PPT2007第十一讲-幻灯片辅助功能

P PT2007第十一讲—幻灯片辅助功能

动感

本讲主要讲解幻灯片制作时常用到的相关辅助功能。

一、演示文稿的检查功能

当您辛辛苦苦制作完演示文稿，别急于立马发布，最好是利用Office系统提供的检查功能进行一番检查和修正。

1、拼写检查

假如，有这样一

张幻灯片，由于俺的

英文水平不高，有几

处拼写错误，出现红

色波浪线。

如果您在编写

幻灯片时不希望出现

令人心烦的红色波浪线，那就建议您关闭自动拼写检查功能：将“Office按钮>>PowerPoint 选项>>校对>>在PowerPoint中更正拼写时：键入时检查拼写”复选框去勾，即可。如果要启动检查功能，重新打勾。

【特别说明】英文拼写

检查最好放在Word里执行，

因为Word既可以检查拼写

错出，也可检查语法错误。

同时还需要说明的是，Ms

Office对中文的拼写检查功

能是很弱的，需要自行建立

字典／词库。

如何修改错误的拼写呢？

当您在最后一张幻灯片上画上圆满的“句号”后，劳驾您点击“审阅>>校对>>拼写检查”命令，弹出如下对话框：

根据判断，选择不同的按钮点击。如点击“更改／全部更改／自动更正”，进行更改；点击“忽略”，忽略更改；点击“添加”，将新词添加到词库。

或者，右击带红色波浪线的

字符串，弹出右图所示“建议列

表”，可选择正确拼写；或者选

择忽略；或者选择拼写检查；或

者选择“添加到词典”（此后再

出现该词时就不会再出现红色

波浪线了。）

2、查找与替换

借助“查找与替换”功能，可以批量替换诸如符号、专有名字等字符串，以规范文本或适应新的受众。

如我们想把英文状态下的“,”，修改为中文状态下“，”。那么，我们可以点击“开始>>编辑>>替换>>替换”命令，打开右图

对话框，在“查找内容”栏输入小写

“,”，“替换为”栏输入“，”，然后点

击“全部替换”。同理如果您为了尊重

受众，想将幻灯片中的所有的“你”

全部修改为“您”，用替换功能非常方

便。

3、字体的替换

如果我们想快速将某种字体整体修改为另一种字体，那就请点击“开始>>编辑>>替换>>替换字体”命令，弹出“替换字体”对话框。

比如，我们想把“楷体_GB2312”修改为“华文行楷”，如上图进行替换即可实现全部幻灯片的批量替换。

如果，您想将幻灯片中

的中文字体和西文字体，同

时进行替换或指定，那么您

可选中要替换的文本，点击

“开始>>字体”启动器，启

动右图对话框，分别修改“西

文字体”和“中文字体”，同

时也可以改变字体样式和字

号大小。

二、智能标记与自动更正

当您在进行幻灯片操作时，可能会出现诸如“自动调整按钮”、“粘贴按钮”、“自动项目符号按钮”或“自动更正按钮”等等，这就是Office System中通称的“智能标记”。利用智能标记，可以非常方便地实现相关编辑工作。

1、键入时自动套用格式

⏹按钮：当我们进行粘贴时，由于原文件格式和PPT模板格式不相符，就会自动出现“粘贴按钮”智能标记，您可以有三种选择，分别试试看。

⏹按钮：当鼠标移至特定文本附近时，出现“”

图标，鼠标移至其上，出现“自动更正”按钮，点击出现

菜单，可改回“：）”。

⏹按钮：当鼠标移动到文本附近时会出现

“”图标，当鼠标移至该图标时出现“智能标记操

作”按钮，点击按钮出现菜单。您可：删除此智能标

记；点击打开“智能标记选项”等等。

按钮：当占位符中内容过多时出现“”

图表，鼠标移至其上，出现“自动调整选项”按钮，点

击弹出菜单如下（菜单会因幻灯片版式不同而有所不同），根据需要调整（详见第三讲）

2、控制智能标记出现的时机

点击“Office按钮 >>PowerPoint选项>>校对”标签，点击按钮。弹出自动更正对话框，分别点击顶部的三个标签，决定进行如何的勾选操作，然后“确定”>“确定”，退出Office按钮。

【特别说明】：

（1）“自动更正”标签下，除了选择勾选外，下方的两个输入栏，可用以添加自动更正字典（词库）。

（2）“智能标记”标签下，注意识别器的适用软件。

三、Office剪贴板功能

打开幻灯片，点击“开始>>剪贴板”对话框启动器，打开“剪贴板任务窗格”，此时剪贴板为空。

当我们要把本文档中或外部素材进行复制（Ctrl＋C）

时，再看看剪贴板任务窗格，就会出现对应的内容。

任务窗格最多能容纳24条剪贴内容，此后会自动

替换掉第一个内容（窗格最下方的那个）。

窗格左下方的“选项”按钮，可用来进行剪贴板设

置。

同时能保存24条剪贴内容，供我们粘贴适用，可大大提高工作效率。

使用方法：定位到需要粘贴至的幻灯片，然后直接到剪贴板任务窗格中单击目标内容，

即会出现在该幻灯片上，然后做

必要的调节（位置、大小等）即

可。

如右图，定位在第2张幻灯

片后，点击美女图片，即可快速

实现粘贴。

注：剪贴板任务窗格中的内

容可反复在多个文档中，甚至在

Office其他软件中使用，直至关闭

所有Office软件为止。