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23
小组讨论： 如何制定部门的工作计划？
分组讨论，时间为30分钟； 以小组成员中的一个部门为例，根据实 际情况为该部门制定一个月的《工作计 划》； 将小组讨论结果写在大白纸上。
24
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
25
电话干扰
——为何要应接每一个电话？ 想当然的假设 害怕冒犯别人 保持消息灵通 享受社交乐趣 当作现成的借口
代表出席。
44
有效的会议技巧
会议举行时 准时开始会议； 会议主持人应明确会议目的； 议程上的事项应按其重要性顺序讨论； 紧守议程，时间一到，就进行下一个项目； 每个事项均应加以讨论，并且取得协议； 如果需要召开下一次会议，结束会议前应确
定下次会议日期、时间、地点以及所需时间。
45
有效的会议技巧
别再告诉自己工作越多越能发挥最好的 工作表现 千万不要插手下属没做的份内事 不要假定每件事情都是现在非做不可 反省自己工作的计划和组织是否合理 不要凡事追求完美
33
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
34
如何克服“无法拒绝”？
学会“拒绝”四部曲：
倾听
回绝
提出 理由
提供 建议
35
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
36
拖延工作包括哪些？
不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 琐碎的工作 沉闷的工作 令人不快的工作或人事
37
如何避免拖延工作？
问题
行动
积压文件
即时去做
分派下属去做
放在待处理文件架
拖延工作时间
把工作分成若干份
定出着手工作的时间
把事情“公开”，给别人知道
优先次序不明
先做重要工作，后做次要工作
不要只顾完成“工作清单”工 闲聊过多、做白日梦 作确定何时有此问题，尽量减少
38
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
10
矩阵三：紧急非重要型
包括紧急但不重要的工作，例如：某些 干扰，电话、信件、报告、会议及某些 迫切的其它事情。 这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但 实际上这些工作并不重要，只是对别人 来说是重要的。
11
矩阵四：非紧急非重要型
这些工作既不紧急又不重要，例如处理 一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄 信、复印等。 最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间， 因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。
28
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
29
应付外界干扰的技巧
确定约见的优先次序
最重要的人和事——立即处理； 次重要的人和事——如可迅速解决的，立即
处理，否则，稍后应付； 次要的人和事——安排在稍后的时间处理。
对于不断骚扰你的人
直截了当地告诉他你现在没空
会议后工作
会议结束后二十四小时内分发附有行动要点 的会议记录；
下次会议前要与负责行动的人员联络，了解 这些行动的进展。
46
会议主持人的角色
控制滔滔不绝的成员； 引导较少说话的成员投入讨论； 控制议程上各个项目的讨论时间； 聆听所有成员发表的意见； 总结各项意见，让与会者清楚了解各项决议； 确保所有讨论没有偏离主题； 引导成员充分发表意见后，尽力取得最终协议。
序
工作内容
所需 计划完成 完成
号
时间 日期
情况
1
2
3
17
如何制定工作计划？
安排优先次序
每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并 且安排好优先次序。
在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。
“A” = 紧急任务，完成不了将会有严重后果 “B” = 重要任务，有助于达成工作目标 “C” = 次要事情，完成不了不会有大问题
6/15 6/16 6/17 Dsh 6/15
留待明天 已取消 已完成 D已授权
20
授权
授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并 给予适当的权限和自由度。 你仍然是工作结果的最终负责人。 使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。 授权可以使下属责任感增强，同时也是培养人 才的方法。
21
确定授权的程度
工作效率
如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？ 5
你的工作效益分析
每天我的三件最具价值的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
