公文与档案管理
公文、文印、印章及档案管理规程五篇
公文、文印、印章及档案管理规程五篇第一篇：公文、文印、印章及档案管理规程公文、文印、印章及档案管理规程一、公文管理规程（一）公司公文规程公司公文分对内公文和对外公文两类。
1、交拟：公司领导根据管理的需要，指令综合部或有关部门草拟公司文件。
2、拟稿：根据国家法律法规和领导要求，拟稿人正确区分和使用公文种类、形式、格式和行文规则，认真分析归纳，综合提炼，细心修改，清晰填写，保证拟稿速度和拟稿质量。
3、核稿：拟稿人将所拟公文签字后，送交核稿人。
核稿人对所拟公文进行核对并签字。
如有问题，及时补充修改。
公司公文统一由综合部把关核稿，特殊情况下，拟稿人可直接报签发人签发。
4、签发：（1）公司重大决策、年度经营计划和应由公司法定代表人签发的文件由董事长签发。
（2）公司董事长授权总裁以及根据公司章程规定要求应由总裁签发的文件由总裁签发。
（3）公司高层管理人员应按其职权范围签发公司文件。
（4）公司重要文件需要经过总裁办公会讨论的，讨论通过后，由总裁签发。
（5）特殊事项文件集体会签，最后由董事长或总裁签发。
5、文印校核与用印存档：草拟文件经签发人签字后，应先到综合部进行文件编号并办理文件打印手续后，送打字人员打印。
拟稿人对照签发稿，校对打印清单后，即行印制。
重要文件必须核对两次无误后，方可进行印刷。
文件印制完成后，需进行校核，校核无误后，连同签发稿一并送综合部盖章。
签发稿及所印制的文件要先存档，后发放文件。
6、文件发放：公司对内文件由综合部编制发放序号并统一发放，实行收文签名制。
公司对外文件由拟办单位负责发送。
7、有关规定：（1）未经批准，公司对内对外无签发稿，打字员不予打印，印章管理员不予盖章。
（2）草拟、审核和签发公文，要用碳素类钢笔或签字笔，禁用铅笔和圆珠笔。
（3）公司对内公文在发放之前，实行保密制度，出现泄密情况，应追究经办人员责任。
公司对内公文（包括会议纪要）除注明上报由专人按要求上报外，仅限于公司内部，未经董事长或总裁批准一律不准对外以任何方式、手续（包括抄录、复印等）出借、转送。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强公文收发管理，确保公文传递的准确、及时和保密，提高公文处理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发工作，包括但不限于文件、信函、电报、电子邮件等。
第二章公文收发职责第三条公文收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收、登记、传递、分发、归档各类公文；2. 确保公文收发过程中的保密性，对涉密公文严格按保密规定处理；3. 定期检查公文收发情况，确保公文处理工作规范有序；4. 对公文处理过程中出现的问题，及时向上级领导汇报，并提出解决方案。
第三章公文收发流程第四条公文收发流程如下：1. 接收：接收公文时，应认真核对公文标题、文号、发送单位等信息，确认无误后签收；2. 登记：对收到的公文进行登记，包括收文日期、文号、标题、接收人、发送单位等；3. 传递：根据公文内容，及时将公文传递给相关部门或领导；4. 分发：对需要内部传阅的公文，按照规定程序进行分发；5. 归档：对已处理的公文，按照档案管理要求进行归档。
第四章公文收发要求第五条公文收发应遵循以下要求：1. 保密性：对涉密公文，严格执行保密规定，确保信息安全；2. 及时性：及时接收、传递、分发公文，确保公文处理工作的时效性；3. 规范性：严格按照公文处理程序和规定进行操作，确保公文处理工作的规范性；4. 完整性：确保公文收发过程中的信息完整、准确，防止遗漏或误传；5. 整洁性：保持公文收发室整洁，对公文进行分类存放，便于查找。
第五章公文查（借）阅管理第六条公文查（借）阅管理应遵循以下规定：1. 查（借）阅公文需填写《公文查（借）阅登记簿》，注明查（借）阅人、查（借）阅期限和用途；2. 查（借）阅人应妥善保管公文，按期归还，不得擅自复制、泄露或遗失；3. 办公室负责定期检查查（借）阅登记情况，确保公文安全。
第六章附则第七条本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
最新整理公文处理与档案管理的衔接处理.docx
最新整理公文处理与档案管理的衔接处理公文处理与档案管理的衔接处理公文是一个单位对外联系、沟通的媒介，档案是信息材料的重要载体。
虽然公文处理与档案管理的工作任务不同，具有相对的独立性，但是两者之间也存在着重要的联系，公文处理工作是档案管理工作的基础性工作，对档案管理工作质量的提高起着举足轻重的作用。
当前公文处理与档案管理的衔接处理方面仍存在很多问题，影响着行政机关和企事业单位的工作效率与管理水平，成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。
1公文处理与档案管理衔接中存在的问题1.对公文处理与档案管理的衔接意识不强在实际对公文处理与档案管理工作，实行的是分块管理，档案管理人员和文秘并不是由同一个人担任的，公文的生成发布到归档管理，需要不同工作人员协同工作。
虽然这种工作方式比较便捷、有效，但是由于公文处理人员缺乏档案管理的规范化、标准化和科学化意识，档案管理人员不了解公文处理工作，导致公文处理与档案管理工作在衔接中出现脱节现象，且工作人员对公文处理与档案管理的衔接意识不强，影响工作进程。
2.公文处理与档案管理的衔接制度不完善在公文处理工作中，国家制定了公文处理条例和办法来规范公文处理工作；在档案管理工作中，也制订了档案管理制度来保障档案管理工作的顺利进行。
但是在公文处理与档案管理的衔接中缺乏完善的管理制度，导致公文处理人员和档案管理人员之间沟通工作不到位，配合度不高，影响了公文处理与档案管理的衔接。
3.公文处理和档案管理缺乏规范质量不高虽然制定了公文处理条例和办法，但是有些单位的公文处理并没有严格依照相关规定进行公文与档案格式的规范操作。
例如，国家规定公文用纸型号为国际通用的A4型，装订要求左侧装订，但是仍有一些单位公文用纸不符合要求，装订不规范；公文文种多达十几种，许多单位在使用时经常错用文种，给公文受理机关带来不便，影响公文效率，同时也给档案管理带来不便；公文打印、排版都有格式要求，不规范会影响档案的整理，使得公文无法立卷归档；公文附件不规范等问题。
公司公文处理与档案管理制度
公司公文处理与档案管理制度第一章总则为加强公司公文处理与档案管理工作，提高工作效率和服务质量，保证信息的及时性和准确性，建立并完善公司的公文处理与档案管理制度，订立本制度。
