归档文件整理规则
黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则
附件黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为规范归档文件的整理方法，加强档案基础业务建设，提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我省实际，制定本细则。
第二条本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
第二章术语和定义第三条本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第四条本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第五条本细则所称件是归档文件的整理单位。
第六条本细则所称档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章整理原则第七条本细则规定作为文书档案保存的归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则。
第八条归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。
各立档单位按照国家档案局的相关要求，结合本单位职能和各部门工作实际，及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第九条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
第十条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
第十一条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
第十二条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章整理的一般要求第十三条组件（件的组织）（一）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件，法律法规等重要文件的历次修改稿数量多的，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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谢 谢！
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
归档文件整理规则解读
归档文件整理规则解读归档文件整理是企业管理中不可或缺的一环，它关系到企业信息化管理水平和工作效率。
在进行归档文件整理时，需要遵循一定的规则，以确保归档文件的准确性、可读性和易查找性。
本文将解读归档文件整理规则的关键内容。
1. 文件归档分类文件归档应根据文件的性质和用途进行分类，主要可以分为两种类型：常规文件和长期保存的文件。
常规文件包括日常办公文件、资料、合同等，通常需要定期整理，保存时间一般为1年至3年。
长期保存的文件主要包括法律文书、财务会计账簿、合同、协议等，保存时间一般为5年以上。
2. 文件命名规则文件命名规则是归档文件整理的重要环节，命名规则应该具有一定的规范性和标准性，以便于归档文件的管理和查找。
一般来说，文件名应包含文件类型、文件名称、文件编号、文件日期等元素。
3. 文件存储规则文件存储规则是指归档文件的存储位置和存储方式。
文件存储位置应该统一、明确，避免分散存储和重复存储。
文件存储方式应该选择适合企业实际情况的存储设备和方式，如服务器、硬盘、光盘等。
4. 文件保密规则文件保密规则是指归档文件的保密性和安全性。
企业的机密文件应该存储在安全性较高的设备中，如服务器、加密U盘等。
同时，企业应该建立保密文件管理制度，规范文件的查阅和使用。
5. 文件定期清理规则文件定期清理规则是指归档文件的定期清理和销毁。
企业应该建立文件清理制度，对于已失效或无用的文件进行清理和销毁，减少存储空间的占用和成本的浪费。
综上所述，归档文件整理规则对企业管理至关重要，遵循规则可以提高工作效率，减少管理成本和安全风险。
企业应该根据实际情况制定适合自己的归档文件整理规则，以更好地管理归档文件。
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括：
1. 分类：将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类，使其易于查找和管理。
2. 标记：使用标签、颜色、编号等方法标记文件，以便快速识别和定位。
3. 命名：为文件命名时，应使用清晰、简明、具备描述性的名字，避免使用缩写、码头符号等，以免产生混淆。
4. 存储：将文件存储在合适的媒介上，例如硬盘、移动硬盘、云存储等，避免使用易损坏的存储媒介。
5. 梳理：定期检查和删除已过期、无用的文件，避免浪费存储空间。
6. 安全：为了保护隐私和机密信息，应对敏感文件进行密码保护，限制访问权限，同时备份重要文件以避免意外损失。
归档整理规则
归档整理规则
归档整理规则可以如下：
1.分类：将不同种类的文件分开放置，如收据、合同、证件等。
2.时间：根据文件的时间顺序来归档，可以按照月份、季度、年份等来划分。
3.字母：按照字母表顺序归档，如按照姓名、公司名称等。
4.重要性：将重要文件放在易于找到的位置，如放在最上面或者专门的文件夹中。
5.颜色：通过不同的颜色分类来归档文件，如红色表示紧急文件，黄色表示普通文件等。
6.数字：按照数字顺序来归档，如按照标号、编号等。
7.地点：按照地点来归档，如按照省份、城市等。
8.功能：将文件按照功能来归档，如按照销售、采购等。
9.分组：将相关的文件分成一组来归档，如员工文件、客户文件等。
