XXX公司档案电子文件整理规范

第一章总则

第一条为认真贯彻和落实《中华人民共和国档案法》，进一步做好本公司的电子文件整理，特制定本制度。

第二条按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。

第三条本制度对应实体整理按照“卷”方式进行，对于“一文一件”方式，只需去掉“卷”整理环节即可，不再重复。

第二章名称解释

第四条关于本制度使用术语，参照《中华人民共和国档案行业标准 DA/T 1-2000档案工作基本术语》释义如下：

1、“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。

2、件：电子文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3、电子文件：本制度中的电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3、纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。

4、电子文件目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总

型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。

5、文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。本标准中所指的文件路径是绝对路径（简称：路径）。

第三章电子文件的制作

第五条关于电子文件的生成，说明如下：

1、凡是内容含手写文字或加盖公章的文件，其电子文件均要求为扫描件。采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。

2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。

3、电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于200dpi；除大于A3幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。

4、电子文件（竣工图除外），以“件”为单位制作保留原可读格式版本；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成jpg格式。设备图纸通常要求归档可编辑的CAD格式电子版，加盖了竣工图章的，还要求归档竣工图扫描件。

5、电子文件的内容和排序必须和纸质文件完全一致，每页都要一一对应，制作时不得出现漏页、增页和错乱组件的现象。

6、 A4页面的扫描件单页大小不得超过200K，过大的电子文件

必须用软件进行缩小处理。缩小文件的原则是在保证页面清晰可辨的前提下尽量缩到最小。

第四章电子文件的整理

第六条将电子文件以件为单位进行收集分类、排列、编号、编目，使之排列有序。

1、文件整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2、文件夹内整理方法

2.1 分类

电子文件可以采用分类号、年度、保管期限、案卷号、项目号的组合等方法进行分类。同一部门内应保持分类方案的稳定。具体说明如下。

2.1.1 分类号－年度－保管期限

经营管理类、生产管理类、行政管理类、会计类和党群管理类适用。

2.1.2 分类号-项目编号-案卷号

产品生产类、科研开发类、项目建设类适用。

2.1.3分类号-设备编号-案卷号

设备仪器类适用。

2.1.4 年度-分类号-保管期限

其他类适用。

2.2 立卷组合

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。

2.3 卷内排列

电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。一般有以下原则可以参考：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

上级通知在前，上报材料在后；

文字材料在前，图表在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

基建图纸按图的类别序号排列；

其它文件材料按时间顺序排列。

2.4 修整实体文件材料

对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。

2.5 实体文件编写页号

用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3……N。

2.6 电子文件编号

电子文件应该设置唯一标号（也称档号），编号规则为全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，一般应与分类方法保持一致，具体说明如下：

2.6.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

2.6.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

2.6.3 保管期限：电子文件保管期限的简称或代码。

2.6.4 件号：文件的排列顺序号。

2.6.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

2.7 编目

电子文件应依据分类方案编制电子文件目录，具体说明如下（附表A.2）：

2.7.1 电子文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。电子文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

2.7.1.1 件号：填写室编件号。

2.7.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关