第二章公文处理制度第一节公文的定义与分类1.公文是指公司内部或外部流转的书面文件，包含但不限于通知、备忘录、报告、函件、通告等。
2.公文可分为内部公文和外部公文两大类。
第二节公文的起草与审核1.公文的起草应由相应的部门负责人或授权人员完成，确保内容真实准确，语言简练明确。
2.公文的起草人应在公文正文上标注起草日期、起草人姓名和职务。
3.公文的起草完成后，应经起草人所在部门负责人审核，并签字确认。
第三节公文的流转与批示1.公文的流转应依据公文的紧要性和紧急程度进行合理布置，并记录在公文流转单上。
2.公文的流转应依照公司内部流转程序进行，流转过程中须顺次进行批示。
3.公文的批示应由批示人明确看法，并签字确认。
第四节公文的传阅与登记1.公文的传阅应依据公文的需要选择适当的传阅方式，如电子邮件、企业即时通讯工具等。
2.公文的传阅应注意保密和权限掌控，严禁将涉密公文传阅给未经授权人员。
3.公文的传阅记录应在公文传阅登记簿上进行登记，并保管相应的传阅记录。
第五节公文的归档与保管1.公文的归档应依据公文的类型和紧要性进行分类，并依照文件编目规范进行管理。
2.公文的归档料子应包含公文正文、流转单、批示看法等相关料子。
3.公文的归档料子应装订整齐，标注文件编号、归档日期等信息，并进行存放和保管。
4.公文的保管期限应依据法律法规和公司规定进行确定，并及时执行销毁或档案转移程序。
第三章档案管理制度第一节档案的定义与分类1.档案是指公司在工作过程中产生的各类书面文件及电子资料的集合体。
2.档案依照内容和性质可分为行政档案、财务档案、人事档案等。
第二节档案的建立与整理1.档案应依照文件档案管理规定进行建立，包含选择适当的文件夹或盒子进行存放。
2.档案的文件夹或盒子应标注档案名称、档案号、建档日期等信息，确保档案的可辨识性。
公文及档案管理制度
公文及档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业内部公文与档案管理工作，提高工作效率和质量，确保公文和档案的合法性、真实性以及保密性，特订立本制度。
本制度遵从国家相关法律法规和政策法规，结合企业实际情况订立。
第二条适用范围本制度适用于企业内部全部公文与档案管理工作。
第二章公文管理第三条公文的定义和分类1. 公文的定义公文是指依法依规体现行政管理职能、记录和转达各类信息、执行各项任务的文件。
2. 公文的分类公文依照性质和用途可以分为内部公文、外部公文和特殊公文。
第四条公文的起草、审批和发布1. 公文的起草1.1 任何单位和个人起草公文，必需依照规定的格式、内容和流程进行，确保公文的准确性和规范性。
1.2 公文起草应明确目的、事由、范围、要求和期限等紧要信息，表述准确、简洁、通俗易懂。
2. 公文的审批和签发2.1 公文的审批应经过上级主管部门或相关领导批阅，并注明批示看法。
2.2 紧要公文应经企业负责人签发，并加盖企业公章或负责人签字。
3. 公文的发布与传送3.1 公文的发布应依照规定的渠道和方式进行，确保及时到达相关人员。
3.2 公文的传送可通过邮件、文件传输等电子方式，也可以通过文件、快递等物理方式。
第五条公文的登记和归档1. 公文的登记1.1 任何单位和个人收到公文后，应及时进行登记并提出看法和建议。
1.2 公文登记应记录公文的标题、编号、发布单位、签发人、接收单位和日期等信息。
2. 公文的归档2.1 公文的归档应依照文件分类和编号的原则进行，确保管理的有序性和便捷性。
2.2 公文归档以电子文档为主，可以通过电子文档管理系统进行管理，并设置权限掌控。
第三章档案管理第六条档案的定义和分类1. 档案的定义档案是指企业各类纸质和电子载体记录的文件和资料。
2. 档案的分类档案依照性质和用途可以分为业务档案、行政档案和工程档案等。
第七条档案的编制和整理1. 档案的编制1.1 档案应依照规定的格式和标准进行编制。
加强行政公文的文件编号与档案管理
加强行政公文的文件编号与档案管理行政公文是政府机关、事业单位和其他组织之间进行沟通、传达信息的重要工具。
为了确保行政公文的准确保存、便于查询和管理，加强行政公文的文件编号与档案管理显得尤为重要。
本文将从文件编号的制定和档案管理的重要性两个方面，探讨如何加强行政公文的文件编号与档案管理。
一、文件编号的制定1. 编号制度的建立为了规范行政公文的管理，建议建立统一的编号制度。
行政公文的编号应包括机关名称、文件类型、年份和序号。
例如，某政府机关的文件编号可以为“XX政府机关-XX类型-2021-001”。
通过规范的编号制度，可以方便快速地定位和查找行政公文。
2.编号规则的明确行政公文的编号规则应明确，确保编号的唯一性和连续性。
例如，当年度第一份文件的编号为001，第二份文件的编号为002，依次类推。
同时，对于重要文件、紧急文件等可以设立特殊编号规则，以便于重点追溯和管理。
3.编制和管理责任的明确在机关内部，应明确文件编号的编制和管理责任。
指定专人或专门部门负责行政公文的编号工作，并建立完善的管理制度和流程。
同时，建议定期对编号系统进行审查和更新，以适应管理的需求和变化。
二、档案管理的重要性1.保障信息的准确性与完整性行政公文是重要的信息载体，通过加强文件编号与档案管理可以确保文件信息的准确性与完整性。
在档案管理过程中，需要对每份行政公文进行详细登记，并记录相关信息，如文件编号、文件标题、发文单位、发文日期、文件类型等。
只有准确而完整的信息，才能保证文件的真实性和可靠性。
2.提高工作效率与服务能力良好的档案管理有助于提高机关工作效率和服务能力。
通过合理的文件分类、编号和存档，可以迅速地检索和查找需要的公文，节省时间和人力成本。
此外，根据文件的重要性和保密级别，合理划分档案区，确保机关内部文件的安全管理和合规操作。
3.便于加强监督与评估行政公文的文件编号与档案管理还能为机关的监督与评估提供依据。
通过对档案的管理和使用情况进行定期检查，可以评估机关的工作效能和管理水平，为机关的改进提供参考依据。
公文__档案管理制度
一、总则为加强公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家档案局的有关规定，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的公文档案管理工作，包括公文的形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等各个环节。
