文件统一管理规定[1]

文件统一管理规定

1目的

为统一集团不同体系之间及体系内外文件管理，规范文件格式及管理流程，为下一步推行卓越绩效管理做好铺垫，特制定本规定。

2适用范围

本办法适用于公司所有文件，包括受控文件、外来文件、红头文件及内部文件等。

3文件定义

3.1受控文件：包括体系手册，程序文件，作业文件中的各类条例、规定、管理制度、规程、计划，及记录文件等跨厂部、跨部门管理执行的文件。

3.2外来文件：公司以外单位提供的文件，除国家标准、行业标准、法律法规等的有效版本外，包括政府发文、顾客提供的图样。

3.3内部文件：各厂部室下发需本单位内部执行的文件。

4职责划分

4.1企业管理及改革部负责公司受控文件的审核、发放、回收、管理；负责监督、检查公司各种文件的执行及制度的评审；负责外来文件的收发记录备案；红头文件的下发、确认。

4.2公司厂部室负责以本厂部室名义制定的内部文件的起草、修订、发放、回收、保存、执行监督、处罚管理。

4.3工作所涉及的外来文件由相关厂部室收发、记录、保存、管理，每月初将外来文件的收发记录在企业管理及改革部备案。

4.4各体系相关单位负责各体系手册的起草、修订、审核、监督与执行。

5文件的制定原则

5.1目的明确，符合国家有关法律、法规、标准及各体系手册的要求。

5.2责任主体和分工明确，内容无遗漏、重叠、矛盾。

5.3工作流程便于操作，管理成本较低。

5.4与相关制度紧密配合、准确对接，便于检查和评价管理结果。

5.5文件具有一年以上的适用性和稳定性，以暂行规定、试行、补充规定

等字眼为标题或结尾的制度，原则上运行期限不能超过一年。

5.6文件编号、术语、符号、代号、尺寸、打印字体、格式等要求统一，文件与文件之间相关内容一致。

6文件的构成及格式

6.1除红头文件、外来文件、化工体系文件外按原有规定执行，其余文件一律按以下规定执行。

6.2表头要求：字体宋体，字号小四，文本右对齐；形式如下：

文件编号第几页/共几页

6.3字体要求：文件标题居中，左右侧缩进0字符，段前0行段后自动，中文字体宋体，字形加粗，字号二号；正文用四号仿宋体，段落为25磅固定值，常规对齐为两端对齐，左右侧缩进0字符，首行缩进2字符，段前段后0行，行距25磅，字符间距为100%，标准间距（行距可稍做调整，以达到美观），上边距25mm、下边距20mm、左边距22mm、右边距20mm。

6.4页眉页脚要求：页眉距离1.3mm页脚距离1.1mm。

6.5正文顺序号形式为：

1--

1.1--

1.1.1--

共为三层，如内容层次较多，则第四层采用“（1）（2）”形式，第五层采用“①、②”形式，各层次之间结尾标点要求一致。

6.6结尾落款格式要求

6.6.1文件颁发部门：指文件制定部门，要求写部门全称，多个部门共同起草的，部门名称中间用空格隔开。

6.6.2生效日期：XXXX年X月XX日，由文件颁发部门填写具体阿拉伯数字的日期。

6.6.3抄报：字体楷体、字号五号，抄报人姓名加职务。

6.6.4发至：字体楷体、字号五号，根据文件发放范围合理书写，同级别单位（职务）用顿号隔开，不同级别单位（职务）用逗号隔开。

6.6.5起草人、审核人、批准人：字体楷体、字号五号，手写签字；审核人、批准人二者可为一人。

6.6编号形式为：

6.6.1集团文件编号：JY（企业编号）/XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。

6.6.2厂部文件编号：XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。

保密

7文件的控制

7.1文件的起草或修改、审核、批准

7.1.1各职能部室根据管理工作的需要，进行文件起草或修改，报上级领导，经批准后进行充分的调查研究，起草或修改文件初稿。

7.1.2初稿完成后，要征求相关单位的意见和建议，充分讨论沟通，改正不适宜之处，使文件初稿进一步完善。修改后的文件初稿报企业管理及改革部。

7.1.3企业管理及改革部对文件初稿的可操作性、有效性、冲突性、形式是否规范等方面进行审查，并将审查意见反馈到职能部室。

7.1.4各职能部室按照企业管理及改革部的审查要求，对文件进行相应的修改和完善。定稿后，以公司名义下发的文件由部门主管副总审核，董事长批准；以职能部室名义下发的文件由部门主管领导审核，主管副总批准。

7.2文件的发放与回收

7.2.1文件一经批准，必须在执行之前发至有关人员或部门。

7.2.2文件定稿后，到企业管理及改革部进行备案，企业管理及改革部填写分发号、加盖受控章后方可发放执行。属于旧文件更改必须收回旧的文件，做好回收记录。旧制度至少保留一份，并在文件上加盖“作废”印章，以备历史查询。

7.2.3电子版文件的发放。文件批准后把电子版文件发至企业管理及改革部文件管理员OA内网，由文件管理员负责转化为PDF格式并依据文件发放范围进行发放。

7.3文件的废除、失效与销毁

文件的题目改变或其它原因需要废除，原文件废除。文件废除后，原文件编码不再使用；文件修订后，在新版文件执行的同时，旧版文件过时失效。当文件废除后，文件过时失效。文件的销毁由专人负责，销毁文件、记录时应有第三方监督人及销毁记录。

8记录的管理

8.1记录文件的印刷

各种记录的印制由各部门负责印制。使用的记录格式为经过批准的格式。

8.2记录文件的填写

8.2.1记录由相关负责人负责填写，内容真实，字迹清楚，符合相关格式格式要求规定，不得撕毁或任意涂改。

8.2.2填写结束后，由填写人等相关人员确认，并签注姓名和日期。

8.2.3记录由各记录相关上级单位人员进行审核。

8.3记录文件的保存

记录由所在厂部室保存，设置专人负责，一般保存期限为三年，根据实际情况保存期限需调整的，要标明更改后保存期限。

9外来文件

9.1所有外来文件的接收、发放要有登记，并编号标识。

9.2每月月初各外来文件归口管理单位对本单位新增外来文件到企业管理及改革部进行备案。

10红头文件的控制

根据公司要求需采用红头格式的文件，由起草单位报企业管理及改革部进行审核,后报董事长审批；由企业管理及改革部负责转为红头格式，并按照相应的发放范围进行发放，由相关单位签字确认。

11附则

本规定自下发之日起执行。