PPT报告写作(0908)MONICA 2003 版
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8
问题\解 问题\解 决方法 决方法
论据
图表
逸闻趣事
解决问题基本方法
Step 1 陈述问题 Step 2 分解问题 Step 3 消除非关键问 题（漏斗法） Step 4 制定详细的工 作计划
（逻辑树）
要决：要让决策 人解决或知道什 么？
要决：假设
要决：如果我马上 要交卷，可消除哪 些？
要决：明确时间、 责任人
1.听众是否按照你说的去做，你 是否做到了影响听众
2.观察听众参与的质量（讨论、 项目）
3.寻求反馈，听众是否真正明白 了你想要表达的关键思想
图表
论据
逸闻趣事
33
衡量标准
听众
PPT只是一种工具，思想才是核心的东西。 其他 目的
策略与基准
PPT是很好的演示工具而不是思考的工具， 问题\解 排版 影响力 决方法 做正式开始制作PPT之前，要多思考。 绘图 逻辑
1. 谁是听众？（WHO) 2. 在哪里报告？(WHERE)
图表
论据
3. 报告时间是什么？(WHEN)
逸闻趣事
4. 报告的目标？激励？汇报问题？希望学习还是 知道问题解决的建议？(WHY) 5. 为什么是你来讲？听众对你的期望是什么？你 如何来讲？（HOW)
4
目的
换位思考，设身处地，多为几句“SO WHAT?”
开场和故事场景 听众期望 素材和背景 演员 编排 期望的目标
图表
论据
顺序
逸闻趣事
14
15
16
图表
使用有强烈视觉冲击力的图表元素
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
图表
论据
逸闻趣事
17
常用图表
18
19
20
21
“To get your message down and make your overall content tighter and clearer.”
7
问题\解决方法
界定听众关心的问题，你能给他们什 么解决方案？
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 听众 目的
麦肯锡逻辑树分析法 逻辑树又称问题树、演绎树或分解树等。 麦肯锡分析问题最常使用的工具就是“逻辑 树”。逻辑树是将问题的所有子问题分层罗列， 从最高层开始，并逐步向下扩展。 把一个已知问题当成树干，然后开始考虑 这个问题和哪些相关问题或者子任务有关。每 想到一点，就给这个问题（也就是树干）加一 个“树枝”，并标明这个“树枝”代表什么问 题。一个大的“树枝”上还可以有小的“树 枝”，如此类推，找出问题的所有相关联项目。 逻辑树主要是帮助你理清自己的思路，不进 行重复和无关的思考。
100%
75%
50%
ຫໍສະໝຸດ Baidu
25%
一月
二月
三月
四月
五月
22
13%
2009年 2009年 2014年 2014年
120,000
0%
客户分布
43%
**
100,000
80,000 60,000 ** ** **
大众 中产 富裕 顶阶
2009年
13% 0%
2014年
3% 14%
44%
**
43%
33%
40,000
5
6
电梯测试
据说这是麦肯锡发明的面试员工的一道经典测试，叫作“电梯测试”。这个
电梯测试就是假设面试者只有30秒的时间与客户同乘一座电梯下楼，这是面试者
唯一能与客户接触的时间，要求面试者30秒内能成功地把自己的产品推销给客户。 这是对所有面试者非常有挑战性的测试。这个测试目前已被许多企业采纳，用来 测试和招聘优秀的营销人员。
Step 5
综合结果并建 立有结构的结 论
要决：结论意味着 什么必然行动？
Step 6
整理一套有力 度的文件 验证成果！
要决：清晰，有力
9
论据
列出所有在你的陈述中可能会用到 的论据
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
论据
论据
逸闻趣事
10
图表 顺序 修辞 逸闻趣事 论据
34
欢迎多交流，谢谢！
35
04-09年住宅施工面积变化趋势（万平米） 08-09年住宅新开工面积月度变化趋势
04-09年住宅新开工面积变化趋势
上海
1、2009年住宅新开工面积同比下降8.5%；
2、2009年住宅施工面积同比下降6.5%；
3、11月，上海住宅新开工面积也出现了明显的放量增长。
04-09年住宅施工面积变化趋势 08-09年住宅新开工面积月度变化趋势
2
修辞
具体步骤
衡量标准 听众 目的
其他 策略与基准
排版 绘图 图表 顺序 修辞 逸闻趣事 影响力 逻辑
问题\解 决方法
论据
3
听众
明确听众类型 • 外向型 VS 内向型
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法
听众 听众
目的
• 概念导向型 VS 细节导向型 • 更关注结论 VS 更关注分析过程 --演示型 VS 阅读型
图表
论据
逸闻趣事
”So What?”—always be asking yourself this very important, simple question. If you can’t really answer that question, then cut that bit of content out of your talk.
