事业单位考试行政文秘培训一ppt课件
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行政文秘人员培训(ppt 208页)
行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、 无雕琢之意的发型。
选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材
行政文秘发型选择的注意事项
2019/12/30
69
（二）头发的保养
做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。
2019/12/30
26
行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
2019/12/30
27
第二讲
职业形象设计
28
课程安排
行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态
2019/12/30
29
谁是合适的行政文秘人选？
2019/12/30
30
行政文秘的服饰设计
行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装
2019/12/30
31
行政文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项
2019/12/30
32
（一）与环境、身份相协调
在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动
2019/12/30
33
（二）与体型相协调
（1）颜色
体形瘦小者、纤细者
反应迅速。
2019/12/30
24
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
行政秘书培训ppt课件
立
• 做错事要知道错的原因
自 信
• 了解上司的喜好，客户的喜好
， 努
• 将相关资讯提供上司，适时给予建议
力
• 了解上司及自己人际风格，然后加以配合
扮 演
• 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
好 秘
• 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标
书
• 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局
角 色
• 不在
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心
工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
行政秘书学的基础知识(ppt 33页)
• 初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助 理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一 些，在职者的年龄一般不超过25岁。
企业秘书的各种类型
• 总经理行政助理Executive Assistant
Manager
总经理助理Assistant to General Manager
• 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk
【办公室主任岗位职责】
1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；
2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;
企
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告; 4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;
业
5.负责公司防火\防盗及交通等安全管理工作; 6.公司员工及住房管理;
部
7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;
1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化
4、秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同——机关秘书，企业秘书， 私人秘书，商业秘书，涉外秘书。
– 按工作内容不同——行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。
2、秘书的定义
所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任 务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合 服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与 主管制定的行政性任务的人员。
从事办公室程序性工作，协助上司 处理政务及日常事务并为决策及实 施提供服务的人员
企业秘书的各种类型
• 总经理行政助理Executive Assistant
Manager
总经理助理Assistant to General Manager
• 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk
【办公室主任岗位职责】
1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；
2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;
企
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告; 4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;
业
5.负责公司防火\防盗及交通等安全管理工作; 6.公司员工及住房管理;
部
7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;
1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化
4、秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同——机关秘书，企业秘书， 私人秘书，商业秘书，涉外秘书。
– 按工作内容不同——行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。
2、秘书的定义
所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任 务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合 服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与 主管制定的行政性任务的人员。
从事办公室程序性工作，协助上司 处理政务及日常事务并为决策及实 施提供服务的人员
办公室行政文秘人员岗位知识培训PPT
问题时要会签。
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件，及时审核是否处理完毕， 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件，及时督促经办人完成，
四、岗位工作应注意事项
（二）其他应注意事项
1.学习制度和规章，熟悉工作流程； 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁； 3.当日文件当日交清； 4.存档记录要求每周清存； 5.文件跟踪每月清理结案； 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式：归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录；
