第六章 电子文件的检索 - 上海大学精品课程网

第三节 电子文件的检索
一、电子文件检索的概念及其检索技术的发展 （一）电子文件检索的含义 广义：档案检索包括存储和查检两个具体过程 狭义：档案检索仅指查检一过程
第三节 电子文件的检索
（二）档案检索技术的发展 1、手工检索（线性检索）阶段 2、计算机辅助检索阶段 3、电子文件检索阶段
第三节 电子文件的检索
二、电子文件检索的特点
（一）多途径检索 （二）网络化检索 （三）检索结果直观，输出方式灵活、适用 （四）检索内容新、实时性强 （五）检索技术性强，检索质量难控制
第三节 电子文件的检索
三、电子文件检索系统
电子文件 确定具有检索意 义的文件特征 表达检索标识 组织检索标识 存 储 于 检索系统数据库 图6—2 电子文件检索系统简图 检索语言 用户需求 确定检索途径 选择检索标识 组织检索标识 查 找 于
第一节 电子文件的著录
（三）电子文件著录与传统文件著录的不同 1、目的有所拓展 2、对象有所扩展 3、时间发生了变化 4、人员发生了变化 5、手段有所更新
第一节 电子文件的著录
二、元数据在电子文件著录中的作用 元数据不仅具有有效地加强电子文件的 凭证作用，保证电子文件的长期可读性，便于 电子化业务活动的开展等作用，同时对电子文 件的著录也是一种有力的补充。可以说电子文 件著录自动进行的关键技术就是元数据技术。
第二节
电子文件的标引
一、电子文件标引的含义和作用 电子文件的标引是对电子文件的内容特征 进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的 过程。 标引是建立检索系统的基础和前提，标引 的质量对检索效率和质量有着决定性的影响。
第二节
电子文件的标引
二、检索语言和标引种类 （一）分类法检索语言和分类标引 （二）主题法检索语言和主题标引 （三）馆藏法检索语言和档号标引
第三节 电子文件的检索
（二）电子文件网络检索系统的建立 1. 建立网站 2. 加工检索信息，组织电子文件检索数据库 3. 链接相关站点，提供通向其他信息资源途径
第三节 电子文件的检索
（三）电子文件网络检索的支持条件 1. 电子业务活动的普及 2. 文件、档案工作自身的成熟 3. 法律、法规的建立与完善 4. 相关技术标准的建立
第六章
电子文件的录理念的确立 （一）现代著录的含义 获取、核对、分析和组织用以确认、管理、存 入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文 件系统的各种信息的过程，以形成对其所描述 的单位及其构成部分的准确表述
第一节 电子文件的著录
（二）电子文件著录的特点 1、全要素 2、全过程 3、综合性 4、多级性
第一节 电子文件的著录
三、电子文件著录工作的组织

归档前单份及案卷级电子文件的著录 归档后案卷级以上的电子文件的著录
第一节 电子文件的著录
四、电子文件著录规则和实施 （一）数据结构著录规则 （二）数据内容著录规则 （三）数据值著录规则
五、电子文件的著录项目
1. 标题和内容摘要项 2. 形成单位和责任者项 3. 时间项 4. 稿本项 5. 密级项 6. 保管期限项 7. 载体形态项。 8. 分类号项 9. 档案管理部门代号项 10. 档号项 11. 主题词和关键词项 12. 软硬件环境项 13. 相关文档资料项 14. 相同内容的其他载体存放位置项 15. 相同内容的其他载体检索号码项 16. 附注项
本章结束
第三节 电子文件的检索
3、电子文件检索阶段 人们容易把电子文件检索和档案计算机 辅助管理中的检索自动联系到一起，但两者检 索并不完全相同，其区别主要有以下三个方面。 （1）工作基础不同 （2）两者的技术手段不同 （3）两者的服务模式不同
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第三节 电子文件的检索
三、电子文件检索系统
电子文件检索系统要体现出以下几方面特色： （一）建立友好的用户界面 （二）借助检索语言和自然语言，高效地组织和 存储电子文件信息 （三）开发设计电子文件检索的专家系统
第三节 电子文件的检索
四、电子文件的网络检索 （一）电子文件网络检索的意义 1. 方便检索 2. 有助于改变档案部门相对封闭的状况，加强 多边合作 3. 促进档案学已有管理理论、方法、原则的整 合