文件统一管理规定[1]

合集下载

公文收发管理规定1

公文收发管理规定1公文收发管理规定1有限公司文件号文件收发管理规定为了加强公司公文办理工作的规范化，提高公司部门之间需要协调的工作的效率和质量，尤其是提高外地办事处需要工厂各部门协助处理的事情的效率，避免文件发到工厂没人接受或者没人协助处理的事情发生，实现协调工作的制度化，特制定本制度。

一、适应范围1、公司各部门之间需要由公司层面级协调处理的所有文件、制度、通知、通告、规定、申请等文件（部门内部或者部门之间可以自行协调解决的问题，以自行解决为主）；2、公司政府主管部门下发的需要办理回复的文件。

二、负责部门收发文管理工作均由总经办统一负责管理，总经办秘书负责收文、发文、归档三、收文办理1、收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、回复、保管、归档、销毁等；2、总经办接到来文后，要认真核对并逐件编号，制作文件传阅处理单，并登记收文登记簿；3、来文登记后，按照文件的内容和性质进行分送，交给相关领导阅示后，由秘书按领导批示意见交给责任部门进行处理；4、一般文件应于两天内处理完毕，有规定办理期限的，应按规定时限办理结束，各部门或个人对承办的文件必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；没有特殊原因而延期不办的，每次扣除当月绩效5分；5、对于急办件，秘书应立即将文件送领导批阅，领导不在时，应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理，事后及时向领导汇报并做好督办工作；6、各部门均应实行文件催办制度，负责办理的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；7、办理完毕的来文经总经理审阅后应由秘书进行归档；四、发文处理1、发文办理的程序一般包括：拟稿，校对，审核、签发（批准）、登记、下发、归档、销毁等；2、凡需会审的文件，需填制《公司文件会审表》，不需要会签的文件由该部门负责人审核签发，需会签的文件经由有关部门会签后交总经理签发，最后统一交秘书办理；3、经签发的文件，统一由秘书编制文号并下发；4、签发后的文件，未经批准，不得改动；5、文件办完后，总经办应及时将文件的签发稿、正本和有关材料整理归档。

文件排版及编号管理规定

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

公司文档管理规章制度

公司文档管理规章制度公司文档管理规章制度一、目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。

二、权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。

集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。

三、文件种类本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。

四、文件发行程序1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。

2.新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。

严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。

3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。

审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。

4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。

对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。

5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。

（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

由行政人事部统一编排发文字号。

（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。

公司文件管理制度及流程精选1七篇

公司文件管理制度及流程精选1七篇篇1：公司文件管理制度一.总则第一条为减少发文数量，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包含：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二.收文的管理第三条公文的签收1.凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条文件的传阅与催办1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。

如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5.行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

1-10 公文管理办法

附件：煤炭集团有限公司公文管理办法第一章总则第一条为加强煤炭集团有限公司（以下简称“公司”）公文管理，规范公文管理内容和要求，做好公文收发处理工作，根据《中国华电集团公司公文管理办法》、《中国华电集团公司公文处理办法》相关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本公司公文处理的管理。

（一）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文由总经理工作部统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。

（二）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保党和国家秘密的安全。

机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。

（三）公司公文处理采用公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”），所有非涉密公文处理全程通过OA系统进行电子文件运转，涉密文件采用纸质文件运转。

电子文件要根据公司电子文件管理办法进行处理。

第三条公文是公司在实施管理和领导过程中所形成的具有特定或法定效力的规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策、发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