• 要求定期进行统计、清理和整理； • 归档文件要求定期送归档； • 传真件要注意复印存档。
• • • •
三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识（一）来自文• 公文种类：会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
（一）公文
• 公文格式：通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等，但不一定全。
三、文件相关业务知识
（二）事务文书 • 计划、总结、调查报告等
（三）专业文书
• 经济文书、司法文书等 （四）日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
2.登记的要素：日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面（便于签收）和电子（便于查阅）两种形式（OA文件除外）； 要求此项工作要养成习惯。
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件，及时审核是否处理完毕， 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件，及时督促经办人完成，
四、岗位工作应注意事项
（二）其他应注意事项
1.学习制度和规章，熟悉工作流程； 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁； 3.当日文件当日交清； 4.存档记录要求每周清存； 5.文件跟踪每月清理结案； 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式：归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录；
• 要求定期进行统计、清理和整理； • 归档文件要求定期送归档； • 传真件要注意复印存档。
• • • •
三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识（一）来自文• 公文种类：会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
（一）公文
• 公文格式：通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等，但不一定全。
三、文件相关业务知识
（二）事务文书 • 计划、总结、调查报告等
（三）专业文书
• 经济文书、司法文书等 （四）日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
2.登记的要素：日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面（便于签收）和电子（便于查阅）两种形式（OA文件除外）； 要求此项工作要养成习惯。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
行政管理与办公文秘培训ppt
任务完成后进行总结，分析存在的问题并提 出改进措施，以提高工作效率和质量。
行政管理实务
03
行政组织设计与优化
01
组织结构分析
对现有组织结构进行评估，识别存在的问题和瓶颈。
02
部门职责划分
明确各部门职责，避免职能交叉和空白。
03
岗位设置与人员配置
根据业务需求合理设置岗位，并配备合适的人员。
行政制度建设与完善
掌握文档检索技巧，提高文档查询的效率和准确性。
接待与礼仪
接待流程
熟悉接待流程，包括接待前的准备、接待中的服务、接待后 的收尾工作。
礼仪规范
了解商务礼仪的基本规范，包括言行举止、着装要求等，提 升个人形象和职业素养。
行政管理与办公文秘的沟通技
05
巧
有效沟通技巧
准确理解
确保准确理解对方意图，避免信 息传递错误。
02
随着信息技术的发展，行政管理逐渐向数字化、智能化 方向发展，提高了管理效率和决策的准确性。
03
行政管理理论和实践也在不断发展，不断适应社会和经 济发展的需要，为组织的发展提供有力支持。
办公文秘工作概述
02
办公文秘的职责
文书处理
负责文件的收发、登记 、传递、归档和保管工 作。
会议组织
安排会议议程、准备会 议材料，并负责会议记 录和纪要整理。
01
02
03
制度梳理
对现有制度进行全面审查 ，识别过时和缺失的制度 。
制度制定与更新
根据业务发展需要，制定 或更新相关行政制度。
制度执行与监督
确保制度得到有效执行， 并对执行情况进行监督。
行政流程设计与优化
流程诊断
对现有行政流程进行全面 评估，识别低效和繁琐的 环节。
行政管理实务
03
行政组织设计与优化
01
组织结构分析
对现有组织结构进行评估，识别存在的问题和瓶颈。
02
部门职责划分
明确各部门职责，避免职能交叉和空白。
03
岗位设置与人员配置
根据业务需求合理设置岗位，并配备合适的人员。
行政制度建设与完善
掌握文档检索技巧，提高文档查询的效率和准确性。
接待与礼仪
接待流程
熟悉接待流程，包括接待前的准备、接待中的服务、接待后 的收尾工作。
礼仪规范
了解商务礼仪的基本规范，包括言行举止、着装要求等，提 升个人形象和职业素养。
行政管理与办公文秘的沟通技
05
巧
有效沟通技巧
准确理解
确保准确理解对方意图，避免信 息传递错误。
02
随着信息技术的发展，行政管理逐渐向数字化、智能化 方向发展，提高了管理效率和决策的准确性。
03
行政管理理论和实践也在不断发展，不断适应社会和经 济发展的需要，为组织的发展提供有力支持。
办公文秘工作概述
02
办公文秘的职责
文书处理
负责文件的收发、登记 、传递、归档和保管工 作。
会议组织
安排会议议程、准备会 议材料，并负责会议记 录和纪要整理。
01
02
03
制度梳理
对现有制度进行全面审查 ，识别过时和缺失的制度 。
制度制定与更新
根据业务发展需要，制定 或更新相关行政制度。
制度执行与监督
确保制度得到有效执行， 并对执行情况进行监督。
行政流程设计与优化
流程诊断
对现有行政流程进行全面 评估，识别低效和繁琐的 环节。
行政秘书技能培训ppt课件
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避 免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变 更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
IST
什么是秘书？
一、个人素 质
二、专业技能
IST
个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
IST
专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
＃ 文件的处理及保管 ＃ 决策支持性工作 ＃ 信息收集整理
IST
第三章 作
专业技能--公文写
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
于保守秘密是秘
书人员的首要职
业道德。
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修 改等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变 更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
IST
什么是秘书？
一、个人素 质
二、专业技能
IST
个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
IST
专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