三、档案管理机构及职责1. 成立公文档案管理领导小组，负责公文档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
2. 设立公文档案室，配备专职档案管理人员，负责公文档案的具体管理工作。
3. 公文档案管理领导小组的职责：（1）制定公文档案管理制度，并组织实施；（2）负责公文档案的鉴定、销毁工作；（3）对公文档案管理情况进行监督检查，确保档案安全；（4）组织开展公文档案的整理、统计、利用等工作。
4. 公文档案室的职责：（1）负责公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作；（2）对公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作进行监督检查；（3）协助公文档案管理领导小组开展公文档案管理工作。
四、公文档案的收集1. 公文档案的收集范围：（1）本单位的正式文件、函件、报告、请示、批复等；（2）本单位的内部刊物、会议记录、工作总结、计划、统计报表等；（3）与本单位业务活动相关的其他文件、资料。
2. 公文档案的收集要求：（1）及时收集，确保档案的完整性；（2）准确分类，便于管理和利用；（3）归档齐全，确保档案的连续性。
五、公文档案的整理1. 公文档案的整理原则：（1）按年度、按类别、按顺序进行整理；（2）保持公文档案的原始性、连续性、完整性和系统性。
2. 公文档案的整理方法：（1）按年度分类，每年为一个保管单位；（2）按类别分类，同一类别内的文件按时间顺序排列；（3）每份公文档案应包括文件本身、文件目录、文件登记表等。
六、公文档案的保管1. 公文档案的保管要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光；（2）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（3）档案管理人员应定期检查档案，发现问题及时报告。
行政公文档案管理制度
一、总则为加强我单位行政公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1. 归档范围：凡涉及我单位职能、业务、管理、决策等方面的公文、文件、资料，均应纳入档案管理范围。
2. 归档内容：包括但不限于以下内容：（1）单位领导签发的文件；（2）单位各部门上报的请示、报告、工作总结、计划等；（3）单位各部门之间、单位与上级机关、下级机关、其他单位之间的往来文件；（4）会议记录、讲话稿、照片、录音、录像等；（5）涉及单位保密的文件、资料；（6）其他具有保存价值的文件、资料。
三、档案管理职责1. 单位档案管理部门负责组织实施本制度的制定、修订和监督执行。
2. 单位各部门负责本单位档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 单位档案管理人员负责档案的日常管理、维护和利用工作。
四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按归档范围及时收集相关文件、资料，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理：对收集的档案进行分类、排序、编号、装订，确保档案的规范化。
3. 档案归档：按照档案归档要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门。
4. 档案保管：档案管理部门应配备必要的档案保管设施，确保档案安全。
5. 档案利用：档案管理部门应建立健全档案查阅制度，方便单位内部工作人员查阅。
五、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守国家档案保密法规，确保档案保密。
2. 查阅档案的人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
3. 涉密档案的借阅、复制等，需经单位领导批准。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案保密法规和单位相关规定执行。
2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定其是否具有保存价值。
3. 档案销毁过程中，应确保档案资料的安全，防止丢失、泄密。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由单位档案管理部门负责解释。
3. 单位各部门应认真执行本制度，确保档案管理工作规范化、制度化、科学化。
行政公文的保存与归档管理
行政公文的保存与归档管理行政公文是国家机关、事业单位和社会团体进行工作活动时制定和发布的文件，是对工作任务、安排、要求和意见的书面记录。
行政公文的保存与归档管理是组织和管理公文档案的重要工作，它关系到公文信息的完整性、可靠性和长期保存价值，直接影响到工作的质量和效率。
因此，正确的行政公文保存与归档管理至关重要。
首先，行政公文的保存应当符合法律法规的规定。
根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国行政事业机构公文处理条例》等相关法规，行政公文应当按照规定的保管期限进行保存，并按照文件类别、年限和重要性进行分类管理。
公文应当设立登记册进行登记，并在规定的时间内进行整理、归档和封存，确保公文信息的完整性和可追溯性。
其次，行政公文的归档管理需要科学规范。
在进行公文归档管理时，应当根据文件的性质、文件号、文件标题、文件日期和文件责任者等要素进行分类整理。
对于重要的公文，应当设立专门档案库进行保管，并制定公文保密级别和访问权限，确保公文的安全性和保密性。
同时，要建立健全的档案管理制度和工作程序，明确工作责任和流程，确保文件的正确处理和保存。
再次，行政公文的保存应当采取合理的存储方式。
应根据文件的特点和保管期限，选择适当的存储设备和保管环境，如防火、防水、防潮、防虫、防盗等。
对于电子公文，还应备份存档，并定期检查和更新存储设备，确保公文信息的安全性和完整性。
同时，要严格管理公文的借阅和复制，防止公文泄密和遗失。
最后，行政公文的保管应当定期审查和销毁。
对于已经超过保管期限的公文，应当进行归档审查，按照规定的程序销毁或移交档案馆。
在销毁公文时，应当制定详细的销毁程序和清单，并严格按照规定的程序进行操作，确保公文的安全销毁和合规处理。
综上所述，行政公文的保存与归档管理是公文工作的基础和重要环节，正确的管理方式和规范操作对于公文的安全性、完整性和可用性具有重要意义。