第四条公司公文包括：“煤炭集团有限公司文件”、“中共煤炭集团有限公司党组文件”，便函文件用“煤炭集团有限公司”，分别简称公司正式发文、便函发文。

第五条公司总经理工作部是公文管理机构，主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。

总经理工作部配备专职人员负责公文处理工作。

公司各部门专人负责文秘联络工作。

文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。

第二章公文管理权限第六条总经理工作部管理权限：（一）拆封署名公司收启的信件。

（二）根据收文内容，按公司领导批示进行分办。

（三）对公司领导批办的文电实施催办。

（四）审核发文文稿，对内容不明确、手续不完备、质量不符合标准的文稿，有权退回重拟。

（五）文件传阅过程中，对不符合传阅要求的文件提出意见。

办公室物品摆放管理规定_1

办公室物品摆放管理规定篇1:办公室物品摆放管理规定办公区物品摆放规范为使办公区物品摆放规范、整齐、统一、美观，积极打造优美的办公环境，展示集团良好的工作形象，按照人性化、精细化管理要求，结合各职能中心工作实际，特制订办公区物品摆放管理规范。

一、办公桌物品摆放基本要求：1、办公区物品的摆放以整齐、整洁、有序为主。

2、办公桌除台历、茶水杯、笔筒、电话机、文件框、绿植外不得摆放其他物品。

3、办公桌台下只允许放置电脑机箱、纸篓、办公椅，其他不允许放置任何物品。

4、所有办公桌台设施不得私自张贴画报、随意涂鸦。

5、办公电脑的桌面背景必须统一使用集团背景图片，保持桌面整洁，并注意保护公司秘密。

6、单一办公桌摆放及相连办公桌摆放按照统一规范原则。

（见图）7、影响整体美观的私人物品不允许出现在办公区内，办公室通道中不允许摆放任何物品，笤帚、畚箕放要统一置放在办公区的角落。

8、下班时，请将办公椅放在办公桌下的空间处，椅背贴桌面平行，最后离开办公室时须将饮水机、电脑、照明灯关闭，切断电源。

9、样品、印刷品、资料等一律按照及时使用、及时清理、及时领用、及时发放，统一放置的原则，一律不得置放在办公区域内。

10、文件夹、档案盒标签统一按规定使用。

（见附图）11、所有办公人员应随时保持办公桌面和周边办公环境整洁，物品摆放整齐，并积极主动打扫个人办公区卫生。

二、工作椅摆放要求：1、人离开办公室短时外出，座位半推进。

2、人离开办公室，超过四小时或休息，座位完全推进。

三、文件资料摆放要求：1、文件资料的摆放要合理、整齐、美观。

2、各类资料、物品要编号，并按类摆放。

3、保持文件柜、办公桌抽屉清洁整齐，随时进行清理、整顿。

四、本规定由行政人事管理中心督察办负责检查考核，违反本规范要求的员工，将给与20元-200元不等的经济处罚。

篇2:安全生产监督管理规定安全生产监督管理规定第一章总则第一条为加强公司生产安全工作，规范安全管理，防止和减少生产安全事故，保障人民生命和财产的安全，维护公司的改革、发展和稳定，依据《中华人民共和国安全生产法》（以下简称《安全生产法》）、国家有关法律法规和集团公司的《安全生产管理制度》，结合公司具体情况，特制定本规定。

文件发放回收管理规定

档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。

1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。

发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。

如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。

代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。

需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等）,发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人.2、文件的更改：（1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。

但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章.3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