10.主题：按照文件的主题来归档，如按照会议、培训等。
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
归档文件整理规则
定期 １ ０年 ， 分 别 以代 码 “ Ｙ” 、 “ Ｄ３ ０ ” 、 “ Ｄ１ ０ ” 标识 。 ｄ ） 机构（ 问题 ） 代码 ： 机构 （ 问题 ） 代 码 采用 ３ 位汉 语 拼 音字 母 或 阿拉 伯数 字 标识 ， 如 办公 室代 码“ ＢＧＳ ” 等 。归 档 文 件 未 按 照 机 构 （ 问题 ） 分 类 的， 应省 略机 构 （ 问题 ） 代码 。
元 纪年 ， 如“ ２ ０ １ ３ ” 。 ｃ ） 保 管期 限 ： 保 管期 限分 为永 久 、 定期 ３ ０ 年 、
将 文 件 按 其 形 成 年ห้องสมุดไป่ตู้度 分 类 。跨 年 度 一 般 应
以 文 件 签 发 日期 为 准 。 对 于 计 划 、 总结 、 预算 、 统
计报表 、 表 彰 先 进 以及 法 规性 文 件 等 内容 涉 及不 同年 度 的文 件 ， 统 一 按 文 件 签 发 日期 判 定 所 属 年 度 。跨 年 度 形 成 的 会 议 文 件 归 入 闭幕 年 。跨 年 度 办 理 的 文 件 归 人 办 结 年 。 当形 成 年度 无 法 考 证时 ， 年度 为 其归 档年 度 ， 并 在 附 注 项 加 以说 明 。 ｂ） 按 机构 （ 问题 ） 分类 将文件按其 形成或 承办机构（ 问题） 分 类 。机 构 分类 法与 问题分类法 应选择其 一适用 ， 不 能 同时 采 用 。采用机构 分类 的 ， 应 根据文 件形成或承 办机构 对 归 档 文件 进 行 分类 ， 涉 及 多 部 门形 成 的 归 档 文
南京大学《归档文件整理规则》实施细则
南京大学《归档文件整理规则》实施细则范本1：南京大学《归档文件整理规则》实施细则1. 目的和适合范围1.1 目的本《归档文件整理规则》实施细则的目的是规范南京大学的文件归档管理工作，确保文件的安全、有效和便捷存储，提高办公效率和信息的检索能力。
1.2 适合范围本规则适合于南京大学所有相关机构和部门，以及与南京大学有合作关系的外部合作火伴。
2. 文件归档流程2.1 文件归档责任单位根据文件的性质和分类，制定文件归档责任单位，并明确各单位的归档职责。
2.2 文件归档流程2.2.1 文件产生阶段- 文件的编制、审核和批准- 文件的编号和分类- 文件的扫描与电子化2.2.2 文件归档阶段- 文件的存储和保管- 文件的索引和检索- 文件的销毁和归档转移3. 文件分类与编目3.1 文件分类原则根据文件的性质、用途和保管周期等因素，将文件分为机构文件、业务文件、项目文件和暂时文件等，分别进行分类管理。
3.2 文件编目方法根据文件的具体内容和事项，采用数字编码、字母编码和组合编码等方式进行文件编目，确保文件的惟一性和检索的准确性。
4. 文件存储与保管4.1 文件存储设施根据文件的保密性、重要性和检索频率等因素，提供适当的文件存储设施，包括文件柜、文件夹、文件架和数字存储设备等。
4.2 文件保管措施确保文件的完整性和安全性，采取物理和网络安全措施，限制权限和加密存储，防止文件的遗失和泄露。
5. 文件索引与检索5.1 文件索引标准制定统一的文件索引标准，包括文件的编号、名称、归档单位、归档时间和归档位置等，便于快速检索和定位文件。
5.2 文件检索方法提供多种文件检索方式，包括关键词检索、条件检索和分类检索等，确保快捷、准确地查找所需文件。
6. 文件销毁与归档转移6.1 文件销毁程序根据文件的保管周期和归档规定，定期进行文件销毁，确保文件的及时清理和释放存储空间。
6.2 文件归档转移对于具有长期保存价值的文件，根据归档规定和专业要求，进行文件归档转移，移交给档案馆或者相关机构进行长期保管。
归档文件整理规则
归档文件整理规则(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000中华人民共和国档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类（开滦东欢坨矿年度-保管期限-机构）归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档文件整理规则
八、编
目
• 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目 录 • 归档文件应逐渐编目。来文与复文作为一件时，只对复文 进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等项目。 • 1、件号：填写室编件号 • 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者 • 3、文号：文件的发文字号 • 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟 标题，外加“【】”号 • 5、日期：文件的形成时间，以8位数字标注年月日如： 20081201
六、排 列
• 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 • 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（问 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（ 的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 题）的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 某单位200 2008 如：某单位2008年文书档案如下排列：
收
集
