物业管理公司档案管理规定

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物业公司档案管理制度

第一章总则

第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。

第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。

第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。

第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。

第二章档案管理的基本原则

第六条档案管理应当遵循以下基本原则：

（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。

（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。

（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。

（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。

第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。

第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。

第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。

第三章档案管理的具体要求

第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：

（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。

（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。

（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。

（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。

物业服务有限公司档案资料的管理

（一）档案管理的概述

1.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、签订、保管、销毁、统计、检索、编号、利用等，是公司过去工作和历史情况的真实记录的凭证，是为工作提供备查的依据。

2.档案需设立专人管理，及时记录入档时间和类别。

（二）归档范围

1.公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像实物等，

2.办公文件包括请示批复文件、各种申请文件、公司的计划、方案、总结、汇报、简报、通知，注册年检资料、验资文件等；

3.证件性文书资料：企业营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码等；

4.法规性文件：政府部门下发的红头文件、公检法类文书、公司颁发的技术标准、规章制度等；

5.凭证性文件：合同、协议、会计凭证、会计账簿、会计报表等；

（三）档案的管理

物业公司所有的档案资料均由办公室指定专人管理，保证公司原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

（四）档案的借阅

1.各部门如需借阅档案，须经公司领导同意，并履行登记手续，注明查阅人、查阅时间、查阅资料名称、用途等。

2.档案查阅只限于公司员工或对工作有直接业务关系的人员经批准后方可查

阅。

3.查阅档案时不得私自摄影、复制、翻印、抽取或毁坏档案资料。（五）档案的销毁

1.任何部门或个人未经许可不得销毁公司档案资料；

2.对超过保存期限的档案，由办公室登记造册，经档案形成部门和领导共同鉴定，却无保存意义的，按规定销毁。

3.销毁文件必须在指定地点、指定专人监督销毁。

物业公司档案管理制度流程

一、目的

为了加强物业公司档案管理工作，确保档案的及时收集、整理、归档、保管和有效利用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于物业公司所有档案的管理工作。

三、职责

1. 物业公司档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 物业公司各部门负责人负责对本部门档案的收集、整理和归档。

3. 物业公司领导负责审批档案管理工作的重要事项。

四、档案管理流程

1. 档案收集

（1）各部门负责人在产生档案资料后，及时收集并报送档案管理员。

（2）档案管理员对收集的档案资料进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案整理

（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编目、整理。

（2）对重要档案资料进行编号，确保档案的唯一性和可追溯性。

3. 档案归档

（1）档案管理员将整理好的档案资料按照归档要求进行归档。

（2）归档的档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。

4. 档案保管

（1）档案管理员对归档的档案资料进行分类存放，确保档案的安全。

（2）档案资料存放应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀。

（3）定期对档案资料进行检查，确保档案的完好。

5. 档案借阅

（1）档案借阅者需填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核批准后，方可借阅。

（2）档案管理员对借阅的档案资料进行登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。

（3）借阅者需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。

6. 档案销毁

（1）档案管理员对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确认可以销毁。

（2）档案销毁前，需填写《档案销毁申请表》，经档案管理员审核批准后，方可销毁。

物业人员档案管理制度

第一章总则

第一条为加强物业管理公司人员档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有

效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司所有在职、离职及退休人员档案的管理。

第三条物业人员档案是公司重要的信息资源，对公司的经营管理、人力资源开发、员工培训和福利待遇等方面具有重要意义。

第二章档案内容

第四条物业人员档案主要包括以下内容：

1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、籍贯、身

份证号码、联系方式、婚姻状况、学历、职称、健康状况等。

2. 工作经历档案：包括员工入职、离职时间、岗位变动、工作表现、奖惩情况、

绩效考核等。

3. 职业技能档案：包括员工专业技能证书、培训记录、进修情况等。

4. 财务档案：包括员工工资、奖金、福利、社会保险、公积金等财务信息。

5. 考勤档案：包括员工考勤记录、请假记录、加班记录等。

6. 其他相关档案：包括员工劳动合同、体检报告、培训记录、奖惩决定等。

第三章档案管理职责

第五条公司人力资源部负责物业人员档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第六条各部门负责人对本部门员工档案的准确性、完整性和保密性负责。

第七条员工本人对其个人档案的真实性、完整性负责。

第四章档案管理流程

第八条档案收集：各部门在员工入职、离职、岗位变动等情况下，应及时收集、

整理相关档案材料。

第九条档案整理：人力资源部对收集到的档案材料进行分类、归档，确保档案的

整齐、有序。

第十条档案归档：档案材料按照档案分类标准进行归档，并建立档案目录。

业主档案管理制度

第一章总则

第一条为加强物业管理公司业主档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全

和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司物业管理范围内的业主档案管理。

第三条本制度旨在规范业主档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，确保业主档案管理的规范化、科学化和信息化。

