文件和资料管理程序
文件和资料管理程序
查看文章文件和资料管理程序2009年09月02日星期三 01:23文件和资料管理程序1．目的对与公司质量/环境体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。
2．范围适用于质量/环境体系有关的文件控制。
3．职责3.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。
3.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。
3.3 行政专员负责编制公司管理制度；体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件，编制《受控文件清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。
3.4 品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。
3.5 各部门负责控制本部门适用的有关文件，同时报体系维护专员备案。
3.6各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件清单》。
4．程序4.1文件分类4.1.1质量环境管理手册；4.1.2质量环境程序文件；4.1.3作业指导书；4.1.4 技术文件：QC工程图、化验标准、工艺标准；4.1.5 管理制度、管理职责；4.1.6记录表式及外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）4.1.7 外来文件包括适用的产品标准、法律法规等文件。
4.2 文件的编制与批准文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。
审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。
必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。
4.2.1文件审批和发布权限(一览表)4.2.2其它需以公司名义发布的文件的审批权限由体系维护专员确定。
各部门自行发布的非质量/环境体系有关文件由各部门领导审批，但应报行政专员备案。
4.3 文件编号按《文件编号规定》的有关规定执行。
收发文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位收发文及档案管理工作，确保文件、资料的安全、完整、规范，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有收发文及档案管理工作，包括文件的收发、登记、传阅、归档、保管、利用等环节。
第二章文件收发管理第三条文件收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收上级机关、同级机关和下级单位的来文；2. 负责单位内部文件的制发；3. 负责文件的登记、分发、传阅；4. 负责文件的归档和保管；5. 负责文件的销毁。
第四条收发文的基本流程：1. 收文：接收文件时，应认真核对文件名称、文号、密级、发文机关等信息，确认无误后，及时登记《收文登记簿》。
2. 发文：制发文件时，应按照规定的格式和程序进行，经单位负责人审批后，及时打印、封装，并注明收文单位。
3. 传阅：对需要传阅的文件，应填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
4. 归档：文件传阅完毕后，应及时归档，确保文件完整无缺。
第五条文件登记管理：1. 收文登记：收文时应详细登记文件的基本信息，包括收文号、发文单位、文号、密级、文件标题、收文日期等。
2. 发文登记：发文时应详细登记文件的基本信息，包括发文号、发文单位、收文单位、文号、密级、文件标题、发文日期等。
第三章文件传阅管理第六条文件传阅应遵循以下原则：1. 及时性：文件传阅应及时，不得延误。
2. 保密性：涉密文件传阅应严格保密，不得泄露。
3. 完整性：文件传阅应确保文件完整，不得遗漏。
第七条文件传阅流程：1. 填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
2. 将文件传阅至相关责任人。
3. 责任人应在规定时限内阅毕并签字。
4. 文件传阅完毕后，应及时退回办公室。
第四章文件归档管理第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性：归档文件应完整无缺，包括正文、附件、复制件等。
2. 保密性：涉密文件归档应严格按照国家保密规定执行。
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。
2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。
3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。
3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。
3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。
3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。
4.3 外来文件：来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。
5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。
5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
文件和资料的管理制度
文件和资料的管理制度1. 引言在现代社会，信息已经成为一种宝贵的资产，尤其在企业或组织中，各种信息的管理和维护显得尤为重要。
文件和资料的管理作为信息管理的一个重要方面，其规范化和有效性对企业和组织的运作非常重要。
本文将为读者介绍文件和资料的管理制度。
2. 文件和资料的定义文件和资料是指企业或组织运作中，所产生的、记录、保存、传达和使用的各种书面、口头、图像、电子化的信息载体。
3. 文件和资料的管理目的透过文件和资料的管理，可以有效的达成以下目的：1.保障文件和资料的准确性、完整性、可靠性和安全性；2.1. 合理利用企业或组织的信息，并规范它的流转； 2.2. 便于企业或组织中对信息的监控、评估及决策，使管理工作科学化和合理化； 2.3. 便于合作、协调工作，并提高工作效率和效益。
