬和奖励；
4.4.2 质检中心主任对违反公正性和诚实性的人和事，视情节严重程度给予批评教育、警告及辞退的处分。

5. 相关文件
5.1 XWSPZJ/B09:2019《纠正及预防措施控制程序》
5.2 XWSPZJ/B11:2019《内部审核控制程序》
5.3 XWSPZJ/B12:2019《管理评审控制程序》
6. 相关记录
6.1 XWSPZJ/B01-01-01行为准则执行情况检查表
标题保护客户机密信息和所有权控制程序版本号：02
1. 目的
为了保护客户机密信息和所有权不受侵犯。

2. 适用范围
2.1 本程序文件包括以下领域涉及的机密（除法律要求或合同授权透露的保密信息外）：
2.1.1 客户的样品及客户提供的全部技术资料，以及其它有关信息，如客户业务水平、发展方向、拥有的技术及专利权等；
2.1.2 在对客户样品实施检测中产生的所有信息，包括检测原始记录、检测报告等
2.1.3 其它与客户、实验室机密相关的信息。

3. 职责
3.1 质检中心主任
3.1.1保护客户机密信息和所有权所需的资源，组织对员工进行保密和保护所有权的教育；
3.1.2 批准借阅保密资料。

3.2 质量主管
3.2.1 对各项保密和保护措施的实施进行监督检查；
3.2.2 对监督检查中发现的问题及时向质检中心主任报告；
3.3 文件管理员
3.3.1 按照本程序的要求做好文件的编号和保管；
3.3.2 对有保密要求的文件和资料实行专柜保存；
3.3.3 防止保密文件丢失和随意借阅。

3.4 样品管理员
3.4.1 认真做好与客户的样品交接记录，记录客户对样品及资料的保密要求；
3.4.2 做好样品和资料在实验室内的传递交接记录，并对在检过程中样品及资料的保密进行监督检查；3.4.3 对违反保密和侵权的行为进行制止，直接向质检中心主任汇报。

3.5 其他有关人员
3.5.1 自觉保护客户机密信息和所有权；
3.6 质量主管应当维护本程序的有效性。

4. 工作程序
4.1 保护客户样品和技术资料
4.1.1 在接受客户委托的检测任务时，样品管理员要了解对样品和技术资料的保密要求，并按照客户的要求安全存放样品和技术资料。

4.1.2 样品管理员在与客户完成样品和技术资料的登记和交接后，双方应在交接文件上签名确认，对有保
标题保护客户机密信息和所有权控制程序版本号：02
密要求的，应在该文件上加注“保密”标记，直至客户取回全部样品和技术资料。

