QP-01文件控制程序
文件资料控制程序..HQ-QP-01
二阶文件
文件资料控制程序
编号：HQ/QP-01
1.目的
为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。
3.权责
文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。
管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限
总经理：负责本程序文件的批准权限
相关部门：负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。
4.名词定义
一阶文件：指质量手册。
二阶文件：指程序文件、管理制度。
三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。
四阶文件：指统计表单及记录性的报表。
5.相关文件
001
03
HQ/QR-DC-004
005
HQ/QR-DC-006
“受控文件”印章
作废。
QP01管理文件控制程序1-21
1．目的和范围1.1本程序规定了文件的编制、修改、审批、发放等程序及要求，以保证各项文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系有效运行、产品一致性起重要作用的各个场所得到并使用有的文件为有效版本。
1.2本标准适用于与管理体系、CCCF认证要求有关的管理文件，包括与管理体系、CCCF认证要求有关的外来文件的管理和控制。
2．引用（相关）标准和文件2.1标准化工作导则2.2企业标准化工作导则2.3质量管理体系基础和术语2.4记录控制程序3．术语3.1文件----指企业在产品设计、开发、制造、检验（质量及产品一致性）、销售及售后服务等过程中需要协调统一的管理事项所制定的标准或文件及公司经营层面的工作要求和规定。
3.2管理事项----指在人事、财务、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生环保、行政及本公司其他等管理中的事物和概念。
4．职责4.1总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准。
4.2 各部门负责本部门程序文件的编制/修订、审核，管理者代表负责程序文件的批准。
4.3 公司品管处负责组织质量手册、程序文件的编制，组织对现行体系文件定期评审。
4.4 公司技术处负责组织技术性文件编制/修订、审核、报批、更改、发放和归档。
4.5公司行政部负责公司管理类文件和日常文件的归口管理。
4.3公司全质办负责与质量管理体系、CCCF有关的管理文件的归口管理。
4.4公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、批准、发放和归档管理。
5．文件分类和管理5.1管理文件包括与管理体系、CCCF有关的管理手册、程序文件、管理标准、工作标准、支持性文件及公司经营层面文件。
公司文件划分为四个级别：一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：管理制度、岗位职责、各部门内部管理文件和支持性文件。
第四级文件：质量记录等。
5.1.1质量手册、程序文件纳入公司质量管理体系标准。
5.1.2工作标准由管理者代表组织各部门制定。
5.1.3其他与管理体系、CCCF有关的支持性管理文件，如质量计划、生产计划、采购计划、产品开发指令及部门制定的管理文件等，应按以下要求进行控制：5.1.4 文件编制方法：5.1.4.1 质量手册： KWZ— QM—A/0①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的的拼音缩写；② QM：“QM”代表质量手册的英文缩写；③ A/0：“A”代表第一版的版本号，换版后的各次分别用大写字母“B”、“C”、“D”……顺序表示，但应去掉“I”、“O”，“/0”代表本次版本的修订次数；如“KWZ—QM—A/0”表示公司未经修改的第一版质量手册5.1.4.2 程序文件： KWZ—QP—XX①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的拼音缩写；② QP：“QP”代表程序文件的英文缩写；③ XX：“XX”代表程序文件编号；如“KWZ—CX-09”表示公司编号为09的程序文件。
QP01文件管理程序
1.目的为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件，以及防止不适当的文件被误用。
2.适用范围凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。
3.职责3.1本程序由ISO办公室制定，管理者代表审查，总经理批准，相关人员配合执行。
3.2文件的制定：由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。
3.3文件的审查：质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。