每天我的三件价值最小的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
只在必要的时候开会 提高会议效率和成效
42
有效的会议技巧
会议举行前
确定会议的目的： 协调行动与交换资讯 讨论问题，达成决策 激励团队
43
有效的会议技巧
会议举行前
预先拟定会议议程，给每项议题设下时间限 制；
选定适当的开会日期和地点； 确定开会时间和结束时间； 确保议程在最少两个工作天前提供给与会者； 提前确认与会者是否可以出席，有没有安排
6
7
时间管理模式
矩阵一
矩阵二
紧急重要型 重要非紧急型
矩阵三
矩阵四
紧急非重要型 非紧急非重要型
8
矩阵一：紧急重要型
通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、 紧迫的问题、临近最后限期的工作等 在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及 时间管理不当而造成的。
9
矩阵二：重要非紧急型
这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时 间管理者都希望把他们的时间花在这里。 它包括：计划、防止危机，制定应变措施， 建立关系等。 矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标 上。而计划和组织工作是实现目标的重要 活动。
亲历亲为 机密或金额审批等 从旁协助 分配其中一部分给下属完成 双方均可 视乎双方工作量决定是否授权 提供帮助 要求下属完成，必要时提供帮助 完全授权 下属独立完成，自己尽量不介入
22
如何授权？
为每个项目找到合适的人选 合理授予一定权限，并且让下属承担一 定的责任 让下属明确了解任务的信息 与下属一起达成一个完成的最后限期 整个过程给予指导和跟进 给予激励，为更多的授权打下基础
39
如何处理大量的文书工作？
每天花10分钟清理你的电子邮箱或桌面 的 文件 建立一套清楚、有条理的档案系统 不需要保留的文件在处理完毕后立即弃掉 每月做一次邮箱或档案的整理 每年做一次邮箱或档案的清理
40
练习3：个人管理问卷
用5分钟时间完成问卷； 请按个人以往实际的情况填写。
41
有效的会议技巧
WORK SMART，BUT NOT WORK HARD！
3
课程大纲
工作效益和工作效率 时间管理模式 如何制定工作计划 个人管理 有效的会议技巧
4
时间管理 = 控制事件
时间管理就是如何控制事件发生的过程。
工作效益 TO DO THE RIGHT THINGS——做对的事情！ TO DO THE THINGS RIGHT——把事情做对！
30
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
31
贪求过多的心理成因
揽下过多的工作以满足个人成就感 缺乏安全感，为了证明自己的价值 无法授权，或缺乏授权的技巧 对时间估算不切实际 不知如何拒绝别人 没有计划和组织能力 完美主义
32
怎样抑止贪求过多的心理？
26
处理来电的技巧
当在处理重要事件时，处理来电的四个方法：
代理 转接 暂缓 速办
尽量由 别人回答
转接给部 门内其他 能协助的人
同事留言， 紧急状况 告知对方 或重要人 你何时复电 物电话
27
处理打出的电话
把需要打的电话分类，分批打完 集合所有电话，在某一个时间一并打掉 最重要的电话先行处理 以谈正事的立场作开场白
明确的、具体的 可衡量的 可达到的 现实存在的 有时间基础的
15
设定目标
举例：
在2010年11月30日前完成本部门所有员工的 “时间管理”培训。
练习： 每人设定一个个人工作或生活目标。
16
如何制定工作计划？
制定计划
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
谢谢大家！
47
时间管理
我们不能控制拥有多少时间， 只能控制使用时间的方法。
时间管理的真正价值不在于控 制时间，而在于运用时间改善 个人生活的方式。
48
生 活 中 的 辛 苦阻挠 不了我 对生活 的热爱 。21.1.2121.1.21Thursday, January 21, 2021 人 生 得 意 须 尽欢， 莫使金 樽空对 月。20:54:1820:54:1820:541/21/2021 8:54:18 PM 做 一 枚 螺 丝 钉，那 里需要 那里上 。21.1.2120:54:1820:54Jan-2121-Jan-21 日 复 一 日 的 努力只 为成就 美好的 明天。 20:54:1820:54:1820:54Thursday, January 21, 2021 安 全 放 在 第 一位， 防微杜 渐。21.1.2121.1.2120:54:1820:54:18January 21, 2021 加 强 自 身 建 设，增 强个人 的休养 。2021年 1月21日 下午 8时54分 21.1.2121.1.21 精 益 求 精 ， 追求卓 越，因 为相信 而伟大 。2021年 1月21日 星期 四下午 8时54分 18秒 20:54:1821.1.21 让 自 己 更 加 强大， 更加专 业，这 才能让 自己更 好。