公文发文管理规定

公文发文管理规定为了进一步规范公司发文办理工作，，结合公司电子公文系统运用和公文运行管理实际，特制定本规定。

一、公司机关部门发文管理规定（一）机关部门发文事项１．为增强部门发文的权威性，结合各部门工作职责及发文实际，对部门发文作进一步规范。

机关各部门向所属各单位印发部门文件应在规定的事项范围内，其余日常业务联系、商洽工作的事项均以部门函件（带函件文头编号）或便函（带函件文头不编号）形式印发。

２．部门发文主要包括以下四种情况：印发有关通知、通报；对基层单位有关事项进行批复；印发表彰决定；印发部门规章制度。

3．部门转发文件应遵循对等原则，按来文等级选择相应的发文等级，不得随意提高转发文件的等级，可根据实际情况降低发文等级。

（二）机关部门行文规则１．除总经理办公室外，机关其他部门不得对外正式行文。

各部门可以部门函件、便函的形式对外联系和商洽工作。

２．各部门与所属各单位对口部门之间日常联系业务、商洽工作、征询意见、沟通情况，可以部门函件或便函行文。

３．各部门在发文事项范围内向所属各单位印发部门正式文件时，主送单位可写“各单位”或“ＸＸＸ单位”。

但以部门函件或便函对所属基层单位行文时，主送单位只能为各单位对口的业务部门。

４．除人事处可就干部任免事项向机关内设机构印发部门文件外，公司机关部门之间一般不互相正式行文。

５．部门间不联合行文。

发文事项涉及多个部门时，由主办—1 —部门办文，并会签相关业务部门。

6．（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、团委可以在职权范围内，分别向所属基层单位的对口部门行文。

7 . 办公室根据公司授权，可以向各单位（总支）行文。

公司的其他部门如（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、团委不得对各单位（总支）发布指示性公文（通知、决定、批复、意见），可根据公司授权，以公司名义向各单位（总支）行文。

8. 公司的其他部门向所属各单位印发部门正式文件时，其主送单位可分别使用“各单位，各单位纪检工作部门”；“各单位群工作部门”；“各单位工会”；“各单位团委，各直属团总支、支部”名称。

档案职称考试《档案事业概论》真题卷一

档案职称考试《档案事业概论》真题卷一[问答题]1.修正后《档案法》共6章31条。

包括参考答案：总则档案机构及其职责档案的管理档案的利用和公布法律责任附则[问答题]2.档案行政法规种类参考答案：对档案行政事务做出全面系统的规定的文件如《国务院关于加强国家档案工作的决定》；对某一方面的档案行政工作做出部分规定的文件《机关档案工作条例》；对某一项档案行政工作做出比较具体的规定的文件[问答题]3.文件生命周期理论的基本内容参考答案：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；这一完整过程可划分为若干阶段；文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。

[问答题]4.文件管理的含义的3个共同点参考答案：都是以整个生命周期为基础。

各国对文件管理的表述都体现了文件生命周期的阶段性。

各国对文件管理的表述都是以经济和有效为前提。

[问答题]5.文件管理的职能参考答案：运用现代信息管理原则与技术，减少文件的数量，改进文件的质量；注意妥善保管和使用文件，有效的开发信息处理系统；保证把那些在现行工作中不再需要的文件移到文件中心妥善保存；为半现行文件提供有效的咨询服务；保证由档案部门来对这些非现行文件进行鉴定，并将具有价值的文件移交给设施良好的档案馆永久保存。

[问答题]6.电子文件按生成方式可分为参考答案：计算机系统中直接生成的原生电子文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件[问答题]7.电子文件的特点参考答案：信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息组织的多维性、物理结构与逻辑结构的分离性、信息的可操作性。

[问答题]8.简述档案工作的服务性。

参考答案：（1）从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。

通过管理和提供档案的各项工作服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。

商务局文件档案管理制度

姓名：XXX 部门： XX部YOUR LOGO Your company name
2 0 X X
商务局文件档案管理制度
商务局文件档案管理制度
1、本局的文件档案由办公室统一管理，各处室文件档案应按文件清理制度，年底交办公室统一归档立卷。