收集应归档的文件材料做到齐全完整 判断文件是否归档，依照归档范围，决定文件的去留 确定归档文件的保管期限，要准确客观 分类方法要科学、适用，保持相对稳定 便于保管利用，用不锈钢钉、包角 顺序相对固定（党、工、青、妇—办公室—业务—其他） 要 求 不 空 号、重 号 填 写 要 清 晰、端 正 按件号顺序装（不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒）
归档文件的整理规则
归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。
通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、背景和目的在工作和生活中，我们经常需要处理大量的文件和文档，为了方便查找和管理，归档文件整理规则的制定变得至关重要。
本文旨在提供一套标准化的归档文件整理规则，以确保文件的有序存储和快速检索。
二、文件分类根据文件的性质和用途，我们将文件分为以下几类：1. 项目文件：包括与特定项目相关的文件，如合同、报告、会议纪要等。
2. 行政文件：包括公司行政事务相关的文件，如人事档案、财务报表、法律文件等。
3. 客户文件：包括与客户相关的文件，如合同、订单、信函等。
4. 市场文件：包括市场调研、竞争分析等与市场相关的文件。
5. 技术文件：包括产品规格、技术文档等与技术相关的文件。
三、文件命名规则为了便于文件的识别和查找，我们制定了以下的文件命名规则：1. 项目文件：采用“项目名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：项目A_合同_20220101。
2. 行政文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：人事档案_20220101。
3. 客户文件：采用“客户名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：客户A_合同_20220101。
4. 市场文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：市场调研_20220101。
5. 技术文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：产品规格_20220101。
四、文件存储位置为了方便文件的管理和存储，我们建议按照以下的存储位置进行归档：1. 项目文件：在项目文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为项目名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
2. 行政文件：在行政文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
3. 客户文件：在客户文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为客户名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
4. 市场文件：在市场文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
5. 技术文件：在技术文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
五、文件索引和检索为了方便快速检索文件，我们建议建立文件索引表，记录文件的基本信息，包括文件名称、文件类型、存储位置、创建日期等。
归档文件整理方法
归档文件整理方法
归档文件整理方法可以根据个人的需求和喜好来进行，以下是一些常用的归档文件整理方法：
1. 按照日期归档：将文件按照日期顺序进行整理，可以按照年份、月份、日期进行归档。
这样可以方便快速找到某个时间段的文件。
2. 按照主题归档：将文件按照主题或内容进行分类整理。
例如，可以创建不同的文件夹或标签来归档工作文件、个人文件、财务文件等。
3. 按照重要性归档：将文件按照重要性或优先级进行整理，将重要的文件放在更易于访问和管理的位置。
可以使用不同的颜色标签或文件夹来区分不同级别的文件。
4. 按照文件类型归档：将同类型的文件放在一起进行整理，例如将所有的图片文件放在一个文件夹中，将所有的文档文件放在另一个文件夹中。
5. 数字化归档：将纸质文件或电子文件数字化，并使用文件管理软件进行归档。
这样可以极大地减少物理空间的占用，并提高文件的检索效率。
无论选择哪种方法，都需要保持整理的持续性和一致性，定期清理和更新归档文件，以确保文件整理的效果和效率。
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归档文件整理规则目录一、有关说明 (3)1、标准实施时间 (3)2、标准适用范围 (3)3、分类、整理方法 (3)4、立档单位适用范围 (3)5、档案工作有关定义和术语 (4)二、归档文件整理的一般要求 (5)1、组件 (5)2、件内文件的排序 (5)3、分类 (6)4、排列 (7)5、编号 (7)6、编目 (9)三、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架 (11)1、纸质归档文件材料修整要求 (11)2、纸质归档文件材料装订要求 (12)3、纸质归档文件材料编页要求 (12)4、归档文件装盒要求 (13)5、盒内备考表的内容和要求 (13)6、归档文件的排架 (14)四、归档电子文件的整理要求 (14)附录：..................................................................................... 16-23一、有关说明1、标准实施时间2015年10月25日发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》从2016年6月1日实施，此标准也将从此代替2000年的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（原称的“新规则”）。