3.4文件的批准：3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。
3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。
4.定义4.1 质量手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序。
4.3作业指导书：为执行质量要求，在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领，如作业指导书等。
5.作业内容5.1文件的分类与编号：5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级：即一级为质量手册；二级为程序文件；三级为作业指导书等；四级为记录、外来文件等。
5.1.2文件编号：5.1.2.1质量手册的编号为QM01，其各代号是指：“QM”为手册文件；“01”代表文件序号。
5.1.2.2程序文件的编号为QP□□，其各代号是指：“QP”代表二级质量文件；其“□□”代表文件序号。
5.1.2.3三级文件的编号为WI□□，其各代号是指：“WI”代表三级质量文件；其“□□”代表文件序号。
5.1.2.4 外来文件的编号为WL□□□□□□-□□□-□□，其各代号是指：“WL”代表外来文件，其前八个□代表外来文件接收的年月日，其后的四个□代表文件序号，最后的两个□代表外来文件版本，该文件需登录于“文件总览表”并注明“外来文件”字样（备注：该种序号可根据需要升为更多位）。
文件控制程序 QP01
审核
批准
管理体系文件管理。 4.2.5文件编制输入应包含客户要求、国家强制标准要求、公司业务流程的要求等；编 制者对文件的正确性、 完整性和可操作性负责。 文件审核者应主动了解文件编制的一些 基本过程，对文件的适用性、合理性负责。批准人对文件编制、审核的完整性负责。
4.3 文件编号
4.3.1 质量手册编号 DR/ QM -□□□□ 年 代 号 质量手册 文件编号 4.3.2 程序文件编号 DR/QP□□ 公司代码
文件 制定 Y N 4.2.1质量手册由质量管理部组织编写，由质量管理部经理审核，管理者代表批准；二 阶质量管理程序文件由质量管理部组织编写， 由质量管理部经理审核， 管理者代表批准； 三阶质量管理文件由业务相关度最大的部门牵头制订， 相关部门经理或授权人审核， 管 理者代表批准。 4.2.2技术文件的制定、审核、批准按技术文件相关管理办法执行。 N 4.2.3文件的审核和批准以本人签字或盖章为有效。 4.2.4外来文件(指国际/国家/行业标准/法律法规等与产品质量符合性相关的)视同质量
2
顺 序 号 程序文件 公司代码
流程图
流程说明
广东德豪润达电气股份有限公司
标题：文件控制程序
编 号：DR/QP01 页 次：3/5
版本号：D2 页 数：5
更改日期：2013பைடு நூலகம்04-10
4.3.3 第三阶文件（管理类文件）与外来文件编号：
2
DR/
△
WM ○○ □□ 顺 序 号 部门代码 工作手册(外来文件用“DEO”表示) 单位代码 公司代码
4.6 文件的维护与管理
4.6.1 发行的一、二、三、四阶文件（包括外来文件）均加盖“受控文件”章。原稿由 文件管理部门保管，原文稿均不加盖“受控文件”章。 4.6.2 第一、二、三、四阶文件（包括外来文件）即受控文件总览表由文件管理部门或 单位建立电子档， 以供各部门查阅及核对文件版本， 受控文件总览表由文件管理部门一 个月更新一次。 4.6.3 经文件管理部门发行（加盖红色“受控文件”发行章）的文件均视为受控文件， 如发行单位因需要必须再复印，应向文件管理部门另行申请，不得自行复印。 4.6.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作 废”印戳并集中销毁。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管 理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。 “作废”印戳和“保留文本”印戳样式见 附录 2 4.6.5 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和使用部门建立管制档案，进行标识、 编目和索引。保存期间需注意防火、防潮、防盗、防虫蛀，所有的文件必须具有安全保 存的条件。电子文档需一个月考盘一次并注意防磁、防热处理。 4.6.6 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别， 防止涂改和丢失。 4.6.7 所有质量管理体系文件均为公司保密文件， 未经管理者代表或单位负责人许可不 得自行复印与拷贝或向任何第三方透露。
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
QP-01文件控制程序
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。
QP-01 管理评审控制程序