4. 文件和资料管理的基本原则文件和资料的管理应当遵循以下原则：1.规范性原则：文件和资料的存储、传达、利用必须经过规范、正式的程序；2.安全性原则：文件和资料的安全性必须保证，确保不被非法泄露、侵犯或丢失；3.原始性原则：文件和资料的原始性必须予以保障，禁止篡改任何文件记录；4.经济实用原则：文档管理过程中，必须确保高效、节约的原则，提高效率；5.便捷性原则：文件和资料的检索、查找、传达必须方便快捷。
5. 文件和资料的管理体系对于企业或组织来说，建立良好的文件和资料管理体系显得尤为重要，可以使文件和资料管理具有可操作性和有效性。
具体包括以下几个环节：1.文件和资料的收集与归档：组织各部门统一收集、整理、归档文件和资料；2.文件和资料的检索与查询：组织建立科学的档案库，方便文件和资料的查阅和查询；3.文件和资料的传递：规范的文档型态及传递流程，可确保在必要的场合下能够快捷地通过网络等方式传递文件和资料；4.文件和资料的保管：建立完善的保管措施，确保文件和资料的安全性；5.文件和资料的销毁：及时对不再需要的文件和资料进行销毁，以保证数据的安全。
文件与资料管理程序资料
文件与资料管理程序编号：JIS－QP－01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第1页共9页版本小结当前版本更改描述始发者部门日期1 始发荣芳品质部07.03.28版本历史更改描述编写者部门日期总经办生产部工程部开发部品质部ＰＭＣ业务部仓库部行政部采购部起草：审核：批准：分发部门□总经办□生产部□工程部□开发部□品质部□ＰＭＣ□业务部□仓库部□行政部□采购部□财务部□ＩＱＣ□ＩＰＱＣ□ＯＱＣ文件与资料管理程序编号：JLS-QP-01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第 2页共9 页1．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。
2．范围：本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。
3．参考文件：3．1 【品质记录控制程序】JLS-QP-06；3．2 【工程变更程序】JLS-QP-21；3．3 【LCM开发文件图档存放管理规则】JLS-QP-19。
4．定义：4．1 文件结构：本公司品质系统文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下：4．1．1 一阶文件：质量/环境手册。
4．1．2 二阶文件：程序文件。
4．1．3 三阶文件：作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。
4．1．4 四阶文件：表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。
4．1．5 外来文件：客户资料、供应商资料与外来标准。
4．2 文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、程序文件与工作指示等内部文件，工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。
4．3 记录：将工作执行的结果填写于表单上，而此结果（记录）仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。
4．4 受控文件：经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
文件及资料控制程序
文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。
三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。
2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。
四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。
编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。
2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。
文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。
3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。
审核人员应具备相应的专业知识和经验。
4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。
批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。
5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。
发布时应按照公司规定进行登记和记录。
6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。
存档时应按照公司规定进行分类和标识。
7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。
更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。
8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。
借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。
9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。
销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。
10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序文件和资料管理程序是指一套用于管理和组织文件和资料的计算机程序。
随着科技的不断发展，各行各业的信息化水平也在不断提高，人们面对的文件和数据量也越来越大，传统的纸质管理方式已经无法满足现代社会的需求。
因此，开发一套高效、方便、安全的文件和资料管理程序对于提高办公效率、确保数据安全至关重要。
一、系统架构文件和资料管理程序的系统架构应当考虑到以下几个方面：1. 网络架构：考虑到多用户同时访问的需求，系统应支持客户-服务器架构，通过网络进行数据传输和管理。
2. 数据库架构：系统应建立强大的数据库，用于存储和管理各种文件和资料的元数据。
3. 界面架构：系统应提供友好的用户界面，方便用户浏览、搜索、编辑和管理文件和资料。
二、功能需求1. 文件上传和下载：用户可以通过系统上传文件，并设置相关属性，其他用户可通过搜索和浏览获取文件并下载到本地。