4.1.3 对需要保密的资料和样品，样品管理员采取隔离保管措施。

对需要在实验室内进行传递检测的工作，应由交接双方做好交接记录，防止在交接中出现丢失和泄密，保管好委托检测的样品和技术资料。

4.1.4 办公室应建立符合保密要求的工作环境和条件。

4.1.5 检后样品送交样品管理员，由其按照客户的保密要求处置和保存。

4.1.6 当需要查阅、调用、复制保密文件时，应填写借阅保密资料申请单，经质检中心主任批准后方可实施。

4.1.7 当客户对自己的信息和所有权的保护存在疑虑时，质量主管应与客户签立一个保密协议。

4.2 保护客户的专利权和所有权
4.2.1 质检中心承诺保护客户的专利权和所有权。

对客户提交检测的样品、技术资料不经客户允许不得对样品进行剖析、照相，不允许让检验无关人员参观，不得对样品资料进行复印和带离工作区域。

4.2.2 分包检测时，质检中心应对分包方提出保密责任要求，并对其实施监督。

4.2.3 质检中心出具的检测报告所有权属客户。

未经客户的同意不得引用、公开和复制检测结果。

4.2.4 质检中心出具的检测报告著作权属实验室。

员工根据需要可借阅，借阅必须经批准，在资料保管现场进行阅读。

4.2.5 当使用企业标准(规范)进行检测时，应得到所用标准（规范）拥有人、客户、授受权人的签字许可。

4.3 发送检验结果的保密要求
4.3.1 向外地客户发送检测结果时，应采用挂号邮寄或其他可靠的、客户认可的电子传递方式。

向企业内部客户发送检测结果时，应直接通知到相应的签约人员，不得通过无关人员传递。

4.3.2 客户要求用传真或电子信箱传送检测报告时，经办人员应详细询问并记录对方的电话、传真、联系人、检测项目和其它检测信息，以证实发送报告的安全和可靠。

4.3.3 质检中心用以检测和处理检测结果的计算机不能与互联网络相连，避免通过网络向外界传播。

4.4 客户进入质检中心的规定
4.4.1 当客户要求进入质检中心进行参观、核查受检样品时，技术主管或质量主管应对客户的请求进行审批，限定活动范围，并安排专人陪同。

4.4.2 参观或核查中应隐蔽其他客户提交的检测样品和资料。

4.4.3 任何客户被批准进入质检中心后未经许可均不得照相和复印资料。

4.4.4 未经允许或陪同禁止客户独自停留在质检中心的检测区域。

4.5 对能力验证或比对结果的保密
4.5.1 当质检中心主持或参加某项实验室间比对时，参加实验室提供的检测结果的所有权属于参加实验室。

质检中心对参加能力验证和比对的结果承担保密责任。

4.5.2 负责实验室间比对的质检中心人员，应为其他实验室所提供的样品和技术文件保守秘密。

标题保护客户机密信息和所有权控制程序版本号：02
4.5.3 相关文件和实物应登记造册，并放置在安全的地方，防止无关人员接触。

4.5.4 实验室间比对结果应以对方认可的方式发送给所有参加实验室。

4.6 监督和违章处罚
4.6.1 质检中心全体员工必须自觉执行为保护客户机密信息和所有权所制定的规定和要求。

4.6.2 质检中心的保密工作由质量主管实施日常监督检查。

4.6.3 质检中心对有违反上述规定的，应采取纠正措施。

对情节严重者将诉讼行政处罚或司法处罚。

5. 相关记录
5.1 XWSPZJ/B02-01-01借阅保密资料申请单
标题管理体系文件控制程序版本号：02
1. 主题内容
对质检中心管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所适用文件为有效版本。

2.适用范围
适用于质检中心管理体系有关的文件控制。

3.职责
3.1 质检中心主任负责《管理手册》、《程序文件》的批准；
3.2 质检中心副主任负责三层次文件制度、记录格式的批准；
3.3 质量主管负责组织《管理手册》及其他相关文件的编制；
3.5 技术主管负责组织技术类程序文件及其他相关文件的编制；
3.6 文件管理员负责管理体系文件的发放、收回、保管；
3.7 质量主管维护本程序的有效性。

4．工作程序
4.1 文件的分类：
质检中心管理体系文件分四个层次：
第一层次文件：管理手册；
第二层次文件：程序文件；
第三层次文件：管理制度、操作规程、技术文件、方法标准等；
①管理制度：为保证管理体系有效运行而制订的管理制度等；
②操作规程：为保证管理体系运行过程标准化、规范化而制订的操作规程、检验规程等；
③技术文件：包括期间核查、检验方法确认、能力验证、不确定度等；
④方法标准：国家标准、行业标准、企业标准等；
⑤外来文件：引用的法律、法规及顾客提供的文件、资料和图样等。

第四层次文件：记录。

记录反映管理过程中执行标准操作规程及技术标准的结果。

记录包括技术记录和质量记录，如质量检验记录、仪器使用记录、期间核查记录、各种技术档案、质量档案等。

4.2 文件编号规则
4.2.1管理手册
公司名称代号/A:****。

例如：XWSPZJ/A：2017，表示山东XX有限公司质检中心管理手册2017年编制。

4.2.2 程序文件
公司名称代号/B文件顺序号：****。

例如：XWSPZJ/B01:2017，表示山东XX有限公司质检中心程序文件第一个文件，2017年编制。

标题管理体系文件控制程序版本号：02
4.2.3 第三层次文件
A．管理制度类为：
SMP及类别-文件顺序号(***)-年代号
类别代码说明：化学领域方面01；微生物领域方面02；感官评价领域方面03；其他04。

