浅谈电子文档对档案管理工作的影响

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浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

随着科技的发展和信息化工作的推动，电子文件在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。电子文件的使用也同时带来了一些利与弊。本文将从不同角度来探讨电子文件对档案管理工作的影响。

一、利

1. 提高工作效率

传统的纸质档案管理需要大量的人力和物力投入，而电子文件的建立和管理可以大大减少这些成本。通过电子文件，工作人员可以更加方便快捷地查阅和整理档案信息，提高了工作效率。

2. 方便传输和共享

3. 节约空间和资源

纸质档案需要大量的存储空间，并且需要定期维护和保管。而电子文件可以通过存储设备或云端进行管理，大大节约了存储空间和维护成本，也更加符合可持续发展的理念。

4. 提供更好的保密性和安全性

传统的纸质档案管理存在信息泄露风险，而电子文件可以通过密码和加密等技术手段进行保护，提高了信息的保密性和安全性，避免了一些潜在的风险和危害。

二、弊

1. 技术要求较高

电子文件管理需要一定的技术手段和设备支持，对档案管理人员的技术能力和素养要求较高。这对传统档案管理人员来说可能是一个挑战，需要进行一定的培训和学习。

2. 安全风险增加

电子文件管理也面临着网络安全风险和病毒攻击等问题，一旦出现安全漏洞或系统故障，可能会导致档案信息泄露或丢失，给档案管理工作带来较大的风险和隐患。

3. 法律法规监管不完善

目前对于电子档案管理的法律法规监管不够完善，存在一定的法律风险和不确定性。特别是在电子档案的合法性、有效性和举证能力等方面存在一定的争议和困惑。

4. 兼容性和持久性问题

电子文件格式的兼容性和持久性也是一个需要重视的问题，不同的文件格式之间可能

浅议电子文件对档案工作的影响及对策

处理和传递；
术的发展和文件形成部门的配合，档案管理部门在接收到，３、电子文件的利用是可共享的，它不受时问和距离电子文件后应对文件的格式进行转换，以一种通用的、统
关键词wk.baidu.com电子文件；电子档案；档案管理
中图分类号：Ｔ３１Ｐ１文献标识码：Ａ文章编号：１０－５０（０）０— １４０８７４２１００４０ — ２６
近几年，电子信息技术飞速发展。办公自动化、标准档案的流失，防止电子档案受到病毒的破坏。化、网络化逐渐趋于完善。随着科技的迅速发展，各部２、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件门单位使用办公自动化管理系统逐渐代替了以往手续繁杂的由于采用的是电子编码技术，可以随时进行编辑修改却不办公行文、来往函件等，许多日常工作都采取了直接在计留任何痕迹，载体无法固定，某些用来鉴别文件原始凭证算机或网络上办结的办法，文件从产生到处理结案几乎可性的关键信息也可以进行修改，这些都使对电子文件的原以不再使用纸和笔。大大加快了各个部门单位的工作效始凭证性进行辨别的工作变得复杂而又困难。因此，电子率，与此同时也产生了大量的电子文件。文件在形成过程中要尽量作到随时进行签名、信息认证、电子文件的定义及其特点身份验证和加密保护等工作，以保证文件在传输、处理的所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算过程中不会出现错误，以确保档案管理部门收到的电子文

浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

电子文件的出现极大地改变了档案管理工作，带来了许多利与弊。本文将从效率、空间、安全、可访问性和成本等方面进行讨论。

电子文件的使用大大提高了档案管理的效率。传统的档案管理需要人工整理、存储和

检索大量纸质文件，耗费大量的时间和人力资源。而电子文件可以通过电脑和网络进行存

储和管理，大大节省了人力和时间成本。通过关键词搜索和索引功能，可以快速找到所需

文件，提高了工作效率。

电子文件的使用可以节省大量的空间。传统的档案管理需要借助文件柜、书架等大量

的物理空间进行存放，这不仅占用了大量的场地，而且还需要定期维护和整理。而电子文

件可以通过电脑、服务器和云存储进行存储，不占用实体空间，减少了设备和场地的投

入。

电子文件也存在一些安全风险。电子文件容易被黑客攻击、病毒感染和硬件故障等问题。一旦电子文件丢失或损坏，可能会造成重要数据的丢失和泄露。电子文件的备份和恢

复也需要额外的时间和资源。

除了安全风险之外，电子文件的可访问性也有待改进。虽然电子文件可以实现远程访

问和共享，但是在没有网络和电力供应的情况下，电子档案无法访问。而且，随着技术的

进步，电子文件的存储媒介也在不断更新换代，旧的文件格式可能无法兼容新的技术平台，导致文件无法打开和读取。

电子文件的使用也需要一定的成本投入。电子文件管理系统的建设和维护需要购买软件、硬件设备以及培训人员等，这些都需要一定的资金和人力资源。电子文件的存储和备

份也需要一定的成本，特别是大规模、长期存储的情况下。

电子文件的出现给档案管理工作带来了许多便利，提高了工作效率，节省了空间和人

浅谈电子文档对档案管理工作的影响

图书档案

168

作者简介：王艳春（1985—　），女，汉族，山东金乡人。主要研究方向：档案。

由于信息技术的发展和网络技术的普及，现代社会的人们如果没有各种办公软件和设备的帮助，就无法完成处理现代电子文件和信息的工作。近年来，尤其是在近代电子文档的使用已从商业和政治逐渐扩展到教育和文化。由于电子文档的优势和特性，它包含大量的数据信息，图标和文本，使人们易于传输信息，并且对档案馆的文档管理产生巨大影响。现在，电子文档取代了纸质文档大大简化了档案管理机构中的文档管理，并提高了文档管理的效率，极大地加快了建立现代社会的速度和进程。

一、电子文档的概念和特征

顾名思义，电子文档不仅是在计算机上记录数据和信息的工具，例如介质，计算机CD，软盘和其他通信方法，而且还是人们在日常生活中记录或收集的各种文档、图像。用于其他信息文件与原始纸质文件相比，电子文件可以在计算机上保留，并且在传输速度，复制稳定性和易于修改方面具有强大的优势。

二、电子文档在档案管理任务中的作用和功能

文档管理是管理档案的人员的基本工作，电子文档的产生改变了档案的管理方式，并对档案处理、保存产生了重大影响。①对文档管理人员的影响。文件管理员现在应该能够通过计算机技能以及计算机和专业文件管理知识来处理来自公共机构的电子文档。②对档案管理和保留环境的影响。当今电子存储设备的保存不仅要考虑自备工具的质量，还要考虑运输工具的适当保存环境要素。③对文档管理方法的影响。电子文件的整个操作管理过程必须在计算机上实施，因此根据电子文件的特性，必须对文件管理使用不同的管理方法和模型。尽管对于电子文档运用要扩展优点和使用范围，但是出于安全原因，纸质文档也要同步存在，因为它们也是档案管理和存储重要文档的一种技术和手段。最后，在处理文件时，一些旧的数据文件将转移到另一个专门部门。使用Internet电子文档的普及，使集成和共享所有数据和文档变得容易，档案管理人员可以使用内部网络平台来查询。④对文档管理安全性的影响。电子文件的机密性，完整性和独创性非常成问题，因为可以自由地复制和分离存储在电子文件和载体中的信息，造成电子文档的管理上几种弊端。还有电子文件传输设备和设施问题可能会导致用于存储的文档管理硬件设施丢失或损坏。以上几点值的我们高度重视。

电子文件对档案工作的影响及对策

引言

随着科技的发展和信息技术的普及，电子文件的使用越来越广泛。电子文件对

档案工作产生了重要的影响。本文将探讨电子文件对档案工作的影响，并提出相应的对策。

电子文件对档案工作的影响

1. 数字化的便利性

电子文件使档案的存储、检索和传输变得更加便捷。与传统纸质档案相比，电

子文件可以节省大量的空间和人力成本。同时，通过数字化，档案的检索速度得到大幅提高，可以迅速找到所需要的文件。

2. 资源共享和协作能力

电子文件的共享和协作功能使得多个用户可以同时编辑和查看文件。这大大提

高了文件的处理效率和工作协同能力。档案工作人员可以通过电子文件进行线上协作，无需受制于时间和地域的限制。

3. 数据安全与保护

虽然电子文件的存储和传输变得更加便捷，但数据的安全性也成为一个重要的

问题。电子文件可能会面临数据丢失、病毒感染、未经授权的访问等风险。对于档案工作而言，保护电子文件的安全是至关重要的。此外，合理的数据备份和灾难恢复措施也需要被考虑。