2. 文件版本管理：系统应能够对文件进行版本管理，保存历史版本，用户可随时查看和恢复历史版本。
3. 文件搜索和检索：系统应提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、关键词、作者等属性进行搜索和检索文件。
4. 文件分类和标签：用户可以对文件进行分类和打标签，方便后续的文件管理和检索。
5. 文件访问权限控制：系统应提供权限分级，不同的用户拥有不同的访问权限，确保文件的安全性和私密性。
6. 文件共享和协作：用户可以在系统中方便地共享文件给其他用户，并且可以同时编辑同一份文件，系统能够实时同步各用户的操作。
7. 文件备份和恢复：系统应具备文件备份和恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。
8. 数据统计和报表：系统应提供一套完整的数据统计和报表功能，方便用户随时了解文件和资料的使用情况。
三、性能需求1. 响应速度：系统应保证快速响应用户的请求，尤其是在上传、下载和搜索等操作中，用户不应长时间等待。
2. 数据安全：系统应具备强大的数据加密和安全机制，确保文件和资料不被非法获取和篡改。
资料管理流程
资料员
5.资料的传阅和分发
1）各类文件、规范：经技术厂长批阅后，按批注进行传阅和分发。当收到2份以上文件时，存档文件加盖印章1，分发文件加盖印章2、3等。现场资料点资料还需加盖“转包现场资料点”印章。
2）图纸、更改单：对于军品图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，其余存档，加盖印章2、3等；
5）工艺更改单：工艺室存一份；另一份由工艺更改单领用的计划员或工长签字，分发份数与现场工艺规程份数一致。
传阅及时到位，印章加盖正确，
资料员
转包厂资料管理流
责任人
1.从总资料室领取各类资料
资料齐全、完好
资料员
2.建立资料登记总账本、传阅登记账本，并分类做好记录
分类明确，记录清楚
资料员
3．文件、资料如有作废必须在总帐中进行销帐，并将作废文件、资料加盖“作废”印章按程序文件规定进行回收。
保证作废文件全部收回
资料员
4.建立分发登记账本，分发资料按各室、工段分别建立
对于转包图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，工艺室分发一份，加盖印章2，总检分发一份，加盖印章3。
3）偏离单：传阅一份，存档，加盖印章1；工艺室分发一份，加盖印章2；303工段分发一份，加盖印章3；检验室分发一份，加盖印章4。
4）工艺规程：批复后的原版存档；工艺室分发一份，加盖印章1；现场分发1～2份，加盖转包厂生产印章1、2等。
文件与资料控制程序
1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。
2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。
3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。
外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。
QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。
CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。
WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。
QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
DCR:文件更改申请。
5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。
5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。
文件资料管理流程
文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。
一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。
下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。
一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。
首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。
其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。
最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。
三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。
在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。
同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。
在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。
五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。
首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。
其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。
最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。
综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。
通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。
ISO9001-2015文件和资料管理程序
文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1 目的为建立本公司文件之管制作业,以求发行文件一致性,可溯性及适用性,从而实现质量方针﹑质量目标与质量承诺,保证公司所有与质量有关的作业内容﹑过程﹑权责等文件化为执行之依据.2 范围本公司质量管理体系所涉及的所有外部\内部文件。
3 定义3.1 外部文件:在本公司中的管制范围是与质量有关的外来文件需要进行管制。
3.2 内部文件:由内部根据各部门管制\产品生产等需要而自行制定的文件。
