文档文件整理规范

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6、机构分类法 一般来说，有一个机构就设置一个类， 机构名称就是类名。各类的次序可按照本 机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来 排列。原则上以哪个机构名义发出的文件， 文件就归入哪个机构的类中。有些文件是 由几个机构共同处理的，应视具体情况而 定：有主办者的一般归入主办机构；以机 关名义发出的文件，则归入有关机构类中。
三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于管理和利用。 形成规律、有机联系、区分 不同价值、便于管理和利用。
一个单位形成的档案，具有内在的联 系，是一个有机整体。同一立档单位的 档案不允许分散，不同立档单位的档案 不能混淆。
四、整理方法 分类—排列—装订—盖归档章 —编号—装盒—编目
二、机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 依据国家档案局关于《机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》（第8号令）执行 保管期限为永久、30年、10年统 一为2007年执行
（一）档案收集工作的概念、内容 1、档案收集工作概念：按党和国家规定，通 过例行的接收制度和专门征集的办法，将分 散在各单位、个人手中以及散失在其他地方 的档案，有计划地分别集中到各单位档案室 和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的 活动。 2、档案室收集工作内容包括三个方面。 （1）对本单位需要归档案卷的接收工作。 （2）对各现行单位和撤销单位具有长久保存 价值的档案的集中和接收工作。 （3）对历史档案的接收和征集工作。
4、文件没有标注日期 需要根据文件内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过对照 等手段来考证和推断 考证和推断文件的准确日 考证和推断 期或近似日期，并据此按年度合理 分类。
5、有专门年度的分类方法 如果立档单位的相当一部分工作 是按照专门年度进行的，如教学年度 等，采用年度分类法时，对这部分工 作中形成的文件，应按照专门年度进 行分类。例如：学校以学年为单位进 行工作，形成的文件应按教学年度 教学年度分 教学年度 类。其他文件仍按自然年度分类。
2、跨年度形成的文件 单位的某些具体职能活动，如召开 会议、处理案件或专项统计工作等等， 可能会跨年度形成文件。这样的文件往 往统一在办结年度归档，分类时也都归 入办结年度 办结年度。 办结年度
3、几份文件作为一件时，“件”的日期 《规范》规定，不只是单份文件可作为 一件，正本与定稿、原件与复制件、来 文与复文等也可作为一件，这时判定 “件”的日期，应以装订时排在前面的 文件日期为准。具体地说，正本与定稿 为一件，以正本 以正本为准；正文与附件为一 以正本 件，以正文 以正文为准；转发文与被转发文为 以正文 一件，以转发文 以转发文为准；来文与复文为一 以转发文 件，以复文 以复文为准。 以复文
③从正式文件、电报上摘录的供工作参考 的非证明材料； ④无特殊保存价值的信封，一般性表态、 询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人 民来信等； ⑤单位内部互相抄送的文件材料，不应履 行公文的行文，介绍信等； ⑥本单位负责人兼任外单位职务形成的与 本单位无关的文件材料； ⑦为参考目的从各方面收集的文件材料。
7、问题分类法 在实际工作中，使用问题分类法 的立档单位，大多参照本单位内部组 织机构的职能性质来设置类别。 例如：机关、事业单位将党委、 工会、共青团等机构形成的归档文件 划为“党群类”，行政后勤部门形成 的归档文件划为“行政类” ，业务部 门形成的归档文件划为“业务类” 等 等。
8、保管期限分类法 根据划定的不同的保管期限对归 档文件进行分类，即将不同保管期限 的归档文件分开。使档案部门能够有 针对性地采取整理和保护措施，同时 为库房排架管理、档案移交进馆和到 期档案鉴定等管理工作提供了便利。
3、归档制度
归档制度概念：根据国家法律、法 规及有关文件要求，来制定的本单位 应当归档的文件材料的收集，移交给 本单位档案机构集中管理的制度。 归档制度必须包括本单位的应归档所 有职能部门。 （用红头文件下发） 制度内容包括：文件归档范围及保管 期限、归档时间、归档程序、归档质 量要求以及归档控制措施。
（三）排列的方法
同一年度、同一机构（问题）、同一保管 期限的文件之间按文件形成时间先后顺序 排列。 这种方法比较简单，更适用于实行 “随办随归”的机关。一般同一事由的文 件办理完毕后，就可以将相关文件整理完 毕归档保存。采用年终集中整理的机关， 也可以按事由办结时间排列不同事由的文 件。
第三步： 第三步：装订
）、装订的含义 （一）、装订的含义 装订是从实体上最终确定“件” 装订是从实体上最终确定“ 的形态。同时，可以起到固定文件页 的形态。同时， 次，防止文件张页丢失，便于归档后 防止文件张页丢失， 保管和利用。 保管和利用。
（二）装订方法 1 归档文件按 “件” 用线装订， 用线装订， 也可采用其他方法装订， 也可采用其他方法装订，但要符合档 案保护要求。 案保护要求。
（一）分类的含义： 将归档文件按某些特征分别归类。
