目前我国通用的公文载体

目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白以后的页不标识页码。

公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字行政公文处理中常见的格式问题分析《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。

主要表现在以下几个方面：1.公文格式组成部分中常见的问题1.1眉首部分1.1.1.发文机关标志。

黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。

但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。

1.1.2.发文字号。

上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

1.1.3.签发人。

有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。

规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

1.1.4.红色反线。

党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

1.2主体部分1.2.1标题。

常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。

《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。

二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

1.2.2.正文小标题。

《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。

《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

1.2.3.附件。

附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。

附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。

还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

1.2.4.成文日期。

纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。

如空白过大，就容易被加入其他内容。

但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。

另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。

印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。

常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。

1.2.6.附注。

公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。

常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

1.3.版记部分1.3.1.主题词。

常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。

规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。

此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。

1.3.2.抄送机关。

常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

1.3.3.印发机关和印发时间。

印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。

但有的单位公文经常将二者左右顶格。

2.公文组成部分标识规则中常见的问题2.1.排版装订。

公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。

目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

2.2页码。

置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。

但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

2.3.表格。

公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。

正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

但有的公文中经常穿插一些表格。

3.公文格式中常见的其他问题3.1.数字。

一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。

词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

3.2.名称。

公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。

为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。

3.3.时间。

尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。

公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。

3.4.标点符号。

有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“96·8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。

还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。

4.规范公文格式，提高公文质量的措施4.1.提高认识，加强领导规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。

各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。

各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。

4.2.加强文秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。

加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。

加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。

4.3.健全制度，规范程序各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。

坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。

对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。

一、公文的基本格式公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。

它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。

1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。

《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。

一、公文版头部分公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。

位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。

红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。

1、版头。

主要是两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。

均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。

下面留一定位置（备填注发文字号），下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。

例如：“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会（批复）”等。

联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。

在公文版头使用方面应注意的问题是：（1）版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。