第二章职责与分工

第四条物业管理公司设立档案管理部门，负责业主档案的全面管理工作。

第五条档案管理部门的主要职责：

1. 负责制定业主档案管理的各项规章制度；

2. 负责业主档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；

3. 负责业主档案的数字化处理和信息安全保障；

4. 负责业主档案的查询、借阅、复制等工作；

5. 负责业主档案的定期检查、维护和更新。

第六条相关部门及人员的职责：

1. 各部门应按照规定及时、准确地将业主档案资料报送档案管理部门；

2. 各部门应积极配合档案管理部门开展业主档案管理工作；

3. 档案管理人员应按照规定对业主档案进行分类、整理、归档等工作。

第三章档案收集与整理

第七条业主档案的收集范围：

1. 业主身份证明材料；

2. 业主入住登记资料；

3. 业主物业费用缴纳记录；

4. 业主装修申请及审批材料；

5. 业主投诉及处理结果；

6. 业主房屋维修记录；

7. 业主公约及补充协议；

8. 其他与业主权益相关的资料。

第八条业主档案的整理要求：

1. 按照档案类别、时间顺序进行整理；

2. 确保档案资料的完整、准确、清晰；

3. 对档案资料进行编号、分类、装订，并建立目录。

物业管理公司档案管理制度

第一章总则

第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：

1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。

2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理范围

第四条公司档案管理范围包括：

1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。

2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。

3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。

4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。

第三章档案管理职责

第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：

1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。

5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。

第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：

1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。

物业服务公司档案管理制度

第一章总则

第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中管理，分类存放；

（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；

（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。

第二章档案分类与归档

第四条物业服务公司档案分为以下类别：

（一）行政管理档案；

（二）项目管理档案；

（三）财务管理档案；

（四）人力资源管理档案；

（五）客户服务档案；

（六）设备设施管理档案；

（七）工程维修档案；

（八）法律法规档案；

（九）其他档案。

第五条档案归档应按照以下要求进行：

（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；

（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；

（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；

（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。

第三章档案保管与利用

第六条档案保管应遵守以下规定：

（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；

（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；

（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；

（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。

第七条档案利用应遵守以下规定：

（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；

（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；

（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；

物业台账档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强物业管理工作的规范化、制度化，确保物业台账档案的完整、准确、安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司及其下属物业项目的台账档案管理。

第三条物业台账档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理，确保档案的真实性、完整性、准确性；

（二）分级管理，明确档案管理的责任主体；

（三）科学分类，便于查阅和利用；

（四）安全保密，防止档案资料遗失、损毁、泄露。

第二章责任分工

第四条物业管理公司应设立档案管理部门，负责公司内部台账档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条物业项目管理处应设立档案管理员，负责项目内部台账档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第六条档案管理员应具备以下条件：

（一）热爱档案工作，具有良好的职业道德；

（二）熟悉档案管理法规和业务知识；

（三）具备较强的责任心和保密意识。

第三章档案分类与编号

第七条物业台账档案分为以下类别：

（一）业主档案；

（二）工程档案；

（三）财务档案；

（四）物业管理档案；

（五）其他档案。

第八条档案编号采用“分类号+年度+流水号”的格式。

第四章档案收集与整理

第九条档案收集应遵循以下原则：

（一）全面性，确保收集的档案资料完整、准确；

（二）及时性，及时收集新形成的档案资料；

（三）准确性，确保收集的档案资料真实可靠。

第十条档案整理应遵循以下要求：

（一）分类整理，按照档案类别进行整理；

（二）编目著录，对档案资料进行编号、登记；

（三）归档存放，将整理好的档案资料按照编号顺序存放。

第五章档案保管与利用

第十一条档案保管应遵循以下要求：

（一）专室专柜，确保档案安全；

物业管理公司档案管理制度

一、总则

1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安

全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则

1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时

更新。

三、档案分类

1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理

1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管

1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅

1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档

案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁

1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保

档案信息的安全。

八、档案的安全管理

1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责

1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和

销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

物业住户档案管理制度

第一章总则

第一条为加强物业管理，规范住户档案管理，保障住户合法权益，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理区域实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有住户档案的管理工作。

