化学监测实验室程序文件

保密和保护所有权管理程序

1 目的

为维护委托方利益，切实保护委托方所有权，对委托方的技术、数据和商业机密保密。

2 适用范围

适用于开展校准/检测服务时涉及到的委托方所有权和各种机密的保护。

3 职责

3.1 业务负责与校准/检测有关的保密和保护所有权的管理工作；

3.2 各部门负责人负责本部门的保密和保护所有权的具体工作。

4 工作程序

4.1 保护所有权

4.1.1 当委托方提供的校准/检测所需的技术资料、设计图纸等需要保密时由XXXXXX随同仪器一起接收。转交检测人员时需要办理资料交接手续。校准/检测工作结束后应尽快将有关资料归还XXXXXX，任何人未经委托方同意不得复印；

4.1.2 校准/检测用样品所有权属委托方，校准/检测后由委托方取回，任何人不得占用；

4.1.3 检测人员不得利用委托方技术从事技术服务或产品开发。

4.2 保密

4.2.1 样品接收时若附有资料和图纸，经办人应咨询委托方是否需特别保密，并做好标识；

4.2.2 委托方提供有关资料若需保存的由XXXXXX统一存档，因工作需要借阅需经XXXXXX主任批准；

4.2.3 校准/检测的原始记录及结果应妥善保管，校准/检测原始记录由各室存档，采用计算机进行校准/检测或数据处理的应加密；

4.2.4 证书的发放按《证书管理程序》执行；

4.2.5 所有需保密的资料，非资料保管人员未经批准办理手续不得查阅，也不得询问其内容；

4.2.6 委托方要求电话、电传、传真或者其它电子、电磁方式传递校准/检测结果时，按《证书管理程序》执行；

4.2.7 对委托方的样品应妥善保管，以防泄露委托方的技术秘密。

4.3 本所工作人员违反保密规定泄露或损坏委托方所有权的，将视情节轻重给予相应的行政处分和经济处罚。

5 相关/支持文件

5.1 《证书管理程序》

文件控制

1 目的

对质量体系文件、技术文件进行控制，确保相关场所均使用文件的有效版本。

2 适用范围

适用于质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、发放、更改、作废等控制。

3 职责

3.1 xxxxx负责质量体系和技术文件的控制；

4 工作程序

4.1 文件的分类

4.1.1 体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书和记录管理；

4.1.2 技术文件：国家标准、检定规程、技术标准、技术资料；

4.2 文件的编号

4.2.1 质量手册的编号：XXXXXXXX

4.2.2 程序文件的编号：XXXXXXX

4.2.3 作业指导书编号：XXXXXX

4.2.4 记录编号：QXXXXXX

4.2.5 原始记录的编号：按XXXXXX规定；

4.2.6 人员档案、仪器设备档案、计量标准档案的编号按《档案管理办法》的有关规定。

4.3 文件的编制和审批

4.3.1 质量体系文件由质量负责人组织编写，质量手册由所长批准，程序文件由质量负责人批准，作业指导书由技术负责人负责审批，质量记录的格式由XXXXXX批准；

4.3.2 技术性文件由技术负责人组织编写并批准。

4.4 质量体系文件的发放

4.4.1 质量体系受控文件加盖“受控版本”印章并注明受控号，登记注册。非受控文件只加盖“非受控版本”印章。

4.4.2 质量体系文件由质控部按发放目录发放，并填写“质量体系文件发放记录”，未经所长批准，质量体系文件一律不馈赠。

4.4.3 受控文件不得随意复印，不得使用未加盖“受控版本”印章的复

印件。

4.5 文件的更改

4.5.1 文件更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门填写“文件更改申请单”，说明原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的依据。

4.5.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。

4.5.3 文件更改批准后，由文件管理部门实施更改，注明生效时间，并按旧文件领用人名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。

4.6 文件的换版和作废

4.6.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版文件作废，换发新版本。

4.6.2 作废文件由文件管理部门按文件领用人名单收回原文件，同时发放文件新版本，当作废的文件需要留用时，文件使用部门应填写“文件留用申请表”，经文件管理部门负责人批准后，并在文件封面加盖“保留资料”印章方可留用。

4.7 文件管理

4.7.1 文件经拟制、审核、批准后，原版文件交文件管理部门归档，存入软盘的文件由文件管理部门进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，以软盘贮存的文件应进行标识。

4.7.2 需借阅文件的人员，填写“文件借阅申请表”，经文件管理部门负责人批准方可借阅文件，借阅者应在指定时间归还。

4.7.3 文件管理部门应保存好各类无效文件以防外流，于每年年底对无保留价值的无效文件列明“销毁文件清单”后进行销毁，销毁记录保存五年。

4.7.4 文件应安全贮存，防潮、防虫、防遗失，妥善保管。

4.8 外部文件控制

4.8.1 本所执行的国家计量检定规程、国家计量技术规范、国家标准、行业标准以及本所参照执行的部门、地方计量检定规程，发放时在“计量检定规程/规范领用发放表”中记录。

4.8.2 直接引用的其它外部文件由所技术负责人批准后方可使用；

4.8.3 XXXXXX负责定期检索使用的国家计量检定规程、技术规范和部门、地方计量检定规程的有效版本，及时更换过期文件；

5 相关/支持文件

5.1 《档案管理办法