3
不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒”已经成功应用的颜色。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方。
28
文字
1
精简文字，不要大段的堆砌文字。
2
一个PPT中尽可能使用统一字体。
3
字体大小要合适，屏幕6步之外可以阅读你的文本。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看文字有无错别字。
2009年5个城市房产市场回顾
2009年北京和上海的住宅新开工面积和施工面积均在下降;深圳与天津相 对平稳； 2009年5个城市的二手房增长幅度将要明显高于一手增长幅度，北京、上 海、深圳、广州的二手房均超越一手房； 按照可比数据而言，北京和深圳的房产价格涨幅均较大，比历史最高值 基本要高出30%
衡量标准 听众 目的 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法
其他 其他
事先了解听众都是谁？
他们的想法会是什么？
他们可能提出的问题？ 针对问题的解决方案？
论据
图表
逸闻趣事
31
32
衡量标准
设定成功的标准 衡量标准 衡量标准
其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
1. 主题突出，每页PPT只表达一个核 心思想(Squint Test)
2. 布局
3. 色彩 4. 文字
论据
图表
逸闻趣事
25
目标 1 集中服 务模式 2009 **
定位 **
服务对象 **
服务内容/ 标准 **
管理 ** **
人员 **
计价
技术要 求 **
2
**
**
**
**
**
**
**
**
共享服 务模式
11
11
09年北京、上海住宅施工与新开工面积回落； 深圳、天津保持相对平稳
单位：万平米
1、2009年住宅新开工面积同比下降17.4%；
04-09年住宅新开工面积变化趋势
北京
2、2009年住宅施工面积同比下降1.6%；
3、受季节（年底）及市场因素影响，2009年10月、11月、
12月开始住宅新开工面积有所加大。
设定详细的目标，在你的陈述之后， 你想你的听众有怎样的想法和改变？
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
目的
要让目标更加具体一点，要具体到你的报告 能使听众的想法和行为产生怎样的变化。
将报告核心内容精准的说出来不是最困难的， 真正困难的是回答“报告的意义是什么”。而且 很多情况下，自以为十分明显的道理别人不一定 理解，而自以为很有用的信息别人可能早就知道 了。所以在准备报告时，一定要站在听众的立场 上，多问自己一些尖锐的问题，比如“我将这些 写进报告里真正有帮助吗？”
2014
26
布局
1
单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。
2
PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性。
3
整个PPT最好不要超过30页面。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方。
27
颜色
1
整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色。
2
整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的。
PPT报告写作
Monica Chen 2009年8月
1
有效表达五要素
影响力：所有的努力最终目的是为了影响听众！
逻辑：确保表达是建立在可靠的逻辑上才会显 得有说服力
策略与基准 影响力 绘图 修辞：为确保能吸引人的眼球，我们必须讲一 个有趣的故事，逻辑虽然重要，但如果陈述本 身令人发闷，那么再强的逻辑对你来说也是没 用的 逻辑 绘图：确保使用了最有效的视觉元素和总体布 局 策略：采用最有效的方法来使你的听众有所触 动 基准：设定清楚的目的，我的陈述的目的是什 么？以及设定成功的标准
20,000 0 大众
** ** 中产 富裕
**
44% 50%
顶阶
23
2009年5月 2014年
2014年
客户数
**万
**万 **件 **元
保单密度
**件
**元
2009年
保 单 密 度
保单深度
保单密度 = 客户人均拥有保单件数 保单深度 = 客户人均保费
24
排版
尽可能使版面简洁、有效
衡量标准 其他 策略与基准 排版 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
29
排版
尽可能使版面简洁、有效
衡量标准 其他 策略与基准 排版 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
1. 主题突出，每页PPT只表达一个核 心思想(Squint Test)
2. 布局
3. 色彩 4. 文字
论据
图表
逸闻趣事
30
其他
尽量预见其他可能会阻碍你达到目的 的因素，并对每种情况做预案
12
12
逸闻趣事
用有趣的故事来加强你的要点
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
论据
逸闻趣事
逸闻趣事
13
顺序
安排情节的先后，这样你就可以讲一 个生动的故事
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
问题\解 问题\解 决方法 决方法
论据
图表
逸闻趣事
解决问题基本方法
Step 1 陈述问题 Step 2 分解问题 Step 3 消除非关键问 题（漏斗法） Step 4 制定详细的工 作计划
（逻辑树）
要决：要让决策 人解决或知道什 么？