只有做好行政公文的保存与归档管理工作，才能有效提高工作效率，保障工作质量，确保公文信息的安全和稳定。
档案管理制度公文
各科室、各部门：为进一步加强我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定《XX单位档案管理制度》。
现将制度印发给你们，请遵照执行。
一、制度总则1. 我单位档案管理遵循“集中统一、分级负责、安全保密、科学利用”的原则。
2. 本制度适用于我单位所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
二、档案管理机构及职责1. 成立档案管理领导小组，负责单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
2. 设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
三、档案收集与整理1. 各科室、各部门应按照档案管理要求，及时、准确、完整地收集各类档案资料。
2. 档案资料收集后，应按照分类、编号、编目等要求进行整理。
四、档案保管与安全1. 档案室应配备必要的档案保管设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设备。
2. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
3. 定期对档案进行检查，发现问题及时整改。
五、档案利用与借阅1. 档案资料查阅应严格按照档案管理权限和程序进行。
2. 查阅档案时，应爱护档案资料，不得随意涂改、损毁。
3. 因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，并按时归还。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关规定执行。
2. 销毁档案前，应进行鉴定，确认无保存价值。
3. 销毁档案时，应由两名档案管理人员监督，确保档案销毁过程符合规定。
七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，视情节轻重给予批评教育或纪律处分。
请各科室、各部门高度重视档案管理工作，认真贯彻执行本制度，确保我单位档案资料的安全、完整和有效利用。
特此通知。
XX单位年月日。
行政公文的保管与档案要求
行政公文的保管与档案要求一、引言行政公文是行政机关用来传达意见、决策和命令的文件。
对于保管与档案要求，行政公文具有重要意义。
本文将介绍行政公文的保管与档案要求，以确保公文的合理保存与利用。
二、公文的保管要求1. 接收与登记：行政机关应设立专门机构负责收发公文，并对公文进行登记。
详细记录公文的发文单位、文号、日期等信息，以便追踪与查询。
2. 分类与归档：行政机关应根据公文的性质、用途、重要性等因素，对公文进行分类归档。
常见的分类包括行政命令、通知通告、决策文件等。
每个分类应有清晰的标识，便于检索与管理。
3. 编制档案袋：每份公文都应编制档案袋，并在档案袋上标注相关信息，如公文类型、日期、发文单位等。
档案袋内应包括公文正本及其相关附件。
4. 追溯与修订：对于经过修改、补充的公文，行政机关应保存所有相关版本，并记录修订的日期、原因及责任人。
这样可以确保公文完整和准确。
三、公文的档案要求1. 保存时限：行政公文的保存时限应根据国家相关法律和规定执行。
一般而言，重要的行政公文应永久保存，其他一般性公文可以根据需要进行适当的销毁。
2. 档案编号：行政机关应对每份公文进行档案编号，以便进行档案管理。
档案编号应按照一定的规则进行编制，便于快速查找与检索。
3. 条理清晰：行政公文的档案应保证内容的清晰和完整。
对于涉及多个部门或多个文件的公文，应提供尽可能完整的背景信息和相关文件。
4. 档案装订：档案应采用合适的装订方式，以确保档案的安全和整洁。
一般而言，档案装订应采用可拆卸方便查看的方式，并注明档案袋的数量。
5. 审查与鉴别：对于档案的篡改或伪造，行政机关应采取相应的措施进行审查。
在档案管理过程中，要切实防止档案的丢失或损坏。
四、公文的利用与借阅1. 档案馆建设：行政机关应设立专门的档案馆，负责管理和保管行政公文档案。
档案馆应具备相应的设施，如防火、防潮、防虫等，以确保档案的安全。
2. 公文查询：行政机关应提供公众查询公文的便利条件。
行政公文的档案管理与保存
行政公文的档案管理与保存行政公文是政府机关、事业单位和社会组织等行政机构之间或社会组织与个人之间进行信息交流、行政决策和行政管理的重要工具。
为了保证行政公文的管理和保存工作得以高效进行，档案管理的合理规划和有效运作是必不可少的。
本文将从档案管理的重要性、行政公文的分类与归档及档案保存的措施等方面探讨行政公文的档案管理与保存。
一、档案管理的重要性档案管理是指对行政公文进行组织、管理、保存、利用和服务的一项综合性工作。
行政公文作为行政机构的重要信息载体，其管理对于行政机构的日常运行和决策具有重要意义。
首先，档案管理能够保证行政公文的合规性。
合理的档案管理制度和操作规范能够确保公文的准确性和合法性，避免错误信息的传递和记录。
其次，档案管理能够提高行政效率。
通过规范的档案管理流程和高效的档案查询和检索系统，能够迅速获取所需信息，减少工作时间和成本。
再次，档案管理能够保护行政公文的完整性。
合理的档案保存和保护措施能够防止公文的灭失和损毁，保证行政公文的完整性和可信度。
二、行政公文的分类与归档行政公文按照行政机构的性质、用途和内容可以进行分类和归档。
根据行政机构性质的不同，行政公文可分为中央行政公文和地方行政公文两大类；根据用途的差异，行政公文可分为发文、收文、督文等不同类型；根据内容的不同，行政公文可分为决策性公文、管理性公文、宣传性公文等多个子类别。
针对行政公文的分类，归档工作应当按照一定的规则和操作流程进行。
首先，对行政公文进行整理和分类，确定每类行政公文的档案目录和编号。
其次，根据档案目录和编号，制定相应的档案管理制度和操作规范，确保档案的一致性和准确性。
最后，建立档案管理系统，包括电子存档和纸质存档两个方面，以实现档案的长期保存和安全管理。
三、档案保存的措施为了确保行政公文的长期保存和安全性，必须采取一系列的档案保存措施。
首先，建立完善的档案存储设施和环境。
档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠等功能，并保持适宜的温度和湿度，以确保档案的完整性和保存期限。