《规范》中所述的分类，是指全宗内归 档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、 时间、内容和形式等方面的异同，分成若干 层次和类别，构成有机体系的过程。分类包 括选择分类方法、制定分类方案、文件归类 等具体内容。
（二）分类的要求： 归档文件的分类按照年度、机 构（问题）、保管期限进行分类并 保持分类体系的稳定。 一个全宗内应采用统一的分类 方案。
（三）分类的方法 《规范》推荐使用的复式分 类法有二种： 年度——机构——保管期限 分类法。 年度——问题——保管期限 分类法。
采用年度——机构——保管 期限分类法，有一个机构就分一 个类，机构的名称就是类名。 例如：某单位采用年度—— 机构——保管期限分类法图示：
年度 2007
机构 办公室 业务处 法规处
某企业单位有党务、工会、女工、 共青团、纪检等工作职能。按问题 分类，将其归入党群管理类。 有文秘、机要、信访、行政、安 全保卫、法律事务、审计稽查、劳 动人事与人力资源管理、教育培训、 外事等工作职能。按问题分类，将 其归入行政管理类。
例如：某机关或事业单位采用年 度—— 问题——保管期限分类法图 示：
保管期限 永久、30年、10年 永久、30年、10年 永久、30年、10年 永久、30年、10年 永久、30年、10年 永久、30年、10年
2008
办公室 业务处 法规处
（2）按机构分类涉及多部门 形成的归档文件，归入单位承办 部门或综合部门。 ①单位内设的临时机构是 独立的临时机构，该临时机构形 成的归档文件归入该机构。
内各页按一定方式对齐， 2 将“件”内各页按一定方式对齐， 便于装订。 便于装订。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐； 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐； 采用左上侧装订的，应将左、 采用左上侧装订的，应将左、上侧对 齐。 大张文件材料应折叠成统一幅面， 3 大张文件材料应折叠成统一幅面， A4纸幅面尺寸为基准 纸幅面尺寸为基准， 以A4纸幅面尺寸为基准， 小张文件材料应 裱糊留装订线。 裱糊留装订线。
②单位内设的临时机构是
和单位内设的某一正式机构合署 办公，形成的文件应归入该正式 机构。 （3）按保管期限分类依据本 单位制定的档案保管期限表，对 归档文件进行分类。
凡单位内设机构比较简单或 单位机构职能交叉不便于按机构 分类的适合采用年度——问题— 保管期限分类法。
某机关或事业单位有党务、 工会、女工、共青团、纪检等工 作职能。按问题分类，将其归入 党群类。 有文秘、机要、信访、行政、 安全保卫、法律事务、审计稽查、 劳动人事与人力资源管理、教育 培训、外事等工作职能。按问题 分类，将其归入行政类。
2、不归档范围文件材料有： （7点） ①上级机关的文件材料： 上级机关任免，奖惩非本单位工作人员的文件， 普发供参考、不办的文件材料。； 上级机关发的供工作参考的抄件； 上级机关征求意见未定稿的文件。 ②本单位的文件材料： 重份文件 无查考利用价值的事务性，临时性文件； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未经生效 的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要 法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿 （主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除 外）；
（二）文件材料收集归档 1、归档范围：“以我为主” （1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的， 对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料； （2）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料；下级单位报送的重要文件材料； （4）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料 （行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方 面的文件材料新增）。 发文有文号的文件一定归档。收文要体现以我为主 的原则。内部文件，一般为定期，但还要依具体情 况而定。
文件处理单为一件，正文与附件为 一件，转发文与被转发文为一件， 原件与复制件为一件， 报表、名 册、图册等一 (本)为一件，简报、 周报等参阅材料一期为一件 为一件。 为一件
（三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。
“分类时需要注意的几种情况”
1、文件有多个时间特征 《规范》取消了原有的按针对年度归类的做法， 统一规定为按文件签发日期 签发日期判定文件所属年度， 签发日期 以进一步简化分类中的概念和操作。例如： 2005年形成的《2006—2010年工作规划》应 归入2005年度；2007年形成的《2006年工作 总结》应归入2007年；2007年制定2008年生 效的法律法规，应归入2007年。
全宗号 年度 室编件号
（1）对字迹模糊的或易褪变 的文件进行复制。 复制的方式有静电复制、缩 微复制、计算机扫描、手抄等方 式。 复制件应排列在原件之后， 与原件一并计算页码。
用计算机扫描的复制件可以 打印成纸质文件，排列在原件之 后，也可以脱机存贮。 （2）装订材料不易腐蚀。 （3）装订材料不应过多增加 归档文件的体积。