第三条本制度遵循以下原则：

（一）真实性原则：住户档案资料必须真实、准确、完整。

（二）安全性原则：住户档案资料必须妥善保管，确保档案安全。

（三）保密性原则：住户档案资料必须严格保密，不得泄露。

（四）便捷性原则：住户档案资料查询、借阅等操作简便易行。

第二章档案内容

第四条住户档案主要包括以下内容：

（一）住户基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址、工作单位等。

（二）房屋信息：房屋产权证号、建筑面积、户型、装修情况等。

（三）缴费信息：物业管理费、水电费、燃气费等缴费记录。

（四）维修保养信息：房屋维修、设备保养等记录。

（五）投诉建议：住户对物业管理服务的投诉、建议及处理结果。

（六）其他相关资料：与住户权益相关的其他资料。

第三章档案管理

第五条住户档案管理实行专人负责制，由物业管理公司指定专人负责档案管理工作。

第六条住户档案资料收集、整理、归档、保管、查询等工作，应按照以下规定执行：

（一）收集：物业管理公司应定期收集住户档案资料，确保档案资料的完整性。

（二）整理：对收集到的住户档案资料进行分类、编号、归档，确保档案资料的有序性。

（三）归档：将整理好的住户档案资料按照规定归档，存放于档案室。

（四）保管：妥善保管住户档案资料，防止丢失、损坏、泄密。

物业内页档案管理制度

一、总则

为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围

1. 物业管理公司内部形成的各类文件、资料、图表、照片等；

2. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织形成的各类文件、资料；

3. 住宅小区（大厦）的规划、设计、建设、验收、移交等文件、资料；

4. 住宅小区（大厦）的物业管理合同、维修基金使用、收费标准等文件、资料；

5. 住宅小区（大厦）的设施设备、绿化、环境卫生等档案；

6. 住宅小区（大厦）的业主、住户信息、装修申请、投诉处理等档案；

7. 住宅小区（大厦）的物业管理人员、财务人员等人事档案；

8. 其他与物业管理相关的文件、资料。

三、档案管理职责

1. 物业管理公司应设立档案室，配备专职档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；

2. 档案管理员应具备档案管理专业知识，熟悉档案法律法规，遵守档案管理规章制度；

3. 各部门应按照档案管理要求，及时、准确地将应归档的文件、资料提交给档案管理员；

4. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织应将形成的文件、资料提交给档案管理员；

5. 档案管理员应定期对档案进行清理、整理、归档，确保档案的完整、准确、安全。

四、档案管理要求

1. 档案收集：档案管理员应全面收集各类档案，确保档案的完整性；

2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保

档案的准确性；

3. 档案归档：按照档案归档要求，将整理好的档案及时归档；

4. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行分类存放、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬等工作；