文件顺序号：用三位数字表示即可，从001开始编制。

B．操作规程类为：
设备操作及检验操作规程：SOP及类别-产品代码及文件顺序号(***)-年代号
类别代码说明：设备01；检验规程02。

产别代码：油脂Y；饲料S；果糖G；辅料F；其他Q。

编制设备操作规程不需要“产品代码”。

文件顺序号：用三位数字表示即可，从001开始编制。

举例：SOP02-Y002-2017表示油脂类检验操作规程。

C. 技术文件类：
TS及类别-文件顺序号(***)-年代号
类别代码说明：期间核查-QH、方法确认-FQ、能力验证-NY、不确定度-BD、量值溯源-LS、
其它-QT。

D. 方法标准类
国家标准、行业标准、企业标准类：按照国家标准、行业标准、企业标准等标准号进行发放、保管，不需要进行重新编号。

E. 其他外来文件（不包括国家标准、行业标准等外来文件）：
WL-外来文件顺序号-年代号（文件的发布或实施时间）
4.2.4 第四层次文件：记录
4.2.4.1 记录作为程序文件、SMP、SOP、技术文件等文件的附件时，其编码为该文件的编码加上此表格的顺序号、版本号，顺序号用两位阿拉伯数字表示。

例：XWSPZJ/B06-02-01，表示第06号程序文件所附的第2个表格，该表格的版本为第1版。

4.2.4.2 当记录不作为文件附件出现时，编为：XWSPZJ-JL -类别及记录顺序号(***)-版本号(**)。

油脂、饲料、果糖、辅料检验原始记录代码分别为Y、S、G、F；其他代码为Q。

4.2.5 文件分发号
“受控”文件加盖“受控文件”红章，发放时还需编制分发号；
受控文件分发号编制原则：
**，两个**代表分发号。

例：01代表分发号为01。

4.3 文件的编写与审批、修改与换版、作废与销毁、评审
标题管理体系文件控制程序版本号：02
4.3.1 文件的编写与审批
4.3.1.1 管理手册由质量主管组织编写或修订，质检中心副主任审核，质检中心主任批准后发布实施。

4.3.1.2 程序文件由技术主管组织编写或修订，质检中心副主任审核，质检中心主任批准后发布实施。

4.3.1.3 第三层次文件由技术主管或质量主管组织编制或修订、审核，经质检中心副主任批准后实施。

4.3.1.4 记录格式由技术主管或质量主管组织编制或修订、审核，经质检中心副主任批准后实施。

4.3.2 文件的修改与换版
4.3.2.1 管理手册、程序文件的修改
由文件修改申请人填写“文件更改审批表”、“文件更改通知单”，经质检中心主任审批。

一般采取换页的形式进行修改。

4.3.2.2 第三层次文件的修改
由该文件的起草者对原有文件进行修改，并填写“文件更改审批表”，由原文件审批人审核后进行修改。

一般采用换页或者重新签批的形式进行修改。

4.3.2.3 文件的换版
（1）当文件修改的内容较多时，要重新打印并修订原文件的版本号。

文件经一定次数的修改后，应重新印发。

（2）当经批准的文件，自生效之日起有效期为5年。

到期的文件需要改版修订，即使文件内容一字未改，也需改版重新发布。

（3）其他需要换版的情况，如管理体系发生大的变化等。

4.3.3 文件的作废与销毁
4.3.3.1 文件需作废时，申请人应填写“文件发放/收回审批表”，说明收回原因及后续处理方式（作废留存或销毁），经原审批人批准后实施，同时建立作废文件一览表。