公文与档案管理制度
公文与档案管理制度一、引言近年来，随着信息化技术的飞速发展，公文与档案管理在各个机构和组织中起到了至关重要的作用。
为了有效管理和利用公文与档案，建立一套科学的管理制度是至关重要的。
二、公文管理制度1. 公文的定义和分类公文是指公共机构、组织或个人为开展工作、发布信息、传递命令、进行协商等目的而使用的书面材料。
根据用途和形式的不同，可将公文分为行政公文、内部公文和外部公文。
2. 公文的起草与审批公文起草是指根据工作需要，将事项、要求等内容书面表达并组织成公文的过程。
起草人应具备良好的文字表达能力和专业背景，确保公文的准确、简明和规范。
公文审批过程包括审核、修改和批准等环节，确保公文符合法律法规和组织内部管理规定。
3. 公文的编号和归档公文编号是对每份公文进行唯一标识，方便管理和查找。
编号应按照一定的规则和标准进行，确保编号的连贯性和完整性。
公文归档是指将已经处理完毕或不再需要的公文进行整理、分类，并存放在统一的档案库中，以备后续管理和查阅。
4. 公文的传阅和交办公文的传阅是指将公文送达目标对象，并使其知晓公文内容。
传阅应按照一定的渠道和程序进行，确保公文能够及时、准确地传达给相关人员。
公文的交办是指根据公文内容和工作需要，将公文中涉及的事项、要求等交给相应的人员或部门进行处理。
三、档案管理制度1. 档案管理的重要性档案是记录机构和组织活动、决策和事务的重要证据和资料，对于机构和组织的运行和发展具有不可替代的作用。
建立科学的档案管理制度可以确保档案的完整性、可靠性和可检索性，提高档案的管理效率和利用价值。
2. 档案的分类和整理档案应按照一定的标准和规则进行分类，便于管理和检索。
根据档案的性质和用途，可将档案分为行政档案、业务档案、财务档案等。
档案整理包括清理、整顿、编目等工作，确保档案的完整性和有序性。
3. 档案的保存和销毁档案应根据一定的保存期限和规定进行保管，防止档案的丢失、损坏和泄露。
对于到期或不再需要的档案，应依照相关规定进行销毁，确保档案管理的合法性和安全性。
行政公文的妥善归档与档案管理
行政公文的妥善归档与档案管理随着社会的发展和进步，行政公文的妥善归档和档案管理显得愈发重要。
在日常工作中，行政机关需要处理大量的公文和文件，这些文件包含了重要的决策、政策和信息，它们的妥善归档和档案管理对于机关的正常运转和信息的保密性都具有重要意义。
一、行政公文的妥善归档行政公文的妥善归档是指将公文按照一定的规则和程序进行分类整理，并存放于合适的位置，以便于日后查阅、使用和处理。
下面将介绍一些行政公文妥善归档的原则和方法。
1. 分类归档原则行政公文首先需要按照其性质和用途进行分类，常见的分类方式包括政策文件、决策文件、通知文件、请示报告等。
此外，还可以根据文件的密级、文件格式和文件编号等进行细分，以便于后续的管理和利用。
2. 文件编号的规范与管理为了方便行政公文的查找和整理，对文件进行编号是必不可少的。
文件编号的规范和管理应该严格遵守相关的规定，确保编号唯一、简明清晰，并且方便文件的溯源和溯责。
3. 文件的储存和保存行政公文的储存和保存应考虑到其长期保存的需求。
对于纸质文件，应选择干燥、通风的地方进行储存，并采取措施防潮、防虫、防火等。
对于电子文件，应制定相应的备份策略，确保文件的安全性和完整性。
二、档案管理的重要性良好的档案管理对于行政机关的正常运转和决策的科学性具有重要意义。
档案管理不仅包括对已有档案的归档和整理，还包括对档案的调取和利用。
下面将介绍一些档案管理的重要性和方法。
1. 档案管理的法律依据档案管理的法律依据主要包括《档案法》等法律法规的相关规定。
行政机关应该严格按照法律的要求进行档案管理，确保档案的安全性、可用性和便捷性。
2. 档案整理与修复档案整理和修复是档案管理的重要环节，它涉及到档案的保管期限、整理与维护、损毁与销毁等方面。
对于有损坏的档案，应及时进行修复或者复制，以保证档案的完整性和可靠性。
3. 档案的调取和利用档案的调取和利用是档案管理的重要任务之一。
行政机关应设置专门的档案管理部门，负责档案的调度和利用工作，并确保档案的及时提供和有效利用，以满足决策和管理的需要。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位公文收发档案管理工作，确保公文传递的准确、及时、安全，提高公文处理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发档案管理工作。
第二章组织机构与职责第三条设立公文收发档案管理部门，负责公文收发档案管理的日常工作。
第四条公文收发档案管理部门的主要职责：1. 制定和完善公文收发档案管理的规章制度；2. 负责公文的收发、登记、传递、归档等工作；3. 负责档案的整理、保管、利用和销毁工作；4. 负责对公文收发档案管理工作的监督检查；5. 负责开展公文收发档案管理业务培训和指导。
第三章公文收发程序第五条公文收发实行统一登记、统一编号、统一传递制度。
第六条收文程序：1. 对收到的公文，首先进行登记，包括公文编号、标题、来文单位、接收时间等；2. 对需要办理的公文，按照公文处理流程及时传递给相关部门；3. 对不需要办理的公文，及时退回或销毁。
第七条发文程序：1. 凡涉及本单位重大事项的公文，由主办部门起草，经主管领导审核后，提交办公室审批；2. 办公室对审批通过的公文进行编号、登记，并制作文件；3. 发文部门根据公文性质，通过机要通信、电子公文等方式发送。
第四章档案管理第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、归档等规定进行。
第九条档案归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得缺件、漏件；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 保密性原则：对涉密档案，严格保密，确保档案安全。
第十条档案保管应遵循以下规定：1. 严格按照档案保管期限进行保管；2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；3. 对破损、褪色的档案，及时进行修复。
第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理；2. 保障档案的完整性和保密性；3. 不得擅自复制、传播档案内容。
第五章监督检查第十二条公文收发档案管理部门定期对公文收发档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
