论信息系统项目沟通管理

论信息系统项目沟通管理通常大型信息系统开发项目都具有相当的难度和复杂性，并且项目工作会涉及到众多的项目干系人，因此，加强项目沟通管理尤为重要。

与信息系统项目成功有关的三个主要因素是用户参与、管理层的支持、需求的清晰表达，所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能。

根据特定信息系统项目的实际情况，通过制定切实可行的沟通计划、采取积极主动的沟通、建立畅通的沟通渠道和注重沟通技巧、实施绩效激励等项目沟通管理工作，可以确保项目开发如期、按质量完成。

一、制定切实可行的沟通计划针对项目基本情况，制定一份详细的项目沟通计划，明确项目干系人的沟通需求，是项目沟通管理的首要任务。

首先，对项目干系人信息做全面收集和整理，将所有信息纳入沟通数据库管理。

经过细致分析，对于大型信息系统项目，一般可以确定四类重要项目干系人：项目需求方、项目开发团队本身、公司高层领导、有关职能经理。

可以说，这些干系人对于项目需求的获取、项目成果的验收、项目团队凝聚力的形成、团队效率的提高、项目工作的正常稳步推进都起着至关重要的作用。

因此，对他们的沟通需求必须逐一重点分析，明确针对他们的沟通项目、沟通目的、沟通频率、起止时间和沟通媒介。

同时，在沟通计划中制定统一的沟通文档，以及标准的沟通流程。

例如：针对不同层次干系人的周进度报告、月进度报告、阶段评审报告、紧急事件报告等。

项目管理实践证明，通过采用成熟的沟通工具、过程和文档模板，项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通才更加顺畅，可以明显提高沟通效率，保证项目的按时完成。

项目管理培训沟通计划中还可以明确工作汇报方式，如项目组成员对项目经理或项目经理对上级和相关人员的工作汇报、汇报的具体时间和形式。

项目管理者联盟二、采取主动沟通确保项目质量项目团队与项目需求方的沟通是沟通工作的重中之重，项目经理应倡导主动沟通。

为了确保能够准确获取项目需求、项目工作能正确实施、项目成果能够顺利交付，在整个项目进程中，应始终保持与需求方的充分沟通。

在需求开发阶段，针对需求方提出的《需求说明书》，系统分析人员应尽可能深入基层部门了解需求，并将经过重新整理的《需求说明书》与需求方进行沟通，通过反复讨论和磋商，力求达到一致理解。

通过以上充分沟通后，项目组制定的《需求规格说明书》才能顺利经过需求方签字认可。

项目实施中，项目经理应每月定期将系统详细实现情况形成报告提交需求方，同时要求需求方工作人员进入开发现场参与测试和体验，以确保系统符合要求，并由需求方提供书面确认。

上述范围确认过程中，开发组与需求方应就系统的后续开发经常交换意见，这种沟通既有利于适当吸收需求方的新意见，完善开发工作，又能促使需求方对系统形成正确、合理的看法，抛弃不切实际的要求。

在项目验收阶段，如果上述主动沟通工作能做到位，基于准确获取需求，开发成果分阶段得到确认，并且双方在持续的沟通中对信息系统达成了共识，需求方将对项目成果高度认同，实现顺利验收。

项目管理者联盟文章三、建立畅通的沟通渠道，强化过程沟通为了达到良好的沟通效果，项目团队需要建立畅通的沟通渠道。

首先，应将所有的项目干系人按照职能进行分类，制定通讯录便于联系。

并在邮件系统中分别建立群组，使得使用电子邮件沟通时准确、高效、不会遗漏相关人员。

项目会议被定位成高效沟通的重要渠道，每次会议前应及时发布会议通知，明确会议的目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题，并下发会议资料，以便大家提前准备，有效地节约会议时间。