4.3.3.2 管理手册、程序文件销毁应由质检中心主任批准后销毁，需作废留存的文件，需标注“作废保留”或“失效保留”字样，隔离存放。

4.3.4 文件的评审
每年，质量主管应结合管理评审组织对管理体系文件进行评审。

当发生下列情况时，质量主管也应组织文件评审：
（1）法律法规、国家有关政策发生变化，现有管理体系不适应时。

（2）发生重大质量、安全事故或重大顾客投诉或审核发现严重不符合时。

（3）其它须对文件评审的情况。

对于外部文件，如方法标准类、法律法规类等，应定时查新确保其有效性。

4.4 文件的受控管理
标题管理体系文件控制程序版本号：02
4.4.1 标识管理
质检中心内部管理体系文件标识必须包括：（1）唯一性标识，即文件编号，具体见本章“4.2 文件编号规则”；（2）具有能识别文件更改和当前修订状态的标识，即版本号、修订状态/修订历史；（3）应有受控/作废/销毁/作废留存等标识，以防止误用作废文件；（4）具有分发号。

外部管理体系文件，如国家标准、法律法规等，按照本章“4.2 文件编号规则”执行文件编号，同时应有受控/作废/销毁/作废留存等标识及分发号标识。

4.4.2 文件的发放、收回
4.4.2.1 文件管理员填写“文件发放、收回审批表”，经质量主管批准后，按发放范围发放，填写“文件发放/收回记录表”，并建立“受控文件清单”。

4.4.2.2 文件领用人在“文件发放/收回记录表”上签字后领取文件。

4.4.2.3 因破损而重新领用新文件时收回相应旧文件，分发号不变；因丢失而补发的新文件，应给予新的分发号并注明丢失文件的分发号失效，文件管理员做好相应的记录。

4.4.3 文件的保存、借阅和复制
4.4.3.1 文件的保存
（1）文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；
（2）任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，要确保文件清晰，易于检索。

4.4.3.2 文件的借阅、复制
质检中心内部人员因质量监督、内部审核、管理评审、投诉处理等原因查看文件或复制文件，不需要经过审批，但需要做好借阅、复制登记。

对于非质检中心人员借阅/复制文件，应严格执行《保护客户将机密信息和所有权控制程序》。

（1）借阅、复制与管理体系有关的文件应填写“文件借阅/复印申请单”，由相关人员按规定权限审批后才能借阅和复印；
（2）具有商务秘密和保存价值的文件和资料一律不外借。

4.5 文件的现场管理
各科室负责人应将各科室文件置于检测人员易取阅的地方，且不易损坏文件的地方。

文件管理员应确保现场文件现行有效、完整清晰。

4.6 文件的电子媒体的控制
电子文件执行《电子文件管理制度》。

对于存贮于计算机硬盘、软盘、光盘等电子媒体的文件，由文件管理员或其他经授权的人员负责管理，包括复制储存、转移、更新等。

电子媒体保存文件的复制期限
（1）光盘保存期8年；
（2）硬盘保存期5年；
标题管理体系文件控制程序版本号：02
（3）软盘保存期2年。

4.7 记录的管理执行《记录控制程序》。

5．相关文件
5.1 XWSPZJ/B10:2019《记录控制程序》
5.2 XWSPZJ/B02:2019《保护客户机密信息和所有权控制程序》
5.3 SMP01-014-2017《电子文件管理制度》
6．相关记录
6.1 XWSPZJ/B03-01-01受控文件清单
6.2 XWSPZJ/B03-02-01文件发放/收回审批表
6.3 XWSPZJ/B03-03-02文件更改审批表
6.4 XWSPZJ/B03-04-02文件更改通知单
6.5 XWSPZJ/B03-05-01作废/销毁文件清单
6.6 XWSPZJ/B03-06-01文件发放/收回记录表
6.7 XWSPZJ/B03-07-01文件借阅/复印记录表
6.8 XWSPZJ/B03-08-02文件借阅/复印申请单
6.9 XWSPZJ/B03-09-01存档记录
标题要求、标书和合同的评审控制程序版本号：02
1. 主题内容
建立和维护评审客户的要求、标书和合同的程序，使客户的要求及时准确地得到满足。

2. 适用范围
2.1 对客户要求、标书和合同的评审；
2.2 合同履行期间客户提出的修改的评审。

3. 职责
3.1 质检中心主任授权与客户签订常规检测合同，并组织对非常规检测合同的评审。

3.2 技术主管负责组织合同评审，组织起草与执行合同有关的程序文件与相关作业指导书，并负责解决执行合同所必要的一切人力、信息和物质等资源。

3.3 文件管理员负责保存与合同签订、履行和评审有关的文件和记录。

3.4 技术主管应当维护本程序的有效性。

4. 合同评审政策
4.1 对于常规检测工作，与客户充分确认后，样品管理员可以根据授权直接与客户签订检测协议书；
4.2 对于重要的例行工作，如果客户要求不变，仅需在初期调查阶段或在与客户的总协议下，对持续进行的例行（常规）工作合同批准时进行评审。

