企业员工档案的建立与管理应用

ERP员工档案的建立与管理应用

一、员工档案的主要内容

1、人事档案

1.1员工入职档案（扫描件）

1.1.1个人简历或面试工作申请表

1.1.2面试评估表/职业人格测试问卷

1.1.3面试题答卷

1.1.4入职登记表

1.1.5个人证件（身份证复印件、学历学位复印件、资格证书复印件、职称复印件）

1.1.6劳动合同、保密协议、施工工程承包合作协议

1.2员工基本情况档案

这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料

1.3员工转正档案

1.3.1试用期员工面谈表

1.3.2员工转正申请书（工作总结报告）

1.3.3员工转正考核资料（销售人员转正考核表、意图基础知识考评试卷）

1.3.4员工转正申请表

1.4员工培训档案

1.4.1员工本人拟定、经上级认可、并交人力资源部备案的员工个人职业生涯规划培训项目。

1.4.2企业结合业务发展、人才需求制定的员工培训项目。

注意：档案中要包括员工参加各种培训活动的详细记录，如：何时、在何地参加过何种培训，培训效果评估表，外界培训荣誉证书等。

1.5员工绩效档案

1.5.1员工月度绩效考核情况（附表）

1.5.2绩效面谈记录表

1.5.3年终绩效考核汇总

1.6员工异动档案

1.6.1员工晋升

1.6.2员工降职

1.6.3员工调岗（含交接表）

1.6.4停薪留职

1.7员工离职档案

1.7.1离职申请书

1.7.2离职交接表

2、非人事档案

2.1日常行为记录（惩罚与奖励）

2.1.1未经准许缺勤、迟到、早退

2.1.2无故旷工

2.1.3未经公司允许擅取公司财物、记录或其他物品

2.1.4在办公区域与同事发生激烈争吵，影响办公秩序

2.1.5从事与公司利益冲突违背公司价值观的任何行为

2.1.6为公司做出突出贡献的行为

2.1.7能够反映出员工思想品行态度（正面的、负面的）的任何行为

2.2投诉记录

2.2.1公司内部员工投诉

2.2.2客户投诉

二、员工档案的作用

完善的企业员工档案将为企业各项人力资源工作提供一个良好的基础信息平台。具体来说，员工档案主要有以下几个方面的作用。

1.首先可以防范和规避不必要的法律风险。

2.分析企业现有人力资源的整体优势与不足。全面、翔实的员工档案可以使企业对内部人力资源状况有一个比较准确的分析和判断，从而提高企业人力资源需求预测和战略规划的科学化与规范化程度。企业许多其它计划的制定也必须依赖对内部人力资源状况的准确判断。

3.分析企业员工个体的优势与不足。通过对员工档案中个人基本情况、绩效、培训、行为、思想情况的分析，可以清楚了解每一个员工的长处和短处，对于企业的人职匹配、员工晋升、企业人事的调整与任免具有重要参考作用，有助于最大限度的发挥人力资源的效用，促进企业人力资源的内部合理配置。

4.帮助员工制定个人职业生涯发展规划。员工档案详细记载了员工在企业的成长轨迹，记载了员工取得的成绩，也记载了他的失败以及他失败的原因，这些资料可以帮助人力资源部门全面分析员工的思想、文化、心理和业务素质，分析员工的职业发展潜力，帮助员工制定科学、合理的职业生涯发展规划，使员工能够在企业最大程度的发挥自己的工作潜力，促进企业的发展和员工自我价值的实现。

5.有利于对员工进行个性化的激励和管理。以人为本是现代社会的核心理念，而对员工进行个性化的激励与管理是企业贯彻这一理念的一个重要方法和手段。通过员工基本情况档案，企业可以针对每一员工的发展层次、现实需要、个人偏好以及家庭状况等情况，采取不同的激励与管理方法，从而最大限度的满足员工的需要。

三、员工档案的管理

1.员工档案录入

1.1员工档案录入系统要确保档案信息的准确性完整性

1.2录入的档案信息要做到分类准确，编排有序

2.员工档案更新

2.1员工档案的更新主要指动态信息的更新，像员工基本情况这些信息是不变的。

2.2员工档案的更新必须做到及时准确。

2.3人力资源管理中心和行政管理中心要随时采集员工变动信息，鉴别、整理、更新。

2.4更新的档案信息要包含相应的证据资料或附件内容（文本、表格、图片、录音、视频）。

3.员工档案使用

3.1企业人力资源现状分析。每月月末由人力资源管理中心对企业当月员工变动情况以及现状进行汇总统

计分析，形成数据报表。准确把握企业现有人力资源的整体优势与不足，为领导及时制定相应的计划提供依据。

3.2淘汰机制

3.2.1价值观淘汰。指员工的不良行为严重触犯了公司底线而被淘汰。

3.2.2标准线淘汰。指企业按照事先制定考核周期和淘汰标准（如业绩目标达成情况），对处于标准线之

下的员工进行淘汰。

3.2.3末位淘汰。指根据企业制定的总体目标和具体目标，结合各岗位的实际情况，设定一定的考核指

标体系，以此为标准对员工进行考核评估，排名靠后的将被淘汰。