会议中由专人做好会议纪要，会议结束前进行总结，重申会议决议。

与公司高层领导的沟通则要突出重点、简要高效。

高层领导事务繁忙，对项目工作更关注整体而非细节，因此项目经理应每月定期提交《项目整体进展报告》，报告应涵盖项目进展情况、当前主要工作和项目重点难点等。

项目经理还可以向高层领导做简短的当面汇报，一方面了解领导对于项目进展的反馈意见，另一方面可对重要项目问题进行说明。

项目开发团队内部还应建立灵活多变的沟通方式，并适时开展技术交流。

如果项目团队集中同地办公，则很多问题可以当面直接交流、或写在公告栏上，但重要问题需以邮件通知相关人员，并抄送给项目经理，以便项目经理及时跟进，并酌情将部分问题纳入例会讨论。

团队内部还可以建立技术交流平台，不定期举行技术讲座，例如：开发技巧研讨、热点技术探讨，并且可以邀请需求方专家讲解实务流程。

技术交流力求紧密联系项目工作，既能提高项目成员的个人技能，也对项目进度和质量有很大的促进作用。

四、注重沟通技巧，以绩效确保项目进度在项目管理中，还可以采取一项提高项目整体工作绩效的重要举措：将项目团队成员的工作绩效定期反馈给职能经理。

由于项目团队成员可能来自各个不同的职能部门，项目工作结束后将各自返回，职能经理的认可影响到团队成员的职业发展。

项目经理在项目工作中应与各职能经理保持紧急联系，取得职能经理对项目人力资源的持续支持。

每月末将项目成员的工作绩效向其本人和职能经同时进行反馈，反馈情况主要包括：该成员的工作完成情况、对项目工作的突出贡献以及不足之处(例如工作质量问题、进度未及时完成及有关原因)。

由于反馈信息的激励鞭策作用，项目成员将专注于合理安排时间，积极主动的发现和解决项目工作中存在的潜在问题，努力提高工作质量。

项目管理实践证明，采用这一沟通措施，项目工作较少出现进度落后的情况，项目质量也能明显提高，项目经理和职能经理共同对项目成员给予书面或口头肯定，有利于项目成员保持工作热情，对项目按时保质完成起到一定作用。

项目管理者联盟文章五、结束语项目管理培训在信息系统项目中具备良好的沟通和团队管理，才能保证项目如期高质量完成。

合理的沟通计划、主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和质量，保证项目成功。

当然，每个项目都具有自身的特点、沟通方法、沟通形式可能不尽相同。

但是无论怎样，作为项目经理，必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行，因此，在进行项目沟通管理时把握规则与人性化管理的平衡是我们继续努力的方向。

IT软件项目中的沟通管理IT软件项目开发中最普遍的现象是一遍一遍的返工，项目工期一推再推，项目成本一再加大，客户需求不断提出，项目管理日益困难，造成这些普遍现象的一个重要因素就是沟通管理问题。

