利用现代化技术优势实现总公司文档一体化管理初探

利用现代化技术优势实现总公司文档一体化管理初探[日期：2004-12-13]来源：南京市自来水总公司档案室作者：巨卫红[字体：大 中 小]近年来，随着我公司计算机技术的广泛运用，办公自动化程度的不断提高，特别是局域网的建立和宽带网的使用，出现了大量的各种形式的信息文件。

现代化的办公系统对文书与档案管理工作提出了更高的要求，如何改善文书、档案管理工作避免无谓的重复劳动，以适应网络时代对办公信息传递、检索、利用、收集、保存现代化的需要，文档一体化管理模式就是目前被档案界普遍推广的一种方法。

所谓文档一体化管理就是指从文件的产生到运转的每一个环节上都体现出档案工作的具体要求，实现文书与档案工作信息共享，规范衔接。

即从文书和档案工作的全局出发，将企业内部的文书、档案工作有联系的内容进行配合，精简不必要的环节，实现文件登记与档案著录同步同卡。

采用文档一体化管理系统，一次输入，多次输出，把公文处理中的收、发文登记工作与档案立卷工作合二为一，这样文书处理完毕立卷、著录工作也同时完成，实现了文书办理、立卷、归档工作随办随归，减少了重复劳动，提高了工作效率。

那么文档一体化计算机管理系统在我公司是否可行,本人就此问题谈一谈自己的一些看法。

一、我公司目前文书与档案的管理现状目前在我公司实际工作中，各类文件的处理和档案管理工作实行的是分块管理制。

公文由总公司办公室秘书部门负责处理，公文一般分为收文和发文两个部分，虽然总公司建立了局域网，各部门计算机使用也非常普及，但收、发文的管理流程还是采用原有的人工处理方式——由总公司办公室秘书手工登记收、发文并对文件进行处理，然后亲自分发、传阅、催办，公文办理完毕后与第二年的年初移交到公司档案部门归档。

其中收发文登记的内容一般包括收、发文时间、登记号、责任者、文号、标题、文件形成时间等内容。

而档案人员在接受移交文件后进行归档著录时，也同样要将这部分信息再一次输入计算机。

这样带来的结果必然是即不断重复操作，又浪费人力、物力和财力。

多年来虽然我公司档案管理部门与文书部门有一定的业务联系，但无统一的业务工作规范，各自为政，使得文档上下两个环节之间本应相扣的关系被分割开来。

档案部门不去考虑公文处理阶段已形成的原始数据，文书处理部门也没有将揭示档案外部特征和内容的信息尽量在公文登记中行成，这样就难以达到信息共享、相互协调、功能衔接的运作机制，给档案的检索与利用带来许多不便，当然也就不可能为现代化技术的应用提供方便，甚至设置了屏障。

实现文档一体化管理是克服上述弊端的主要途径。

二、建立文档一体化管理业务体系是文书与档案工作发展的必要条件1.档案工作自身发展的需要计算机等现代化技术的不断运用，在给档案工作带来效率和发展的同时，也把大量新问题摆在档案工作者面前，特别是电子文件的大量产生，网络技术的普遍使用，使档案工作的技术方法发生了一些质的变化，原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则也将得到更新。

档案部门的职能也会发生变化，它由原来的档案文件接受和保管基地转变为档案信息的控制和利用中心，这一系列的变化都迫切需要一种新的档案管理模式来支持，所以说在我公司建立文档一体化管理系统是档案工作自身发展的需要。

2.公文管理必需适应现代化办公的需要随着办公自动化的程度不断提高，现在公文不仅仅是传统意义上的纸质文件，还包括电子文件、多媒体等形式的文件，因此公文处理的方式、规范也必然随之改变。

同时人们对公文处理效率也提出了更高的要求。

针对这一情况，在充分利用现有的现代化办公设备的基础上，采用文档一体化管理体系，将文书立卷和公文处理中的收、发文登记工作合二为一，把过去集中立卷改为现在的平时整理，分散工作量，以期达到文书立卷、归档随办随归，减少重复环节，实现文档的超前控制，文件处理完毕，立卷、归档工作也同时完成，这样既不会形成文件积存堆积，又提高了工作效率，文档的收集与利用也更加完整、便捷了。

三、现代化技术与管理优势为总公司文档一体化管理体系的建立提供了优良的环境1.总公司档案部门已建立了档案计算机管理系统我公司档案管理部门于1999年开始采用由北京世纪科怡专业信息管理公司开发的计算机档案管理应用软件——《科怡2 000》网络版，来管理公司的所有档案。

这是目前较为先进、使用普遍的档案计算机管理软件之一。

经过我公司档案部门工作人员的不断探索和软件版本的不断升级，这套档案计算机管理系统，已和公司的档案管理体系十分融合、协调，档案工作人员对系统操作和管理也非常方便、熟练。

而且该系统本身包含了文件管理子系统，具备了文档一体化的管理功能。

因此在我公司建立文档一体化管理系统具有良好的基础条件，即可以利用原有的技术设备，又有素质较高的档案计算机管理人员。

2.先进的计算机网络信息管理系统促进了文档一体化管理的进程文档一体化管理建立离不开计算机与网络技术的支持，随着总公司计算机中心的成立、局域网的建成以及近来宽带网的使用，彻底消除了由于档案部门与文书部门因地理分隔而无法实现的一体化管理的矛盾。

现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷的用于档案工作，而现代化的办公系统就是要求文书与档案工作紧密衔接，实现办公信息的传递，存储、查阅、利用、收集现代化。