3.3 作业指导书范围:如管理办法、检验规范、BOM表、生产作业指导书、工厂其它规章制度等。
4 职责4.1:文控负责担任文件之编号﹑登录﹑发行﹑存盘﹑管制执行及作废回收等工作。
4.2:各部门所需文件之制作﹑会签﹑审查﹑核准后送文控中心。
4.3:总经理、管理者代表负责内部体系文件的审核、批准。
4.4:文控负责所有体系文件电子文档的管理、保存。
文控室原稿（包括电子文档）均为受控文件，无须盖受控文件章，但要记录于文件清单上，以利查找。
5 程序5.1外部文件控制流程说明5.1.1:接收5.1.1.1当客户E-mail图纸或其它技术资料来我司时由业务人员将E-mail资料按客户分类储存在电子文档中,而后要求打印一份交给文控中心。
5.1.1.2当客户以传真的形式发送技术资料时由文控中心负责人将图纸接收后复印一份进行留存。
5.1.2:外来文件识别、分发管制5.1.2.1文控接收到文件后首先将其记录于《外来文件清单》。
5.1.2.2文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。
5.1.2.3复印完成后将原稿按客户的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色<外来文件章>后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发/回收记录表》中。
5.1.2.4接收部门接收文件后要求将外来文件进行分类储存,并且要得到明确的标识;而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。
技术文件和资料管理控制程序
1.目的对公司的技术性文件及资料的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理和保管的控制，确保各场所使用有效版本的文件，并及时收回失效的文件。
2.范围适用于公司所有技术文件与资料的过程控制，公司技术文件和资料的类别详见公司《技术文件分类办法》3.职责3.1 设计部为《技术文件和资料管理控制程序》的归口责任部门，负责确保各部门使用的技术文件都得到审核与批准；确保各部门目前使用的技术文件均为最新版的文件；确保所有过期失效技术文件都及时销毁。
3.2 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门为公司技术文件管理责任部门。
3.3 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门按照公司《技术文件分类办法》，负责本部门内技术文件的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理及保存等管理工作。
3.4公司技术文件分为受控技术文件和非受控技术文件;受控技术文件的目录由各技术文件管理责任部门提出，受控技术文件由各技术文件管理责任部门编制、审核后经公司总经理批准后生效，各技术文件管理责任部门和质量部进行存档，技术文件管理责任部门分发至公司各职责部门。
3.5人事行政部负责公司信息系统的计算机软件和数据文件的控制和管理。
4.名词解释无6.1 技术文件和资料的分类与受控范围6.1.1 技术文件和资料的分类；6.1.1.1 技术文件与资料按其来源分为外来技术文件和内部技术文件。
6.1.1.2 技术文件与资料按其内容分为:国家标准、行业标准、外来厂家标准和电子文档数据资料等。
6.1.2 本公司的技术性文件和资料均应列入技术文件和资料分类汇总表予以受控。
6.1.3 纳入技术文件和资料分类汇总表的下发文件和资料均应有相应的状态标识。
6.2 技术文件编制要求6.2.1 各技术文件管理责任部门根据公司和部门实际需要，由各管理责任部门负责落实相应责任人编制相应的技术文件；6.2.2 技术文件编制人员应按有关标准或顾客要求编制或修改相应的技术要求文件；6.2.3 形成的技术文件应与公司文件规范保持协调统一、正确完整；6.2.5 技术文件编制人员在完成了技术文件的编制后，应按规定进行审批。
工厂质量体系文件资料管理工作程序与流程
工作行为规范系列工厂质量体系文件资料管理工作程序（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-26915工厂质量体系文件资料管理工作程序Factory Quality System Document Management Process说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
工厂质量体系文件资料管理程序1.0目的1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于与质量体系有关的文件和资料(包括软件)的控制。
3.0引用文件及术语3.1WSC-SZ/《质量手册》3.2ISO/TS16949:2002(E)质量管理体系3.3GB/T19000―2000idtISO9000:2000《质量管理体系基础和术语》3.4TL9000Release4.0质量管理体系4.0职责4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件(包括顾客提供的文件)控制的责任部门。
4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。
5.0工作程序5.1文件和资料的分类及编号1)文件和资料主要分为如下几类:A.质量手册B.质量体系程序文件C.管理文件D.作业文件及其它资料E.顾客提供的产品及技术文件F.各类标准和法律法规2)所有文件分受控分发和非受控分发。
受控分发视具体情况需加盖红色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分发一定要有“NONCONTROLLED”字样。
3)文件的编写A.质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。
B.质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。
一个程序文件基本上就是一个控制文件，它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作，一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要，同时必须用特别提供的文件格式。