2021年 1月 下午8时 54分 21.1.2120:54January 21, 2021 这 些 年 的 努 力就为 了得到 相应的 回报。 2021年 1月21日 星期四 8时54分 18秒 20:54:1821 January 2021 科 学 ， 你 是 国力的 灵魂； 同时又 是社会 发展的 标志。 下午8时 54分18秒 下午 8时54分 20:54:1821.1.21 每 天 都 是 美 好的一 天，新 的一天 开启。 21.1.2121.1.2120:5420:54:1820:54:18Jan-21 相 信 命 运 ， 让自己 成长， 慢慢的 长大。 2021年 1月21日 星期四 8时54分 18秒 Thursday, January 21, 2021 爱 情 ， 亲 情 ，友情 ，让人 无法割 舍。21.1.212021年 1月 21日 星 期四8时 54分 18秒21.1.21
12
如何达到理想的时间管理模式？
确定自己的目标是什么； 了解要达到目标所要做的具体工作； 预测你对紧急情况的反应； 每日开始工作前花15-20分钟回顾一下 你 的工作目标和优先要做的事情； 养成制定“工作计划”的习惯。
13
如何制定工作计划？
14
如何制定工作计划？
设定目标
SMART原则： SPECIFIC MEASURABLE ATTAINABLE REALISTIC TIME-BASE
19
制定完整工作计划
举例:
Fra Baidu bibliotek
XXX每周工作计划
（__月__日至__月__日)
工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。
工作内容
1 与Linda吃午饭 2 召开部门例会 3 核对本月费用 4 定出本周例会议程
优先 次序 C1 B1 B2 A1
所需 时间 1小时 2小时 1小时 1小时
计划完 完成 成日期 情况
时间管理
1
二十一世纪的人们是如何看待时间？
有人说：“我没有足够的时间！” 我们说：“每个人都拥有所有的时间！”
有人说：“必须要用办法节省时间。” 我们说：“不能节省时间，只能使用时
间！” 有人说：“工作时间越长，干得越多。” 我们说：“收益递减规律在起作用！”
2
“成就大的人比别人工作努力？”
18
安排优先次序
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
序
工作内容 优先 所需 计划完 完成
号
次序 时间 成日期 情况
1
2 3
优先次序用字母表示: “A”— 紧急 “B” — 重要 “C” — 次要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C3
小组讨论： 如何制定部门的工作计划？
分组讨论，时间为30分钟； 以小组成员中的一个部门为例，根据实 际情况为该部门制定一个月的《工作计 划》； 将小组讨论结果写在大白纸上。
24
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
25
电话干扰
——为何要应接每一个电话？ 想当然的假设 害怕冒犯别人 保持消息灵通 享受社交乐趣 当作现成的借口
代表出席。
44
有效的会议技巧
会议举行时 准时开始会议； 会议主持人应明确会议目的； 议程上的事项应按其重要性顺序讨论； 紧守议程，时间一到，就进行下一个项目； 每个事项均应加以讨论，并且取得协议； 如果需要召开下一次会议，结束会议前应确
定下次会议日期、时间、地点以及所需时间。
45
有效的会议技巧
别再告诉自己工作越多越能发挥最好的 工作表现 千万不要插手下属没做的份内事 不要假定每件事情都是现在非做不可 反省自己工作的计划和组织是否合理 不要凡事追求完美
33
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
34
如何克服“无法拒绝”？
学会“拒绝”四部曲：
倾听
回绝
提出 理由
提供 建议
35
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
36
拖延工作包括哪些？
不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 琐碎的工作 沉闷的工作 令人不快的工作或人事
37
如何避免拖延工作？
问题
行动
积压文件
即时去做
分派下属去做
放在待处理文件架
拖延工作时间
把工作分成若干份
定出着手工作的时间
把事情“公开”，给别人知道
优先次序不明
先做重要工作，后做次要工作
不要只顾完成“工作清单”工 闲聊过多、做白日梦 作确定何时有此问题，尽量减少
38
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
10
矩阵三：紧急非重要型
包括紧急但不重要的工作，例如：某些 干扰，电话、信件、报告、会议及某些 迫切的其它事情。 这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但 实际上这些工作并不重要，只是对别人 来说是重要的。
11
矩阵四：非紧急非重要型