2、各处室如需使用业务文件，年终清理时，先交由办公室归档立卷，之后经过程序手续，再进行复印留存使用。

3、文件归档立卷范围：
（1）中共中央、国务院、商务部、省委、省政府、省商务厅、市委、市政府等上级机关带有密级文件及政策性、指导性文件。

（2）商务部、省商务厅下发的各种业务文件以及与相关部门联合下发的文件。

（3）本局在工作中形成的党委正式文件和签发稿及党务、政务会议记录。

汇总报表、汇编、简报、专报以及参加各项会议带回的与本局有关的文件资料等材料。

（4）本局在工作中形成的计划、请示、总结、报告、通知、批复等正式文件和签发稿。

（5）本局与相关部门联合发文的正式文件。

（6）下级部门和企业单位报来与本局产生的文件有密切关系或工作中需查验考证的请示、报表、总结等相关资料。

（7）今年新增建立实物档案。

（包括照片、电子光盘、影像等）
4、档案管理制度按照《国家档案管理办法》规定执行。

5、文件档案原则上不借出，特需借出原件，必须经过办公室领导
第 2 页共 4 页
批准，并办理借阅手续，规定归还日期。

如本局业务工作需要，可进行复印。

第 3 页共 4 页
THANKS
谢谢您的阅览
仅供参考
第 4 页共 4 页。

集团公司文件管理制度[1]

集团公司文件管理制度1. 引言为了保障集团公司文档的安全和完整性，规范文件的管理和使用，确保文件的及时交流和共享，特制定本文件管理制度。

2. 适用范围本制度适用于集团公司内所有员工和相关人员，包括但不限于集团总部、各分支机构、重要合作伙伴及委托代理机构。

3. 文件的定义在本制度中，文件是指集团公司全部或部分员工、客户、合作伙伴共同创造、记录、储存、处理、传递、交流的各种文字、图形、数字等有形或无形载体的信息。

4. 文件的分类集团公司文件按照内容和形式可以分为以下几类：1.内部文件：指集团公司内部员工之间沟通、交流的文件，包括各种会议纪要、工作报告、工作安排、规章制度等。

2.外部文件：指与集团公司外部相关方面交流、沟通的各种文件，包括各种客户信函、合同、档案材料等。

3.机密文件：指集团公司对于某些信息进行保密处理的文件，包括各种商业机密、技术机密、个人隐私等涉密信息。

4.公开文件：指无需经过特别许可即可对外公开的文件，包括各种公告、新闻稿、宣传资料等。

5. 文件的管理5.1 文件的架构根据文件的种类、形式、重要性等因素，建立相关的文件分类和档案架构，以确保文件有序、系统地进行管理。

5.2 文件的编发所有文件必须在规定的文件分类编码下发，文件编码必须在规定范围内发放，发文前应先组织全文讨论，形成正式文件并由领导签署。

5.3 文件的传递所有文件必须通过规定的渠道进行传递，传递时应当特别注意文件的机密性、重要性和及时性，传递后应当及时确认文件是否能够及时到达目标。

6. 文件的保存为确保文件的安全和可用性，所有文件应当按照规定的时间、地点和形式进行备份和存档。

6.1 纸质文件的保管针对重要文件，应当建立专门的保管机构和保管制度，并采用制定的标准档案袋或箱进行封存，标注清晰的文件编号和保存年限。

6.2 电子文件的储存针对电子文件，应当建立专门的电子档案管理系统，将重要文件进行及时存储，对于机密文件应当采用加密和备份等手段，以确保信息安全。

湖南省规范性文件管理办法[1]

湖南省规范性文件管理办法第一章总则第一条为了加强规范性文件管理，确保依法行政，维护社会主义法制统一和政令畅通，根据有关法律、法规和《湖南省行政程序规定》，制定本办法。

第二条本办法所称规范性文件，是指除政府规章外，行政机关和法律、法规授权的组织制定的，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的行政公文。

第三条规范性文件管理，应当遵循依法、统一、公开、公众参与和控制数量、提高质量的原则。

第四条县级以上人民政府领导本地区的规范性文件管理工作。

县级以上人民政府及其部门办公厅(室)、县级以上人民政府及其部门的法制部门(机构)，依照各自的职责，分别负责规范性文件管理的有关工作。

县级以上人民政府行政监察机关，依法负责规范性文件管理的行政监察工作。

第二章起草和审查第五条各级人民政府、县级以上人民政府依法设立的工作部门和派出机关、法律法规授权的组织，可以依法制定规范性文件。

议事协调机构、部门派出机构、部门内设机构不得制定规范性文件。

政府工作部门拟对涉及群众切身利益或者社会关注度高的事项，或者涉外、涉港澳台的事项制定规范性文件，应当事先请示本级人民政府同意。

涉及两个以上部门职权的事项，需要制定规范性文件的，由本级人民政府制定规范性文件，或者由有关部门联合制定规范性文件。

第六条规范性文件不得创设行政许可、行政处罚、行政强制、行政收费，不得违法限制、剥夺公民、法人或者其他组织的权利，不得违法增加公民、法人或者其他组织的义务，不得规定属于国家秘密的事项。