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查看文章年月日星期三文件和资料管理程序．目地对与公司质量环境体系有关地文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件地现行有效版本.．范围适用于质量环境体系有关地文件控制.．职责总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件.管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件.行政专员负责编制公司管理制度；体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件，编制《受控文件清单》，并及时更新，负责各类体系文件地归口复制、发放、回收、销毁和归档管理.品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核.各部门负责控制本部门适用地有关文件，同时报体系维护专员备案.各部门负责人负责属本部门适用文件地签收和贯彻实施，编制本部门适用地《受控文件清单》.．程序文件分类质量环境管理手册；质量环境程序文件；作业指导书；技术文件：工程图、化验标准、工艺标准；管理制度、管理职责；记录表式及外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）外来文件包括适用地产品标准、法律法规等文件.文件地编制与批准文件应按其使用范围和性质，由其相应地管理者审批后生效.审批人应就文件地充分性和适宜性进行评价，如文件地功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关地当前和未来地要求、文件体系地水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方地接口等等.必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件地使用者都能理解和得到相应地文件.文件审批和发布权限(一览表)其它需以公司名义发布地文件地审批权限由体系维护专员确定.各部门自行发布地非质量环境体系有关文件由各部门领导审批，但应报行政专员备案.文件编号按《文件编号规定》地有关规定执行.文件地发放和领用文件发放前，由分发部门视发放对象和目地，分受控文件和非受控文件.受控文件应加盖红色“受控”印章，并注明分发序号后发放.文件领用人应在《文件发放回收登记表》上签收.各部门应宣传贯彻或传阅受控文件地内容，及时使有关人员了解文件内容.文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放部门办理更换手续，交出破损文件，换发新地文件.受控文件不得随意自行复印.文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给顾客等相关方地文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录.受控文件地使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理：) 在本公司调动到性质相同地岗位，保留原使用文件；) 调出本公司或调到与原岗位无关地岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应地调整.文件地使用所有场所使用地有关文件应是现行有效地版本.所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用地《受控文件清单》，了解文件地现行修订状态.文件地更改文件更改时，由更改申请者填写《文件更改废止申请单》，按原审批程序批准后进行更改，并将更改后地正稿及相应地文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应地作废文件并在《文件发放回收登记表》上作相应地记录.文件地管理本公司地文件以书面形式为准.任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件地清晰、整洁和完好.当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性地评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批.与质量环境体系相关地文件都必须分类存放在干燥、安全地地方.各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查.对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门地适用《受控文件清单》，并及时按需更新.体系维护专员汇总填写《受控文件清单》，并及时按需更新.文件地作废与销毁所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门文件管理员按原发放清单逐一收回并记录于《文件发放回收登记表》.作废文件地原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写《文件更改废止申请单》，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理.作业现场不准保留“作废”文件.其余留用地作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考.外来文件地管理收到外来文件地部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性.体系维护专员负责收集质量环境适用法律、法规与其它要求地最新版本,统一编号,加盖“外来文件”印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回.各部门要把与质量环境体系有关地外来文件填入本部门适用地《受控文件清单》里.文件归档需要归档地文件，由档案室按《记录管理程序》有关要求，进行分类、编目、归档.作为原始记录地文件应执行《记录管理程序》.[] [佚名][年月日][]文档收集自网络，仅用于个人学习什么是流程流程地组成要素和特点思考什么是流程管理企业在不同阶段流程管理地特点企业必须面对平衡效率和控制地挑战从进入成长期开始，企业会逐渐规范流程，完善信息系统和建立各种内部控制地政策.如果不能很好地把握效率和风险控制，企业就会出现一些问题，如：管理层和工作人员之间缺乏沟通，管理层不能及时发现在进行流程优化时，只注重效率，而忽视内部控制，造成管理层对企业地风险缺乏有力地监控；流程过于……文档收集自网络，仅用于个人学习.目地为建立和保持一个有效地文件管理体系，而制定有关文件地管理要求，以方便文件地检索查阅，并确保在质量管理体系运行地各个场合都能使用有效版本地文件.文档收集自网络，仅用于个人学习.适用范围适用于本公司与质量管理体系有关文件地管理..职责文件地制定、修改与废止权责:自己做,这里发不上来外来文件：有关客户图纸资料及品质要求由各部技术组品管部负责收集,申请登录；与品质系统及产品有关地国际国家行业标准由管理者代表负责收集，申请登录.