档案管理制度的公文管理与归档
档案管理制度的公文管理与归档一、引言档案是组织的宝贵财富，对于保护组织的权益和推动组织的持续发展具有重要作用。
为了规范组织内的公文管理与归档工作，确保公文的及时、高效、准确地管理与归档，组织需要制定一套完善的档案管理制度。
本文将介绍档案管理制度中的公文管理与归档工作。
二、公文管理2.1 公文的定义公文是指由组织内部或外部发起的，具有法律效力或行政效力的文件或函件。
公文是组织之间沟通和决策的重要工具，对于组织内部的协调和外部的合作都具有重要意义。
2.2 公文管理的重要性公文管理是组织内部文件的管理过程，涉及公文的起草、复核、发送、登记、存档等环节。
良好的公文管理是组织高效运转的基础，能够提高组织内部的沟通效率，减少信息传递中的误差和延误，并降低各种风险的发生。
2.3 公文管理的原则公文管理应遵循以下原则：•公文的合法性原则：公文必须符合法律法规的规定，确保公文的合法性和效力。
•公文的保密性原则：针对涉密公文，要严格保密，限制其传阅范围，防止信息泄露。
•公文的快捷性原则：公文的处理应该迅速，以确保信息及时传达和落实。
•公文的准确性原则：公文要求文责一致，内容准确无误。
•公文的审批流程原则：公文的流转应有明确的审批流程，确保公文经过合规审批。
三、归档管理3.1 归档的重要性归档是指将已经处理完毕并且不再需要直接处理的文件或公文进行整理、保存和管理的过程。
归档的目的是方便文件的检索、审计和监督，保证文件的完整性和安全性，为组织的决策提供历史数据支持。
3.2 归档管理的流程归档管理的流程包括以下步骤：1.预处理：对将要归档的文件进行分类、整理、检查和打包，确保文件的完整性和可查性。
2.核对登记：将归档文件的相关信息登记到档案管理系统中，包括文件的名称、编号、归档时间等重要信息。
3.存储保管：按照一定的分类和存储规则，将归档文件放置到指定的档案柜或库房中，确保文件的安全和易访问性。
4.档案检索：根据归档文件的编号、名称或其他关键信息进行文件的检索，提供给需要的人员查询使用。
公文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的公文及档案管理工作，确保公文和档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文和档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保公文和档案的完整性，不得遗漏、损毁或篡改。
2. 准确性原则：公文和档案的内容必须真实、准确、完整。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保公文和档案的安全，防止失密、泄密和损毁。
4. 效率性原则：提高公文和档案管理工作的效率，确保公文和档案的及时利用。
第二章公文管理第四条公文种类及格式1. 本单位公文分为上行文、平行文和下行文三种。
2. 公文格式应符合国家规定的标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。
第五条公文处理流程1. 公文起草：由公文起草人根据工作需要和实际情况起草公文。
2. 公文审核：由相关部门负责人或指定人员进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
3. 公文签发：由单位负责人或授权人签发公文。
4. 公文印发：由办公室或指定部门负责印发公文。
5. 公文归档：公文印发后，由办公室或指定部门负责归档。
第六条公文归档要求1. 公文归档前应进行整理，确保公文分类、编号、标题、文号等信息的准确性。
2. 公文归档时应填写《公文归档登记表》，并妥善保管。
第三章档案管理第七条档案种类及分类1. 档案种类包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
2. 档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况进行。
第八条档案收集与整理1. 档案收集：办公室或指定部门负责收集各类档案，包括文件、照片、录音、录像等。
2. 档案整理：档案整理应遵循国家档案整理规范，包括立卷、归档、编号等。
第九条档案保管1. 档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。
2. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，并配备必要的消防、防盗设施。
行政公文的档案管理与保管
行政公文的档案管理与保管行政公文是政府机构和单位之间传递信息、下达指示的重要工具，其档案管理与保管具有重要意义。
行政公文的档案管理包括文件的归档、分类、整理和保存等工作，其目的是为了维护公文的完整性、可查性和长期保存价值。
而行政公文的保管则涉及文件的安全性、机密性和合规性方面，要求对文件进行适当的保护和管理，确保文件不受损坏、遗失或泄露。
首先，行政公文的档案管理应遵循一定的规范和流程。
在接收到行政公文后，应当及时进行归档，按照文件的性质、内容和重要性进行分类，并建立档案管理的档案目录和索引。
对于重要文件应当标注文件的管理编号、日期、发文单位等信息，以便于日后的查阅和管理。
同时，应当定期对档案进行整理和清理，及时处理过期的文件，保持档案的清晰性和可读性。
为了加强档案管理工作，应当建立健全的档案管理制度和流程，明确各个环节的责任和权限，确保文件的准确性和完整性。
其次，行政公文的保管需要严格遵守相关法规和制度。
对于机密文件和重要文件，应当采取严格的保密措施，确保文件不会被泄露或丢失。
应当建立安全的档案室和档案柜，采取防火、防水、防盗等措施，确保档案的安全性和完整性。
同时，对于电子档案应当进行数据备份和加密，防止文件被病毒攻击或损坏。
此外，还应当建立文件借阅和归还制度，对于借阅文件应当做好记录和监管，确保文件的使用合规和安全。
在档案管理与保管过程中，还应当重视档案管理的日常监督和检查工作。
应当定期进行档案管理工作的评估和检查，确保档案管理工作的有效性和规范性。
对于存在问题和隐患的应当及时整改和改进，确保档案管理工作的稳定性和持续性。
同时，还应当加强档案管理人员的培训和学习，提升其档案管理意识和能力，确保档案管理工作能够得到有效实施和落实。
总之，行政公文的档案管理与保管是一项重要的工作，对于维护政府机构和单位的正常运转和规范工作具有重要意义。