第七条政府规范性文件，由政府指定一个部门起草；涉及两个以上部门职权的，由政府指定有关部门联合起草。

联合起草的，应当明确一个部门主办，其他部门协办。

部门规范性文件，由制定机关指定其有关内设机构或者下属机构起草。

部门联合制定规范性文件，由主办部门指定其有关内设机构或者下属机构起草。

拟规定的事项专业性强，或者涉及公众切身利益，或者社会关注度高的，应当邀请有关专家、组织参与起草，或者委托有关专家、组织起草。

公司公文管理规定 (1)

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。

第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。

第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。

第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。

1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。

公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。

2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。

3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。

4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。

公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。

第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。

第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。

第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0∙5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

第八条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。

1、公文签发(1)签发权限：公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。

【全文】《深圳市行政机关规范性文件管理规定》(自2018年4月1日起施行)

深圳市行政机关规范性文件管理规定第一章总则第一条为加强行政机关规范性文件管理，提高文件质量，推进依法行政，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》等法律法规规定，结合本市实际，制定本规定。

第二条市、区政府（含新区管理机构，下同）规范性文件（以下统称政府规范性文件）及市政府工作部门规范性文件（以下简称部门规范性文件）的起草、审查、发布、备案以及相关管理、监督工作，适用本规定。

法律、法规、规章另有规定的，从其规定。

第三条本规定所称规范性文件，是指市（区）政府、市政府工作部门以及法律、法规授权的机构依据法定职权和程序制定和发布，涉及公民、法人和其他组织的权利、义务，具有普遍约束力，可以反复适用的文件。

政府规范性文件指政府（含政府办公厅、办公室）以自己名义制定的规范性文件。

部门规范性文件是指市政府工作部门以及法律、法规授权的机构以自己名义制定的规范性文件。

下列文件不属于本规定所称的规范性文件：（一）内部管理制度，包括市、区政府及市政府工作部门制定的内部事务管理规范、工作制度、工作计划等，以及对其他行政机关或者对其直接管理的事业单位的人事、行政、外事、财务、保密、工作考核、监督检查和责任追究等方面进行规范的文件；（二）有关经济、文化、社会、生态文明建设的发展规划、发展纲要等文件；（三）为实施专项工作任务而制定的工作方案、工作部署、工作计划等；（四）应对突发公共事件的应急预案；（五）下级行政机关向上级行政机关做出的请示、报告，上级行政机关对下级行政机关做出的不创设行政管理规则、不具有普遍约束力的批复；（六）公布办事时间、办事地点等事项的便民通告；（七）对具体事项作出的行政决定；（八）各类技术标准、技术规范和技术操作规程；（九）对周期性工作做出要求，内容涉及公民、法人和其他组织权利义务，但对具体的公民、法人和其他组织不具有反复适用性的文件；（十）其他不属于规范性文件的文件。

第四条市、区政府设立的议事协调机构及其办事机构，以及市政府工作部门的内设机构、派出机构，不得对外发布规范性文件。

文件管理办法

文件管理办法第一章总则第一条为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。

第二条按照“严谨、高效、优质"的原则,综合办负责公司文件管理工作。

协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密.第三条本办法是规范公司行政性文件的管理。

主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。

第二章收文办理第四条收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理.第五条收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。

业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。

2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。

第六条拟办。

综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示.第七条批办.公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理.第八条承办。

承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责,协办部门积极配合.承办部门认为不属于本部门承办范围的,要及时向公司领导说明事由,由公司领导重新批示。

