员工出入境行程安排管理办法(正式版)

附件：

海外事业部员工出入境行程安排管理办法

（试行）

0 目的

为规范员工出入境管理，妥善、周密安排员工安全出入境，充分体现企业人本理念，确保本部全面掌握出入境员工行程动态，避免行程出现差错，合理控制、节约成本费用。

1 适用范围

本办法适用于海外事业部员工因公出国工作、出差、回国休假等原因出入国境及海外事业部邀请局内外专家出国考察、检查工作的行程安排管理。

2 术语

区域经理部或代表处：指由公司海外事业部在中华人民共和国境外设立的办事机构。

3 职责

3.1 海外事业部综合管理部职责

3.1.1 负责员工出入境审批手续的申办；

3.1.2 负责员工护照、签证办理所需资料的收集；

3.1.3 负责通知员工出国行程安排，并办理调动相关手续；

3.1.4 负责收集、登记员工休假、出差回国情况；

3.1.5 按护照管理相关规定收缴、保管国内停留两个月以内人员的护照。

3.2 各海外项目国内保障组职责

3.2.1 负责出国人员签证的办理；

3.2.2 负责拟定出入境人员的行程计划、订票并书面通知海外事业部综合管理部和项目，以便项目安排接待及后续行程；

3.2.3 负责出、入境人员在出入境所在地正常停留期间的住宿安排；

3.2.4 负责出、入境人员在出入境机场的接送车辆安排（一般人员回国可安排乘坐机场大巴车）；

3.2.5 负责带至项目各类零星物品的收集、打包，并办理物品携带的移交登记手续。

3.3 境外项目人力资源办职责

3.3.1 负责到项目部工作、出差人员入境后的接待及行程安排；

3.3.2 负责项目部员工因休假、出差回国人员的行程安排，3.3.3 负责协助处理出国人员在行程中遇到各种困难；

3.3.4 负责收集、登记、保管本项目工作人员的各类护照。

3.4 区域经理部或代表处职责

3.4.1 负责按照公司相关单位的通知做好所在地到境相关人员的接待工作；

3.4.2 负责按照公司相关单位的要求做好到境人员在所在地的行程安排工作；

3.4.3 负责协助处理出国人员在行程中遇到各种困难。

4 工作程序

4.1 出国工作人员行程安排

（1）各项目国内保障组根据护照签证手续办理情况、项目工作安排等因素订票确定出国时间后，书面通知海外事业部

综合管理部和项目；

（2）综合管理部通知员工出国行程安排，并负责对员工进行出国前培训及调动相关手续的办理；

（3）出国工作人员到各项目国内保障组报到，各项目国内保障组做好如下工作：

1）将机票交予出国人员；

2）将《出入国境行程通知单》交出国人员，介绍出国乘机需要注意的相关问题，解释其提出的问题；

3）将《出入国境行程通知单》通报项目人力资源办，区域经理部或代表处；

4）将需要携带至项目的物品打包交出国工作人员签收，一般情况下出国人员不得拒绝；

5）安排送行的车辆；

6）如果出国人员在出入境所在地无住房，安排其住宿。（4）出国人员持机票、护照按照《出入国境行程通知单》出行；

（5）区域经理部，代表处或项目部人力资源办按照《出入国境行程通知单》的通知安排接机，并负责出国人员到港后下一步行程的安排。

（6）出国工作人员到达工地后，到项目人力资源办办理报到手续，项目人力资源办向海外事业部综合管理部反馈人员到达的信息。

4.2 出差人员行程安排

（1）出差人员将经主管领导签字审批同意的出差申请单交综合管理部，综合管理部办理出国护照及签证手续；

（2）护照及签证手续办妥后，综合管理部通知安排出国行程；

（3）同4.1 (4)-(6)

4.3 回国人员行程安排

（1）项目部人力资源办拟定《出入国境行程通知单》，并送达本人一份，上报至海外事业部综合管理部一份；

（2）项目部人力资源办，区域经理部或代表处妥善安排回国人员在项目所在国行程中的接送；

（3）回国逗留时间超过两个月的和项目退场人员的护照直接交还海外事业部综合管理部。

4.4 临时回国人员管理要求

4.4.1 回国出差、回国休假（包括探亲假、年休假、事假、病假等）的，项目部人力资源办在回国人员启程前向海外事业部综合管理部报送《临时回国人员通报登记表》；项目领导班子成员回国必须经主管领导同意后方可安排回国行程。

4.4.2 临时回国人员必须保证登记联络方式的畅通，并服从本部综合管理部、项目人力资源办发出的各种指令。

4.5 出国人员在境外遇到各种紧急、意外情况的处理

4.5.1 出国人员在境外遇到突发事件或自身难以解决的困难，可向机场保安、警察寻求帮助，同时直接与项目部人力资源办，区域经理部或代表处联系说明情况，事情重大的可直接与我国驻外机构联系。

4.5.2 行程通知单中必须至少告知一个项目部，区域经理部或代表处有效的联系方式。

4.5.3 驻外区域经理部、代表处、项目人力资源办要提前了

解出国人员的行程，当出国人员寻求帮助时应迅速反应、妥善处理。

5 附则

5.1 出入境过程中由于员工个人原因而发生的各种费用由个人承担；

5.2 因公发生的各种费用按照公司差旅费管理相关规定由受益项目承担。

6 附件

（1）出入国境行程通知单

（2）临时回国人员通报登记表

附件1

出入国境行程单

起点：途径：终点：

附件2

临时回国人员通报登记表

填报单位：时间：