对策

1. 建立完善的电子文件管理系统

为了有效管理电子文件，需要建立一个完善的电子文件管理系统。该系统应该

包括文件的分类、归档、检索等功能。同时，应该制定相关的规范和流程，确保文件的有序管理和存储。

2. 加强数据安全保护措施

针对电子文件的安全性问题，需要制定相应的安全保护措施。这包括加密文件、实施访问控制、定期进行数据备份等。此外，还应定期进行安全性评估和漏洞扫描，及时发现和解决潜在的安全风险。

3. 培训与教育

对档案工作人员进行相关的培训与教育，提升其电子文件管理的能力。他们需要了解电子文件管理的基本原理、操作技能和最佳实践。通过提供培训课程和知识分享，可以让他们更好地掌握和利用电子文件管理系统。

浅谈电子文档对档案管理工作的影响

业单位的档案管理工作，也提高了档案管理体是一些对温度、湿度和存放环境有着独毁，因此，我们对于文档管理的硬件设施也
工作人员的工作效率，把人们从大量的编辑
特的要求的材料，使得电子文档的保存也对不能忽视。
渐扩大其使用范围和市场规模，代替纸质文档成为现代社会工作日常生活所需的重要组成部分，同时也对现代企业档案管理工作产生了极大的影响和作用。文章从几个方面分别解析了电子文档对档案管理工作的影响与作用。关键词：电子文档
中图分类号：Ｇ２７
由于电子文件的传输要依靠网络，所以以及通过电脑对事业单位的电子文档进行外，信息、图标以及文本，为人们信息的传递提处理的能力。
保障电子文件传递过程中的安全性就成为档案管理工作工作人员要考虑的问题，尤其
档案管理
作用影响
文献标识码：Ａ文章编号：１６７４一Ｏ９８ｘ（２０１３）０４（ｃ）一０２Ｏ卜０１

电子文件对档案工作的影响及对策

管理方略

MODERN

ENTERPRISE CULTURE

163

2018.6

MEC 档案工作是电子文件应用过程中的核心内容，电子文件在档案工作中的合理应用有助于档案工作不断的向着完善化、数理化的经营理念不断的发展。档案工作关系到了每一个人的成绩和违法乱纪的一些行为的记录，只有有效的档案管理工作，才能够提高工作的进度，为社会的发展奠定一定的基础，因此，电子文件就在其中起到了重要的作用，给档案工作带来了一定的影响。

一、电子文件的含义

电子文件指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。因此，档案工作中应用电子文件进行严格的存档具有重要的意义。

二、电子文件对档案学理论的影响（一）对档案本质属性的影响档案本身是一种严肃的资料，应该存在着一种严密性的特征，随着电子文件在档案工作中的不断应用，使档案本质属性发生了一种变化，使档案工作不再是保密性工作，使档案逐渐面向所有人呈现出来，改变了档案本身具有的属性价值，给档案管理工作带来方便的同时，也影响了个人档案保密工作的顺利进行。档案不同于书籍、报刊等一些杂物，和书籍、报刊除了一些性质不同之外，用处也有很大的不同。书籍和报刊是供人们参考的文献以及学习知识的有效工具，给未来社会以及人类的不断发展带来了一定的很大的影响，但是档案是具有原始性特征反映人的一些活动的有效证明，关系到了个人的发展，电子文件对档案工作的影响之一就是对档案本质属性的影响，这就使电子文件影响了档案本质属性的发挥，使档案本质不具有主观性，而具有的是客观性。

浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

电子文件是指以电子形式存储的文件，它们可以通过计算机或其他电子设备进行创建、存储和管理。随着科技的发展和信息化的进程，越来越多的组织和机构选择采用电子文件

来管理其档案。相比传统的纸质文件，电子文件在档案管理工作中有着诸多的利与弊。本

文将就此展开讨论。

我们来谈谈电子文件在档案管理工作中的优势。电子文件的存储空间相比纸质文件来

说更为便利和节省。它们可以存储在计算机或云端的服务器中，避免了传统档案馆中大量

文件占用的空间。电子文件的检索速度更快。在电子文件管理系统中，用户可以通过关键词、文件名等方式快速找到需要的文件，避免了翻找纸质文件的繁琐过程。电子文件的复

制和共享也更为方便。用户可以通过电子邮件、共享链接等方式快速将文件发送给他人，

实现资料的即时共享和交流。电子文件还具有较好的安全性。通过密码和权限控制，可以

有效地保护文件的安全，避免了纸质文件的遗失和滥用。电子文件在档案管理工作中带来

了高效、节省空间、便捷共享等诸多优势。

与此电子文件也存在一些不足之处。电子文件依赖计算机和网络环境。一旦出现电脑

故障或者网络中断，就可能造成文件的丢失或者无法使用，给档案管理工作带来了一定的

风险。电子文件的长期保存和安全性也是一个值得关注的问题。随着技术的更新换代，旧

版软件和文件格式可能出现不兼容的情况，给档案长期保存带来了一定的困难。电子文件

的安全性也面临着黑客攻击、病毒感染等风险，如何保护文件的安全也是一个需要认真对

待的问题。对于一些不懂电脑操作的人员来说，电子文件的使用和管理也存在一定的学习

课题研究论文：电子文件对档案工作的影响

档案管理论文

电子文件对档案工作的影响

一、电子文件对档案工作的影响

（一）传统档案工作以纸质文件为对象，而计算机应用后，文字材料被电子文件取代，它是由拟稿者直接写入磁盘上，并修改它，一旦形成，立即向办公室信息数据存储，这是由技术人员共享。这使得文件和档案之间没有明确的界限。纸质档案的管理工作，通过长期的实践，总结了一套原则、工作过程和方法，如文件归档系统。文件归档档案工作是档案工作的启动过程，结合点也是文书工作和档案工作，通过采集备案，文件的管理、存档一年一次。电子文件随时产生、随时改变，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它具有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式，归档范围不能只是“办理完成”，还应该包括操作系统。

（二）因为电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类可以通过分类的概念所取代，因为实体分类结果能够反映一种属性的连接，这一排列的方式是手动操作管

理，但在电子文档环境，电子文件被改变，通过计算机系统的快速、多角度、有效的整序，不再需要分类。不同的用户可以根据办公自动化系统的不同需求，电子文件的自由组合的分类。

（三）因为电子文件的保存价值还取决于其自身的价值和可读性，其识别方法、标准、内容发生了变化，原来的档案价值理论分析也将扩大范围，甚至操作系统软件分析电子文件的读取。根据传统的档案鉴定理论的文件，应根据文件的保留时间价值和参考价值决定，而电子文件制作方便，将产生更多的文件，另一方面，由于用户的需求，信息和数据的修改和补充，它是很难划定保管期限固的，因此，识别、管理的方法也不确定。此外，由于电子文件的信息载体的特殊性，其存储和检索的方法，与外部的使用也有许多差异的地方。

浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．源自文库ｉｓｓｎ．１００ｔ－８９７２．２０１３．０５．０３６
浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策
齐小琳新疆油田公司档案中心
随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中的普及，计算机辅助设计（ＣＡＤ）和计算机辅助制造（ＣＡＭ）在科研、工业领域的成熟，电子数据交换（ＥＤＩ）、电子商务（ＥＣ）在国内、国际贸易中的应用，使电子工作环境代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＷｏｒｋＥｎｖｉｒｏｎｍｅｎｔ）日益的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也普遍。很多机构的文件在计算机上产生，在是文书工作和档案工作的结合点，文件形成网上进行处理，形成了电子文件。后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如１电子文件定义及其特点综述所谓电子文件（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＲｅｃｏｒｄｓ）果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归办理完毕，具有保存价是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等档范围也不能只是 “ 载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络值 ”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。传输的文件。２．２由于电子文件信息与载体的可分与纸质文件比较，电子文件有以下几个离性，档案实体分类也可能将被概念分类整特点：１．１信息的非人工识读性。在电子文件理所取代，因为实体分类的结果只能体现一产生之前，人们可以在各种书写载体上直接种属性联系，这种单线排列的方式是手工操写入或Ｆｐ￣ＪＪ各种信息，生成文件，也可以直作管理档案的需要，但在当今电子文件的环接读出文件中的信息，并理解它的意思，不境中，文件的形式特征和内容特征均发生了需要任何中介物。变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅１．２系统依赖性。从文件的制作、处速、有效、多角度的整序，不再需要对它进理，以到归档后的全部管理活动都必须借助行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户于计算机系统才能实现。不兼容的计算机系可以根据不同的需要，利用办公自动化系统统和应用软件生成的文件在转换使用时会遇对电子文件进行自由组合分类。２．３由于电子文件的保存价值同时取决到很大的困难。也就是说，不同类型的系统干其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内可能对文件产生排斥作用。容、标准均将发生变化，原有的档案价值理１．３信息与特定载体之间的可分离性。电子文件信息与载体的可分离性，使电子文论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读件中的信息不同具有固定的物理位置，也不取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值再对原记录载体 “ 从一而终 ” ，如可以根据鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价需要从硬盘拷入软盘、磁带和光盘，还可以值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方通过网络转移到其他地方或提供给利用者。电子文件中的信息是可流动的，具有相对独面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况立性。且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。１．４信息的易变性。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，１．５信息存储的高密度性。１．６多种信息媒体的集成性。纸质文件由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方主要承载文字和图形信息，而电子文件可以法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸将文字、图形、图像、影像、声音等各种信质文件有许多不同之处。息形式加以有机组合，这种文件称为 “ 多媒体文件 ” 。１．７信息的可操作性。电子文件中的３电子文件对档案学理论的影响数字信息不是静态、固态、消极的，而是动３．１对档案本质属性的影响态、可变、积极的信息。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真２电子文件对档案业务管理工作的影响电子文件的出现是一场记录革命，与传实的原始性。也正是档案的原始记录性，才统的文件、档案管理相比，电子文件、档案使得档案区别于图书、情报、资料等其它信的管理具有相关因素增多，各因素之间的相息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化关度增高，变量增多，目标复杂化，技术含系统中，电子文件从起草、修改到印发都在量更高、更新、更快等新的特点，从而对管计算机上进行，它便于修改、便于复制的特理活动提出了更高的要求，需要在科学的管性，使得最能体现档案原始记录性的内容与理思想的指导下，从政策、制度与技术方法形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印的不同层面共同采用新的对策。２．１传统的档案工作以纸质文件材料稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至为工作对象，而应用计算机后，电子文件取文件与档案之间很难划定一条人为的界限。

浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

电子文件是指以数字形式保存的各类文档、图像、音频、视频等信息资源，其与传统

的纸质文件相比，在保存、传输和应用等方面具有许多明显的优点。在档案管理工作中，

电子文件的使用已经成为一种不可或缺的趋势。然而，电子文件也存在着一些困扰档案管

理工作的问题，在使用中需要加以重视和规避。

首先，电子文件有助于提高档案管理工作的效率。与纸质文件相比，电子文件的存储

和检索速度更快，无需花费大量的时间和人力去寻找相关信息。此外，电子文件需要的物

理空间较小，节省了大量的存储空间，有利于降低档案管理的成本。电子文件还可以利用

网络和云存储等技术，实现多地协同工作和信息共享，有效提高档案管理的效率和服务质量。

其次，电子文件可以提高档案管理的保密性和安全性。传统的纸质文件容易遭受盗窃、损坏和火灾等风险，而电子文件可以进行加密和备份，保证档案信息的安全性和完整性。

此外，电子文件还可以通过权限管理和审批流程等措施，确保档案信息的保密性和安全

性。

然而，电子文件在档案管理中也存在一些缺点和挑战。首先，电子文件具有易于修改、篡改等特殊性质，存在着信息安全的隐患。特别是在涉及安全级别较高的档案信息管理中，电子文件的使用需要进行严格的安全措施和保护方案。