只有加强对行政公文的档案管理和保管，才能确保文件的安全性、可靠性和长期保存价值，为政府机构和单位的发展和运作提供坚实的保障。
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1．档号编制的原则
唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制
(四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指 引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引 目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
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档案的收集工作是档案业务工作的 基础 1 ．文书档案收集工作是文书档案 管理工作的前提和基础
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2 ．文书档案收集工作的质量决定 了文书档案管理工作的质量
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Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档 案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则 (一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目 (二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1．文书档案鉴定工作的方法
• 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案， 通常这种方法也被称为直接鉴定法。 2．文书档案鉴定工作的步骤 • 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部 分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保 存一、二年后销毁。
1.文件归档方法：运用自然件归档
2．公文立卷操作程序
(1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面
2．归档文件整理的方法
(1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒
(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据 机关发文意图而草拟的公文未定稿。 (二)定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是 经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完 成稿。 (三)正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文 本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正 本复制的标准样本。 (五)副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的 重份公文。
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第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生 存期”。
第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。
二、档案统计工作
• 档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档 案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合 统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统 计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。 (一)档案统计工作体系 • 我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次： 1．全国2．专 业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情 况统计 (二)档案统计的内容 • 1．档案数量的统计。 • 2．档案业务管理工作质量的统计。 • 3．档案开发利用工作情况的统计。 • 4．档案工作条件的统计。 (三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项 • 1．填报范围2．主要内容 • 3 ．注意事项 (1) 统计数据要真实 (2) 统计数据要准确 (3) 填写要 符合要求
Ⅲ 公文处理
一、公文处理工作
内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是 公文处理的前期工作。 (一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮 印、校对、用印、登记、分发等程序。 (二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批 办、承办、催办、注办等程序。 (三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。 (四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清 退。 (五)其他各种有关公文处理的事务。
档案管理
Ⅰ 档案的收集
一、档案收集工作的内容和重要性
• (一) 档案收集工作的内容 • (二) 档案收集工作的重要性
•