这些工作既不紧急又不重要，例如处理 一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄 信、复印等。 最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间， 因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。
28
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
29
应付外界干扰的技巧
确定约见的优先次序
最重要的人和事——立即处理； 次重要的人和事——如可迅速解决的，立即
处理，否则，稍后应付； 次要的人和事——安排在稍后的时间处理。
对于不断骚扰你的人
直截了当地告诉他你现在没空
会议后工作
会议结束后二十四小时内分发附有行动要点 的会议记录；
下次会议前要与负责行动的人员联络，了解 这些行动的进展。
46
会议主持人的角色
控制滔滔不绝的成员； 引导较少说话的成员投入讨论； 控制议程上各个项目的讨论时间； 聆听所有成员发表的意见； 总结各项意见，让与会者清楚了解各项决议； 确保所有讨论没有偏离主题； 引导成员充分发表意见后，尽力取得最终协议。
序
工作内容
所需 计划完成 完成
号
时间 日期
情况
1
2
3
17
如何制定工作计划？
安排优先次序
每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并 且安排好优先次序。
在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。
“A” = 紧急任务，完成不了将会有严重后果 “B” = 重要任务，有助于达成工作目标 “C” = 次要事情，完成不了不会有大问题
6/15 6/16 6/17 Dsh 6/15
留待明天 已取消 已完成 D已授权
20
授权
授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并 给予适当的权限和自由度。 你仍然是工作结果的最终负责人。 使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。 授权可以使下属责任感增强，同时也是培养人 才的方法。
21
确定授权的程度
工作效率
如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？ 5
你的工作效益分析
每天我的三件最具价值的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
每天我的三件价值最小的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
只在必要的时候开会 提高会议效率和成效
42
有效的会议技巧
会议举行前
确定会议的目的： 协调行动与交换资讯 讨论问题，达成决策 激励团队
43
有效的会议技巧
会议举行前
预先拟定会议议程，给每项议题设下时间限 制；
选定适当的开会日期和地点； 确定开会时间和结束时间； 确保议程在最少两个工作天前提供给与会者； 提前确认与会者是否可以出席，有没有安排
6
7
时间管理模式
矩阵一
矩阵二
紧急重要型 重要非紧急型
矩阵三
矩阵四
紧急非重要型 非紧急非重要型
8
矩阵一：紧急重要型
通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、 紧迫的问题、临近最后限期的工作等 在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及 时间管理不当而造成的。
9
矩阵二：重要非紧急型
这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时 间管理者都希望把他们的时间花在这里。 它包括：计划、防止危机，制定应变措施， 建立关系等。 矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标 上。而计划和组织工作是实现目标的重要 活动。
亲历亲为 机密或金额审批等 从旁协助 分配其中一部分给下属完成 双方均可 视乎双方工作量决定是否授权 提供帮助 要求下属完成，必要时提供帮助 完全授权 下属独立完成，自己尽量不介入
22
如何授权？
为每个项目找到合适的人选 合理授予一定权限，并且让下属承担一 定的责任 让下属明确了解任务的信息 与下属一起达成一个完成的最后限期 整个过程给予指导和跟进 给予激励，为更多的授权打下基础
39
如何处理大量的文书工作？
每天花10分钟清理你的电子邮箱或桌面 的 文件 建立一套清楚、有条理的档案系统 不需要保留的文件在处理完毕后立即弃掉 每月做一次邮箱或档案的整理 每年做一次邮箱或档案的清理
40
练习3：个人管理问卷
用5分钟时间完成问卷； 请按个人以往实际的情况填写。
41
有效的会议技巧
WORK SMART，BUT NOT WORK HARD！
3
课程大纲
工作效益和工作效率 时间管理模式 如何制定工作计划 个人管理 有效的会议技巧
4
时间管理 = 控制事件
时间管理就是如何控制事件发生的过程。
工作效益 TO DO THE RIGHT THINGS——做对的事情！ TO DO THE THINGS RIGHT——把事情做对！