2、标准适用范围2016年版的《归档文件整理规则》，将标准的适用范围由原来的纸质文件材料，扩展为纸质和电子文件材料。
3、分类、整理方法2016年版的《归档文件整理规则》，调整了归档文件的分类、整理方法。
例如：①、增加了归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；②、增加了归档文件档号结构和编制要求；③、将室编件号和馆编件号统一为件号；④、增加了归档章示例，及直角装订方法。
4、立档单位适用范围2016年版的《归档文件整理规则》，适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织；对其应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类的档案可以参照执行。
如果企业单位有其他特殊规定的，应从其规定。
5、档案工作有关定义和术语2016年版的《归档文件整理规则》中所指的：①、归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材料。
②、整理：是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。
③、件：是指归档文件的整理单位。
④、档号：是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
⑤、整理原则：a、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；b、归档文件的整理应区分不同价值，便于保管和利用；c、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；d、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
二、归档文件整理的一般要求1、组件归档文件一般是以每一份文件为一件。
有正文、附件的应为一件；有文件正本与定稿的应为一件（包括法律法规等重要文件的历次修改稿和正文应为一件）；转发文与被转发文应为一件；原件与复制件应为一件；正本与翻译本应为一件；中文本与外文本应为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（但作为文件的附件时除外）；简报、周报等刊物一期视为一件；会议纪要、会议记录一般是一次会议视为一件，如果会议记录是一年一本的，一本视为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件的，也可视为一件。
此外，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸应与相关文件为一件。
2、件内文件的排序一般是正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，没有特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）。
此外，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
3、分类①、立档单位的分类：立档单位（各单位），或者说同一全宗档案的分类，应保持分类方案的一致性和稳定性。
②、归档文件的分类：归档文件一般采用：年度——机构（问题）——保管期限、年度——保管期限——机构（问题）等方法进行分类，上述两种分类称为三级分类。
a、按年度分类：是将文件按其形成的年度分类。
跨年度的一般应以文件签发日期为准；对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进、以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期来判定所属年度；对于跨年度形成的会议文件应归入闭幕年；对于跨年度办理的文件应归入办结年。
如果，当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，但必须在附注项加以说明。
b、按机构（问题）分类：是将文件按其形成或承办机构（问题）分类。
但是机构分类法与问题分类法只能选择其中的一种，不能同时采用。
采用机构分类的，应根据文件形成机构或承办机构对归档文件进行分类，如果涉及多部门形成的归档文件，应归入文件的主办部门。
采用问题分类的，应按文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c、按保管期限分类：就是将文件按各单位制定的保管期限表来进行分类。
d、如果规模较小或者是公文办理程序不适合于机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度——保管期限等的方法进行两级分类。
4、排列①、归档文件排列：归档文件的排列，应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由来排列。
②、同一事由文件排列：同一事由中的文件，应按文件形成的先后顺序排列。
③、成套性文件排列：会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。
5、编号①、归档文件的编号原则：根据分类方案和排列顺序编写档号。
档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。
②、档号的内容档号的内容一般包括：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。