2) 管理评审会议 ① 管理评审以会议的形式进行，由管理者代表组织、由总经理亲自主持，相关部门的参 加人员应按照《管理评审计划》中规定的时间准时出席，并填写《会议签到表》。 ② 会议应针对《管理评审计划》中的各项内容逐一展开讨论，在充分发表意见的基础上， 由总经理给出结论。 ③ 管理者代表应做好管理评审会议记录，并整理形成《管理评审报告》。
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XXXXXX 有限公司
管理评审控制程序
文件编号 修订状态
生效日期
XXX-QP-01 A0
2024 年 05 月 01 日
一、 目的
通过总经理定期对公司质量管理体系持续的有效和适宜性的检查和评价，确保公司现行质量 管理体系持续有效和适宜，并满足 IATF16949 标准的要求和公司的质量方针和目标，促进质量体系 的改进和管理水平的提高。
管理评审 PPT
《管理评审报告》
《改进计划》
资料归档
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XXXXXX 有限公司
管理评审控制程序
文件编号 修订状态
生效日期
XXX-QP-01 A0
2024 年 05 月 01 日
八、修改记录
序号 1
版本号 A0
文件修订记录
修订内容简述
修订日期
新版发行
2024.05.01
修订人 XXX
审核 XXX
5 管理评审报告和相应的纠正和预防措施的制定及实施 1) 管理者代表负责《管理评审报告》的整理，《管理评审报告》应汇总管理评审会议的具体 内容和结论； 2) 《管理评审报告》由总经理审批，视实际需要由行政部发出副本； 3) 对于管理评审中提出的不合格项，管理者代表应填写《纠正和预防措施报告》；
QP01 文件控制程序
QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。
并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。
3.2总经理负责批准发布质量手册。
3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。
3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。
4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。
4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。
4.2.文件编号：4.2.1.代号规定a)本公司代号：JJ；b)各文件代号：质量安全手册:QM；程序文件：QP；技术文件（第三级文件）：JS；管理制度GL；质量记录：QR（原QS管理体系记录沿用JL代号）；c)各部代号：生产部SC；销售部：XS；质量部：ZJ；综合办ZH；采购：CG；HACCP文件：HACCP；PRP 文件：PRP； OPRP文件：OPRP。
4.2.2.《食品安全管理手册》编号：公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份例如：JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册，若其他年份修改了则同步变更，如2016年修改，则改为JJ/QM(ISO)-2016。
4.2.3.程序文件编号：公司代号/QP+文件序号（两位数）-编制年份例如：JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司第一个程序文件。
4.2.4.HACCP文件、PRP文件、OPRP文件公司代号/HACCP-序号公司代号/PRP-序号公司代号/OPRP-序号4.2.5.工作文件（第三级文件）编号：1、本公司代号/QW（A/B/C) +文件序号（两位数）; A-管理制度；B-生产工艺流程；C-作业指导书。
QP-01 文件控制程序
文件控制程序文件性质：二级文件生效日期：2020.04.101.目的：建立一套完整的文件管制程序，以求发行文件之一致性、有效性，并配合整个品质管理体系的作业。
2.范围：与质量管理体系相关之文件及资料的收发、编号的管理(含外部文件)。
3.职责3.1 文管室：负责所有文件的编码，发行，保存，撤销之管制。
3.2 部门主管：指定部门相关人员进行相关文件之管制。
4.定义4.1一阶文件：品质手册，叙述公司经营理念与品质政策之文件，涵盖ISO9001：2015国际标准各项要求之纲要性文件。
4.2二阶文件：品质程序书，与ISO9001系统要项相关之所需程序文件，是为实施各管理系统所涉及到的各职能部门的完成过程及规定何人何时、做何事，用何种方法做事等。
4.3三阶文件：为协助二阶文件之达成所制定之具体书面描述化指导文件，说明如何做。
如作业指导书、操作使用说明书、检验规范、QC工程图、包装规格书、事务性文件及规章制度等。
4.4四阶文件（表单）：相关记录/报告，含证明品质系统有效执行之记录所用的空白表单。
4.5非管制文件：不列入文管中心发行，由各单位自行分发处理，变更时无需收回更新的文件。
4.6管制文件：凡影响作业品质的文件，如公司的一、二、三、四级文件。
4.7外来文件：有关客户提供的规格或国家、国际法规、法令、标准等。