目前总公司的档案计算机管理信息系统已连接进入总公司局域网系统，总公司各部门、各水厂、各分公司都可以上网检索到总公司的档案信息。

这些先进的技术与管理方式都为文档一体化管理体系的建立提供了优越的条件。

四、文档一体化管理业务体制的建立1.加强岗位培训、提高思想认识，进一步推行文档一体化管理推行文档一体化管理，首先要提高文书与档案工作人员的思想认识和业务知识，通过岗位培训，使文书与档案管理者改变过去那种狭隘的职业观，充分认识文档一体化管理的必要性，增强推行文档一体化管理的自觉性，掌握文档工作基本知识。

文书管理者应当熟悉、掌握档案管理的一些特点和规范，以便在其工作中有意识的将档案管理的要求贯穿与整个公文管理之中，使之向档案顺利转化，衔接流畅；而档案管理者则应最终担负起对公文进行筛选的责任，通过从整个公文产生、发展、运行的过程，来把握、分析公文的价值，确定其保管与利用的方式。

与此同时还应该注重对企业领导的宣传，争取企业领导的支持。

能否全面推广文档一体化管理，在很大程度上取决于领导的重视程度，只有在企业领导高度重视的前提下，把文档一体化管理纳入企业管理议事日程，推行文档一体化管理才真正落到实处。

2.理顺管理体制，为实现文档一体化管理体制打下坚实的基础。

实现文档一体化管理，应注意理顺文书与档案部门之间的关系，把现代文书工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交会在一起。

3.制定统一的管理制度与业务规范，是实现文档一体化管理的重要保证。

目前，文书工作标准未能与档案工作标准接轨，特别是文件著录标准与档案著录标准就有许多不协调的地方，因此在遵照国家有关规定的基础上，建立和制定企业内部统一的文书、档案工作标准是十分必要的。

此外还应该强调文书、档案用品的统一，做到从文书处理用的拟稿纸、文件处理单、各类表格、卷面、卷盒及其它装具，都要按照国家档案局的有关规定保持一致。

只有这样，文档一体化的综合管理网络才能顺利建立起来，文档一体化计算机管理系统软件才会具有通用性。

4.文档一体化管理具体实施模式首先，建立总公司文档一体化计算机管理系统，并纳入总公司局域网系统。

在我公司可以直接对现有的《科怡2000》档案计算机管理系统稍加改进加以利用，这样即节约成本，又有对系统操作熟练的档案工作人员。

其次，将企业内要办理的各类公文，根据总公司档案分类方案为文件分类，并鉴定文件的价值，将文件分为永久、定期和不归档三级。

之后，文书管理人员就可以将文件的件号、责任者、标题、分类号、保管期限等文件内容的信息登记、输入文档一体化计算机管理系统。

同时对部分有归档价值的重要文件可以进行全文扫描录入，如果是电子文件或是通过网络收发的文件，只要将文件内容存盘后，再打印几份纸质文件备用即可。

这样就形成纸质文件与电子文件一一对应，实现了文档的全文检索。

第三，通过文档一体化计算机管理软件，对输入的文件数据进行分析，采用一文一卷的小卷方法，为已分类并具有归档价值的文件立卷，并将文件的主要特征著录在案卷封面上，并打印出来。

这样当文件传阅办理完毕时，应归档的文件也完成了著录、立卷工作，可以及时归档了。

五、文档一体化管理体系的建立加速了企业信息化的发展进程1. 采用文档一体化管理体系可以加快企业档案工作现代化的步伐。

首先，文档一体化管理模式的运用改变了公文与档案工作之间难以及时交流与反馈、缺乏统筹规划的问题，实现了公文与档案工作之间相互衔接与联系，使档案的收集更加完整、便捷、准确、安全。

其次，由于文档一体化系统的应用，使得计算机在公文按规范化要求处理后，归档的档案保持了文件本身所具有的必然联系，保留了文件之间完整、清晰的相互关系，这有助于提高档案的检全率和查准率。

同时可以通过该系统强大的检索功能，根据企业管理的需要编制各类检索工具，档案的检索入口大大丰富了。

第三，档案工作人员可以通过文档一体化计算机管理系统，完成企业档案的编研工作，提高了档案资源充分开发和利用的综合能力，促进了企业档案工作的发展。

2.文档一体化管理体系的运用促进了企业信息化发展。

文档一体化管理体系的运用，使企业信息管理形成一个合理的网络结构，扩大了信息的流通渠道，方便了对档案信息的筛选、归纳和提炼，有助于及时提供信息，为企业领导的科学决策和各项办公活动服务。

文档一体化管理系统依靠企业先进计算机网络，可以实现网上收发、办理、传阅文件，并直接在网上归档，同时企业工作人员也通过网络检索档案信息，达到资源共享共享的目的，提高了企业的行政效率，也加快了企业信息化的步伐。

3.文档一体化管理体系的实现有利于企业资源的合理利用。

文档一体化的作用在于减少不必要的重复劳动环节，提高工作效率，它使文书与档案人员的构成由专用行转变为服务行，便于企业领导统筹安、合理分配，使企业人力、物力、财力等资源最大限度的发挥作用，为企业节约经费，减少了浪费。

综上所述，在充分利用本企业现代化技术优势的基础上，建立文档一体化管理体系，不仅有助于企业档案工作的现代化发展，而且对企业的信息化建设具有重要意义。

完善的文档一体化办公格局，是实现网络时代无纸化办公的基础，而文书与档案的标准化、数字化、信息化，档案检索与利用的自动化、网络化，是企业信息化建设的重要保证。

因此在总公司建立文档一体化管理体系是十分必要的，也是切实可行的。

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