上、下位代码之间用“—”短横线连接，同一级代码之间用“· ”小圆点隔开。
例如：③、档号编制要求： 应按照DA/T13—1994《中华人民共和国行业标准档号编制规则》编制。
其中：a 、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号，一般是用4位数字或者字母与数字的结合标识；b 、档案门类代码·年度：其中归档文件档案门类的代码由“文书”前2位汉语拼音第一个字母“WS ”标识；年度为文件形成的年度，以4位阿拉伯数字来标注公元纪年，如：“2016”；c 、保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码件号 办公室 永久 年度 文书 全宗号“Y”、“D30”、“D10”标识。
同时也可以使用“永久”、“30年”、“10年”来标识保管期限。
d、机构（问题）代码：是采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如：办公室代码为“BGS”。
机构也可以用“办公室”等规范简称标识（见附录A图、A3）。
凡归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
e、件号：是单件（份）归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如：“0026”。
④、归档章的内容：归档章的内容包括全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项；机构（问题）可以作为选择项（见附录A、图A1）。
归档章中的全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按前面已介绍的方法填写，页数用阿拉伯数字标识（见附录A、图A2）。
⑤、加盖归档章要求：归档章应加盖在归档文件首页上端空白处，并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
6、编目①、归档文件目录的内容：a、序号：应填写经过组件、分类、排列、编号后盒内归档文件的顺序号。
b、档号：应按前面介绍过的要求来填写。
c、文号：应填写文件的发文字号。
例如：昆档发〔2016〕96号，若没有文号的，不用标注。
d、责任者：应填写制发文件的组织或个人，也就是文件的发文机关或署名者。
e、题名：也就是文件标题。
如果没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容，不便于检索的，应当全部或部分自拟标题，并在自拟的内容外加方括号“〔〕”。
f、日期：也就是文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年、月、日。
如：20160329。
g、密级：应按文件密级实际情况标注。
如：绝密、机密、秘密等。
但如果没有密级的文件，不用标识。
h、页数：是填写每一件归档文件的页面总数（有图和文字的页面为一页，空白页不编）。
i、备注：注释文件需要说明的情况。
②编目要求：a、编制归档文件目录，应依据档号的顺序来编制归档文件的目录。
b、所编制的目录，应准确、详细、便于检索，防止漏检。
c、归档文件应逐件编目。
如：来文与复文为一件时，只需对复文编目，但应体现来文的主要内容。
d、归档文件目录，推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。
目录表格采用A4幅面纸张，页面宜横向设置（见附录B、图B1）。
e、归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。
目录在装订时，应编制封面（见附录B、图B2）。
f 、归档文件目录封面应认真填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称也就是立档单位名称，填写时应使用全称或规范化的简称。
g、归档文件目录可以按年（每年一册）装订成册，也可以每年区分保管期限装订成册。
例如：永久档案装订成一册、30年档案装订成一册，10年的档案装订成一册。
三、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架1、纸质归档文件材料修整要求①、凡归档的纸质文件材料在装订之前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
②、对已破损的文件材料，应按DA/T25—2000年《中华人民共和国档案行业标准档案修裱技术规范》予以修复；对字迹模糊或易退变的，应予以复制。
③、凡归档的文件材料应按照保管期限要求去除容易锈蚀、容易氧化的金属或塑料装订用品。
④、对于幅面过大的文件材料，应在不影响使用效果的前提下进行折叠。
2、纸质归档文件材料装订要求①、凡归档的文件材料，一般是以件为单位装订。
并且做到装订牢固、不损页、不倒页、不压字，装订后的文件材料平整，有利于档案的保管和利用。
对于原装订方式符合要求的应维持不变。
②、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件材料的物质。
不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热容胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料。
③、凡归档文件材料，宜采用线装法来装订。
对于页数较少的，使用直角装订（见附录C、图C1、图C2）或者用缝纫机轧边装订。
对于文件材料较多、较厚的，使用“三孔一线”装订。
④、永久和30年保管的归档文件材料中，使用了不锈钢订书钉或浆糊装订的（如：书刊），装订材料应满足归档文件材料长期保存的需要。
⑤、永久和30年保管的归档文件材料，不能使用不锈钢夹或封套装订。