5.内容5.1 作业流程： <图一>5.2 作业说明：5.2.1 文件制订/修订/作废申请，审查与核准5.2.1.1 各级文件之制订/修订/作废，应先填写文件制订/修订/作废申请单，并依照以文件控制程序页码4 / 9下权责表进行审查与核准：5.2.1.2 文件制订/修订/作废5.2.1.2.1 一，二级文件的制订：5.2.1.2.1.1：一阶文件由管理代表统一组织和领导；5.2.1.2.1.2：二阶文件由各单位相关人员撰写，由各部门主管负责督促及修改。
5.2.1.2.1.3：必要时，编写过程中应召开有关部门人员进行讨论磋商。
QSP01文件控制程序
文件控制程序1. 概述本程序适用于与质量活动有关的管理、技术文件和资料的编制、审批、发放、更改和归档。
2. 引用文件2.1 QM03 质量体系、组织和管理2.2 QM04 文件控制3. 职责3.1 质量手册、程序文件和相关表式的管理与控制由质量负责人负责。
3.2 法规、标准、外来文件的管理由办公室负责。
3.3 作业指导书、检验检测工艺、检验记录、检验报告等技术文件由技术负责人管理和控制。
3.4 检验车间对所使用的相关记录负责整理与控制。
3.5 所有文件（含整理好的记录）存档由办公室管理、档案资料员具体负责。
4. 程序4.1 文件编号规则□□□□□□□——□□□□年代号文件顺序号文件代号4.1.1 文件代号QM：质量手册QSP：程序文件QTD：作业指导书QRD：记录表式QPD：检验记录、检验报告4.1.2 文件顺序号4.1.2.1 质量手册、程序文件、作业指导书取两位数。
4.1.2.2 记录表式取4位数，前两位对应质量手册章节号，后两位为顺序号。
4.1.2.3 检验检测报告表式的前两位为检验检测项目代号，后两位为顺序号。
10：无缝气瓶；20：焊接气瓶；30：液化石油气瓶；40：溶解乙炔气瓶；50：无损检测；60：其它通用证书、报告。
4.1.3 年代号为该文件批准实施的年份。
4.2 文件的编制4.2.1 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式在组织或质量管理体系建立时编制，当组织结构发生重大变化或编制质量手册所依据的法规、标准发生重大变化时，应重新编制。
4.2.2 作业指导书及技术记录表式在首次开展此项检验检测活动之前组织编制。
4.2.3 外来文件如技术规程、标准等由办公室办理适用性认定手续后使用。
4.3 文件的审批4.3.1 文件应履行审核、批准手续。
4.3.2 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式由质量负责人审核，站长（管理者代表）批准。
4.3.3 作业指导书及其技术记录表式由技术负责人审核，站长（管理者代表）批准。
QP-01文件控制程序
c)作业指导书编号示例：WI-PP－001
示例说明:WI作业指导书代号PP类别代码001作业指导书序号
注：PP代码--品质检验:QA；生产工艺:PD；设备管理:EM；其它:OT；技术类：TH。
d)质量记录表格式样编号示例：QR－程序文件代码-001A
示例说明：QR质量记录表格式样代号01代表流水号A版本号;
5.4.2因份数不够或其它原因所致，需持有某一文件的部门，以《文件分发、回收记录表》经部门负责人和管理者代表审批后，向文控中心领取。
5.4.3文控中心根据文件受控性质，受控文件加盖红色“受控文件”印章，分发给申请使用部门
，文件使用部门的负责人或指定人在《文件和资料更改申请单》上签收。
5.4.4外来文件也需受控。外来文件由文件控制中加盖“外来文件”印章，按受控文件进登记、
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第1页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
2012-03-14
主题
文件控制程序
程序文件修改控制
版本
条款编号
修改内容
日期
修改人
审核
批准
制定
审核
批准
正本存档
文控
中心
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第2页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
5.3.2文件的修订
a)文件需要更改修订时，由提出人填写《文件和资料更改申请单》经部门负责人批准后，由原确定文件版本号，连同《文件和资料更改申请单》一并送对应权责人审批后发行。
b)修订内容以文件版次状况标识。在修订时新的编制或修订记录页、首页和修订页按原文件的《文件分发、回收记录表》下发，并收回作废的记录页、首页和修订页。
JP-QP-01文件管理程序
因文件丢失、严重破损或其它情况（如提供给认证机构或法律法规要求需要提供的等）需申请领用时，由申请者填写《文件领用申请单》。质量手册及程序文件经其主管部门审核及管理者代表批准后方可领用，三阶文件及其它文件经其部门经理批准后方可领用。行政部文控根据《文件领用申请单》将文件原件复印一定份数加盖“受控文件” 印章及分发号后发放并作好相应发放签收记录。若需对外提供文件，由需求部门经理提出申请由总经理批准后作为受控文件，则需加盖受控印章，并按本程序的管理要求予以控制。
2）外来参考文件与法律法规、标准类文件直接采用原文件编号
5.2 文件的编制、审核和批准