30
个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
31
贪求过多的心理成因
揽下过多的工作以满足个人成就感 缺乏安全感，为了证明自己的价值 无法授权，或缺乏授权的技巧 对时间估算不切实际 不知如何拒绝别人 没有计划和组织能力 完美主义
32
怎样抑止贪求过多的心理？
26
处理来电的技巧
当在处理重要事件时，处理来电的四个方法：
代理 转接 暂缓 速办
尽量由 别人回答
转接给部 门内其他 能协助的人
同事留言， 紧急状况 告知对方 或重要人 你何时复电 物电话
27
处理打出的电话
把需要打的电话分类，分批打完 集合所有电话，在某一个时间一并打掉 最重要的电话先行处理 以谈正事的立场作开场白
明确的、具体的 可衡量的 可达到的 现实存在的 有时间基础的
15
设定目标
举例：
在2010年11月30日前完成本部门所有员工的 “时间管理”培训。
练习： 每人设定一个个人工作或生活目标。
16
如何制定工作计划？
制定计划
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
谢谢大家！
47
时间管理
我们不能控制拥有多少时间， 只能控制使用时间的方法。
时间管理的真正价值不在于控 制时间，而在于运用时间改善 个人生活的方式。
48
生 活 中 的 辛 苦阻挠 不了我 对生活 的热爱 。21.1.2121.1.21Thursday, January 21, 2021 人 生 得 意 须 尽欢， 莫使金 樽空对 月。20:54:1820:54:1820:541/21/2021 8:54:18 PM 做 一 枚 螺 丝 钉，那 里需要 那里上 。21.1.2120:54:1820:54Jan-2121-Jan-21 日 复 一 日 的 努力只 为成就 美好的 明天。 20:54:1820:54:1820:54Thursday, January 21, 2021 安 全 放 在 第 一位， 防微杜 渐。21.1.2121.1.2120:54:1820:54:18January 21, 2021 加 强 自 身 建 设，增 强个人 的休养 。2021年 1月21日 下午 8时54分 21.1.2121.1.21 精 益 求 精 ， 追求卓 越，因 为相信 而伟大 。2021年 1月21日 星期 四下午 8时54分 18秒 20:54:1821.1.21 让 自 己 更 加 强大， 更加专 业，这 才能让 自己更 好。2021年 1月 下午8时 54分 21.1.2120:54January 21, 2021 这 些 年 的 努 力就为 了得到 相应的 回报。 2021年 1月21日 星期四 8时54分 18秒 20:54:1821 January 2021 科 学 ， 你 是 国力的 灵魂； 同时又 是社会 发展的 标志。 下午8时 54分18秒 下午 8时54分 20:54:1821.1.21 每 天 都 是 美 好的一 天，新 的一天 开启。 21.1.2121.1.2120:5420:54:1820:54:18Jan-21 相 信 命 运 ， 让自己 成长， 慢慢的 长大。 2021年 1月21日 星期四 8时54分 18秒 Thursday, January 21, 2021 爱 情 ， 亲 情 ，友情 ，让人 无法割 舍。21.1.212021年 1月 21日 星 期四8时 54分 18秒21.1.21
12
如何达到理想的时间管理模式？
确定自己的目标是什么； 了解要达到目标所要做的具体工作； 预测你对紧急情况的反应； 每日开始工作前花15-20分钟回顾一下 你 的工作目标和优先要做的事情； 养成制定“工作计划”的习惯。
13
如何制定工作计划？
14
如何制定工作计划？
设定目标
SMART原则： SPECIFIC MEASURABLE ATTAINABLE REALISTIC TIME-BASE
19
制定完整工作计划
举例:
Fra Baidu bibliotek
XXX每周工作计划
（__月__日至__月__日)
工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。
工作内容
1 与Linda吃午饭 2 召开部门例会 3 核对本月费用 4 定出本周例会议程
优先 次序 C1 B1 B2 A1
所需 时间 1小时 2小时 1小时 1小时
计划完 完成 成日期 情况
时间管理
1
二十一世纪的人们是如何看待时间？
有人说：“我没有足够的时间！” 我们说：“每个人都拥有所有的时间！”
有人说：“必须要用办法节省时间。” 我们说：“不能节省时间，只能使用时
间！” 有人说：“工作时间越长，干得越多。” 我们说：“收益递减规律在起作用！”
2
“成就大的人比别人工作努力？”
18
安排优先次序
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
序
工作内容 优先 所需 计划完 完成
号
次序 时间 成日期 情况
1
2 3
优先次序用字母表示: “A”— 紧急 “B” — 重要 “C” — 次要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C3