其次，电子文件的长期保存和鉴定存在着一定的困难。由于电子文件的技术不断更新

迭代，电子文件的格式和平台可能面临着变化和不可用的风险。在长期保存和鉴定方面，

需要充分考虑到技术的可持续性和, 可靠性，加强档案管理机构的技术研究和保障措施。

综上所述，电子文件对于档案管理工作的利弊有着双重性质，既有助于提高工作效率，提高信息保密性和安全性，也存在着信息安全风险和长期保存鉴定上的困难。在实际使用中，需要充分考虑到电子文件的安全和可持续性方面，提高档案管理的科技含量和水平，

电子文档的特点及其对档案管理工作的影响

电子文档的特点及其对档案管理工作的影响首先，电子文档具有可复制性。通过电子文档，可以方便地进行复制和传输，不受时间和空间的限制。这对于档案管理工作具有积极影响，可以快速地复制档案资料，满足不同部门或人员的需求。

另外，电子文档具有可性。通过电子文档管理系统，可以使用关键词进行，快速定位所需文档。这对于档案管理工作意味着，可以减少人工的时间和精力，快速找到所需的档案资料。

此外，电子文档具有可共享性。通过电子文档管理系统，可以方便地共享文档，实现多人协同办公。这对于档案管理工作意味着，可以实现多部门之间的信息共享，促进工作的高效开展。

此外，电子文档具有可备份性和可恢复性。通过电子文档管理系统，可以方便地进行数据备份，防止数据丢失。同时，也可以通过备份文件进行数据恢复，保障档案资料的完整性和安全性。

然而，电子文档也存在一些问题和挑战。首先，电子文档的存储和管理需要专业的技术支持和设备，这对于一些资源有限的机构来说可能会增加开销。其次，电子文档的数据格式和软件要求不同，存在兼容性问题，需要投入一定的时间和精力进行处理。另外，电子文档的存储和传输也存在安全风险，需要加强对网络和系统的保护。

浅析电子文件对档案工作的影响

摘要：随着信息技术的不断发展,档案的载体类型更趋于多样化,对我们档案工作者提出了新的要求。本文主要论述了电子文件对档案管理工作的影响及应采取的对策。

关键词：电子档案档案工作影响对策

1、电子文件含义及其特点

在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”电子文件的两个基本特征:一是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中,并可通过通信网络进行传输。二是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。

2、电子文件对档案业务管理工作的影响

(1)文件整理归档方式的不同。分类排序是档案整理工作的主要内容和关键环节。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,在计算机普及后,电子文件取代了以往的文字材料,拟稿者把文字“写”在磁盘中,存贮到办公信息数据中,档案人员、技术人员可以共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件的产生,他可以随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。由于电子文件具有信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代。

浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

电子文件作为数字时代必不可少的一部分，已经广泛地应用到各个领域中。对于档案

管理工作来说，采用电子文件进行管理可以带来很多便利，但是也面临着挑战。本文将从

利与弊两方面，对电子文件在档案管理工作中的影响进行探讨。

1.便捷性：电子文件相对于传统的纸质文件，具有极大的便捷性。它不需要占用很大

的空间，也不需要单独的存放场所，只需要电脑或者其他电子设备即可进行管理。而且在

查找、整理和传递时都能够极大地提高效率。

2.安全性：电子文件可以通过密码保护等技术手段，保证文件的安全性。印刷文件容

易被窃取、灭失或者损坏，而电子文件备份和恢复容易，不容易丢失，还可以实现多备份

存储和即时同步更新。

3.智能化：电子文件可以用多种工具进行检索和分类，能够智能化管理。这样可以让

用户更加便利地访问存储于网络上、云端的数据资料、文献、报告、图片、视频等多媒体

文件。

4.节省费用：电子文件可以通过网络传输，不需要硬件设备搬迁，因此可以有效地节

省搬迁和存储费用，同时还可以实现无纸化办公，为企业或单位降低开支。

1.失真性：无论是数字文件还是印刷文件，都会受到岁月侵蚀的影响。数字文件可能

因为损坏、病毒等原因损失；而印刷文件则容易被虫蛀、湿气等因素影响其可读性。这对

档案管理工作甚至可能带来灾难性的后果。

2.分散性：电子文件可以在各种媒体中进行存储，且空间成本较低，因而很容易分散化。这就要求对电子文件进行管理的人员，必须有较为高超的管理技能，否则常常会出现

文件文件无法找到的问题。

3.隐私安全问题：电子数据的便捷性固然有优点，但是同时也有隐私安全问题。因此，企业或单位需要采用各种开放曝光的安全机制，加密技术等方式保护数据信息，避免泄露。

电子文档对档案管理工作的影响

浅谈电子文档对档案管理工作的影响

摘要：计算机技术和科学技术的发展带动了信息技术的发展与普及，促进了社会信息化的建设与发展。为了适应现代经济的发展、确保信息传递的及时性以及企业管理的便利性，各种电子文档和办公软件应运而生。由于电子文档传递信息快、复制效率高、修改容易，使得电子文档逐渐扩大其使用范围和市场规模，代替纸质文档成为现代社会工作日常生活所需的重要组成部分，同时也对现代企业档案管理工作产生了极大的影响和作用。文章从几个方面分别解析了电子文档对档案管理工作的影响与作用。

关键词：电子文档档案管理作用影响

中图分类号：g27 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2013）04（c）-0201-01

随着信息技术的提高和网络技术的普及，现代社会人们日常工作已经离不开各种相关的办公软件和设备，而作为现代化工作中重要的工作媒介—电子文件，在现代社会信息化建设和经济发展进程中发挥了巨大的作用。近些年来，尤其是进入21世纪以来，电子文档的使用范围逐渐从企业、政治领域扩大到教育及文化的领域。由于电子文档具备的优势和特点，它包含了大量的数据信息、图标以及文本，为人们信息的传递提供了不小的便利，同时它也对各事业单位的档案管理工作产生了深远的影响。档案管理的根本就是信息、内容的处理及保存，现在电子文档代替了纸质文档，大大简化了事业单位的档案管理工作，也提高了档案管理工作人员的工作效

率，把人们从大量的编辑和抄写的工作中解放出来，大大加快了现代化社会的建设步伐和进程。下面文章就会简要介绍电子文件的特点和其对档案管理工作产生的影响及作用。

浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

随着科技的不断发展，电子文件已经逐渐成为档案管理工作中不可或缺的一部分。相

比传统的纸质档案，电子文件具有很多显而易见的优势，但同时也存在一些不容忽视的弊端。本文将就此话题进行一番探讨。

让我们来看一看电子文件给档案管理工作带来的利好。电子文件的使用大大提高了档

案管理工作的效率。无论是档案的存储、检索、还是备份，都可以通过计算机软件来完成，大大节约了人力和时间。电子文件还可以实现多地访问，即使在不同地点的人员也可以同

时对档案进行查阅和编辑，提高了工作的协同效率。电子文件的可搜索性和分类功能也使

得管理和整理档案更加简便快捷，提高了工作效率。

电子文件具有更好的保存性和安全性。传统的纸质档案如果受到自然灾害、盗窃等事

件影响，可能会造成档案的永久丢失。而电子文件可以通过网络传输、云存储等方式实现

备份和保全，大大提高了档案的安全性和保存性。电子文件还可以通过密码保护、访问权

限等手段实现对档案的严格控制，防止档案被盗用或篡改。

电子文件还具有更好的可持续性和环保性。纸质档案需要占用大量的纸张和印刷墨水，而电子文件只需要占用一定的服务器空间，对环境的影响更小。电子文件也更容易进行更

新和迁移，不需要消耗大量的资源进行整理和转移。对于长期保存的档案，电子文件也更

容易实现永久保存，而纸质档案则需要定期更换、维护和防潮处理。

电子文件也存在一些不容忽视的弊端。首先是安全性问题。虽然电子文件可以通过密

码保护和访问权限实现保护，但是一旦网络被黑客攻击或者服务器被破坏，档案的安全性

就会受到极大威胁，可能导致档案的泄露、篡改甚至丢失。其次是技术和格式的不稳定性。随着科技的不断发展，以前的电子文件格式可能会出现无法打开或者解码的情况，导致档