5.2.1 质量方针与年度质量目标由总经理制定并批准发布。
5.2.2 质量手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.3 程序文件由责任部门经理编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.4 三阶文件和四阶文件由责任部门编写审核，部门经理批准。
3.2管理者代表负责各部门质量目标、程序文件的批准及程序文件发放范围的批准；负责组织对质量手册和程序文件的评审。
3.3 行政部负责文件的发放、回收、销毁，原稿的保存(包括电子版)及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件发放总览表》；负责法律法规与标准及外来执行文件的控制。
3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管。部门经理负责制定本部门质量目标；批准三阶文件；组织对三阶文件及部门其它文件的评审。
4.3 程序文件
是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件。
4.4三阶文件
JP SIGNATURE程序文件
文件编号
版 号
A.0
文件管理程序
QPSQS-01文件控制程序
文件控制程序1. 目的本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。
2. 适用范围适用于公司各部门与质量体系有关的文件的控制，包括质量手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技朮文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。
3. 职责3.1 文控中心负责质量手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司质量管理体系运行所需的外部文件的管理、控制。
3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有“受控”标识的文件。
4. 工作程序4.1 文件的编制、审核、批准文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。
4.1.1 质量手册：由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2 程序文件：由相关部门编写，管理者代表批准。
4.1.3 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技朮指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。
作业性技朮指引主要指产品生产作业标准、工艺，和原材料、半成品、成品检验标准等。
由相关部门编写，部门负责人批准。
4.1.4 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。
4.1.5 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。
4.2 质量体系文件编号原则4.2.1 质量手册的编号SQ– QM – XXSQ：公司代号QM：质量手册XX：章节号4.2.2 程序文件的编号SQ – QP – XXSQ：公司代号QP：程序文件XX：程序文件顺序号4.2.3工作程序指引类文件的编号SQ – WI – XX – YYSQ：公司代号WI：工作指引类文件XX：编制部门代号YY：文件顺序号4.2.4记录表格的编号SQ – QF – XX – YYY/ZSQ：公司代号QF：记录表格文件XX：编制部门代号YYY：顺序号Z：修改号4.2.5 部门代号编号工程部：EN生产部：MA品管部QC市场部：MR资材部：PM财务部：FN人事总务部：AD4.3 受控文件的编码作业4.3.1为确保受控文件编号的唯一性，质量手册、程序文件、工作指引文件（管理制度，管理细则等）由各文件编制人员应向文控文员申请文件编号，由文控文员依 4.2(质量体系文件编号原则)进行编号作业。
YLM-QP-01文件管理控制程序
1 目的规定与质量管理体系相关的文件的控制和管理要求，确保现行有效文件得到正确的使用。
2 范围本程序适用于公司质量管理体系所有文件（包括质量手册、程序文件、所有记录、技术文件、外来文件和操作规程）更改的过程控制。
3 职责3.1 质量部负责管理体系文件的登记、发放、管理、存档和销毁等过程。
3.2各职能部门负责本部门的程序文件、管理规程、操作规程、记录表单的编制、更新和使用。
4 文件控制流程5 文件的控制5.1.1 质量手册：包含质量方针及质量目标5.1.2 程序文件5.1.3 支持性文件5.1.3.1 标准操作规程：所有过程的规范化管理和操作的指导性文件；5.1.3.2 技术文件：产品标准、工艺文件（验证文件）以及外来文件。
5.1.4 记录表单5.2 文件的格式：文件的格式要求仅适用于质量手册、程序文件及管理操作规程。
5.2.1 文件主标题采用宋体小三号字体；文件1级标题采用五号宋体粗体字；1级标题后面英文翻译采用8号Arial粗体字体。