第九条催办、办复、归档。

综合办对文件办理应跟踪、催办。

承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导,并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。

第三章发文办理第十条发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。

发文办理程序主要包括:拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。

第十一条拟稿、核稿。

1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。

拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。

如需相关部门会签的,应送相关部门负责人会签。

2、核稿重点是：⑴是否需要行文。

⑵文稿内容是否符合要求。

(完整版)公司红头文件管理办法

第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条公司文件，实行统一管理。

文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。

2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。

第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。

2. 反映情况要客观，实事求是。

3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。

4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。

有领导指示的，还应附批复件。

第九条收文由行政人事部统一负责。

行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由行政人事部收回归档。

第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号；3. 财务部发文，用财字(××年)××号；4. 工程部发文，用工字(××年)××号；5. 技术部发文，用技字(××年)××号；6. 营运部发文，用营字(××年)××号；7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。

公司对外文件管理制度[1]

公司对外文件管理制度1. 引言本文件旨在规范和规定公司对外文件的管理流程和掌控措施，确保公司对外文件的安全性、完整性和机密性。

2. 文件管理流程2.1 文件分类公司对外文件依照内容和形式进行分类，重要包括但不限于以下几种类型：•合同和协议文件•市场营销材料•公司报告和年度财务报表•人力资源文件•宣扬和推广材料•其他相关文件2.2 文件创建和审核全部对外文件的创建和审核必需依照公司规定的流程进行。

实在流程如下：1.文件创建者准备文档，并备注必要的文件属性信息（如文件类型、机密级别等）。

2.文件创建者将文件提交给所属部门经理或部门主管进行审核。

3.部门经理或部门主管对文件进行审核，并记录审核结果。

4.若文件未通过审核，则返回给文件创建者进行修改和修订。

5.若文件通过审核，则进入下一步。

2.3 文件批准和签署经过审核的对外文件需要经过批准和签署流程，确保文件的有效性和合法性。

实在流程如下：1.文件创建者将审核通过的文件提交给公司法务部门或相关主管进行批准。

2.法务部门或相关主管对文件进行审核，确保文件符合法律法规和公司政策要求。

3.批准者在文件上签署并盖章，表示批准该文件。

4.签署后的文件将进行归档，并记录相关信息。

2.4 文件分发和掌控经过批准和签署的文件需要进行合理的分发和掌控，确保文件的精准传递和受众的限制。

实在流程如下：1.文件管理员收到已批准和签署的文件后，依照文件属性信息进行分类归档。

2.文件管理员将需要传递给指定受众的文件进行分发，同时记录分发时间和受众信息。

3.分发的文件仅限于受众所在部门或岗位使用，不得擅自传递给其他人员。

4.文件在传递过程中需进行安全掌控，避开文件泄密或遗失。

5.接收文件的受众应将文件妥当保管，并在使用完毕后归还或销毁，不得用于其他目的。

2.5 文件变更和更新对外文件在使用过程中，可能会发生变更和更新。

实在流程如下：1.文件使用者发觉需要对文件进行变更或更新时，应填写变更申请单或更新申请单，并描述变更或更新的原因和内容。

源文件管理制度

源文件管理制度第一章总则第一条为了规范源文件的管理,提高文件管理效率,保障文件的完整性和安全性,维护信息资料的秩序和安全,根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规,结合本单位实际,制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有与工作有关的源文件的管理,包括来文、发文、会议文件、通知文件等。