要决：假设
要决：如果我马上 要交卷，可消除哪 些？
要决：明确时间、 责任人
1.听众是否按照你说的去做，你 是否做到了影响听众
2.观察听众参与的质量（讨论、 项目）
3.寻求反馈，听众是否真正明白 了你想要表达的关键思想
图表
论据
逸闻趣事
33
衡量标准
听众
PPT只是一种工具，思想才是核心的东西。 其他 目的
策略与基准
PPT是很好的演示工具而不是思考的工具， 问题\解 排版 影响力 决方法 做正式开始制作PPT之前，要多思考。 绘图 逻辑
1. 谁是听众？（WHO) 2. 在哪里报告？(WHERE)
图表
论据
3. 报告时间是什么？(WHEN)
逸闻趣事
4. 报告的目标？激励？汇报问题？希望学习还是 知道问题解决的建议？(WHY) 5. 为什么是你来讲？听众对你的期望是什么？你 如何来讲？（HOW)
4
目的
换位思考，设身处地，多为几句“SO WHAT?”
开场和故事场景 听众期望 素材和背景 演员 编排 期望的目标
图表
论据
顺序
逸闻趣事
14
15
16
图表
使用有强烈视觉冲击力的图表元素
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
图表
论据
逸闻趣事
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常用图表
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“To get your message down and make your overall content tighter and clearer.”
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问题\解决方法
界定听众关心的问题，你能给他们什 么解决方案？
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 听众 目的
麦肯锡逻辑树分析法 逻辑树又称问题树、演绎树或分解树等。 麦肯锡分析问题最常使用的工具就是“逻辑 树”。逻辑树是将问题的所有子问题分层罗列， 从最高层开始，并逐步向下扩展。 把一个已知问题当成树干，然后开始考虑 这个问题和哪些相关问题或者子任务有关。每 想到一点，就给这个问题（也就是树干）加一 个“树枝”，并标明这个“树枝”代表什么问 题。一个大的“树枝”上还可以有小的“树 枝”，如此类推，找出问题的所有相关联项目。 逻辑树主要是帮助你理清自己的思路，不进 行重复和无关的思考。
100%
75%
50%
ຫໍສະໝຸດ Baidu
25%
一月
二月
三月
四月
五月
22
13%
2009年 2009年 2014年 2014年
120,000
0%
客户分布
43%
**
100,000
80,000 60,000 ** ** **
大众 中产 富裕 顶阶
2009年
13% 0%
2014年
3% 14%
44%
**
43%
33%
40,000
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电梯测试
据说这是麦肯锡发明的面试员工的一道经典测试，叫作“电梯测试”。这个
电梯测试就是假设面试者只有30秒的时间与客户同乘一座电梯下楼，这是面试者
唯一能与客户接触的时间，要求面试者30秒内能成功地把自己的产品推销给客户。 这是对所有面试者非常有挑战性的测试。这个测试目前已被许多企业采纳，用来 测试和招聘优秀的营销人员。
Step 5
综合结果并建 立有结构的结 论
要决：结论意味着 什么必然行动？
Step 6
整理一套有力 度的文件 验证成果！
要决：清晰，有力
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论据
列出所有在你的陈述中可能会用到 的论据
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
论据
论据
逸闻趣事
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图表 顺序 修辞 逸闻趣事 论据
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欢迎多交流，谢谢！
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04-09年住宅施工面积变化趋势（万平米） 08-09年住宅新开工面积月度变化趋势
04-09年住宅新开工面积变化趋势
上海
1、2009年住宅新开工面积同比下降8.5%；
2、2009年住宅施工面积同比下降6.5%；
3、11月，上海住宅新开工面积也出现了明显的放量增长。
04-09年住宅施工面积变化趋势 08-09年住宅新开工面积月度变化趋势
2
修辞
具体步骤
衡量标准 听众 目的
其他 策略与基准
排版 绘图 图表 顺序 修辞 逸闻趣事 影响力 逻辑
问题\解 决方法
论据
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听众
明确听众类型 • 外向型 VS 内向型
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法
听众 听众
目的
• 概念导向型 VS 细节导向型 • 更关注结论 VS 更关注分析过程 --演示型 VS 阅读型
图表
论据
逸闻趣事
”So What?”—always be asking yourself this very important, simple question. If you can’t really answer that question, then cut that bit of content out of your talk.
