行政人事文件

行政人事部职责行政人事部是公司日常工作的核心机构，在公司中起着承上启下、上传下达、内外联系、沟通和纽带作用。

其工作职责如下：1.遵守国家法规、公司章程及各项规章制度，坚持节约原则，在工作和对外交往中，维护公司声誉和形象，不得从事损害公司利益和名誉的活动，努力学习，增加扩展业务知识，不断提高工作能力和工作效率；2.根据公司的发展和业务的开展，协助公司领导制定并实施公司的各项规章制度；3. 及时了解国家的有关政策精神，注意掌握与公司发展有关部门的政策和法规，加强对外联系；4. 负责与各部门的协调及沟通工作，积极配合各部门完成各项业务工作；5.协助公司领导做好各种会议通知，组织、记录、收集各部门信息反馈，汇总工作总结；6. 管理公司各种印章及介绍信；7. 负责公司的各种文件归档及档案管理；8. 协助公司领导处理日常行政事务，接待上级领导及来访宾客；9. 负责公司的各项人事管理及培训工作；10. 负责公司领导的文秘工作；11. 处理公司内各种突发性工作；12. 完成好董事会秘书处的工作。

招聘管理制度为了规范公司的员工招聘管理体系，保障新员工的素质达到岗位要求，使公司获得长期可持续发展的优秀人力资源，特制订本招聘管理制度。

1、招聘原则◆公司以公开招聘、公平竞争、择优录用为招聘的基本原则；◆在公司内部有亲属关系者应避免直属领导及在公司系统内工作；◆公司聘用人员首先要有良好的品德和个人修养，在此基础上选择具有优秀专业能力或管理能力的人员，聘用人员要符合德才兼备的标准；◆公司内部员工推荐外部人员加入公司，必需执行保荐入职管理制度。

2、招聘管理基本目标◆通过内外部招聘满足公司发展所需各种人才，保证公司整体目标的实现，提高公司的核心竞争力,建立适应企业发展的人力资源队伍；◆以规范的职位说明为人员聘用基础,将合适的人才聘用到合适的岗位；◆在招聘管理的过程中，主动沟通企业文化，增强企业的凝聚力。

3、招聘管理制度适用对象招聘管理适用于公司所有岗位的员工，但以下人员除外：◆兼职、特约人员◆公司临时工岗位4、年度人力资源规划及编制时间♦公司每年12月底至1月初，进行下年度人力资源规划及人员编制定。

5、年度人力资源规划及编制流程：♦行政人事部组织各部门经理填写年度人员配置及编制审批表；♦行政人事部根据年度业务计划和各部门人员编制需求，提出公司年度人力资源规划及编制计划；♦年度人力资源规划及编制计划经公司总裁审批同意后执行，作为年度人员配置的依据。

6、招聘需求确定♦部门主管根据部门业务计划和年度部门岗位编制，对于空缺岗位填写《人力资源需求表》；♦对员工级、部门经理级的中层管理人员职位的招聘，由主管中高层领导审批，由行政人事部负责审核后组织招聘；♦对公司高层领导的招聘需经总裁或董事长审批；♦行政人事部与需要招聘用人部门研究制定招聘方案、组织实施。

7、招聘方案的选定♦根据部门用人需求情况，明确招聘人员的岗位职责与岗位要求（包括性别、年龄范围、学历和工作经验等）；♦制定招聘计划，与各部门主管确定招聘渠道；1）内部招聘：内部公告、内部竞聘、内部人员调配；2）外部招聘：网上招聘、报刊招聘、现场招聘、校园招聘、猎头招聘、外部推荐。

8、招聘流程♦简历筛选及候选人选择行政人事部发布招聘信息、初步筛选应聘简历，将初选合格简历发送给招聘用人部门主管，由用人部门主管进行简历再次筛选，最终确定面试候选人；♦面试准备行政人事部对面试候选人发面试通知（电话），进行面试前准备工作：1）提出应聘者参加面试时应准备的资料（简历、身份证、学历证书、职称证书原件以及其他相关证明文件）；2）安排面试时间、地点；3）确认面试主考人员（行政人事部、招聘部门、主管高层经理）；4）选择面试方法(面试、笔试、测评)。

♦初次面试1）由行政人事部与用人部门经理对应聘候选人进行专业能力、经验、人品、学历背景的面谈和考核，查验应聘人员提供的各种资料；2）初试结束后对初试通过人员填写面试记录单；3）行政人事部准备初试通过者的笔试和复试，对落选者发辞谢通知。

♦笔试根据招聘岗位的需要，招聘用人部门设计专业内容测试题，组织初试通过人员的专业知识笔试，并对应聘者的职业倾向、职业特征等进行测试。

♦复试1）行政人事部经理和主管高层领导对应聘者进行复试；2）对复试通过人员填写面试记录单；3）招聘专员对复试结果进行汇总，对落选人员发辞谢通知，准备对中选人员的背景调查。

♦复试通过者的背景调查1）行政人事部根据应聘候选人提供的证明人，对应聘者的工作背景进行电话调查，重要岗位的候选人需要与原工作单位进行访谈。

2）对应聘者的学历证书等资料进行调查确认。

3）准备对通过调查人员发送录用通知书。

♦其它行政人事部对所有应聘简历、面试资料进行存档备案，以备查询，对未录用人员的简历，存放半年后销毁，对录用人员简历，则转为员工内部正式档案保存。

9、新员工录用通知1）行政人事部向面试通过人员发出录用通知、确定入职时间；2）对于重要岗位人员应严格执行入职体检要求，要求健康状况良好,无传染病及其它严重病症；3）行政人事部与相关部门进行新员工入职准备。