第三条源文件管理应坚持科学性、合法性、规范性原则,加强电子文件管理,提高信息化水平,不断提高管理水平和服务水平。

第四条全体工作人员都应遵守本制度,严格按照相关要求执行,并不得有舞弊行为。

第二章来文管理第五条来文分为及时来文、非及时来文,及时来文是指规定时间内到达的来文,非及时来文是指超过规定时间后到达的来文。

第六条来文应按照来文形式进行分类,并进行登记归档,并对来文进行回复。

第七条来文应当及时进行分发,并且分发的来文应当进行确认。

第八条来文反映内容需进行及时的处理,并且应该及时对来文进行整理存档。

第三章发文管理第九条发文分为内部发文、外部发文,内部发文是指内部单位间的交流文件,外部发文是指单位对外发出的文件。

第十条内部发文应当按照制定的模板和规范进行,并且内部发文应当进行分发并进行确认。

第十一条外部发文应当按照相关规定进行,并且外部发文需进行备份和归档。

第十二条发文反映的内容要在规定的时间内送达对方,并在发件箱进行归档。

第四章会议文件管理第十三条会议文件应当进行规范的编制,并按照会议要求进行归档,并要及时的进行备份。

第十四条会议文件要按照会议表决结果予以落实,并对会议文件进行整理存档。

第十五条会议文件需及时对会议结果进行确认和落实,并且进行会议文件的反馈。

第十六条会议文件的电子数据应当进行备份和加密保护,以保障会议文件的安全。

第五章通知文件管理第十七条通知文件应当及时进行分发,并且进行回执确认。

第十八条通知文件应当做好备份工作,并规范的归档,并按照油印的要求进行存档。

第十九条通知文件要及时反映整理存档并进行归档。

第二十条通知文件的电子数据应当进行备份和加密保护,以保障通知文件的安全。

1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

文件统一管理规定
1目的
为统一集团不同体系之间及体系内外文件管理，规范文件格式及管理流程，为下一步推行卓越绩效管理做好铺垫，特制定本规定。

2适用范围
本办法适用于公司所有文件，包括受控文件、外来文件、红头文件及内部文件等。

3文件定义
3.1受控文件：包括体系手册，程序文件，作业文件中的各类条例、规定、管理制度、规程、计划，及记录文件等跨厂部、跨部门管理执行的文件。

3.2外来文件：公司以外单位提供的文件，除国家标准、行业标准、法律法规等的有效版本外，包括政府发文、顾客提供的图样。

3.3内部文件：各厂部室下发需本单位内部执行的文件。

4职责划分
4.1企业管理及改革部负责公司受控文件的审核、发放、回收、管理；负责监督、检查公司各种文件的执行及制度的评审；负责外来文件的收发记录备案；红头文件的下发、确认。

4.2公司厂部室负责以本厂部室名义制定的内部文件的起草、修订、发放、回收、保存、执行监督、处罚管理。

4.3工作所涉及的外来文件由相关厂部室收发、记录、保存、管理，每月初将外来文件的收发记录在企业管理及改革部备案。

4.4各体系相关单位负责各体系手册的起草、修订、审核、监督与执行。

5文件的制定原则
5.1目的明确，符合国家有关法律、法规、标准及各体系手册的要求。

5.2责任主体和分工明确，内容无遗漏、重叠、矛盾。

5.3工作流程便于操作，管理成本较低。

5.4与相关制度紧密配合、准确对接，便于检查和评价管理结果。

5.5文件具有一年以上的适用性和稳定性，以暂行规定、试行、补充规定
等字眼为标题或结尾的制度，原则上运行期限不能超过一年。

5.6文件编号、术语、符号、代号、尺寸、打印字体、格式等要求统一，文件与文件之间相关内容一致。

6文件的构成及格式
6.1除红头文件、外来文件、化工体系文件外按原有规定执行，其余文件一律按以下规定执行。

6.2表头要求：字体宋体，字号小四，文本右对齐；形式如下：
文件编号第几页/共几页
6.3字体要求：文件标题居中，左右侧缩进0字符，段前0行段后自动，中文字体宋体，字形加粗，字号二号；正文用四号仿宋体，段落为25磅固定值，常规对齐为两端对齐，左右侧缩进0字符，首行缩进2字符，段前段后0行，行距25磅，字符间距为100%，标准间距（行距可稍做调整，以达到美观），上边距25mm、下边距20mm、左边距22mm、右边距20mm。