文件正文采用五号宋体，行距采用1.5倍行距。
5.2.2 文件内容的序列号由“项目符号和编号”中的“多级符号”生成，数字和英文均采用五号Arial字体。
5.2.3 文件内容按“目的”、“范围”、“职责”、“正文”、“相关文件及记录”、“文件更新历史”等内容进行编写。
5.2.4 文件页眉居中为文件标题、文件编号、审批记录。
5.3 文件编号5.3.1 质量手册（QM）YLM-QM-01顺序号质量手册代号企业代号质量手册的版本号为字母序号，初始正式发行的版本为A版本，依次是B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，….., 依次到Z9。
5.3.2 程序文件（QP）YLM-QP- 01顺序号程序文件代号企业代号程序文件的顺序号从01开始，依次往后，01,02，……，99。
文件初始正式发行的版本为A版本，依次到B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，…..,依次到Z9。
文件管理控制程序
1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。
2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。
3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。
3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。
3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。
4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。
4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。
4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。
4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。
4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。
4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。
4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。
SV-QP-01-文件控制程序
制作部门：总裁办公室
审批权限
签名
日期
制 作
审 核
批 准
文件类型
程序文件
文控印章
文件编号
SV-QP-01
文件版次
A2
发行日期
修改履历
版次
修改页次
修改内容
修改人
修改日期
1.0 目的
规范文件的制作、发行、使用，以确保文件控制体系有效持续的运行。
2.0 范围
适用于公司质量保证体系文件的控制。
3.0 定义
代表流水号(01,02……表示,以此类推)
代表外来文件
5.10.5 表格编号:
SV–QR–XX–XX
代表流水号(01,02……表示,以此类推)
代表部门代码
代表表格
代表公司名称
5.10.6 与产品有关的技术文件编号规则参照《合同及技术资料编号管理规范》。
5.10.7 部门简称代码如下：
部 门
部门代码
部 门
5.9 外来文件管理
5.9.1公司所有部门收到外来文件后，须由该部门主管判定是否属于受控文件，如属于受控文件提交总裁办公室文控员统一保存。
5.9.2供应商提供的图纸（如：模具图、产品图）须由研发中心、品质部、工程部等相关人员确认是否需要受控，如属于受控文件提交总裁办公室文控员受控。
5.9.3客户提供的图纸如直接为采购部依据采购时须提交总裁办公室文控员统一受控。
5.9.7 如果文件应客户追加了内容而更新，应由相关部门副总以上人员审批，并盖上蓝色“文件原稿”印章以作标识。
5.9.8 总裁办公室文控员负责控制外来文件，并在《外来文件登记表》中记录相关项目。
5.10 文件编号规则
5.10.1 质量手册编号：SV-QM (SV为公司名称缩写)
KLN-QP-01 文件控制程序
文件控制程序编制审核核准郝贤印文件变更履历制定/修订日期制/修订内容摘要制/修订审核批准2009.10.18 新订文件高永强俞炳奎王健2013.01.18 版本更新俞炳奎俞炳奎王健2018.04.30 换版IATF16949 郝贤印郝贤印王健文件控制程序1 目的对文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保在公司质量管理体系运行的所有场所均能及时获得并使用有效文件。
2 范围适用于本公司所有与质量管理体系有关的文件的控制，包括质量手册、程序文件、工作指导、作业指导书、图纸、工艺单、记录表格以及法律法规、技术标准、设备使用手册等外来文件。
3 定义3.1质量手册(QM：Quality Manual)：描述组织的质量方针和整个质量体系的纲领性文件。
3.2程序文件(QP：Quality Procedure)：为执行公司的方针和目标，维持质量管理体系有效运行所制定各项运作程序，它简单地描述了做什么、由谁做、何时做、在哪里做、怎样做。