10、公司内部对新员工的入职准备1）行政人事部向用人部门发送《新员工入职准备通知》，通知相关部门准备新员工的办公设备、办公用品、办公座位、设置考勤卡等；2）新员工入职当天在公司内部网发布欢迎新员工入职通知。

会议制度一、会议种类（一）总裁办公会（二）总裁例会（三）业务会二、会议通知1、会议承办部门负责会议通知事项；2、会议承办部门应在会前2个小时通知至全体参会人员，会议通知应包括：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议主题、会议议程及所有需要在会议上讨论的议案和附件等内容。

三、会中管理（一）会议纪录人在各类召开的会议中都需要确定会议记录人员，对会议进程进行记录；会议记录人应做到：1、会议中对所有议题的讨论过程、讨论结果进行如实记录；2、及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚所表达的意见。

（二）会议纪录的内容1、会议标题、会议目地、会议主席、出席人员、会议记录人；2、各议案讨论过程中所达成的各种共识；3、支持各议案通过的证据，及主要反对意见；4、会议形成的决议中各项工作的详细分派情况及完成的时间要求。

（三）参会人员1、议案提交部门应携带经批准的完备议案内容参加会议；2、所有参会人员应严格按照会议通知内容，准时参加会议，不准迟到，不准无故缺席；3、所有参会人员应提前阅读所有议案内容，有的放矢的在会议中进行有效讨论，提高会议效率，节省会议时间；4、会议中发言人应言简意赅，每个议题应严格按照会议通知中的议程时间安排进行，禁止漫无边际的泛泛而谈、超时、跑题；5、会议主席应在每个议题讨论结束后做出小结，使每个议题及时形成决议。

四、会后管理（一）会议纪要的整理、传阅、存档在多个部门或特殊规定范围内（总裁办公会、事业部联席会议）召开的会议必须作会议纪要并按照如下程序进行会议纪要的整理、传阅、存档工作；1、会议记录人负责将会议记录内容进行归纳整理、拟写会议纪要；2、会议记录人应于会议结束后2日内，将归纳整理完毕的会议纪要报送会议主席审阅；3、会议记录人及时将经会议主席审阅批复后的会议纪要发送至各参会人员传签；4、会议承办部门应将会议纪要及详细议案内容正本一份上报行政人事部存档。

（二）会议决议事项的跟进会议承办部门应并根据会议纪要中记录的决议内容及时填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，并定期跟进、督办各决议事项；1、由行政人事部组织召开会议的会议决议事项，行政人事部负责填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，并定期向相关参会人员发布并督促实施；2、由其他部门组织召开会议的会议决议事项，该部门负责填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，跟进、督办决议事项实施，并定期抄报行政人事部备案。

发文管理制度一、公文是传递管理信息、进行社会沟通的工具。

为使公司的公文处理规范化、制度化，并结合公司实际工作情况特制定本制度。

二、行政人事部是公司发文的管理机构，主管公司公文的下发。

三、发文的分类公司发文种类主要有：（一）决定适用于发布公司各种规章制度；公布公司重大的人员任免、聘任和调动；通报公司奖惩有关部门及人员。

（二）通知适用于传达公司重要精神或者情况；传达公司要求相关部门及项目周知或共同执行的事项、安排公司重要事项、重大行动。

四、公司发文的格式及构成眉首区：包括发文机关标识、发文类别、发文文号。

主体区：包括公文标题、公文正文、附件、成文时间、印章组成。

版记区：公司发文由主题词、抄报机关、抄送机关、拟稿人、审核人、签发人、印发数量组成。

1、发文机关标识应当使用发文机关（或部门）全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（或部门）排列在前。

2、发文类别应当标明公司通知、决定等发文种类。

3、发文字号应当包括年份、序号；公司通知类、决定类发文序号按照类别顺序编号。

4、发文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

发文标题一般采用宋体小三号字体加粗。

5、发文正文要求行文流畅、表达准确；发文正文一般采用宋体小四号字体。

6、发文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

7、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。

8、公司发文应加盖公司公章。

9、公司发文应当标注主题词。

主题词一般标注三至四个，根据本公司的公文主题词表，按文件的事由（即内容）、文种依次排列。

10、公司发文抄送、报送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称，有领导指示的也可以抄送个人。

11、公司发文一般以A4纸张打印。

12、发文的主送政府部门对行文格式有特殊要求的按其要求办理。

五、公司发文的审批、发放程序为：拟搞人拟稿、拟稿部门负责人审核、行政人事部核稿、会签部门签署会签意见、总裁签发、打印、发文、归档等。

公司及各部门因工作需要发文的具体程序和要求为：1、由相关人员拟写公文，并填写《发文审批单》。

2、拟稿部门负责人对文稿内容进行审核，并在《发文审批单》意见栏中签字确认。

3、交行政人事部对公文进行核稿，并在《发文审批单》相关意见栏中签署意见。

审核的重点是：是否确需发文，发文类型是否妥当，是否符合发文规则和拟制公文的有关要求，发文格式是否符合本办法的规定，以及公文需要会签的部门等。

4、拟发文件经行政人事部审核后，交总裁签发。

5、总裁同意签发后，交行政人事部统一编号。

6、上述手续履行完毕、公文正式印制前，拟制部门必须将发文送行政人事部进行复核。

复核的重点是：审批、会签、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。

7、复审合格后，行政人事部将所签发的文件如数打印、核对、加盖公章，将原件分发或传真至公司领导、公司各部（室）、各子公司、各项目公司，并填写《发文签收单》。