6.4页眉页脚要求：页眉距离1.3mm页脚距离1.1mm。

6.5正文顺序号形式为：
1--
1.1--
1.1.1--
共为三层，如内容层次较多，则第四层采用“（1）（2）”形式，第五层采用“①、②”形式，各层次之间结尾标点要求一致。

6.6结尾落款格式要求
6.6.1文件颁发部门：指文件制定部门，要求写部门全称，多个部门共同起草的，部门名称中间用空格隔开。

6.6.2生效日期：XXXX年X月XX日，由文件颁发部门填写具体阿拉伯数字的日期。

6.6.3抄报：字体楷体、字号五号，抄报人姓名加职务。

6.6.4发至：字体楷体、字号五号，根据文件发放范围合理书写，同级别单位（职务）用顿号隔开，不同级别单位（职务）用逗号隔开。

6.6.5起草人、审核人、批准人：字体楷体、字号五号，手写签字；审核人、批准人二者可为一人。

6.6编号形式为：
6.6.1集团文件编号：JY（企业编号）/XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。

6.6.2厂部文件编号：XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。

保密
7文件的控制
7.1文件的起草或修改、审核、批准
7.1.1各职能部室根据管理工作的需要，进行文件起草或修改，报上级领导，经批准后进行充分的调查研究，起草或修改文件初稿。

7.1.2初稿完成后，要征求相关单位的意见和建议，充分讨论沟通，改正不适宜之处，使文件初稿进一步完善。

修改后的文件初稿报企业管理及改革部。

7.1.3企业管理及改革部对文件初稿的可操作性、有效性、冲突性、形式是否规范等方面进行审查，并将审查意见反馈到职能部室。

7.1.4各职能部室按照企业管理及改革部的审查要求，对文件进行相应的修改和完善。

定稿后，以公司名义下发的文件由部门主管副总审核，董事长批准；以职能部室名义下发的文件由部门主管领导审核，主管副总批准。

7.2文件的发放与回收
7.2.1文件一经批准，必须在执行之前发至有关人员或部门。

7.2.2文件定稿后，到企业管理及改革部进行备案，企业管理及改革部填写分发号、加盖受控章后方可发放执行。

属于旧文件更改必须收回旧的文件，做好回收记录。

旧制度至少保留一份，并在文件上加盖“作废”印章，以备历史查询。

7.2.3电子版文件的发放。

文件批准后把电子版文件发至企业管理及改革部文件管理员OA内网，由文件管理员负责转化为PDF格式并依据文件发放范围进行发放。

7.3文件的废除、失效与销毁
文件的题目改变或其它原因需要废除，原文件废除。

文件废除后，原文件编码不再使用；文件修订后，在新版文件执行的同时，旧版文件过时失效。

当文件废除后，文件过时失效。

文件的销毁由专人负责，销毁文件、记录时应有第三方监督人及销毁记录。

8记录的管理
8.1记录文件的印刷
各种记录的印制由各部门负责印制。

使用的记录格式为经过批准的格式。

8.2记录文件的填写
8.2.1记录由相关负责人负责填写，内容真实，字迹清楚，符合相关格式格式要求规定，不得撕毁或任意涂改。

8.2.2填写结束后，由填写人等相关人员确认，并签注姓名和日期。

8.2.3记录由各记录相关上级单位人员进行审核。

8.3记录文件的保存
记录由所在厂部室保存，设置专人负责，一般保存期限为三年，根据实际情况保存期限需调整的，要标明更改后保存期限。

9外来文件
9.1所有外来文件的接收、发放要有登记，并编号标识。

9.2每月月初各外来文件归口管理单位对本单位新增外来文件到企业管理及改革部进行备案。

10红头文件的控制
根据公司要求需采用红头格式的文件，由起草单位报企业管理及改革部进行审核,后报董事长审批；由企业管理及改革部负责转为红头格式，并按照相应的发放范围进行发放，由相关单位签字确认。

11附则
本规定自下发之日起执行。