3
不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒”已经成功应用的颜色。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方。
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文字
1
精简文字，不要大段的堆砌文字。
2
一个PPT中尽可能使用统一字体。
3
字体大小要合适，屏幕6步之外可以阅读你的文本。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看文字有无错别字。
2009年5个城市房产市场回顾
2009年北京和上海的住宅新开工面积和施工面积均在下降;深圳与天津相 对平稳； 2009年5个城市的二手房增长幅度将要明显高于一手增长幅度，北京、上 海、深圳、广州的二手房均超越一手房； 按照可比数据而言，北京和深圳的房产价格涨幅均较大，比历史最高值 基本要高出30%
衡量标准 听众 目的 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法
其他 其他
事先了解听众都是谁？
他们的想法会是什么？
他们可能提出的问题？ 针对问题的解决方案？
论据
图表
逸闻趣事
31
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衡量标准
设定成功的标准 衡量标准 衡量标准
其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
1. 主题突出，每页PPT只表达一个核 心思想(Squint Test)
2. 布局
3. 色彩 4. 文字
论据
图表
逸闻趣事
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目标 1 集中服 务模式 2009 **
定位 **
服务对象 **
服务内容/ 标准 **
管理 ** **
人员 **
计价
技术要 求 **
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共享服 务模式
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09年北京、上海住宅施工与新开工面积回落； 深圳、天津保持相对平稳
单位：万平米
1、2009年住宅新开工面积同比下降17.4%；
04-09年住宅新开工面积变化趋势
北京
2、2009年住宅施工面积同比下降1.6%；
3、受季节（年底）及市场因素影响，2009年10月、11月、
12月开始住宅新开工面积有所加大。
设定详细的目标，在你的陈述之后， 你想你的听众有怎样的想法和改变？
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
目的
要让目标更加具体一点，要具体到你的报告 能使听众的想法和行为产生怎样的变化。
将报告核心内容精准的说出来不是最困难的， 真正困难的是回答“报告的意义是什么”。而且 很多情况下，自以为十分明显的道理别人不一定 理解，而自以为很有用的信息别人可能早就知道 了。所以在准备报告时，一定要站在听众的立场 上，多问自己一些尖锐的问题，比如“我将这些 写进报告里真正有帮助吗？”
2014
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布局
1
单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。
2
PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性。
3
整个PPT最好不要超过30页面。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方。
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颜色
1
整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色。
2
整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的。
PPT报告写作
Monica Chen 2009年8月
1
有效表达五要素
影响力：所有的努力最终目的是为了影响听众！
逻辑：确保表达是建立在可靠的逻辑上才会显 得有说服力
策略与基准 影响力 绘图 修辞：为确保能吸引人的眼球，我们必须讲一 个有趣的故事，逻辑虽然重要，但如果陈述本 身令人发闷，那么再强的逻辑对你来说也是没 用的 逻辑 绘图：确保使用了最有效的视觉元素和总体布 局 策略：采用最有效的方法来使你的听众有所触 动 基准：设定清楚的目的，我的陈述的目的是什 么？以及设定成功的标准
20,000 0 大众
** ** 中产 富裕
**
44% 50%
顶阶
23
2009年5月 2014年
2014年
客户数
**万
**万 **件 **元
保单密度
**件
**元
2009年
保 单 密 度
保单深度
保单密度 = 客户人均拥有保单件数 保单深度 = 客户人均保费
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排版
尽可能使版面简洁、有效
衡量标准 其他 策略与基准 排版 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
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排版
尽可能使版面简洁、有效
衡量标准 其他 策略与基准 排版 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
1. 主题突出，每页PPT只表达一个核 心思想(Squint Test)
2. 布局
3. 色彩 4. 文字
论据
图表
逸闻趣事
30
其他
尽量预见其他可能会阻碍你达到目的 的因素，并对每种情况做预案
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逸闻趣事
用有趣的故事来加强你的要点
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的
图表
论据
逸闻趣事
逸闻趣事
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顺序
安排情节的先后，这样你就可以讲一 个生动的故事
衡量标准 其他 策略与基准 排版 绘图 影响力 逻辑 修辞 顺序 问题\解 决方法 听众 目的