4.3 对于新的、重要的、检测要求较高的检测任务，则需在充分理解客户要求的基础上进行合同评审，且需保存完整的合同、评审、执行的记录。

4.4 对公司客户的要求、标书和合同的审查可用简化方式进行，签订“委托检测协议书（简易版）”。

4.5 工作开始后如需修改合同，应重新进行合同评审。

4.6 客户要求、标书与合同之间的任何差异应在工作开始之前得到解决。

5.工作程序
5.1 当客户向质检中心提出常规的检测要求时，样品管理员可以根据授权直接与客户签订委托检验协议书。

技术主管应根据实验室认可项目及范围建立一个“常规检测项目目录”（检测方法应现行有效），由质检中心主任签批后授权样品管理员签订协议。

5.2 当客户向质检中心提出非常规的、新的、重要的、大宗的、特殊要求的检测要求时，技术主管应及时与客户沟通，记录检测的目的、依据、对象、时间、数量、结果等细节要求，必要时与客户签立合同草案。

5.3 技术主管应就客户的要求起草文件化的程序，阐明客户的要求，拟订检测方法。

为降低使用方法不当造成的风险，在拟订检测方法时（包括所涉及到的抽样方法），应首选国际、国内已经公布的公共标准，专业权威技术杂志，教科书等推荐的方法。

当需要由本实验室制定方法时，应参照上述公共标准所推荐的方法。

拟订的检测方法应当便于双方理解和接受。

5.4 当合同涉及有分包项目时，技术主管应征得客户同意，并将分包的内容写入检测合同。

5.5 技术主管负责组织合同评审，并形成“合同评审记录表”。

评审应考虑下列要素：
标题要求、标书和合同的评审控制程序版本号：02
（1）法律责任要素；
（2）利益和风险要素；
（3）技术能力要素
（4）财务要素；
（5）分包要素；
（6）样品要素（包括样品的选定、抽取、运输、保管、制（置）备、准备、返回或处置等）；
（7）保密和保护所有权要素；
（8）根据检测结果提供评价意见和建议的要求；
（9）合同变更或偏离时的要求；
（10）双方解除合同的条件；
（11）其他要求（如在检测报告中给出测量不确定度的要求）等。

5.6 对于首次实施的检测方法，技术主管应组织检测人员根据《检测方法及方法确认控制程序》进行确认。

确认结果应作为与客户签立正式检测合同的依据。

5.7 当客户可以接受合同评审的最终结果时，技术主管应与客户正式签署一份检测合同，合同中应载明双方的责任、义务和权利以及与本程序5.3条有关的内容。

5.8 合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，技术主管应及时向客户通报，以保证能得到客户的理解。

5.9在合同执行中，任何一方提出需要修改合同时，技术主管应与客户沟通，尽可能协商解决。

如修改涉及到重大的变化，则技术主管应重新组织有关人员对变更后的合同进行评审，评审结果应作为检测合同的批注或附件由双方授权人签字。

技术主管应将修改的内容通知所有受到影响的人员。

6. 合同和合同修改件应与检测原始记录、检测报告副本以及其它必要的文件一并归档。

7. 服务客户的管理参见《投诉控制程序》。

8. 相关文件
8.1 XWSPZJ/B10:2019《记录控制程序》
8.2 XWSPZJ/B16:2019《检测方法及方法确认控制程序》
8.3 XWSPZJ/B17:2019《新工作评审控制程序》
9 相关记录
9.1 XWSPZJ/B04-01-01常规检测项目目录
9.2 XWSPZJ/B04-02-01合同评审记录表
9.3 XWSPZJ/B04-03-01委托检测协议书
9.4 XWSPZJ/B04-04-03委托检测协议书（简易版）。