沟通失败常常是软件项目成功的最大障碍。

对于软件项目来说，要科学地组织、指挥、协调、控制项目的实施过程，就必须进行良好的沟通管理。

1.建立适合组织的项目沟通管理体系1.1基于组织结构的沟通计划编制。

沟通计划编制主要是确定项目干系人的信息需求和沟通需求;何人，在何时，需要何种信息，以及信息提供的方法。

虽然所有项目都需要进行项目信息沟通，但所需要的信息和发布的方法差别甚远。

因为项目的组织结构将在很大程度上影响项目的沟通需求，所以沟通计划的编制一定是在组织结构的基础上建立的。

项目沟通计划是项目管理计划中的一部分，它的作用非常重要。

在IT软件项目过程中经常会出现被动式、应付式沟通，造成项目随意而行、混乱无序。

这种问题的原因主要是在早期项目计划阶段没有制定完善的沟通计划。

在一个组织中，一般会有以往项目实施的沟通管理计划，在一个新的项目实施时，可以重复利用组织的过程资产，结合新项目的组织结构特点修订相应的沟通管理计划。

从便于管理和节约的角度看，组织应该在各个项目间采取基本统一格式的沟通管理模版。

一个沟通管理计划的样本模块主要包括分发给项目干系人的信息、信息分配的动机、信息分发的频率、信息分发的时间表、信息编排与传输方法以及项目成员沟通职责等。

1.2信息分发。

信息分发涉及向项目干系人及时提供所需的信息。

信息分发的技术主要包括①沟通技能，书面的、口头的，内部的、外部的，正式的、非正式的，纵向的以及横向的;②信息查询体系，包括人工存档体系、电子数据库、项目管理软件以及允许查阅的诸如设计规范、测试计划等技术文档系统。

③信息发送方法，包括项目会议、书面文挡复印件的发布、共享的网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件、电视会议和项目内部网。

一般从信息的迫切性、项目环境的可能性等方面综合考虑确定何种技术和方法。

1.3绩效报告。

绩效报告是向所有项目干系人提供信息，主要包括状态报告、进度报告以及预测。

一般使用项目日报、项目月报、召开阶段性会议、汇报等方式来提供有关范围、进度、费用、质量等信息。

项目管理者可以基于绩效报告的有关信息进一步开展相关的偏差分析、趋势分析以及挣值分析。

通常，项目绩效的分析通常产生对项目的某些方面变更的要求。

转自项目管理者联盟1.4管理收尾。

管理收尾包含项目结果文档的形成、归档，对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行的分析。

在收尾过程中，除了要注意使客户满意外，还应当使干系人都感到满意。

项目经理博客2.存在的沟通障碍沟通贯彻于项目的整个生命周期中，沟通应保证信息的准确性、完整性、有效性。

但在实际工作中，由于多方面的因素，信息往往被曲解、丢失或者失效等，造成了沟通的障碍。

主要表现在以下几个方面：2.1不善沟通。

有些IT开发人员善于使用开发语言来进行开发工作，面对着的是“哑终端”，但却不善于与客户沟通，不善于和同事交流，沟通、交流不到位、不及时，就只能一味迁就客户，全盘接收客户恰当或不恰当、合理或不合理的需求。

结果是只能通过额外的工作加加点来解决。

实际上，有些问题只需通过沟通就能解决，沟通到位了，便会事半功倍，根本不需要投入额外的工作量。

项目管理培训2.2害怕沟通。

有时候当项目进展不理想，实施中存在问题或矛盾时，项目成员往往因为担心受到批评和埋怨，不敢或不愿意汇报给上级，把问题和困难藏着、掖着，却不知已经失去了解决问题或困难的最佳时机。

然而，藏着、掖着并不能解决问题，只能拖延，最后的结果可能是矛盾越积越大，问题越积累越复杂，直到实在兜不住的时候再爆发出来，那时候的局面就很难收拾。

项目管理培训2.3想当然、满怀假设。

用自己的假设来代替没有调研清楚的客户需求，想当然地认为客户的需求就是自己想的那样，而事实上，客户的真正需求和假设往往相反。

这种以假设为依据的决策，往往因为假设是错的，结论也是错的。

这种想当然的假设造成沟通障碍，势必引发诸多误会，造成很多返工。

2.4信息失真。

信息沟通主要是依据组织系统分层次逐层传递的。

在按层次传达同一信息时往往会受到个人思维能力、表达能力、理解能力的影响，降低了信息沟通的效率，同时信息失真率也会增大。

组织的机构越庞大，层次太多，将影响信息沟通的及时性和真实性。

除以上几个方面，还有误解，主要是发送者在提供信息时表述不清晰或者接收者接收信息时不准确;表达方式不当，措辞不当，使用方言等，这些都会增加沟通双方的心理负担，形成双方沟通的障碍。

3.沟通的技巧和方法3.1运用正确的表达方式。

沟通必须目的明确。