3.3工作指导(WI：Work Instruction)：对运作程序的补充和细化，相当于分程序。
3.4作业指导书（PI：Process Instruction）：规范某一具体事情如何操作的指导性文件,是详细的操作方法及操作指示等。
3.5记录表格：为了规范作业内容的记录而制订的一些规范化的表格。
3.5外来文件：指公司从外部接收的文件，如供应商、客户提供的资料(如:工艺图纸，技术标准、变更通知、设备使用手册等)和法律法规等。
3.7受控文件：文件修改时，必须通知文件持有部门更换，并从使用场所回收的文件。
3.8非受控文件：仅供参考用，不依此文件进行作业指引，故修改时不需更换，不需从使用场所回收的文件及资料。
4职责4.1管理者代表：监督文件控制程序的执行，需要时，对文件的更改或修订负责协调及组织对使用中的文件进行评审。
4.2文控中心：负责管理类文件、技术类文件的管理、监控。
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编制将瑶琼审核刘德华批准杨俊彪日期2018/6/1 日期2018/6/1 日期2018/6/1文件使用部门部门签收部门签收总经办财务部采购部生产部品质部研发部仓库人力资源部销售部文件修订记录日期修改类型版本修改原因修改内容修改人批准人1 目的：通过对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各类文件的使用处于有效版本，保证与质量体系有关的所有文件处于受控状态。
2范围：适用于本公司与质量体系有关的所有文件和资料的控制及管理。
3 职责：3.1人力资源部/文控负责公司所有与质量体系有关的文件管理、分类、编号、发放、回收、销毁、体系文件原稿的保存。
3.2 相关部门负责文件的使用、维护及保存等。
4程序：4.1 文件的编制与审批4.1.1各类文件的日期书写统一按年月日的顺序书写。
书写方式为：2018-1-16或2018.1.16 4.1.2 所有受控文件不能随意涂改，增删工作内容。
4.1.3 文件审批权一览表:序号文件阶层文件类型编制审核批准备注1 一阶质量管理手册（QM）管理者代表副总总经理2 二阶程序文件（QP）各部门经理管理者代表副总3 三阶作业指导书/检验标准/管理制度等规范性文件（WI）各部门组员/工程师部门经理部门经理/总工4 四阶表格（FM）各部门组员/工程师各部门经理各部门经理4.1.4文件审批权责一览表执行,相关责任人需在2个工作日之内将会审意见回复编制部门,如无回复,则视为同意, 编制部门根据各部门的会审意见沟通后定稿。
定稿后由编制部门负责打印,填写《文件审批单》，相关部门负责人会签确认后，再交人力资源部发行4.2 文件编号原则：4.2.1 质量手册编号原则：QMQT 文件类别（QM为质量手册）公司代码4.2.2 程序文件编号原则：4.2.3 工作文件编号原则：（部门代号请参阅4.2.6部门代号一览表）：4.2.4 质量记录编号原则：4.2.5 外来文件及表格编号原则：采用原始编号和版本001QP 程序文件流水号 WI QA 部门代号（QA 为品质部）文件类别（WI 为作业指导书） 001流水号 FM表格 QA 部门代号（QA 为品质部） 001流水号4.2.6 部门代号一览表：（所有文件、表格以部门代号编码）部门部门代号部门部门代号部门部门代号总经办MG 销售部SE品质部QA 生产部PD采购部PU 仓库ST人力资源部HR 研发部RD财务部FD 文控DCC4.2.8 各部门文件受控号一览表区域受控号区域受控号区域受控号总经办01 销售部06品质部02 生产部07采购部03 仓库08人力资源部04 研发部09财务部05 文控104.3 文件的发放4.3.1各级文件由人力资源部按批准人批准的《文件审批单》发放，文件编制部门在确定文件发放部门及份数时，要考虑相关部门在使用处均能获得适用文件。
4.3.2文件发放前由各部门打印原件，申请人填写《文件审批单》，经相关人员批准后交人力资源部，并同时将文件电子档案E-MAIL给人力资源部，人力资源部收到打印原件及电子档案文件后依《文件审批单》发放，相关部门签收。
4.3.3 发放的文件分“受控文件”和“非受控文件”两种。
“受控”文件指直接用于指导加工和服务或影响系统运作的文件;如：外来文件、质量手册、程序文件和作业指导书类文件。
“非受控文件”指不会受版本更改控制的文件,不需回收及更新，只作参考，不做管控，也不能作为工作指导的依据。
4.3.4受控文件有两种发放方式，一种为白纸复印发放，另一种为网上共享。
白纸复印件由人事行政部加盖红色的“受控”章。
4.3.5 所有指导生产制造过程的信息，相关责任部门在发放邮件的同时必须将其内容转化为公司内部标准格式文件，并受控发放（E-mail只作信息传递，为临时指示文件）。
网上共享由人力资源部将电子档案文件存服务器相应文件夹内。
4.3.6 网上共享的受控文件仅供各部门从网上查阅，不可打印出来作为生产现场的受控文件使用。
4.3.7 申请内部使用的参考文件由人力资源部视实际需要发放。
所有非受控文件由人力资源部加盖蓝色的“非受控文件”印章后发放，不予登记。
4.3.8 有关部门需申请补发其它部门制作的受控文件时，需填写《文件审批单》经本部门经理审核后，人力资源部批准后再按《文件审批单》发放，文件发放批准按4.1.2文件审批权限执行。