＃ 文件的处理及保管 ＃ 决策支持性工作 ＃ 信息收集整理
IST
第三章 作
专业技能--公文写
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
于保守秘密是秘
书人员的首要职
业道德。
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修 改等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
行政公文写作培训课件PPT(共 66张)[001]
![行政公文写作培训课件PPT(共 66张)[001]](https://img.taocdn.com/s3/m/282dbb386edb6f1aff001f4c.png)
通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或 人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的 询问。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
批复：适用于答复下级机关的请示事项。
的则没有。
26
4、附件
是指随公文一并发出的其他公文或材 料，附件与正文有同等效力。常见的附件 有两种形式：
一是正文只起批准、发布、印发、转 发、批转作用，其内容很短，公文的主要 内容是附件。
二是只是补充说明正文某一方面内容 的事件、图表、统计数字等。
27
注：
如有序号用阿拉伯数码，如 附件：1.XXXXXX 附件名称后不用标点符号 附件应与正文一起装订，并在左上角 第一行顶格标识“附件”（和序号），序 号和名称应前后一致。
平行文—— 向同级机关或不相隶属的机关送交的 公文，主要有函等。
指挥性公文 报请性公文
按紧急程度分
特急 急件
知照性公文 建议性公文 商洽性公文
按保密级分
绝密 机密
实录性公文
秘密
公文的类型及分类方法
8
第二节 公文的体式
一、公文的格式 （一）眉首 （二）主体 （三）版记
9
10
11
12
（一）眉首
17
(二)主体
红色间隔线以下，主题词（不含）以 上部分，为主体部分。
18
1、标题 2、主送机关 3、正文： 4、附件： 5、成文日期 6 、印章 7 、附注
19
1 、标题的制作
完整式标题： 发文机关＋事由＋文种 国务院关于加强水土保持工作的通知
行政文秘培训ppt课件
二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同
各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设
法减轻领导者的负担
二、秘书人员事务处理技能
3、事务处理中的关键点
理：事务本身的内在逻辑性 ——技术层面的原理 ——哲学层面的哲理 ——人际关系中的做人的道理 情与法： ——情理与法理 ——注重平时感情的积累 ——心中的法制观念 ——大事讲原则，小事讲团结
五、企业公文的类型与应用
1、企业公文的概念及作用 概念 ——是将企业领导管理思想和意图，通过文字
表达，形成公文文稿的过程 公文的作用 ——规范标准作用 ——领导指挥作用 ——广告宣传作用 ——沟通信息作用 ——凭证记载作用
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调 ——艺术气质，能主持一定的文艺活动 ——计算机熟练，英语优秀 ——摄影、驾驶等
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
高级文秘人员的知识技能 ——具备初、中级文秘人员的基础 ——有良好的文字处理能力，能策划大型文案 ——有良好的沟通协调能力，授权：
文秘写作培训课件(PPT 59张)
３行文规则
一般不要越级行文。（逐级、越级、多级、普发、通行） 严格控制行文的数量。 切实注意行文的位度。 行文要选准文种。 分清党与政、领导与指导的关系。 政府各职能部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政 府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正或上款，是指负责处理、执行公文的 机关。它位于标题的左下方，顶格书写，其后用冒号。 普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校 直属各单位”；中共中央、国务院的某些普发性文件如 “各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区、各 军兵种党委，各人民团体”等。但上行文的主送机关一般 是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性 公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机 关。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机 关。应当使用全称或规范化简称。
本讲内容：
通用规范公文（请示、通知、函）； 策划文案（计划、方案）； 总结文稿（工作总结、报告）； 会议文案（主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿）； 章则文书（章程、办法、细则）； 公关、礼仪文书（简介、倡议书、启事、欢迎词、 慰问信、感谢信）； 契约文书（合同、协议、条据）。
2公文格式
完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部 分组成。 党内文件的文头部分包括份号、秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人；行文部分包括标题、主送机关、正文、附 件、发文机关署名、成文日期、印章；文尾部分 包括印发传达范围、主题词、抄送单位、印刷版 记。
2公文格式
国家行政机关公文 眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人； 主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、公 文生效标记（落款）、成文日期、印章、附注； 版记部分包括主题词、抄送单位、印发机关和印 发时间。
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
29
信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
27
CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
28
保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
12
档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01
行政人员公文写作培训PPT课件
语言简练
合法合规
通知公文的语言应简练、明了，避免过多 的修饰和解释，确保信息能够迅速传达。
通知公文的内容应符合法律法规和相关规 定，不得违反相关规定或侵犯他人权益。
报告公文写作实例
客观真实
报告公文应以客观事实为依据，真实 反映情况或问题，避免主观臆断或虚 假陈述。
重点突出
报告公文应突出重点内容，对重要事 项或问题进行详细阐述，避免过多的 废话或无关紧要的细节。
逻辑清晰
报告公文应遵循逻辑顺序，条理清晰 地阐述观点或事实，使读者能够快速 理解报告的核心内容。
数据支撑
报告公文可以运用数据和图表等工具 来支撑观点或事实，提高报告的说服 力和可信度。
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
05
公文写作规范与要求
公文写作的规范性
格式统一
熟悉不同类型公文的 格式要求，如通知、 报告、请示等。