档案的收集工作，就是按照党和 国家的规定，通过例行的接收制度 和专门征集的办法，把分散在各机 关、个人手中和散失在其他地方的 档案分别集中到各有关机关档案室 和各级各类档案馆的工作。 一是对本机关需要归档档案的接收 工作。 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。 三是对历史档案的接收和征集工 作。
照片档案卷内目录
照片号
照片题名 ××局2000年工 作会议的照片 ××局如开×× 研讨会的照片
拍摄时间
照片所 在页号 1—3 4—5 6—8
底片所在卷 号底片号 2 181—188 2 189--192
备注
1—8 9—12 13--20
2000.5.8 2000.7.16 2000.10.20
××局召开双先 表彰会的照片
公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序
(五)公文与文件、文书的联系与区别
•
案卷目录应包括以下几项内容：案卷号、案卷标题、卷内文 件起止日期、卷内文件页数、保管期限以及备注等，如下图：
案卷号 档案室编 档案馆编
题名
年度
页数
期限
备注
2．全引目录
• 全引目录又称案卷文件目录，是将全宗或全宗的某一部分案 卷内的文件目录汇编而成的检索工具。 它的形式有两种：
• 一种是先列出每个案卷的案卷号、案卷标题、起止日期、页 数、保管期限等，实际上是重抄案卷目录的项目，然后在这 个案卷条目下列出该卷的卷内文件目录。 • 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上 面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录， 在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次， 在卷内文件的备注栏上填上案卷号。 • 如下图：
(一)声像材料的收集工作 将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中 到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。 (二)声像材料的归档制度 1．声像材料的归档范围 声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单 位工作活动的声像材料，是归档的重点。 2．声像材料的归档时间 “两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档，。二是部分声像材料 年终归档 3．声像材料的归档要求 (1) 归档的声像材料应力求是原底片、原件 ( 原声磁带 )。要尽量避免复 制版或复制件。 (2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说 明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。 (3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。
三、声像档案的整理、鉴定和编目
(一)照片档案的整理、鉴定、编目 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感 光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数 码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利 用都离不开计算机等现代化技术和设备。 1．照片档案的结构 传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。 2．照片档案的整理 照片档案的整理，要符合国家标准《照片档案管理规范》(GB／T1182—89)的要求，即 应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。 (1)底片的整理方法、要求 对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理， 不要分散。不同全宗的底片不要混杂。 ①底片分类②底片排列、编号③底片装袋插册④填写底片册芯页 (2)照片的整理方法、要求 ①照片的分类、组卷②照片排列③照片编号④填写照片说明⑤填写照片册卷内目录
二、公文的分类
从公文的形成与使用范围上 划分，公文可分为通用公文 与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方 向上划分，公文可分为上行 文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范 围上划分，公文可分为公布 公文、内部公文、机密公文 三大类。 在一个机关内，从公文的来 源和去向上划分，公文可分 为发文、收文和内部公文三 种。
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序 1．草拟 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发 (二)收文办理程序 1．签收 2．登记 3．审核 4．拟办 5．批办 6．承办 7．催办 8．注办
二、公文整理方法
(一)案卷级公文整理方法 1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷 (2)运用公文主要类型立卷 (二)文件级公文整理方法
声像档案的管理
一、声像档案的概念和特点
(一)声像档案的概念 声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在 社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历 史记录。 (二)声像档案的特点 1．直观的形象性 2．收集、保管的特殊性
3．是其他载体档案的必要补充
二、声像材料的收集归档
联 系 区 别
公文
文书 文件
从属性、文体、形 成作者、形成领域、形 成目的、内涵上讲，三 者没有本质区别，都是 同一事物
专指国家机关和其他社会组织在公 务活动中形成的文件材料
是所有文件材料的总称，包括公务文书 (公文)和私人文书两大类。 不仅包容了文书和公文的内容,有以文 字方式记录在纸张上的书面文件，也包 括以录音、录像等技术方式记录在非纸 质载体上的其他文件
案卷 号
案卷 题名
起止日期
卷内 页数
保管 期限
顺序 号
文号
责任者