4.4 受控文件的修改4.4.1相关人员认为受控文件存在不合理或条件发生变化时，及时反馈给文件编制人员。
所有修改、审核、会审及批准按4.1.2执行。
4.4.2现场作业指导书需更改时，原则上由原编制人修改，原编制人员不在职时由相关人员修改，填写《文件审批单》后,将修改主要内容或项目填写于“文件摘要”栏内，修改内容较多时可以采用附页形式。
经相关责任人审批后，方可进行换页，同受控文件发放流程。
4.4.3为便于识别新修订的文件内容及状态，当次文件修订处用下划线标注清楚（工作岗位说明书、组织架构图及表格类、图形类的文件除外）。
4.4.4 每份文件首页建立文件修订履历表，编制部门应简略将修订的内容填入表内。
当修订内容较多不便于填入表格内时，应注册修订的条款序号。
4.4.5修改后文件的发放依4.2执行。
4.5文件的版次4.5.1质量手册的原始版本为A0，如修改某一页，则该页版本为A1，累计修改10次后，整份手册收回，换为B0版，依次类推。
4.5.2程序文件及三级文件、附件的版本号由1位英文字母和1位数字构成，即XY（版本号，修订号）。
例如：A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次类推。
程序文件及三级文件、附件修改累计超过10次，应当换为B0版。
版本号改变前后文件名称须保持一致。
文件一次修订之内容较多时或者程序发生重大变化时，文件需进行版本变更,换为B0版。
4.6 受控文件的作废及回收处理4.6.1文件编制部门每季度第一个月对所负责的受控文件进行实用性检讨，不需使用的文件由文件制作部门列出清单,提出作废申请，经部门负责人批准后交人力资源部处理。
4.6.2 凡有新版文件发放时,使用单位必须及时回收所有旧版文件（各部门由文件管理人员负责将新版文件取代旧版，将旧版文件回收，暂时隔离存放，每周统一回交人力资源部处理。
若因旧版文件未及时回收以致现场作业错误，各部门经理需承担相应责任。
4.6.3 由各部门回收退人力资源部作废的白纸复印受控文件，由人力资源部核对后，并建立《作废文件回收清单》保存备查，作废文件交人力资源部处理。
网上共享的受控文件各部门不需回收，由人力资源部从服务器相应文件夹内删除。
4.6.4 所有回收的作废文件的复印件，由人力资源部派人加盖“作废”章作为再生纸使用。
4.6.5 所有作废文件原件由人力资源部加盖蓝色“作废”章后保存，并在《文件存档登记表》上登记。
4.5.6 各类作废文件原件人力资源部至少须保存以下年限，达到以下年限时，人力资源部可作不保存处理，各类作废文件原件的保存期限如下表:（特殊文件例外）文件类型保存期限文件类型保存期限手册、长期工作文件2年程序文件3年作废表格原件1年4.7 受控文件的管理4.7.1 所有受控文件原件由人力资源部保存，并在原件的背面右下角盖上“文件正本”章以鉴别。
4.7.2当各部门收到分发的受控文件后，必须在《文件审批单》接收人栏内签名确认。
4.7.3人力资源部将各类受控文件目录在网络上共享，各部门不定期核对，以保证使用的文件为最新版本。
4.8 文件的会审4.8.1文件新制或修订时的会审：程序文件及跨部门作业指导书新制或修订时，由制作部门将初稿以E-Mail形式发相关部门人员会审，相关部门会审依。
4.8.2若有流程大变更或涉及体系整合时，编制部门可视情况安排会议集中会审。
4.9 外来文件的控制4.9.1 外来文件是指各职能部门收到的非本公司提供的与产品有关的外来文件和资料，包括与产品有关的法律、法规、顾客提供的图纸、产品标准等。
4.9.2与产品和服务有关的外来文件由各职能部门接收识别，为管控的文件交人事行政部，由人力资源部编号后交文件归口部门审核、批准，发放程序与其它受控文件相同。
各部门的文员需自行先复印，原件由人力资源部登录归档，复印件发放至相关部门，同时在《外来文件目录表》上登记。
4.10外发文件的控制4.10.1当外部机构有需公司内部的受控文件外发时，质量手册和程序文件由总经理批准后方可外发，其余受控文件必须由管理者代表批准方可外发。
4.10.2 外发的受控文件由文件编制部门填写《文件审批单》,由人事行政部加盖“参考文件”章, 经部门负责人签名确认后再按4.8.1批准后方可外发，对外发文件人事行政部不予回收。
4.10.3人力资源部文控保存《文件审批单》作为备查依据。
4.10.4 外发的非受控文件由相关部门提出申请,由原批准部门批准后交人事行政部发行,不予登记及回收。
5文件实施效果监查5．1当新制或修订程序文件、作业指导书类文件发入到现场后，由使用单位主管负责实施效果的监查，如发现文件与实际运作不相符时，需及时汇报经理，经理知会稽核部协调处理。
5．2由文控每月初制订《文件实施效果监查计划》对上个月所新制或修订的程序文件、作业指导书类文件1个月内由人力资源部组织实施效果监查，发现问题填写《不合格事项处理报告》发放至各部门要求改善，对策及完成日期按《纠正、预防及持续改进程序》执行。
6相关文件6．1 《质量体系文件编制规范》6．2 《纠正、预防及持续改进程序》7.0相关记录7.1 《文件审批单》7.2 《文件收发登记一览表》7.3 《外来文件目录表》7.4 《文件存档登记表》7.5 《文件实施效果监查计划》7.6 《作废文件回收清单》7.7 《不合格事项处理报告》。