提高语言表达能力
注重语言的准确性和简洁性， 避免使用模糊或歧义的语言。
学习公文特有的语言表达方式， 如正式、严谨、客观等。
通过阅读优秀公文范文和模仿 练习，提高自己的公文语言表 达能力。
培养逻辑思维能力
在写作前先梳理思路，明确公文 的主旨和要点。
公文写作是行政人员的基本职责之一，良好的公 文写作能力体现了一个人的职业素养和责任心。
培训背景
01
公文在日常工作中的重要性
公文是行政工作中不可或缺的沟通工具，无论是向上级汇报工作、向下
级传达指示，还是与其他部门进行协作，都需要通过公文进行。
02
公文写作中存在的问题
在实际工作中，行政人员在公文写作方面存在诸多问题，如格式不规范、
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2019年6月18日星期二
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行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
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行政文秘人员的主要工作（表一）
工作
具体内容
辅助决策 信息工作 文书工作
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
第一讲
你适合做行政文秘吗
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
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6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
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守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
机智 勤快 整洁 自制 兴趣
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13
（三）品质要求
忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
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行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力 沟通能力
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
序号 专业技能名称
具体解释
1
打字
2
速记
写作 3
4
编辑
5
归档
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秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
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行政文秘人员的主要工作（表二）
工作
具体内容
档案工作
查办工作 行政事务工
作 上司交办的
其他工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
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小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序
检测内容
号
1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。
3 善于与人沟通。
4 随机应变能力强。
5 能严守秘密谨慎处理保密文件。
6 能准确理解上司的意图。
7 能沉着处理紧急事件。
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良一差
般
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小测试：你适合做文秘吗？（表二）
序
检测内容
良一差
号
般
8 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地
表达经理的意见。
9 及时将企业内外部信息传递给经理。
10 经理外出时能主动主持办公室工作。
11 良好的职业道德和强烈的进取心。
12 精力充沛。
13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码
反应迅速。
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小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
18 积极主动而非被动工作。
19 懂办公室内财务管理。
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（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
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16
（二）沟通能力
交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
10
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
2019年6月18日星期二
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
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（二）个性要求
7
游戏：心目中的你
请评出我们身边你认为最适合做 行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
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8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
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9
（Байду номын сангаас）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
2019年6月18日星期二
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
序号 专业技能名称
具体解释
6
统计
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。
7
处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求
复制
秘书掌握此项技能。
8
使用电信设备 主要指使用电话、电传和传真设备。
9
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
会务工作 公关工作
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
职业化训练教程
行政文秘人员
主讲：文磊老师
行政文秘人员培训
一． 个人素质 二． 专业技能
个人素质
① 你适合做行政文秘人员吗？ ② 行政文秘的职业形象设计 ③ 现代商务礼仪 ④ 沟通技巧训练 ⑤ 行政文秘的时间管理 ⑥ 如何缓解工作压力
专业技能
① 办公室事务管理 ② 口才训练与电话技巧 ③ 会议的筹划与管理 ④ 公文写作技巧 ⑤ 文书档案的管理 ⑥ 接待工作技巧