文控中心负责文件地编号和所有质量体系文件原件管理工作..定义外来文件:指客户提供地技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集地国际国家行业标准、法律法规等.文档收集自网络，仅用于个人学习，指对相关工程变更所做地暂定标准.，指物料清单..作业内容文件编号规则文件编号□□□—□ □—□ □—□ □ □文件流水号文件制订部门代号各文件类别：手册程序作业性文件外部文件本工厂英文名简写：质量记录编号□□—□□□—□版本（、……）表单流水号()各部门代号(参见)版次编号文件版次编码□ □修订次数（、……）版本（、……）注：同一份文件地各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为，某页修订超过次，或同一份文件修订等于或大于处时，可直接更换版本.文档收集自网络，仅用于个人学习表单只有版本，修订后直接换版.部门代码：总经理管理代表财务部行政部营业部资材部电镀部注塑部喷油丝印部品管部文件编写地格式:质量手册封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期.正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关地各部门权责、分章论述涉及到体系要素点地管理要求.文档收集自网络，仅用于个人学习程序文件封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期.文档收集自网络，仅用于个人学习正文内容包括：目地、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图.作业性文件文控文员控制作业性文件地编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式.文档收集自网络，仅用于个人学习作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等.质量记录质量记录地格式由编制部门确定, 但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写地内容相适应.文档收集自网络，仅用于个人学习文件与资料控制程序说明文件地编制管理者代表组织质量手册和通用程序文件地编写.各部门负责人组织本部门程序文件作业性文件地编写.各部门负责相关技术性资料地编写.品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料地编写.文件地编号参见,文件格式参见.文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作.文件中所需地质量记录表单应随文件一起编制后提交审批.文件地审批审批权限参见本文件，审批人应确保文件地质量，满足质量管理体系地要求，可操作.对于涉及多个部门地文件可以采取文件会审地方式审核.文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期.文件地发放回收文件受控前由文件编制部门填写《文件登录修订废止补发申请单》，确定文件发放范围和数量.公司质量手册和程序文件地发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量.文控文员编制《文件总览表》.文档收集自网络，仅用于个人学习文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可操作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员地批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放回收登记表》，作为文件制定和发放地依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放回收登记表》上签收确认.文档收集自网络，仅用于个人学习外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系地相关性，对需发放执行地外部文件，由文控文员按本文件与办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件执行.文档收集自网络，仅用于个人学习非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录修订废止补发申请单》向文控中心申请补发.文档收集自网络，仅用于个人学习修订废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）.文档收集自网络，仅用于个人学习文件地使用管理文件地使用部门使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅地地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发.文档收集自网络，仅用于个人学习受控文件不得私自复印打印涂改、书写或加注记号.作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录修订废止补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管.文档收集自网络，仅用于个人学习文件地评审文件使用者在工作过程中，应评价文件地充分性和适宜性，必要时，应提出更新地需要.文件地修订或作废文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录修订废止补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批.文档收集自网络，仅用于个人学习文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件.发往外部（认证公司或客户及其代表）地参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件.文档收集自网络，仅用于个人学习外来地技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本.外来地国际国家行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本.记录保存有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行..相关文件：《质量记录控制程序》.相关表单：《文件总览表》《文件发放回收登记表》《外来文件清单》《文件登录修订废止补发申请单》.流程图见附件：《文件控制流程》。