物业公司档案管理制度

档案管理制度

一、管理部门

1、公司各部门负责对归属于本部门的文件进行归档保管。

2、公司档案目录及编号原则由总经办统一制定管理。

二、文件归档

1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查后归

档。

2、文件如有抽取保存者，应由该部门主管签字认可。

3、检查文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应交回相关部

门补办。

4、对已归档的每类档案，在卷首都应有标明档案内容的详细

目录。

三、档案分类

1、档案分类应视文件内容、业务项目等因素，按大类、小类

进行分类，再在同类中依序分为若干小类。

2、档案分类应力求切合实际。

四、档案名称及编号

1、档案各级分类应有一个简明扼要的名称，以充分表示档案

内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2、各级分类、目次的编号均以十进阿拉伯数字表示。

3、档案分类各级名称及代表数字一经确定后，不得任意修改。

五、保存期限

1、相关文件依国家有关规定保存期限保存。

2、财务会计档案依财务会计档案管规定保存。

3、公司内部文件及其他文件视情况进行保存。

六、档案清理

1、负责管理档案的人员应随时维护档案的清洁，定期进行整

理。

2、凡保存期届满的文件档案，销毁前造册呈总物业经理核准

后予以销毁，必要时向主管机关备案。

七、其他规定

1、档案管理人员要增强档案安全保护意识，加强安全保护措

施。

2、严格档案借阅手续，确保档案的完整与安全。

物业公司日常服务档案管理制度

一、总则

为了加强物业公司日常服务管理，确保服务质量的持续提升，规范档案管理，提高工作效率，特制定本制度。

二、档案管理范围

1. 业主入住、装修、退房等手续办理的相关文件；

2. 物业维修、保养、清洁等日常服务记录；

3. 业主投诉、建议、表扬等反馈信息；

4. 物业安全管理、消防管理、设备设施管理等制度及操作规程；

5. 人力资源、财务、行政等内部管理文件；

6. 公司会议、培训、活动等记录；

7. 其他与日常服务相关的文件。

三、档案管理职责

1. 物业公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；

2. 各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时提供相关档案资料；

3. 档案管理人员应具备一定的专业素质，熟悉档案管理知识和技能。

四、档案管理要求

1. 档案收集：各部门在办理业务过程中，应将相关文件及时收集齐全，并按档案管理要求进行整理；

2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、编目、归档，确保档案的完整性和准确性；

3. 档案保管：档案管理部门应配备符合要求的档案柜、保险柜等设备，确保档案安全；

4. 档案利用：档案管理人员应根据工作需要，提供档案查阅、复制等服务，确保档案的利用率；

5. 档案销毁：对失去保存价值的档案，应按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。

五、档案管理制度

1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用等

各个环节的责任；

2. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完好；

3. 档案管理人员应定期对档案进行备份，防止档案丢失；

4. 档案管理人员应加强档案保密工作，防止档案信息泄露；

物业管理公司档案管理制度

第一章总则

第一条为加强物业管理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司所有档案的管理，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、工程档案等。

第三条物业管理公司档案管理工作应遵循以下原则：

1. 集中统一管理原则；

2. 完整、准确、安全原则；

3. 依法管理、服务公司原则；

4. 效率优先、持续改进原则。

第二章组织机构与职责

第四条物业管理公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案室设负责人一名，负责档案室全面工作。档案室工作人员应具备一定的档案管理知识和技能。

第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第三章档案收集与整理

第七条档案收集范围：

1. 公司内部文件、通知、会议纪要等文书档案；

2. 合同、协议、项目方案等合同档案；

3. 财务报表、凭证、账簿等财务档案；

4. 员工人事档案、考勤记录、薪酬福利等人事档案；

5. 工程图纸、验收报告、维修记录等工程档案；

6. 其他对公司有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：

1. 按照档案类型、时间顺序进行分类、编号；

2. 文书档案、合同档案、财务档案等应填写档案目录，编制索引；

3. 工程档案应附有工程图纸、验收报告、维修记录等；

4. 人事档案应包括员工简历、考勤记录、薪酬福利等。

第四章档案保管与利用

第九条档案保管要求：

1. 档案柜应配备锁具，确保档案安全；

2. 档案室内应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘；

3. 档案应按类别、时间顺序排列，便于查阅；

物业档案管理制度标准

一、总则

为加强物业管理档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围

1. 公司内部管理制度及文件；

2. 业主及住户资料；

3. 设备设施档案；

4. 财务报告；

5. 员工人事资料；

6. 工程验收报告；

7. 维修保养记录；

8. 法律法规、政策文件；

9. 其他与物业管理相关的文件资料。

三、档案管理职责

1. 物业管理公司主管负责监督、指导档案管理工作；

2. 文员专职负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；

3. 各部门负责人对本部门档案资料的真实性、完整性负责。

四、档案管理要求

1. 档案资料应按照分类、编号、目录、索引的方式进行管理，确保档案资料的条理性和可查询性；

2. 档案资料应按照公司规定的要求进行存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录；

3. 档案资料应集中存放，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用；

4. 档案资料日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用；

5. 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理；

6. 档案资料在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任；

7. 公司定期巡查档案管理制度的落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分；

8. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

五、档案借阅与使用

1. 档案借阅应填写借阅单，明确借阅目的、期限、归还时间等；

物业服务的档案管理制度

一、目的和意义

为规范物业服务档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业服务管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围

1. 物业服务合同及相关协议；

2. 物业服务项目验收资料；

3. 业主（住户）档案；

4. 物业管理规章制度；

5. 财务档案；

6. 设施设备档案；

7. 工程维修档案；

8. 保安、保洁、绿化等日常管理档案；

9. 其他与物业服务相关的档案。

三、档案管理制度

1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。

2. 档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。

3. 档案资料应按照国家档案管理的有关规定和标准进行分类、编目、归档。

4. 档案资料应实行集中管理，确保档案的完整性和安全性。

5. 档案资料的借阅、复制、外借等，需经档案管理员批准，并办理相关手续。

6. 档案资料应定期进行清点、整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。

7. 档案资料的保管期限根据国家档案管理的有关规定执行。

8. 档案资料的销毁，需经单位领导批准，并按照国家档案管理的有关规定执行。

9. 档案管理人员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平。

四、档案管理责任

1. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，对档案的完整、准确、系统和安全负责。

2. 各部门负责人应加强对档案工作的领导，确保档案工作的顺利开展。

3. 业主（住户）应配合档案管理员做好档案资料的收集和整理工作。

4. 档案管理员对档案资料的安全负有直接责任，对因保管不当导致档案资料损坏、丢失或泄密等情况，将依法追究其责任。